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        管理評估形式和手段

        2014-12-01 23:56:11趙小津王衛(wèi)東
        科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào) 2014年24期
        關(guān)鍵詞:共性管理

        趙小津+王衛(wèi)東

        1 管理評估的基本形式

        組織級、項(xiàng)目級、產(chǎn)品級科研生產(chǎn)管理評估模型都分為過程和結(jié)果兩個部分,航天科研生產(chǎn)管理評估在實(shí)踐中一般根據(jù)要素的不同類型和特點(diǎn)采用現(xiàn)場評估和非現(xiàn)場評估兩種形式。

        1.1 現(xiàn)場評估

        現(xiàn)場評估形式主要針對大多數(shù)的過程部分要素,一般又分為被評方自評和專家現(xiàn)場評估兩個環(huán)節(jié)。

        其中,自評是被評方對照《評估手冊》中的評估標(biāo)準(zhǔn)對本組織年度科研生產(chǎn)管理情況進(jìn)行的自我評定,同時(shí)也是評估過程必不可少的一環(huán)。自評的結(jié)果一般以自評報(bào)告的形式體現(xiàn)。自評報(bào)告是被評方介紹自評工作和自評結(jié)果的書面材料,同時(shí)也是評估專家進(jìn)行現(xiàn)場評估時(shí)的主要參考,因此其內(nèi)容應(yīng)全面準(zhǔn)確地反映被評方的年度科研生產(chǎn)管理情況。

        專家現(xiàn)場評估是年度評估工作的主要形式。為了開展現(xiàn)場評估活動,評估方一般先抽調(diào)評估專家和評估方職能部門相關(guān)人員成立評估組。在現(xiàn)場評估時(shí),評估組通常以被評方的自評情況為基礎(chǔ),按照《評估手冊》中各要素的評估標(biāo)準(zhǔn)考察被評方科研生產(chǎn)管理過程的成熟度,特別是規(guī)范性、科學(xué)性和創(chuàng)新性。由于評估要素涉及的線多面廣,而且各被評方承擔(dān)的任務(wù)類型也不盡相同,僅審查被評方提供的材料可能難以準(zhǔn)確把握真實(shí)情況,而采用現(xiàn)場評估的形式可以使評估專家與一線管理人員面對面的交流溝通,也可以實(shí)地考察管理現(xiàn)場,最直接、最準(zhǔn)確地了解被評方的科研生產(chǎn)管理工作,此外面對面的溝通也有利于評估專家把評估標(biāo)準(zhǔn)的準(zhǔn)確含義以及其他組織好的做法和經(jīng)驗(yàn)傳遞給被評方。

        現(xiàn)場評估的記錄應(yīng)以規(guī)范、清晰、準(zhǔn)確、具體、翔實(shí)為標(biāo)準(zhǔn),確保評估意見理由充分、具有說服力,結(jié)論觀點(diǎn)明確、客觀且沒有爭議。需要說明的是,現(xiàn)場評估末次會上向被評方反饋的僅是初步評估結(jié)果,評估方還要在綜合對比各被評方的情況后才能形成最終的量化評估結(jié)論。

        1.2 非現(xiàn)場評估

        非現(xiàn)場評估形式主要針對少數(shù)過程部分要素和全部結(jié)果部分要素,一般又分為評估方日常跟蹤檢查和集中審定兩個環(huán)節(jié)。

        對于某些過程部分的要素而言,短時(shí)間的現(xiàn)場評估可能難以準(zhǔn)確反映被評方的真實(shí)情況。因此,要想對這些要素進(jìn)行評估就必須依靠對被評方科研生產(chǎn)管理的長期跟蹤。例如,在2013年集團(tuán)總部對研究院的組織級管理評估中就不再對信息化部分要素以及市場開拓與在軌支持管理等要素進(jìn)行現(xiàn)場評估。這些要素的評估結(jié)果則直接由集團(tuán)總部相關(guān)職能部門根據(jù)對被評方日常信息的掌握,集中研討確定。

        結(jié)果部分要素主要考察科研生產(chǎn)管理工作的效果,通過證據(jù)資料就可以考察,因此一般不進(jìn)行現(xiàn)場評估,而是根據(jù)評估方日常掌握的數(shù)據(jù)采用集中審定的非現(xiàn)場形式進(jìn)行評估。與過程部分要素相同,對結(jié)果部分要素的評估也需要被評方首先進(jìn)行自評。在結(jié)構(gòu)部分要素自評報(bào)告的撰寫方面應(yīng)該注意,由于結(jié)果部分要素考察的是科研生產(chǎn)管理的效率和效果,因此結(jié)果部分的自評報(bào)告應(yīng)更多的以具體數(shù)據(jù)和結(jié)論性材料來體現(xiàn),一般不進(jìn)行工作過程的描述。

