文/華南農(nóng)業(yè)大學(xué)動科學(xué)院 葉可可

高校二級學(xué)院辦公室工作質(zhì)量提高的對策探析

文/華南農(nóng)業(yè)大學(xué)動科學(xué)院 葉可可

辦公室工作是高校二級學(xué)院行政、教學(xué)和科研工作順利開展的重要保證。本文分析了新時期影響二級學(xué)院辦公室質(zhì)量提高的各種因素，并有針對性地提出了進(jìn)一步提高學(xué)院辦公室工作質(zhì)量的對策和建議。

二級學(xué)院；辦公室；工作質(zhì)量

一、提高學(xué)院辦公室工作質(zhì)量的重要性

高校二級學(xué)院辦公室是二級學(xué)院行政、教學(xué)和科研工作順利開展的重要機(jī)構(gòu)。作為學(xué)院的綜合辦事機(jī)構(gòu)，辦公室在學(xué)院整體運(yùn)轉(zhuǎn)過程中，發(fā)揮著承上啟下、協(xié)調(diào)左右的重要作用，肩負(fù)著組織、協(xié)調(diào)、服務(wù)、參謀、督辦、信息傳遞等基本職能。隨著近年來擴(kuò)大招生工作的穩(wěn)步推進(jìn)，學(xué)院辦公室也在適應(yīng)發(fā)展的需要，嘗試進(jìn)行各種不同程度、不同方式的變革。尤其在以信息獲取為特征和任務(wù)的新時期，信息化正在影響和改變著師生的生活、學(xué)習(xí)和工作方式。如果無法及時適應(yīng)時代的需要和變化，則會令辦公室工作難以做到與時俱進(jìn)、根據(jù)形勢齊頭并進(jìn)，相應(yīng)地提高工作質(zhì)量，進(jìn)而最終影響學(xué)院的行政、教學(xué)和科研工作。因此，在新時期必須更加清楚地認(rèn)識到辦公室工作的重要性，要樹立與時俱進(jìn)的時代意識，要善于抓住信息加快這一契機(jī)，不斷適應(yīng)社會發(fā)展變化，摒棄某些陳舊過時的管理觀念，積極探討如何進(jìn)一步提高辦公室工作的質(zhì)量，使學(xué)院教學(xué)科研工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)，為領(lǐng)導(dǎo)和廣大師生工作提供較高水平的服務(wù)質(zhì)量。

二、制約學(xué)院辦公室質(zhì)量提高的因素

（一）信息化令應(yīng)對的任務(wù)名目更加繁多，工作量和強(qiáng)度有形加大

首先，許多高校的行政機(jī)構(gòu)主要按照政府機(jī)關(guān)的模式進(jìn)行建制，甚至一些高校所設(shè)機(jī)構(gòu)在行政分工中有增無減，行政部門加上黨委部門，數(shù)量相當(dāng)可觀。學(xué)院辦公室不但要做好學(xué)校校辦、行政機(jī)關(guān)部處、和黨辦及黨委部門下達(dá)的工作任務(wù)，還要做好本學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的各項(xiàng)任務(wù)和日常業(yè)務(wù)。其次，隨著電子信息系統(tǒng)的引入，辦公室從設(shè)備到軟件，再到管理模式和上級部門的工作也逐漸向信息化過渡。而這種過渡并沒有取代傳統(tǒng)工作模式，而是在此基礎(chǔ)上平行疊加任務(wù)，這就使得工作量有形加大。再次，學(xué)院辦公室作為學(xué)院對外的窗口，還將面臨著由于擴(kuò)招以及體制改革而逐漸增多的各種校內(nèi)外來訪、接待和應(yīng)酬等工作。工作量和強(qiáng)度的提高，容易致使工作效率和質(zhì)量形成向下波動的趨勢。

（二）對辦公室人員的協(xié)調(diào)能力提出更高的要求

辦公室是一個較為敏感和微妙的工作位置，處在學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、教師以及學(xué)生之間的位置。由于面向的各個服務(wù)對象屬性不同且各自的立足點(diǎn)不同，他們對一些問題的認(rèn)識和處理可能存在分歧，容易產(chǎn)生不同的意見和看法。尤其在信息時期，由于工作應(yīng)對的對象更加復(fù)雜化和多元化，各種不同的意見，甚至各方的利益表達(dá)也可能比以前更加明顯和重要。這對辦公室人員提出了更高的應(yīng)對和協(xié)調(diào)能力要求，需要在協(xié)調(diào)、溝通上掌握具備較豐富的經(jīng)驗(yàn)和較高的能力。

