魏艷

在網(wǎng)絡(luò)化、信息化高速發(fā)展的今天，以計(jì)算機(jī)技術(shù)為核心的檔案數(shù)字化管理受到了越來越多的關(guān)注，許多政府機(jī)關(guān)與企事業(yè)單位已投入大量的人力物力，積極推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)。充分挖掘檔案信息資源的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，及時(shí)為房地產(chǎn)企業(yè)經(jīng)營管理提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)，是新經(jīng)濟(jì)形勢下房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理的必由之路。

目前，房地產(chǎn)企業(yè)的檔案數(shù)字化建設(shè)處于成長階段，還存在諸多問題，主要表現(xiàn)在：一是企業(yè)員工檔案意識、法律意識淡薄，檔案管理力度不大，軟硬件設(shè)施不健全，無法實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化；二是企業(yè)考慮成本因素，實(shí)行檔案數(shù)字化外包，承包商在數(shù)字化過程中只考慮進(jìn)度，而對細(xì)節(jié)問題重視不夠，數(shù)據(jù)錄入錯(cuò)誤、掃描頁數(shù)缺漏等，使數(shù)字化的檔案無法利用；三是沒有建立統(tǒng)籌管理機(jī)制，集團(tuán)與分公司各自為政，沒有實(shí)現(xiàn)跨區(qū)域資源共享；四是沒有必要的檢索、統(tǒng)計(jì)、分析工具，電子檔案的利用途徑單一，利用效率不高，利用效果不明顯；五是配套措施不健全，缺少信息存儲，網(wǎng)絡(luò)防火墻、數(shù)字加密、應(yīng)急電源等必需設(shè)備，給電子檔案的安全構(gòu)成了嚴(yán)重的威脅；六是技術(shù)支持力度不夠，許多企業(yè)檔案管理人員缺乏計(jì)算機(jī)技能，而又無法及時(shí)得到技術(shù)人員的支持，遇到問題無法及時(shí)解決，造成投資巨大的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)成為“空中樓閣”。

為充分利用檔案信息資源，提升檔案價(jià)值，為房地產(chǎn)企業(yè)經(jīng)營管理提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，筆者認(rèn)為，房地產(chǎn)企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)從以下幾點(diǎn)加強(qiáng)：

一、做好檔案數(shù)字化基礎(chǔ)建設(shè)工作

（一）硬件基礎(chǔ)建設(shè)。檔案數(shù)字化建設(shè)需要根據(jù)房地產(chǎn)企業(yè)發(fā)展規(guī)劃，及房地產(chǎn)檔案自身的多樣性、復(fù)雜性、利用的頻繁性的特點(diǎn)，配置高性能的服務(wù)器及大容量的服務(wù)器，建立暢通無阻的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。對于跨區(qū)域辦公的集團(tuán)公司，要考慮遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)連接的解決方案；對檔案收集與管理部門，配置電腦、影像掃描設(shè)備、備份設(shè)備等，做好硬件基礎(chǔ)建設(shè)。

（二）軟件基礎(chǔ)建設(shè)。如果說硬件是檔案數(shù)字化建設(shè)的骨架，那么軟件就是檔案數(shù)字化建設(shè)的靈魂。因此，選擇優(yōu)秀的檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，將成為檔案數(shù)字化成敗的關(guān)鍵。檔案數(shù)字化系統(tǒng)應(yīng)具備如下特性：1、與企業(yè)OA系統(tǒng)無縫連接，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。隨著信息化程度加深，辦公自動化系統(tǒng)已成為房地產(chǎn)企業(yè)員工工作所依賴的平臺，也成為檔案形成收集的主要平臺。2、強(qiáng)大的圖像處理工具與成熟的數(shù)字化加工流程。根據(jù)房地產(chǎn)檔案管理的特點(diǎn)，開發(fā)強(qiáng)大的掃描與圖像處理工具，高效高質(zhì)量進(jìn)行圖像處理。3、高效的檔案利用查詢平臺。建立房地產(chǎn)企業(yè)網(wǎng)上檔案信息服務(wù)平臺，完善數(shù)字檔案建設(shè)，是進(jìn)行電子檔案的保管和提供檔案信息服務(wù)的最佳手段?，F(xiàn)在，房地產(chǎn)企業(yè)的各種生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動都離不開信息的傳遞和交流，房地產(chǎn)企業(yè)各分公司及各部門之間的信息溝通交流越來越依賴于計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)。4、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)陌踩刂葡到y(tǒng)。由于電子檔案具有易改性等特點(diǎn)，因此在建設(shè)檔案信息化系統(tǒng)時(shí)應(yīng)充分考慮信息安全。5、檔案數(shù)字資源由集團(tuán)統(tǒng)一管理，各分公司互通有無，實(shí)現(xiàn)資源共享。