        現(xiàn)場評估和非現(xiàn)場評估都是航天科研生產(chǎn)管理評估實(shí)施的重要形式。年度評估時(shí)一般需要以現(xiàn)場評估為基礎(chǔ),將現(xiàn)場評估和非現(xiàn)場相結(jié)合,才能準(zhǔn)確、高效地評價(jià)被評方科研生產(chǎn)管理的各方面情況。

        2 管理評估的基本制度和指導(dǎo)文件

        為完善中國航天科技集團(tuán)公司科研生產(chǎn)管理體系,科學(xué)、規(guī)范地開展航天科研生產(chǎn)管理評估工作,形成“以評促建”的長效機(jī)制,中國航天科技集團(tuán)公司逐步建立了一整套系統(tǒng)的評估基本制度和指導(dǎo)文件,確保了評估工作的有據(jù)可依、有章可循。

        2.1 基本制度

        評估基本制度是指用于規(guī)范評估工作的規(guī)章制度、管理文件,主要包括《評估管理辦法》《最佳實(shí)踐管理要求》《薄弱環(huán)節(jié)改進(jìn)管理要求》《共性問題治理管理要求》《評估專家管理要求》等。

        評估基本制度的編制流程是:首先,評估方主管部門圍繞評估方管理目標(biāo)及有關(guān)要求,起草評估基本制度;其次,評估方主管部門結(jié)合有關(guān)專家和領(lǐng)導(dǎo)的審查意見,形成征求意見稿;再次,評估方主管部門將征求意見稿發(fā)至評估方相關(guān)職能部門和各被評方進(jìn)一步征求意見,并根據(jù)反饋意見對基本制度進(jìn)行修改完善;最后,評估方主管部門將完善后的制度報(bào)評估方主管領(lǐng)導(dǎo),審批通過后發(fā)布。

        各級被評方應(yīng)以評估方下發(fā)的相關(guān)制度文件為依據(jù),結(jié)合自身實(shí)際細(xì)化制定本組織的實(shí)施細(xì)則或配套的二、三級制度,形成覆蓋各級管理評估工作的制度體系。

        2.1.1《評估管理辦法》

        《航天型號科研生產(chǎn)管理評估管理辦法》(簡稱《評估管理辦法》)是評估制度體系中的綱領(lǐng)性文件,為評估工作的順利開展提供最權(quán)威、最根本的依據(jù)。《評估管理辦法》從總體上規(guī)范評估工作,主要包括評估工作的目的、依據(jù)、適用范圍和基本方法,評估組織機(jī)構(gòu)與職責(zé),《評估手冊》的編制依據(jù)、主要內(nèi)容和修訂要求,評估工作的實(shí)施程序,持續(xù)改進(jìn)要求以及考核與激勵機(jī)制等內(nèi)容。被評方應(yīng)參照評估方制定的《評估管理辦法》制定被評方的評估管理辦法或?qū)嵤┘?xì)則。

        2.1.2《最佳實(shí)踐管理要求》

        為規(guī)范最佳實(shí)踐的識別、提煉等活動,有必要在《評估管理辦法》的基礎(chǔ)上制定《科研生產(chǎn)管理最佳實(shí)踐項(xiàng)目管理要求》(簡稱《最佳實(shí)踐管理要求》)。《最佳實(shí)踐管理要求》主要包括最佳實(shí)踐項(xiàng)目的定義、識別標(biāo)準(zhǔn)、評選范圍、評選組織、評選程序、推廣應(yīng)用方式、考核激勵機(jī)制等內(nèi)容。

        被評方應(yīng)參照評估方下發(fā)的《最佳實(shí)踐管理要求》,結(jié)合本組織管理特點(diǎn),制定本組織最佳實(shí)踐管理要求或?qū)嵤┘?xì)則,規(guī)范和指導(dǎo)本單位和下屬單位更加規(guī)范、系統(tǒng)地總結(jié)提煉管理經(jīng)驗(yàn),同時(shí)促進(jìn)最佳實(shí)踐的交流推廣,形成提升管理的長效機(jī)制。

        2.1.3《薄弱環(huán)節(jié)改進(jìn)管理要求》

        為進(jìn)一步規(guī)范評估工作,完善科研生產(chǎn)管理持續(xù)改進(jìn)機(jī)制,中國航天科技集團(tuán)公司總部依據(jù)《評估管理辦法》和有關(guān)規(guī)定,細(xì)化對薄弱環(huán)節(jié)改進(jìn)工作的管理要求,制定《科研生產(chǎn)管理薄弱環(huán)節(jié)改進(jìn)管理要求》(簡稱《薄弱環(huán)節(jié)改進(jìn)管理要求》)?!侗∪醐h(huán)節(jié)改進(jìn)管理要求》中包括薄弱環(huán)節(jié)的定義,識別薄弱環(huán)節(jié)的方法和途徑,被評方針對薄弱環(huán)節(jié)進(jìn)行治理的程序,以及評估方對被評方治理情況的監(jiān)督方式等內(nèi)容。

