◎馬英哲

檔案的起源及其基本屬性分析

◎馬英哲

對于檔案管理者而言，如何對檔案的屬性進(jìn)行分析研究是做好新形勢下檔案管理工作的重中之重，從現(xiàn)實(shí)經(jīng)驗(yàn)來看，檔案管理的屬性可以分為知識屬性和信息屬性，對此，本文分析研究了檔案的起源及其基本屬性。

檔案的基本屬性 檔案的起源 知識屬性信息屬性 檔案屬性 屬性

檔案既有它的本質(zhì)屬性，也有一般的屬性。知識屬性和信息屬性，是檔案的兩個重要屬性。知識和信息是檔案的內(nèi)容，載體是檔案的形式，二者的統(tǒng)一就構(gòu)成了檔案這一事物。

一、檔案的起源

檔案是人類歷史發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物。人類社會隨著生產(chǎn)的發(fā)展，文字的發(fā)明，人們開始利用文字記事，交流思想和傳遞信息。因此，檔案大約產(chǎn)生于原始社會向奴隸社會的過渡時期。我國歷史悠久，文獻(xiàn)典籍浩如煙海，我國的檔案，歷史久遠(yuǎn)，數(shù)量浩瀚，內(nèi)容豐富，價值珍貴，是舉世少有的。我國早在3000多年前的殷商時代，就已經(jīng)有了檔案。河南安陽小屯村出土的甲骨文，是我國公認(rèn)的最早的文字記錄檔案。在陜西西安市西郊斗門鄉(xiāng)花園村發(fā)掘了一批甲骨文，根據(jù)有關(guān)專家考證，這批甲骨文，比殷商時代甲骨文要早1200年以上。因此，如果這項(xiàng)研究能夠最后被證實(shí)的話，我國最早的檔案就不是在3000多年前，而是在4500年至5000年之前就有了。

二、檔案的知識屬性

知識，是人類的認(rèn)識成果，它來源于人們的社會實(shí)踐，是人的主觀世界對于客觀世界的概念和反映。檔案是人類認(rèn)識世界和改造世界的記錄，是知識的一種載體。檔案是人們社會實(shí)踐活動的歷史記錄，它真實(shí)地反映了人類社會的各個歷史時期在政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、外交、科學(xué)技術(shù)、文化藝術(shù)、教育和衛(wèi)生等各個方面的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，是古往今來人們積累起來的知識寶庫。

知識是有繼承性的，前人的知識后人要繼承。檔案是人類知識的結(jié)晶，是后人學(xué)習(xí)和借鑒前人知識的重要工具。人類以前人的終點(diǎn)作為自己的起點(diǎn)，才能夠不斷進(jìn)步和發(fā)展。檔案始終可以充當(dāng)人類社會向前發(fā)展的起點(diǎn)線。檔案是人類積累知識的一種手段，它對于人類社會活動的記錄，是日積月累、年復(fù)一年、始終不斷地進(jìn)行著的。檔案的這種形成和存在特點(diǎn)，決定了它具有積累、存儲知識的職能和傳播知識的職能。檔案是人們獲得知識的重要途徑之一，還是人們進(jìn)行知識再生產(chǎn)的一種重要資源。

三、檔案的信息屬性

檔案是一種信息。什么是信息？目前國內(nèi)外還沒有統(tǒng)一的解釋。《辭?！分械慕忉屖牵骸靶畔⑹侵笇ο⒔邮苷邅碚f預(yù)先不知道的報道”。信息論的創(chuàng)始人維納對于信息的解釋是：“信息是人們在適應(yīng)外部世界并且使這種適應(yīng)及作用外部世界的過程中，同外部世界進(jìn)行交換的內(nèi)容和名稱。”意思是說，信息就是事物存在的方式或運(yùn)動狀態(tài)以及這種方式或狀態(tài)的直接或者是間接的表述。而按照這個定義，檔案無疑就是一種信息。檔案是國家機(jī)關(guān)、社會組織和個人在社會實(shí)踐活動中直接形成的文字、圖形、聲音等形態(tài)的歷史記錄，是客觀事物存在和發(fā)展的反映，通過它人們可以了解事物發(fā)展變化的狀態(tài)和過程。檔案信息，就是記錄在檔案中的數(shù)據(jù)、情況、知識和消息。紙張、膠片、磁帶等是檔案信息賴以存在的載體。檔案信息作為整個信息的一個組成部分，它具有其它信息一樣的共性。它有可擴(kuò)充性，隨著時間的發(fā)展和變化，檔案信息可以進(jìn)行加工使之精練和濃縮。還有可代替性，利用檔案信息，可以減少人力、物力和財力的消耗?？蓚鬏斝允侵笝n案信息可以通過各種形式進(jìn)行傳播，可分享性是指檔案信息可以供人們享用而信息不會被磨損和丟失，檔案部門不會因?yàn)闄n案信息被利用而失掉了檔案信息的所有權(quán)。檔案信息除了具有信息的一般特征外，還具有自己的特殊性，主要是原生性和廣泛性。

1.檔案信息的原生性。這是檔案信息的產(chǎn)生特征，信息按其形成特征可分為原生性信息和派生性信息。檔案是人們進(jìn)行社會活動所形成的第一手材料，是事物發(fā)生、發(fā)展和變化的原始記錄，它是沒有經(jīng)過處理的原始信息。它可以作為其它信息進(jìn)行再加工的原材料，而產(chǎn)生出情報、圖書、資料等派生性信息。檔案信息的原生性，決定了檔案信息與其它信息的不同地位。

2.檔案信息的真實(shí)性。這是檔案信息的價值特征，檔案是歷史真跡，記載了當(dāng)事人的印章、簽字、筆跡等。它是最原始、最真實(shí)、最具體地反映事物的本來面貌，是令人信服的真憑實(shí)據(jù)。檔案信息真實(shí)性決定了檔案信息的特殊價值——憑證作用。

3.檔案信息的廣泛性。我國著名科學(xué)家錢學(xué)森曾經(jīng)說過：“從系統(tǒng)工程的技術(shù)角度來看，情報資料、圖書、文獻(xiàn)和檔案都是一種信息，這種系統(tǒng)工程的目的是信息的儲存，信息的檢索和提取，信息的傳輸和顯示，所以這整個技術(shù)可以稱之為信息系統(tǒng)工程。”檔案工作就是由檔案信息的收集、加工、傳遞、提供、存貯等一系列的信息工作所組成，形成信息工作系統(tǒng)的有機(jī)過程，它具有信息工作的一般特征。當(dāng)然，檔案信息也具有自己的個性，所以才稱其為檔案工作。

當(dāng)今時代是信息的時代，交流與溝通信息，是做好一切工作的重要環(huán)節(jié)和方面。隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會的全面進(jìn)步，全國人民正在努力為實(shí)現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興的中國夢而奮斗，信息也早已經(jīng)成為人們從事各項(xiàng)社會實(shí)踐的第一需要。檔案工作者，明確認(rèn)識檔案的信息屬性，努力開發(fā)檔案信息資源成為全面建成小康社會的宏偉目標(biāo)，是當(dāng)前頭等大事。

（作者單位：吉林省通榆縣醫(yī)療保險經(jīng)辦中心）

（責(zé)任編輯 張雅楠）