二、加強(qiáng)宣傳工作，提高房地產(chǎn)企業(yè)檔案意識和法律意識

房地產(chǎn)檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的工作，但目前人們對房地產(chǎn)檔案管理工作及其重要作用認(rèn)識不夠，房地產(chǎn)檔案意識和依法治檔的意識相對薄弱，一些房地產(chǎn)單位往往不主動向城建檔案館報(bào)送檔案，有些建設(shè)行政主管部門存在著“重建設(shè)、輕檔案”的現(xiàn)象，使建設(shè)單位因檔案缺失造成巨大損失而影響城市建設(shè)與管理。因此，必須提高全社會特別是房地產(chǎn)部門的檔案意識和法制意識。房地產(chǎn)檔案部門要加大對房地產(chǎn)檔案工作的宣傳力度，以依法治檔作為檔案宣傳工作的切入點(diǎn)，讓全社會了解、重視、支持房地產(chǎn)檔案工作。一是要以宣傳《檔案法》、《城建檔案管理辦法》等一系列政策、法律、法規(guī)為主要內(nèi)容，利用新聞媒體、網(wǎng)站等大力宣傳房地產(chǎn)檔案工作的重要作用，引起民眾對房地產(chǎn)檔案工作的重視，擴(kuò)大社會影響，增強(qiáng)全社會的房地產(chǎn)檔案意識。二是要不斷強(qiáng)化房地產(chǎn)檔案工作者的意識，建立和完善與之相配套的管理制度和辦法，提高房地產(chǎn)檔案干部的整體素質(zhì)，使其樹立起強(qiáng)烈的信息意識、開放意識、培養(yǎng)理論研究能力以及運(yùn)用現(xiàn)代科技管理檔案的能力，造就一支業(yè)務(wù)精通、作風(fēng)過硬、執(zhí)法公正、知識全面的房地產(chǎn)檔案管理隊(duì)伍。三是加強(qiáng)對房地產(chǎn)部門，尤其對房地產(chǎn)檔案工作中的違法單位、個(gè)人的宣傳和教育、堅(jiān)持以教育為主、處罰為輔，使房地產(chǎn)檔案管理行為符合法制要求。

三、打造數(shù)字化管理隊(duì)伍

實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理，離不開高素質(zhì)的管理人才，人才資源是實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化的前提，是開發(fā)利用房地產(chǎn)檔案的基本條件。房地產(chǎn)檔案的信息化建設(shè)，要求檔案管理隊(duì)伍中不但有既掌握檔案專業(yè)知識，又熟悉房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)、產(chǎn)籍管理基本知識的檔案專業(yè)管理人才，而且需要具備系統(tǒng)開發(fā)或維護(hù)、數(shù)字化加工與管理、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、數(shù)據(jù)庫運(yùn)行管理、信息資訊發(fā)布等方面能力的人才。

四、加強(qiáng)檔案信息安全建設(shè)

安全是檔案數(shù)字化建設(shè)不可忽視的一個(gè)重要方面。由于有相當(dāng)一部分檔案信息是需要控制使用的，所以檔案數(shù)字化建設(shè)中必須采取管理制度和相應(yīng)技術(shù)來保證信息安全。只有保證系統(tǒng)的安全順利運(yùn)行，房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化的目標(biāo)才能得以實(shí)現(xiàn)。因此，做好系統(tǒng)的安全防范工作是重中之重。做好房地產(chǎn)企業(yè)數(shù)字化檔案信息安全保障應(yīng)從制度著眼，從技術(shù)手段著手，健全安全保密制度，合理設(shè)置用戶權(quán)限，構(gòu)建防火墻，配置大容量存儲設(shè)備，實(shí)現(xiàn)增量備份和定期備份。

總之，房地產(chǎn)檔案管理部門要解放思想，更新觀念，變被動為主動，積極為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。大力宣傳房地產(chǎn)檔案數(shù)字化的重要性，使企業(yè)員工深刻認(rèn)識到檔案的重要性，積極主動地向數(shù)字化檔案管理靠攏，充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等，在為用戶提供信息服務(wù)的同時(shí)，加強(qiáng)數(shù)字化檔案的開發(fā)工作，提取檔案精華，使之成為企業(yè)與社會寶貴的財(cái)富資源。