孫雪楊

[摘 要]隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷進(jìn)步，計(jì)算機(jī)在信息管理中的應(yīng)用也將不斷發(fā)展、提高，它將越來(lái)越多地代替人工在信息管理中的工作，形成良好的發(fā)展趨勢(shì)。本文主要論述了企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要性、內(nèi)容和企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題及搞好檔案信息化建設(shè)的方法，以期對(duì)企業(yè)檔案信息化工作有所裨益。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)檔案；檔案管理；信息化

加強(qiáng)信息化管理，已經(jīng)成為企業(yè)檔案管理的一個(gè)主要趨勢(shì)和途徑。檔案信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的需要，是企業(yè)檔案工作的主流，是企業(yè)檔案管理改革的方向。

一、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容是通過(guò)運(yùn)用終端設(shè)備的信息化采集（收集）工具，以數(shù)據(jù)中心的存儲(chǔ)為載體，以數(shù)據(jù)庫(kù)建立起來(lái)的檔案信息庫(kù)為系統(tǒng)核心，采用檔案信息管理軟件系統(tǒng)為應(yīng)用管理的平臺(tái)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)信息化信息在終端與數(shù)據(jù)中心之間進(jìn)行互聯(lián)，以達(dá)到管理人員或一般用戶(hù)對(duì)檔案相關(guān)資源進(jìn)行Internet/LAN的應(yīng)用管理的目的，以實(shí)現(xiàn)信息化管理模式和輔助實(shí)體管理模式的最優(yōu)結(jié)合。積極推進(jìn)各類(lèi)檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，加速局域網(wǎng)建設(shè)，將檔案數(shù)據(jù)庫(kù)作為重要信息。將傳統(tǒng)的檔案信息通過(guò)計(jì)算機(jī)、系統(tǒng)等軟硬件的處理，轉(zhuǎn)化為相對(duì)應(yīng)的數(shù)字信息，并存儲(chǔ)于檔案館數(shù)據(jù)信息中心，管理人員或者一般人員可以根據(jù)相應(yīng)的權(quán)限在客戶(hù)端對(duì)其進(jìn)行信息的調(diào)用、借閱及處理等，使檔案資源得到了最大功能的發(fā)揮。造就一支高素質(zhì)的檔案信息化人才隊(duì)伍。人才是最寶貴的資源，是檔案信息化建設(shè)成功與持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。

二、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要性

隨著互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用的廣泛普及和深入，網(wǎng)絡(luò)化工作模式已經(jīng)滲入到當(dāng)今社會(huì)各行各業(yè)，人們必須以網(wǎng)絡(luò)的高效率來(lái)適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展需要。但是由于種種原因，我國(guó)的檔案管理在信息化和信息化的進(jìn)程中普遍處于相對(duì)滯后的階段。隨著我國(guó)企業(yè)各項(xiàng)管理工作向信息化發(fā)展，企業(yè)檔案信息在企業(yè)日常管理中的地位越來(lái)越重要。為了更有效、更快捷地開(kāi)發(fā)和應(yīng)用檔案信息資源，充分發(fā)揮企業(yè)檔案在企業(yè)管理工作中的作用，就必須實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化來(lái)逐漸替代和優(yōu)化傳統(tǒng)的檔案管理模式。這其中包括運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息檢索技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案檢索的自動(dòng)化、運(yùn)用縮微技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案存貯的縮微化、運(yùn)用現(xiàn)代通訊技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化等。檔案工作的信息化已經(jīng)成為檔案人員不得不面對(duì)的新課題，企業(yè)檔案工作的信息化建設(shè)己成為企業(yè)檔案的發(fā)展趨勢(shì)。

三、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

1.檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低

檔案管理人員的素質(zhì)是檔案管理信息化的關(guān)鍵。合格的檔案信息化管理工作者掌握計(jì)算機(jī)理論知識(shí)和運(yùn)用技能，具備檔案信息加工提煉能力，更重要的是把有價(jià)值檔案信息快速有效地傳遞給檔案利用者。這就要求檔案管理人員具備較高的綜合素質(zhì)。而目前，檔案管理人員的整體素質(zhì)較低，知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，熟練掌握計(jì)算機(jī)的人才匱乏，絕大多數(shù)人都不能運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)和工具。缺乏信息開(kāi)發(fā)應(yīng)用的敏銳意識(shí)，特別是通曉檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的復(fù)合型人才匱乏，影響了檔案管理信息化建設(shè)的開(kāi)展。

