楊野

[摘 要]目前的社會(huì)對(duì)數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用比較廣泛，在檔案管理工作當(dāng)中也不乏其身影，而數(shù)字時(shí)代下的檔案管理方式需要做出相應(yīng)的調(diào)整和變化，數(shù)字化檔案管理雖然具有高效的特點(diǎn)，但是這是建立在合理的數(shù)字化建設(shè)以及管理上的。數(shù)字化檔案管理能夠讓檔案工作效率飛速提升，因此檔案管理部門也對(duì)其比較重視，增加了投入，積極的培養(yǎng)人才，采用了比較多的新技術(shù)和管理模式。檔案運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行日常管理以及提升數(shù)字化應(yīng)用水平和質(zhì)量已成為了大勢(shì)所趨。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；信息化；數(shù)字化

傳統(tǒng)的檔案信息管理是以紙質(zhì)檔案來作為管理的主要對(duì)象，對(duì)其進(jìn)行收集、分類和存儲(chǔ)，利用的時(shí)候進(jìn)行檢索調(diào)用，加上平時(shí)的維護(hù)，這些就是對(duì)檔案工作的全部，而檔案信息化改變了這一局面，首先是檔案的介質(zhì)發(fā)生的變化，再來就是管理模式出現(xiàn)了變化，很多的人工步驟都由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)代替，最后增加了檔案的利用，讓檔案的價(jià)值得到發(fā)揮[1]。

一、當(dāng)前我國(guó)檔案管理的主要問題分析

管理制度的發(fā)展滯后致使棄檔、死檔等現(xiàn)象已成為檔案管理中普遍的一個(gè)難題。從長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度來看，我國(guó)制度的改革以及社會(huì)的發(fā)展隨著人才流動(dòng)壁壘的減少。我國(guó)檔案實(shí)施社會(huì)化管理成為最終的必然方向。當(dāng)前我國(guó)檔案管理中的“人檔分離”[2]、“死檔棄檔、現(xiàn)象較為嚴(yán)重。甚至出現(xiàn)一些“自持檔案”的現(xiàn)象。隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案本身的嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性以及唯一性，逐漸已經(jīng)被很多人視同為“雞肋”。

（一）“人檔分離”。因?yàn)閭鹘y(tǒng)檔案管理存在較多的問題，加上目前的檔案流動(dòng)性比較大，因此檔案內(nèi)容和個(gè)人之見出現(xiàn)了一定的偏差，部分檔案，比如認(rèn)識(shí)檔案就不能夠?qū)Ξ?dāng)事人的實(shí)際情況進(jìn)行體現(xiàn)，作為人事檔案應(yīng)該要能夠?qū)Ξ?dāng)事人的各項(xiàng)基本資料體現(xiàn)。檔案一旦何其主體之見失去了聯(lián)系，就會(huì)出現(xiàn)人檔分離的情況，檔案的價(jià)值自然就沒有了，因此檔案必須要和實(shí)際相符，這是其特質(zhì)也是其要求。

（二）“棄檔死檔”。在我國(guó)各類人力資源以及社會(huì)保障單位網(wǎng)絡(luò)上，已經(jīng)長(zhǎng)期開始定期公示“長(zhǎng)期失去聯(lián)系超過5年的流動(dòng)人員的人事檔案名單”。每年我國(guó)在各類社會(huì)保障網(wǎng)及人力資源網(wǎng)站將很多這樣失去聯(lián)系超過5年且被公示又無人認(rèn)領(lǐng)的檔案最后都被入庫(kù)封存，成為“死檔”。當(dāng)前我國(guó)面臨的該類棄檔現(xiàn)象已經(jīng)成為全國(guó)各地人才檔案管理部門的普遍遭遇。2002年我國(guó)人事部全國(guó)人才流動(dòng)中心就做過一項(xiàng)不完全統(tǒng)計(jì)，當(dāng)年在全國(guó)范圍內(nèi)就至少有超過60萬的“棄檔族”[3]。自從90年代以來，我國(guó)的新用工制度就讓流動(dòng)人口的數(shù)量變得更大了，企業(yè)單位對(duì)檔案的管理也開始采取了分離模式，一些單位公職人員的檔案從單位中分離出去，因此檔案的管理工作開始產(chǎn)生了變化。加之，我國(guó)自九七年開始在全國(guó)逐步建立統(tǒng)一的城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險(xiǎn)等制度，辦理退休以及養(yǎng)老保險(xiǎn)也逐漸開始與人事檔案脫鉤。