        各研究院應(yīng)依據(jù)集團(tuán)總部的《薄弱環(huán)節(jié)改進(jìn)管理要求》制定相應(yīng)管理辦法或?qū)嵤┘?xì)則。

        2.1.4《共性問題治理管理要求》

        中國航天科技集團(tuán)公司總部為了有效治理共性問題并規(guī)范共性問題治理的相關(guān)要求,同時(shí)豐富科研生產(chǎn)管理評估改進(jìn)機(jī)制,依據(jù)《評估管理辦法》和有關(guān)規(guī)定,細(xì)化制定了《科研生產(chǎn)管理共性問題治理管理要求》(簡稱《共性問題治理管理要求》)?!豆残詥栴}治理管理要求》與《薄弱環(huán)節(jié)改進(jìn)管理要求》類似,同樣包括共性問題的定義、識別方法和途徑,共性問題的治理程序,以及評估方、被評方在共性問題治理中應(yīng)盡職責(zé)和相應(yīng)的權(quán)限等內(nèi)容。

        各研究院應(yīng)依據(jù)集團(tuán)總部《共性問題治理管理要求》制定相應(yīng)的管理辦法或?qū)嵤┘?xì)則。

        2.1.5《評估專家管理要求》

        《評估專家管理要求》也是在《評估管理辦法》的基礎(chǔ)上,對評估專家隊(duì)伍建設(shè)和管理標(biāo)準(zhǔn)和要求的進(jìn)一步細(xì)化?!对u估專家管理要求》主要包括評估專家隊(duì)伍選拔、組建、培訓(xùn)以及現(xiàn)場評估工作的程序和各項(xiàng)工作的主要內(nèi)容。

        2.2 指導(dǎo)文件

        評估指導(dǎo)文件是指用于指導(dǎo)年度評估工作的技術(shù)和管理文件,主要包括《評估手冊》和《評估年度策劃》等。

        2.2.1《評估手冊》

        《評估手冊》是評估工作的指導(dǎo)性文件。對于歷年的管理評估工作來說,《評估手冊》是最重要的依據(jù)性文件。它明確了年度評估的適用范圍、評估模型、各被評方評估要素的設(shè)置及其權(quán)重、評估標(biāo)準(zhǔn)與計(jì)分方法等內(nèi)容,既是各被評方開展相關(guān)管理工作的有效指導(dǎo)依據(jù),也是評估組和被評方開展年度評估工作的實(shí)用操作指南。

        中國航天科技集團(tuán)公司總部自2009年首次向被評研究院下發(fā)《評估手冊(2009版)》后,每年都對該手冊進(jìn)行動態(tài)更新,相繼出版了2010、2011、2012和2013版的《評估手冊》,保證了評估標(biāo)準(zhǔn)的與時(shí)俱進(jìn)和評估機(jī)制的有效運(yùn)行?!对u估手冊》的修訂和下發(fā)使各單位能夠按照統(tǒng)一的指導(dǎo)原則籌備和開展當(dāng)年的評估工作。此外,由于評估機(jī)制運(yùn)行時(shí)間不長,各單位對此項(xiàng)工作的認(rèn)識程度也有所不同,為了順利完成年度評估,集團(tuán)總部每年組織相關(guān)部門和專家開展集中的宣貫和培訓(xùn)活動,強(qiáng)化對評估工作的重視和評估標(biāo)準(zhǔn)的理解。

        《評估手冊》按照評估對象、評估層次和評估模型的不同可劃分為:集團(tuán)總部對所屬研究院的《組織級管理評估手冊》、研究院對廠所的《組織級管理評估手冊》、研究院對項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的《項(xiàng)目級管理評估手冊》和研究院對產(chǎn)品團(tuán)隊(duì)的《產(chǎn)品級管理評估手冊》4種類型。

        2.2.2《年度評估策劃》

        《年度評估策劃》是每年評估工作的行動綱領(lǐng)。年度評估工作策劃的重點(diǎn)內(nèi)容是分析航天科研生產(chǎn)管理體系的發(fā)展需求和現(xiàn)階段管理體系存在的問題,明確科研生產(chǎn)管理體系建設(shè)的目標(biāo)(包括發(fā)展目標(biāo)、階段性目標(biāo)和年度目標(biāo)),以及圍繞目標(biāo)開展的年度工作內(nèi)容和工作計(jì)劃,分析評估工作的難點(diǎn)和重點(diǎn),提出工作措施。

