張鐘貴

學(xué)路職涯漫漫。人生奔波于路途，總要保留一些重要旅程的足跡。人事檔案，這種由相關(guān)組織以文本形式記錄、儲(chǔ)存的個(gè)人信息，若即若離于我們身旁。遠(yuǎn)遠(yuǎn)近近，我們對(duì)它的價(jià)值究竟知多少？

人事檔案的權(quán)威性價(jià)值遞減

溯源人事檔案，可以“穿越”回兩千多年前的周代。當(dāng)時(shí)朝廷的冊(cè)書、存書等譜牒，就是專門記載官吏個(gè)人經(jīng)歷、德才、政績的人事檔案雛形。到了漢代，司馬遷利用了大批人事檔案撰寫出《史記》，漢高祖劉邦求賢若渴，號(hào)召賢士來為國出力。對(duì)備選人才要“署行、義、年”，即對(duì)選拔對(duì)象要看“行”（品行）、觀“義”（儀表、姿態(tài)）、查“年”（年齡、經(jīng)歷），其中品行是最重要的標(biāo)準(zhǔn)。登記行、義、年的材料，就是最早的人事檔案。我國在用人制度上，重視對(duì)待選人的家庭出身、社會(huì)關(guān)系、政治歷史等方面的審查，其淵源蓋出于此。

人事檔案來源于人事管理活動(dòng)，由此形成人事管理制度。新中國成立后，幾乎每一個(gè)職業(yè)人的成長都有檔案相伴，更準(zhǔn)確地表述或可說是與組織化的鑒定相伴。檔案的查詢、轉(zhuǎn)移系統(tǒng)都是通過組織來運(yùn)作，大部分人甚至一輩子也沒見過這位相伴左右的老伙計(jì)。有媒體將人事檔案要素編成一個(gè)順口溜：規(guī)制的政治辭令，難見的神秘伴侶，免費(fèi)的官方流動(dòng)，紙質(zhì)的打孔裝訂，固化的過往足印。上世紀(jì)六七十年代的人，提起“文化大革命”，不少人仍噤若寒蟬。那年月整人就是靠制造“黑檔案”“毀”人不倦的。到了計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代，單位對(duì)個(gè)人的管理是全方位的，無論政府機(jī)關(guān)，企事業(yè)單位，都可以對(duì)社會(huì)成員的職業(yè)行為進(jìn)行全程的監(jiān)督和管理。個(gè)人的升遷獎(jiǎng)懲、工作調(diào)轉(zhuǎn)均載入檔案，當(dāng)時(shí)人們對(duì)檔案的重視程度不亞于西方國家公民持有的個(gè)人信用編號(hào)。但是，隨著市場化進(jìn)程的發(fā)展，出現(xiàn)了各種經(jīng)濟(jì)形態(tài)，企業(yè)自主用人，人才自由流動(dòng)，尤其是社會(huì)福利制度的建立，人才不再是單位所有而是社會(huì)所有。這對(duì)人事管理部門也提出新課題，暴露出人事檔案的跟蹤、更新功能滯后，人事檔案對(duì)個(gè)人的約束力也有所降低。學(xué)者初靜鈞認(rèn)為，市場經(jīng)濟(jì)化后，人事檔案托管服務(wù)也應(yīng)同步于社會(huì)化和市場化。但遺憾的是，人事檔案制度的市場化改革整整滯后了三十多年。

2010年，南方航空公司出臺(tái)的檔案管理辦法明確規(guī)定，人事檔案管理人員及其在本單位的直系親屬檔案，由所在單位組織指定有關(guān)部門專人管理。任何個(gè)人不得借閱本人及其親屬的檔案。公司還規(guī)定：歸檔的人事材料按規(guī)定應(yīng)由組織審查蓋章的，須有組織蓋章；凡須經(jīng)本人見面或簽字的，必須經(jīng)過見面或簽字（如審查結(jié)論、報(bào)告及處分決定意見、組織鑒定

等），特殊情況未簽字的，可由組織注明。另外，對(duì)送交的檔案材料，一般干部、員工送交一份；所屬公司管理干部送交兩份，以備副本使用。這樣做，從制度上保證了檔案的真實(shí)性和嚴(yán)肅性。

《檔案工作基本術(shù)語》這樣定義檔案：“國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)生活中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄。”個(gè)人檔案是一個(gè)人生命軌跡的縮寫，是用人單位和社會(huì)了解一個(gè)人情況的重要資料。它的存在應(yīng)該具有正當(dāng)性、有用性和善意性的價(jià)值維度，其“三性”都統(tǒng)一在人事信息資源管理上，而管理也包括開發(fā)。如果這種人事信息資源管理落后于時(shí)代太遠(yuǎn)，那么就會(huì)弱化人事檔案自身的價(jià)值，它的實(shí)用性和權(quán)威性便會(huì)隨之遞減。

