曲艷玲

現(xiàn)代信息技術快捷、高效、準確、便利的優(yōu)勢，深刻地影響著新時期檔案管理工作，它不僅給檔案管理工作帶來了機遇，也使傳統(tǒng)的檔案工作面臨著前所未有的嚴峻挑戰(zhàn)。因此，必須加快醫(yī)院檔案管理的標準化建設，使醫(yī)院檔案信息資源發(fā)揮最大的效益。檔案管理標準化，對于規(guī)范和健全檔案管理工作具有重要的歷史意義和現(xiàn)實意義。

1.醫(yī)院檔案管理標準化的內容

醫(yī)院檔案管理標準化是醫(yī)院醫(yī)療、教學、科研管理標準化的有機組成部分，是整個檔案工作標準化的一個子系統(tǒng)。它應包括檔案管理標準和工作標準兩部分。管理標準是指以特定的程序和形式頒布的統(tǒng)一規(guī)定和規(guī)范。包括各類文件材料的歸檔范圍、歸檔要求及保管期限、案卷質量標準、檔案鑒定標準、檔案復制件縮微品質量標準、計算機輔助管理標準等。因此，標準在一定條件下和一定時期內保持了相對的統(tǒng)一和穩(wěn)定。工作標準主要包括醫(yī)院檔案室以及各職能部門和各類工作人員的標準，同時，還應包括各部門工作標準中的檔案內容要求、檔案工作程序標準、檔案工作網(wǎng)絡建設要求等。

2.醫(yī)院檔案標準化建設中存在的問題

醫(yī)院在發(fā)展，醫(yī)院管理已基本實現(xiàn)了網(wǎng)絡化，這就要求有高效、及時、方便的現(xiàn)代化檔案管理與之適應，作為醫(yī)院，應更新觀念，加大人力、物力、財力的投入，將檔案的現(xiàn)代化管理納入醫(yī)院的發(fā)展戰(zhàn)略。目前醫(yī)院檔案標準化建設中存在的問題如下：

2.1標準化建設水平偏低，數(shù)據(jù)庫建設滯后。由于我國醫(yī)院檔案標準化建設起步較晚，技術水平偏低，制度建設不夠完善，人們的思想觀念滯后，目前，研制出的不少檔案系統(tǒng)應用軟件功能單一，標準化水平低，數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案館無主題標引，共享性差。盡管近些年一些醫(yī)院檔案室大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫，但缺乏整體性，數(shù)據(jù)庫大都自建自用，規(guī)模小，標準化程度低，類型單一，數(shù)據(jù)無規(guī)范化控制，社會服務水平較差。而且大多是條目數(shù)據(jù)庫，缺少全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，無法滿足用戶的多種需求。許多醫(yī)院檔案室雖然聯(lián)網(wǎng)，但只能訪問其主頁，無法實現(xiàn)實質性的資源共享。這就需要管理部門和檔案工作者齊心協(xié)力，共同研究，盡快制定出統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標準，使各館（室）的發(fā)展有一個統(tǒng)一的方向，減少發(fā)展的盲目性。

2.2缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡化協(xié)調機構。目前，由于受醫(yī)院管理體制和運行機制的影響，各醫(yī)院檔案管理工作形成了條塊分割、自成系統(tǒng)、各自為政的局面。盡管許多醫(yī)院檔案部門已意識到資源共享的重要性與必要性，但還是比較缺乏館際之間合作的具體行動。國家還沒有一個統(tǒng)一的組織機構來規(guī)劃協(xié)調，使各醫(yī)院檔案館網(wǎng)絡化建設工作達成合作，進而達到互助、互利、互惠、資源共享。

2.3經費投入不足。由于對檔案管理施行標準化的認識不足等原因，目前投入經費不足是制約我國醫(yī)院檔案管理標準化建設的一大障礙。在檔案標準化建設過程中，需要大量的資金，配備所需設備及設備維護，沒有充足的資金投入是無法實現(xiàn)的。

3.加快醫(yī)院檔案管理標準化建設的幾點建議

3.1面向未來，更新觀念，抓好檔案管理標準化。檔案管理標準化是檔案管理現(xiàn)代化的技術保障和重要前提，但要實現(xiàn)它也不是一蹴而就的，因此，要樹立標準化建設的觀念和信心，把眼光瞄向未來，充分認識到沒有標準化，就沒有現(xiàn)代化。在當前和今后一段時期，加強標準化建設是檔案管理現(xiàn)代化的核心內容，這是一項十分艱巨和細致的工作。

3.2加快檔案信息化建設。隨著醫(yī)院的快速發(fā)展和醫(yī)院規(guī)模的不斷擴大，醫(yī)教研工作管理中形成的歸檔材料愈加豐富，檔案管理模式正轉向以檔案實體數(shù)字化信息的形式向社會提供服務為中心，目標在于實現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化以及檔案信息高度共享。而數(shù)字化、網(wǎng)絡化建設，是實現(xiàn)這一目標的關鍵。醫(yī)院檔案工作應抓住歷史機遇，加快檔案信息化建設的進程，使之更好地為醫(yī)院改革和可持續(xù)發(fā)展提供服務。

3.3促進檔案信息利用的社會化。醫(yī)院檔案管理部門應當在保證整體利益不受損害的前提下，更大范圍地向社會各方面提供檔案信息服務。廣大醫(yī)院檔案工作者既要強化服務意識，打破只為醫(yī)院內部黨政管理、醫(yī)療、教學、科研服務的思維定式，還要注意提高服務水平和服務效果。

3.4加強檔案管理現(xiàn)代化軟硬件基礎設施。目前，醫(yī)院自身對檔案管理部門的有限投入已成為醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設的瓶頸。建設軟硬件基礎設施是醫(yī)院檔案現(xiàn)代化建設的基礎。因此，加大經濟投入，加強基礎設施建設，是保證醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設得以進行的先決條件。在硬件方面，醫(yī)院應給予財力上的支持；在網(wǎng)絡和軟件方面，醫(yī)院檔案部門應發(fā)揮檔案網(wǎng)、醫(yī)院網(wǎng)的平臺作用，吸引和運用院內計算機、信息等學科的技術、人才力量，以高性能軟硬件基礎設施為檔案管理系統(tǒng)提供保障。

3.5優(yōu)化醫(yī)院檔案管理隊伍。檔案工作人員整體素質如何關系到醫(yī)院檔案信息的整理、利用和開發(fā)，關系到醫(yī)院檔案工作標準化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的進程。要優(yōu)化檔案管理隊伍，一方面充分發(fā)揮醫(yī)院設施齊全、科研水平高等優(yōu)勢，培養(yǎng)高層次檔案信息化管理人才。另一方面通過繼續(xù)教育的形式，普及信息化管理知識。通過專題培訓和實際操作，提高現(xiàn)有檔案管理工作者的工作水平。要不斷補充青年檔案管理人員來充實隊伍，從而使檔案管理隊伍的年齡結構優(yōu)化。

總之，在我國醫(yī)院規(guī)模日益強大的今天，加強醫(yī)院檔案管理的標準化、規(guī)范化和現(xiàn)代化建設，是檔案事業(yè)適應時代和社會發(fā)展的必然選擇，也是提高檔案信息開發(fā)與服務水平的必由之路。因此，各醫(yī)院要積極創(chuàng)造條件，加快標準化建設步伐，另外，除了醫(yī)院自身的重視和努力外，還需要國家檔案主管部門的宏觀調控和大力支持，使醫(yī)院檔案標準化建設盡快上一個新臺階，以適應現(xiàn)代化前進的步伐。

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