        被評方應(yīng)在統(tǒng)籌考慮上年度評估反饋意見(重點(diǎn)是上年度評估識別的薄弱環(huán)節(jié)和共性問題)、本年度上級評估要求、本單位年度工作重點(diǎn)和對下評估要求的基礎(chǔ)上,制定本單位年度評估工作策劃,作為本單位年度評估工作的指導(dǎo)依據(jù)。

        3 管理評估的表格化、信息化

        為提升科研生產(chǎn)管理評估工作的效率,中國航天科技集團(tuán)公司始終積極探索在管理評估機(jī)制中使用新的方法、工具和手段,管理評估的表格化和信息化手段就是其中的典型代表。

        3.1 表格化手段

        使用統(tǒng)一、規(guī)范的記錄表格模板是評估機(jī)制自身發(fā)展和完善的內(nèi)在要求。構(gòu)建一套包括各種類型記錄表格和固定格式寫作模板的文件表格體系,使評估數(shù)據(jù)形成格式化的存儲形式,不僅能提升評估工作效率,還極大地方便了后續(xù)對評估數(shù)據(jù)的調(diào)取和分析。從長期來看,各年度記錄文件整理歸檔后,可形成評估機(jī)制的文件資料庫,使得評估機(jī)制對科研生產(chǎn)管理能力的帶動作用實(shí)現(xiàn)“做事有依據(jù),做事按依據(jù),凡事有記錄,經(jīng)得起歷史考驗(yàn)”的目標(biāo)。

        評估過程的表格格式主要包括:自評報(bào)告模板、過程部分要素自評表模板、結(jié)果部分要素自評表模板、現(xiàn)場評估記錄表模板、評估反饋報(bào)告模板、改進(jìn)方案表模板、最佳實(shí)踐項(xiàng)目推薦書模板、最佳實(shí)踐報(bào)告(論文)模板等。

        3.1.1 自評報(bào)告模板

        自評報(bào)告是被評方對標(biāo)《評估手冊》,以文字描述、數(shù)據(jù)、表格等形式,對全年科研生產(chǎn)管理工作進(jìn)行總結(jié)和自我評價(jià)的報(bào)告,呈送評估方專家審閱并存檔。

        3.1.2 過程部分要素自評表模板

        過程部分要素自評表是被評方對照《評估手冊》過程部分各子要素的評估標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行成熟度等級評價(jià)的規(guī)范化表格,主要用于對標(biāo)總結(jié)和發(fā)現(xiàn)管理過程中的亮點(diǎn)和不足,是現(xiàn)場評估審查的重點(diǎn)內(nèi)容。

        3.1.3 結(jié)果部分要素自評表模板

        結(jié)果部分要素自評表是被評方對照評估手冊結(jié)果部分各子要素的評估標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行成熟度等級評價(jià)的規(guī)范化表格。結(jié)果部分要素為定量評估要素,通過計(jì)算相關(guān)統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目,得出反映管理結(jié)果的數(shù)據(jù),根據(jù)數(shù)據(jù)范圍判斷等級,一般不需要進(jìn)行現(xiàn)場評估。因此,自評表中各統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目的準(zhǔn)確計(jì)算是結(jié)果部分要素評估工作的重點(diǎn)。

        3.1.4 現(xiàn)場評估記錄表模板

        針對現(xiàn)場評估組的不同成員(評估組組長/小組組長/小組成員),根據(jù)需要設(shè)置不同形式與內(nèi)容的記錄模板。其中,《現(xiàn)場評估子要素記錄表》由現(xiàn)場評估各小組成員填寫,《現(xiàn)場評估要素小結(jié)表》由現(xiàn)場評估各小組組長填寫,《現(xiàn)場評估結(jié)果匯總表》和《現(xiàn)場評估結(jié)論反饋表》由現(xiàn)場評估組組長組織填寫。

        3.1.5 評估報(bào)告模板

        評估報(bào)告是評估方向被評方反饋評估意見的正式文件,是幫助被評方識別薄弱環(huán)節(jié)和最佳實(shí)踐的有效途徑,也是被評方滾動開展下一年評估工作策劃的重要依據(jù)。評估報(bào)告的內(nèi)容一般包括:對各被評方評估結(jié)果的總體情況,對各要素評估結(jié)果的綜合分析,各被評方的亮點(diǎn)、薄弱環(huán)節(jié)、共性問題和改進(jìn)建議,以及后續(xù)工作要求與措施等。

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