文/寧夏大學(xué)后勤集團(tuán) 張淑紅

一、前言

在高等院校后勤部門的日常管理中，會(huì)形成數(shù)量巨大、門類多樣的后勤檔案。它既是高?？萍紮n案管理工作中不可或缺的重要部分。加強(qiáng)和完善后勤檔案管理的規(guī)范化、信息化和制度化建設(shè)，不僅可以有效促進(jìn)高等院校的發(fā)展改革，而且對(duì)提高高校檔案管理水平、教學(xué)質(zhì)量以及科研實(shí)力等都有至關(guān)重要的作用。

二、高等院校后勤檔案管理中存在的問題

（一）后勤檔案資料的收集和整理混亂，管理方式落后

在高等院校日常的后勤檔案收集和整理工作中，檔案資料被遺漏、散失或缺檔的現(xiàn)象非常嚴(yán)重。究其原因主要體現(xiàn)在以下兩方面：其一，資料管理員的檔案管理專業(yè)知識(shí)匱乏，沒有掌握先進(jìn)的、科學(xué)化的方法，僅憑簡(jiǎn)單的手工記錄根本無(wú)法滿足龐雜的高校后勤檔案資料整理和歸檔工作，導(dǎo)致檔案管理工作混亂不堪、事倍功半。其二，高等院校的后勤檔案歸檔范圍較廣，歸檔工作很難做到面面俱到。

（二）后勤檔案管理規(guī)章制度不健全，阻礙了檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理進(jìn)程

目前，我國(guó)的大多數(shù)高等院校都缺乏一套較為完整的后勤檔案管理制度，使得后勤檔案管理工作無(wú)章可循、無(wú)法可依，進(jìn)一步惡化了檔案資料管理混亂、無(wú)序的局面。導(dǎo)致這一現(xiàn)象發(fā)生的根本原因是高等院校的相關(guān)監(jiān)管部門沒有及時(shí)對(duì)后勤檔案管理的各項(xiàng)工作進(jìn)行嚴(yán)格檢查和仔細(xì)考核，無(wú)法制定具體工作要求，使得后勤檔案管理規(guī)章制度不健全，阻礙了高校后勤檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理進(jìn)程。

（三）后勤檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備不足，專業(yè)技能匱乏

高等院校的后勤檔案管理人員中，有很多并不是專業(yè)的檔案管理人員而是兼職。這些兼職人員沒有系統(tǒng)地學(xué)過檔案管理的專業(yè)知識(shí)，對(duì)科學(xué)化的檔案管理技能也相當(dāng)缺乏，更沒有掌握分門類、分載體的檔案管理方法，再加上沒有特別熟悉檔案管理工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)和步驟，就導(dǎo)致高校后勤檔案的管理工作質(zhì)量大打折扣。

三、解決高等院校后勤檔案管理問題的具體措施

（一）加強(qiáng)高等院校后勤檔案管理的信息化建設(shè)

在科技信息技術(shù)迅猛發(fā)展的當(dāng)今社會(huì)，檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)逐步發(fā)展成為一種必然趨勢(shì)。國(guó)家檔案局也提出了“以檔案信息化促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展目標(biāo)”的號(hào)召，因此，檔案信息化及其信息化建設(shè)已然成為實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)社會(huì)的最佳技術(shù)手段。后勤檔案的信息化管理，就是指通過利用科學(xué)技術(shù)手段和電子網(wǎng)絡(luò)，將傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案文件轉(zhuǎn)化為可統(tǒng)一進(jìn)行管理的電子文檔。具體操作方法為，充分利用先進(jìn)的數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等信息化手段，將紙質(zhì)和聲像文件轉(zhuǎn)化為電子文檔，建立系統(tǒng)的、有序的后勤檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。這樣不僅有助于實(shí)現(xiàn)高校后勤檔案信息接受、傳遞、存儲(chǔ)和利用的一體化，而且有助于實(shí)現(xiàn)后勤檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，建立高度的檔案資源共享平臺(tái)。此外，后勤檔案管理的信息化建設(shè)，還需要檔案管理人員的積極配合和參與。

（二）完善和健全高等院校后勤檔案的管理制度

完善和健全后勤檔案的管理制度，是做好高等院校后勤管理工作的重要前提。高等院校應(yīng)該再結(jié)合自身實(shí)際情況的前提下，以國(guó)家檔案文件規(guī)定為基礎(chǔ)，充分遵循規(guī)章制度合理科學(xué)、簡(jiǎn)明實(shí)用的原則，制定一套完善的、既可以約束員工又可以約束領(lǐng)導(dǎo)的后勤檔案管理制度。并嚴(yán)格執(zhí)行制定好的高校后勤檔案管理制度，做到“有功必賞，有過必罰”，這樣才能真正建立科學(xué)、可行的后勤管理和運(yùn)行機(jī)制，明確后勤檔案管理工作的責(zé)任制，進(jìn)一步健全和完善后勤檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章和制度，充分體現(xiàn)后勤檔案管理制度的權(quán)威性。

（三）提高后勤檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和科學(xué)化管理技能的儲(chǔ)備

提高后勤檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)技能，首先，要培養(yǎng)他們無(wú)私奉獻(xiàn)的工作精神和認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，使他們樹立起高度的事業(yè)心與責(zé)任感。有計(jì)劃地進(jìn)行檔案收集和整理工作，事無(wú)巨細(xì)保證后勤檔案資料的完整，及時(shí)查漏補(bǔ)缺避免檔案缺頁(yè)等現(xiàn)象。其次，培養(yǎng)后勤檔案管理人員吃苦耐勞和創(chuàng)新的精神。在管理工作中勇于創(chuàng)新，不斷提高后勤檔案管理的質(zhì)量和業(yè)務(wù)水平。再者，定期對(duì)后勤檔案管理人員開展專業(yè)培訓(xùn)，加強(qiáng)他們對(duì)檔案管理專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，使他們具備扎實(shí)的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)和過硬的業(yè)務(wù)能力，并且能夠熟練運(yùn)用檔案管理的新技術(shù)和新管理方法。不斷總結(jié)工作中的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，確保后勤檔案管理的完整、有序進(jìn)行。

四、結(jié)論

高校后勤檔案管理工作，是一項(xiàng)長(zhǎng)期性、冗雜繁瑣、涉及多種門類和載體形式的檔案管理工作。它不僅是高等院校科技檔案管理的重要組成部分之一，也是建立檔案信息服務(wù)社會(huì)的最佳技術(shù)手段和途徑。加強(qiáng)后勤檔案管理的信息化建設(shè)、完善和健全檔案管理制度、提高后勤檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和科學(xué)化管理技能的儲(chǔ)備，是高等院校后勤檔案管理制度化建設(shè)中存在問題的重要解決措施。這樣不僅有助于加強(qiáng)和完善后勤檔案管理的規(guī)范化、信息化和制度化建設(shè)，而且對(duì)促進(jìn)高等院校的發(fā)展改革也具有重要作用。

[1] 楊麗萍.如何做好高校后勤檔案管理工作[J].鄭州牧業(yè)工程高等?？茖W(xué)校學(xué)報(bào),2013(2).

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