文/河北省唐山市中醫(yī)醫(yī)院 王磊

新時期，文書檔案管理是檔案資源體系中極為重要的組成部分，它對整個社會發(fā)展的記錄都有很大作用。要想改進(jìn)新時期文書檔案管理工作的辦法，首先應(yīng)該了解新時期的文書檔案管理工作中存在的主要問題，下文將從案卷的質(zhì)量關(guān)、改“卷”為“件”的局限性等方面進(jìn)行分析。

一、新時期文書檔案管理工作存在的主要問題

在傳統(tǒng)的文書檔案管理工作中，通常采用手工的方式進(jìn)行檢索和管理，其整理方式主要是以“立案”為主，這種管理方式有一定的邏輯性，也能展示出立卷的特色，為檢索案卷提供必要途徑。經(jīng)過這樣的檔案管理行為可以實(shí)現(xiàn)快速搜索，并且實(shí)現(xiàn)手工搜索效率的快速提升，但是這種手工的檔案管理形式也存在很大的問題。

（一）案卷的質(zhì)量關(guān)是文書檔案管理的難點(diǎn)

立案工作方式比較繁瑣并且沒有一定的規(guī)律性，導(dǎo)致文書檔案管理中工作量很大并且很復(fù)雜，所以案卷的質(zhì)量關(guān)成為整個檔案管理的難點(diǎn)和重點(diǎn)。立案的定期歸檔是整個檔案管理中最重要的內(nèi)容，在這一程序中需要文書檔案管理人員在特定時間集中大量的人力和物力進(jìn)行整理工作，但是實(shí)際上并不會帶來太大的文書檔案質(zhì)量的提升。隨著科學(xué)技術(shù)在文書檔案管理中的應(yīng)用，計算機(jī)逐漸代替手工來完成文書立卷工作，整個工作程序都有了相當(dāng)大的簡化，工作效率得到很大提升，同時文件也沒有受到太大破損，基本上保持了原來的面貌。但是依然沒有達(dá)到徹底地簡化整理的目的，特別是在案卷的質(zhì)量關(guān)上還是需要花費(fèi)大批的人力和物力，所以需要進(jìn)行繼續(xù)改革來達(dá)到徹底地解決這一難題的的目的。

（二）改“卷”為“件”手工模式下無法發(fā)揮作用

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，文書檔案管理工作中也在不斷加大對科技的運(yùn)用，檔案一體化成為文書檔案管理的必然趨勢，但是目前我國檔案管理的現(xiàn)代化還不是太完善，總體水平還屬于比較落后的時期。以前通過“卷”來查詢，如果沒有查到所需的文件，可以依靠目錄索引查詢，通過改“卷”為“件”后，文件檢索的程序很單一，往往只可以查到歸檔目錄，無法通過歸檔目錄查到文件，對于是否存在此類文件更無法進(jìn)行主觀判斷。在文件進(jìn)行歸檔時，登記方式主要采用發(fā)文簿或者收文簿，這種登記方式導(dǎo)致查找途徑效率太低，在實(shí)際工作中很少進(jìn)行應(yīng)用。同時有可能發(fā)生發(fā)文日期和文號不正確的現(xiàn)象，這樣就只能進(jìn)行逐一翻找而沒有其他辦法進(jìn)行檢索，導(dǎo)致大批人力和物力的投入。收發(fā)文階段的歸檔文件也很混亂，需要?dú)w檔文件和不需要?dú)w檔文件經(jīng)?；煸谝黄穑瑢?dǎo)致必須對它們進(jìn)行一一標(biāo)識。所以需要文書檔案管理人員提出更好地檢索方法，提高文書檔案管理的工作效率。

（三）改“卷”為“件”需要依賴計算機(jī)管理

隨著科技的發(fā)展，文書檔案管理工作中逐漸引入了計算機(jī)管理技術(shù)，這是時代的要求，也是文書檔案管理改革的要求。通過計算機(jī)技術(shù)可以提高文件的復(fù)制和錄入效率，同時也不會嚴(yán)重影響檢索的便利度。計算機(jī)技術(shù)最大的優(yōu)勢就是減少人為因素產(chǎn)生的誤差，提高檔案管理的準(zhǔn)確度。但是由于計算機(jī)只適合單份文件的保管，所以并不是所有的檔案都適合使用計算機(jī)。這主要是因?yàn)閱畏菸募哂泻軓?qiáng)的獨(dú)立性，通過計算機(jī)管理可以實(shí)現(xiàn)查詢文件信息的功能，改變了傳統(tǒng)文書檔案管理的方式。其他類型的檔案沒有獨(dú)立性，就需要具體情況具體分析，不能通過計算機(jī)實(shí)現(xiàn)。

二、針對新時期文書檔案管理工作中主要問題的應(yīng)對措施

科技化和信息化是時代發(fā)展的潮流趨勢，對于文書檔案管理也是一樣，應(yīng)該在工作中充分運(yùn)用信息化技術(shù)，順應(yīng)這個時代的潮流。所以目前如何在文書檔案管理中運(yùn)用現(xiàn)代化的科技成果是提高整個文書檔案管理的關(guān)鍵，最終實(shí)現(xiàn)真正的文書檔案管理信息化。通過筆者多年從事文書檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)表明，把辦公自動手段應(yīng)用到文書檔案管理中可以提高整個辦公效率，實(shí)現(xiàn)辦公文件快速傳遞，達(dá)到文件信息共享的目的。

但是由于辦公自動化中的電子文件存在一定的安全風(fēng)險，這就需要文書檔案管理具備一定的辦公自動化技術(shù)，同時可以采取一定措施來提高年齡偏大的文書檔案管理人員的計算機(jī)技術(shù)，從而提高文書檔案管理的安全系數(shù)。首先，可以把文書檔案管理的辦公系統(tǒng)設(shè)置為內(nèi)網(wǎng)，并且與外網(wǎng)進(jìn)行隔離，并且在二者之間設(shè)置物理隔離裝置，這種方法是目前比較有效和經(jīng)濟(jì)的方式。其次，可以設(shè)立防火墻，因?yàn)榉阑饓τ幸欢ǖ恼J(rèn)證設(shè)置可以起到保護(hù)的作用。再次，可以對文書檔案管理人員進(jìn)行一定的電腦知識培訓(xùn)，特別是在計算機(jī)電子郵件的使用上。最后，要加大對文書檔案管理的設(shè)備投入，為文書檔案管理提供一個比較好的硬環(huán)境，并且要培訓(xùn)文書管理人員盡快對設(shè)備的熟練操作。

通過以上分析可以看出，新時期文書檔案管理中存在著案卷的質(zhì)量關(guān)是文書檔案管理的難點(diǎn)，改“卷”為“件”手工模式下無法發(fā)揮作用，改“卷”為“件”需要依賴計算機(jī)管理等問題。為了解決這些問題，可以將文書檔案管理的重點(diǎn)放在辦公自動手段應(yīng)用上，提高文書檔案管理的信息化水平和管理人員的計算機(jī)技術(shù)，這樣才能做好文書檔案管理工作。

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