2.檔案管理信息化缺乏安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境

檔案信息具有其本身的重要性和特殊性，需要正確處理開(kāi)放與保密、檔案利用與知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的關(guān)系。檔案信息化加強(qiáng)了檔案部門(mén)與外部門(mén)間的聯(lián)系，但也相應(yīng)帶來(lái)了像電腦病毒、電腦黑客破壞、非法訪問(wèn)等造成的安全問(wèn)題。這也是眾多檔案管理部門(mén)遲遲不愿意上網(wǎng)的重要原因。

3.對(duì)檔案的重視程度不夠

長(zhǎng)期以來(lái)，相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫(xiě)寫(xiě)、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。輕視檔案工作的思想都表明了一些人對(duì)檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。

四、建立企業(yè)檔案網(wǎng)絡(luò)的方法

人才資源信息是一個(gè)國(guó)家、地區(qū)、行業(yè)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的必要前提，是社會(huì)進(jìn)步的必要條件。針對(duì)我國(guó)檔案網(wǎng)絡(luò)滯后，計(jì)算機(jī)管理檔案不成熟，缺乏一支既熟悉檔案工作又精通計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)的專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍，檔案部門(mén)網(wǎng)絡(luò)意識(shí)淡漠的現(xiàn)狀，應(yīng)采取如下方法：

1.網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，從實(shí)際出發(fā)。做好企業(yè)內(nèi)部員工的培訓(xùn)工作。作為信息社會(huì)的主要工具，計(jì)算機(jī)必須普及到每一個(gè)部門(mén)，更廣泛具體地使用于人事信息管理與利用工作，取代大量重復(fù)性的手工操作?，F(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)需要大量投資，需要專(zhuān)業(yè)的計(jì)算機(jī)人才來(lái)建設(shè)和做好網(wǎng)絡(luò)的日常維護(hù)工作。網(wǎng)絡(luò)建設(shè)要從實(shí)際出發(fā)，因地制宜，循序漸進(jìn)，做到逐步擴(kuò)大，逐步完善。

2.搞好建設(shè)，抓基礎(chǔ)工作。檔案整理、檔號(hào)編制的規(guī)范化、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，都是建網(wǎng)的條件。準(zhǔn)備工作做得充分、細(xì)致、精湛，信息網(wǎng)的建設(shè)才能搞好。

3.必須實(shí)現(xiàn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化。在標(biāo)準(zhǔn)化方面要有各種嚴(yán)格的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，要求做到各種數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)一致或兼容，同時(shí)要求檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)化、著錄的標(biāo)準(zhǔn)化、分類(lèi)的標(biāo)準(zhǔn)化和檔號(hào)編制的規(guī)范化。

4.搞好數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)據(jù)在檔案業(yè)務(wù)建設(shè)中是一項(xiàng)最費(fèi)時(shí)、費(fèi)工的工作。數(shù)據(jù)庫(kù)的建立從一開(kāi)始就要標(biāo)準(zhǔn)化。目前必須依照檔案著錄表、檔案分類(lèi)法、檔案標(biāo)引等標(biāo)準(zhǔn)來(lái)做。

5.加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)?，F(xiàn)代人力資源信息網(wǎng)的建設(shè)需要有高素質(zhì)、懂技術(shù)的人才來(lái)做，除檔案學(xué)、計(jì)算機(jī)知識(shí)外，最起碼應(yīng)該懂得一些信息科學(xué)知識(shí)和信息經(jīng)濟(jì)學(xué)知識(shí).不然的話，就會(huì)因?yàn)閺臉I(yè)人員的素質(zhì)不高而影響檔案資源的有效利用。

總之，為了適應(yīng)國(guó)家信息化建設(shè)和檔案工作可持續(xù)發(fā)展要求，各企業(yè)應(yīng)以網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源開(kāi)發(fā)為中心，以提高檔案利用率為目的，把檔案信息建設(shè)納入到公司信息化建設(shè)的總格局，把網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于檔案信息管理工作中。因此，我們必須加快檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)程，逐步實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的信息化建設(shè)。

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