（三）老舊的管理方式在新時期將面臨更大挑戰(zhàn)

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，一些傳統(tǒng)的管理觀念、手段和方式在新時期將會面臨更大的挑戰(zhàn)，如不及時調(diào)整，可能將落后于時代發(fā)展的需要和現(xiàn)代化的管理需要。過去一些管理方式的不足之處在于過分拘泥于形式，難以充分利用現(xiàn)代信息、網(wǎng)絡(luò)和通信技術(shù)，超越時間、空間與部門分隔的限制將行政管理和服務(wù)加以整合，形成效率提高不明顯的局面。

（四）辦公室隊(duì)伍結(jié)構(gòu)仍需進(jìn)一步優(yōu)化

目前許多高校二級學(xué)院對辦公室管理工作尚缺乏正確的認(rèn)識，普遍把辦公室工作當(dāng)作一般事務(wù)性工作。不少辦公室人員較少接受管理學(xué)、教育學(xué)、心理學(xué)方面的專門學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，其現(xiàn)代管理崗位知識有所欠缺。另一方面，在學(xué)校的人才培養(yǎng)規(guī)劃中，對辦公室人員的培養(yǎng)、進(jìn)修和提高都缺乏有力的政策支持，學(xué)院管理人員較難得到有效的進(jìn)修和提高的機(jī)會，導(dǎo)致辦公室人員知識結(jié)構(gòu)單一。在講究人性化的社會發(fā)展時期，具備管理學(xué)、教育學(xué)、心理學(xué)等更加多元的知識結(jié)構(gòu)是大勢所趨和未來工作需要。再者，隨著招生規(guī)模的大幅度增加，學(xué)院辦公室人員編制嚴(yán)重缺乏。早在八十年代末，學(xué)校在校生只有幾千人的時候，辦公室人員的編制一般有3人，現(xiàn)在有些高校在校生已經(jīng)有4萬—5萬人，但是學(xué)院辦公室成員基本在4—5人，工作負(fù)荷遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過八十年代末，九十年代初。急需增補(bǔ)人員，調(diào)整結(jié)構(gòu)。

三、提高學(xué)院辦公室質(zhì)量的對策建議

（一）不斷提高敬業(yè)意識與責(zé)任意識

辦公室工作不僅量大事雜，而且忙碌辛苦，特別是信息化令辦公室必須應(yīng)對的任務(wù)名目更加繁多。在工作量加大的情況下，辦公室人員更加要堅(jiān)持以身作則，以強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感，恪盡職守、不辭辛苦、不計(jì)得失，認(rèn)真負(fù)責(zé)地完成各項(xiàng)工作和任務(wù)。同時，還應(yīng)該主動認(rèn)真鉆研業(yè)務(wù)，真正地體現(xiàn)出愛崗敬業(yè)、樂于奉獻(xiàn)的職業(yè)精神。只有穩(wěn)固地樹立敬業(yè)意識與責(zé)任意識，才能擁有良好、積極的心態(tài)應(yīng)對各項(xiàng)日益繁重的工作，才能以最好的服務(wù)態(tài)度為學(xué)院、領(lǐng)導(dǎo)和廣大師生奉獻(xiàn)更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)和更高的辦公室工作質(zhì)量。

（二）積極做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手工作

辦公室作為上級領(lǐng)導(dǎo)的重要參謀和助手，擔(dān)負(fù)著重大責(zé)任。辦公室人員必須樹立對上級負(fù)責(zé)的強(qiáng)烈責(zé)任意識。對上級要服從，不折不扣地完成交辦的任務(wù)，對于辦公室業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的，或是領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情，都要盡心盡責(zé)、責(zé)無旁貸地完成好，不斷提高相關(guān)業(yè)務(wù)能力和責(zé)任意識。對于自己業(yè)務(wù)范圍外卻事關(guān)學(xué)校、事關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的其他事情，也要以積極的態(tài)度認(rèn)真對待，并積極反映給相關(guān)方面或協(xié)助解決。要當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，需要注意以下幾點(diǎn)：第一，注意把握時事動態(tài)，加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)。只有掌握一定的時事、政策、方針，加強(qiáng)理論知識的學(xué)習(xí)，特別是準(zhǔn)確把握有關(guān)教育發(fā)展改革的大政方針，熟悉與學(xué)校教育、教學(xué)等各項(xiàng)工作有關(guān)的政策法規(guī)，樹立科學(xué)發(fā)展和改革創(chuàng)新的新觀念，才能從奉命辦事向參謀智囊轉(zhuǎn)化，為領(lǐng)導(dǎo)開展工作提供較為全面、系統(tǒng)、周密的建議。第二，需要身體力行，深入實(shí)際調(diào)查研究。要利用面向師生和社會收集各類信息與數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，積極聽取各方意見，捕捉有價值的材料，做好數(shù)據(jù)分析工作，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確可靠的資料或可行性方案。第三，要從大局出發(fā)，以事業(yè)為重。把“做好參謀，當(dāng)好助手”作為己任，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好對工作方案的實(shí)施和督查工作，及時將有關(guān)信息反饋給領(lǐng)導(dǎo)和上級部門，保證決策工作的科學(xué)性和實(shí)施方案的可行性。