目前社會(huì)的流動(dòng)性比較大，很多的地方都有了相應(yīng)的服務(wù)機(jī)構(gòu)以及檔案管理機(jī)構(gòu)，這樣檔案就會(huì)逐漸的和其主人失去聯(lián)系，導(dǎo)致了目前的很多檔案均是沒有用的“死檔”，而檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)于這些聯(lián)系不到本人，無法收取檔案費(fèi)用的部門也是比較嚴(yán)重的損失，檔案是不能夠隨意的丟棄的，即便是當(dāng)事人不進(jìn)行手續(xù)的辦理亦是如此，所以檔案部門只能夠?qū)⑦@些檔案進(jìn)行封存，隨著檔案的積累越來越多，這樣的棄檔也在增加。導(dǎo)致了檔案價(jià)值的喪失，其實(shí)檔案在我國(guó)來說，因?yàn)閲?guó)企和事業(yè)單位的存在，要在這些單位工作必須要有檔案。

二、我國(guó)人事檔案發(fā)展的方向和趨勢(shì)展望

（一）人事檔案管理向信息化方向發(fā)展。因?yàn)槿耸聶n案中對(duì)個(gè)人的過往記錄比較多，雖然是紙質(zhì)的，也是具備了唯一性，其管理會(huì)有問題，增加了風(fēng)險(xiǎn)性，而且遺失后的補(bǔ)辦也是比價(jià)困難的，這是目前檔案管理比較常見的問題。我國(guó)的檔案事業(yè)發(fā)展后，政府部門對(duì)于檔案信息化管理和數(shù)字化管理的關(guān)切也是比較多的，但是實(shí)際的情況卻并不樂觀，并沒有取得比較好的發(fā)展和利用。但要在全國(guó)范圍內(nèi)盡快形成統(tǒng)一的信息化、數(shù)字化人事檔案管理體系絕非易事，盡管由于我國(guó)人事檔案管理的硬件設(shè)備、檔案人員管理的問題以及人事檔案信息化軟件發(fā)展的制約不足，但我國(guó)人事檔案管理實(shí)施的信息化、數(shù)字化進(jìn)程已初現(xiàn)成效，并在全國(guó)各地逐步開展各類“社會(huì)人才人事檔案電子化服務(wù)”項(xiàng)目，這些項(xiàng)目將分類整理的紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子掃描等信息化處理，形成與實(shí)物檔案內(nèi)容相對(duì)應(yīng)和一致的“人事電子檔案”。檔案管理人員可以輕易通過進(jìn)入到“數(shù)字檔案庫(kù)”中查詢當(dāng)事人的檔案，并顯著提升了日常的辦公效率，如可以及時(shí)為當(dāng)事人或查詢單位開設(shè)證明。

（二）電子化、數(shù)字化、信息化是其主要的方向。我國(guó)的電子技術(shù)獲得了比較大的發(fā)展，而數(shù)字化、信息化的檔案管理模式也讓我們看到了新的方向，其更加的高效，應(yīng)用前景更加廣闊，加上我國(guó)的人口多，檔案信息資源也比較多，比較復(fù)雜，如果不進(jìn)行數(shù)字化管理，將會(huì)是非常龐大的工作，因此電子化在很多的地方都相繼的投入使用，在部分的單位、企業(yè)中也是使用比較多的，數(shù)字化人事檔案管理是單位對(duì)檔案?jìng)€(gè)人進(jìn)行了解的一個(gè)窗口，實(shí)際的應(yīng)用價(jià)值比較大。

三、總結(jié)

信息化和網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用讓人事檔案管理成為了必然的結(jié)果，而如何的利用網(wǎng)絡(luò)來對(duì)檔案服務(wù)進(jìn)行改變，提供更多個(gè)性化的服務(wù)，將是檔案發(fā)展的另一個(gè)階段，檔案一直都是非常重要的信息資源，在以前我們因?yàn)榧夹g(shù)不夠，無法對(duì)其進(jìn)行良好的利用，而今，技術(shù)已經(jīng)不再是問題，因此利用和服務(wù)將會(huì)是我們發(fā)展的主要方向。

參考文獻(xiàn)：

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