（三）努力做好協(xié)調(diào)與組織工作，尤其是群眾層面的工作

除了對上級領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，辦公室同時承擔(dān)著對師生服務(wù)的工作和義務(wù)。日常工作應(yīng)該注意走群眾路線，樹立群眾觀點(diǎn)，提高對師生工作的服務(wù)質(zhì)量。師生的滿意度很大程度決定了辦公室工作質(zhì)量評價的高低，因此需要謹(jǐn)小慎微地處理好師生工作。隨著各種改革的不斷深入，各方的利益日益多元化，辦公室面對來自各方面的矛盾越來越多，需要協(xié)調(diào)的關(guān)系也越來越復(fù)雜，辦公室人員要注意做好師生的工作協(xié)調(diào)、信息協(xié)調(diào)、關(guān)系和矛盾協(xié)調(diào)等工作。這就要求做到：對內(nèi)組織協(xié)調(diào)各部門和各方面群體的利益關(guān)系，保證工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和有條不紊地開展，營造良好的內(nèi)部氛圍；對外則注意多方溝通，爭取更多部處資源的支持，為學(xué)院的改革和持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造良好的外部環(huán)境。協(xié)調(diào)工作中需注意主次分明，明確重點(diǎn)，圍繞領(lǐng)導(dǎo)、師生關(guān)注的熱點(diǎn)和難點(diǎn)問題，加強(qiáng)管理過程中各個環(huán)節(jié)的配合，消除不和諧現(xiàn)象，以做好協(xié)調(diào)和師生層面的工作。

（四）與時俱進(jìn)，積極探索網(wǎng)絡(luò)化管理手段

高等教育事業(yè)正處于蓬勃的發(fā)展階段，在各學(xué)院辦學(xué)規(guī)模日益擴(kuò)大的形勢下，傳統(tǒng)的行政辦公模式可能將逐漸不適應(yīng)現(xiàn)代辦公室的需求。從長遠(yuǎn)的眼光看，積極主動探索新時期下新的管理觀念和手段成為高校發(fā)展的內(nèi)在要求和必然趨勢。另外，在信息時代背景下，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理才能更好地實(shí)現(xiàn)信息資源共享、增強(qiáng)科學(xué)決策，提高學(xué)院的管理水平和工作效率。因此，緊跟時代步伐，積極探索網(wǎng)絡(luò)化管理手段，搶占管理制高點(diǎn)顯得尤為重要。

（五）努力打造專業(yè)化、結(jié)構(gòu)合理的行政管理隊(duì)伍

如果沒有優(yōu)質(zhì)的辦公室管理隊(duì)伍加以組織和管理，即使有優(yōu)秀的教師和科研人員，也難以造就出高水平的人才和成果。辦公室人員自身的素質(zhì)不僅直接影響管理的效率和服務(wù)的質(zhì)量，更是影響著學(xué)院教學(xué)科研事業(yè)的健康發(fā)展。新時期要求辦公室人員必須擁有豐富的管理理論知識，樹立現(xiàn)代化的管理理念，掌握現(xiàn)代化管理技術(shù)，運(yùn)用先進(jìn)的管理手段，才能提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)和高效率的管理。因此建設(shè)一支精干的、知識化的、專業(yè)化的高素質(zhì)管理隊(duì)伍至關(guān)重要。學(xué)校、學(xué)院應(yīng)該重視現(xiàn)有辦公室人員的知識化、專業(yè)化培訓(xùn)，提供各種學(xué)習(xí)的機(jī)會，以提高他們自身綜合素質(zhì)。在條件許可的情況下，配備有現(xiàn)代信息技術(shù)專業(yè)背景的年青應(yīng)屆畢業(yè)生充實(shí)和強(qiáng)化學(xué)院辦公室管理隊(duì)伍。

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