激活檔案信息，讓服務(wù)從“尾部”動(dòng)起來

●發(fā)達(dá)國家成熟經(jīng)驗(yàn)的啟示

有人認(rèn)為，人事檔案是中國獨(dú)有，其實(shí)不然，世界各國的歷史沿革至今，都少不了檔案的資政作用。他山之石，可以攻玉。歐美等國家的人事檔案管理特點(diǎn)對(duì)我國是有借鑒意義的。“為納稅人服務(wù)，讓納稅人滿意”的工作原則，在許多發(fā)達(dá)國家人事檔案管理中得到體現(xiàn)。美國人事檔案內(nèi)容包括個(gè)人履歷、工資福利、工作表現(xiàn)、考核晉升、錄用退休、誠信狀況，以及社保情況和受到的懲戒。他們?nèi)耸聶n案的材料倡導(dǎo)少而精，而且處于動(dòng)態(tài)更新完善過程。美國公民無論移居全國何地，都有一個(gè)終身使用的社會(huì)保障號(hào)碼。美國人事檔案管理把公民信用建設(shè)當(dāng)作主要內(nèi)容，與市場齒輪咬合很緊。美國檔案工作者認(rèn)為，檔案是國家財(cái)富的一部分，屬于全體人民，廣大納稅人可以平等利用。他們的宗旨是，“公眾需要什么，我們就做什么”。而我們的觀念還停留在“我能提供什么，用戶就接受什么”。再如法國，公務(wù)員和各企業(yè)單位的人事檔案基本上都由人員所在單位自行保管，便于完善職業(yè)資質(zhì)記錄。當(dāng)人員離職或退休后，其檔案移交到國家人事檔案館集中保管。

在這一點(diǎn)上，目前我國一些大型央企做的比較接近。南方航空公司的檔案管理辦法就規(guī)定，全公司人事檔案管理要實(shí)現(xiàn)“規(guī)范化、流程化、信息化”，確?！叭齻€(gè)及時(shí)”，“兩個(gè)一致”：檔案材料歸檔及時(shí)，檔案信息錄入及時(shí)，檔案文本整理及時(shí)；檔案材料與檔案信息一致，公司在冊(cè)正式員工名單與庫房實(shí)際存放檔案一致。檔案材料除包括員工從小學(xué)入學(xué)后所有受教育情況，對(duì)人員入職本單位前后的各種狀況檔案也非常詳盡。一份人事檔案包括各種錄用、聘用表格材料；調(diào)配、轉(zhuǎn)業(yè)安置、任免、考察、考核、審計(jì)、工資待遇、政審、個(gè)人政績、專業(yè)技術(shù)、入黨入團(tuán)、獎(jiǎng)勵(lì)處罰、個(gè)人著作等，不斷進(jìn)行動(dòng)態(tài)完善，以達(dá)成對(duì)一個(gè)人的職業(yè)履歷有比較完整的體現(xiàn)。如果員工離職，他的檔案也會(huì)隨之按程序轉(zhuǎn)出，并為后續(xù)供職企業(yè)提供全面的員工職業(yè)信息。

發(fā)達(dá)國家的成熟經(jīng)驗(yàn)更多表現(xiàn)在激發(fā)公眾對(duì)檔案的重視和關(guān)注方面，比如向社會(huì)散發(fā)檔案檢索工具、館藏介紹、舉辦檔案展覽等宣傳普及活動(dòng)。因此，我國人事檔案管理制度的改革，應(yīng)把“以人為本”作為基本理念，賦予公民必要的知情權(quán)，人事檔案可以向相關(guān)人員進(jìn)行開放。美國第二國家檔案館有專門的檔案工作人員為查檔案的人提供一對(duì)一服務(wù)，而不是態(tài)度冷漠地用“保密需要”、“查無此檔”等敷衍塞責(zé)。市場經(jīng)濟(jì)下人事檔案管理的主要目標(biāo)，是為了保護(hù)公民應(yīng)有的就業(yè)、晉升、上學(xué)、享受保障、退休福利等方面的權(quán)利，而不僅僅是一種就業(yè)或人口流動(dòng)的控制手段。在當(dāng)今人才流動(dòng)頻繁和資源需要優(yōu)化配置的時(shí)代，人事檔案管理就是要為優(yōu)化配置提供有力保障。

●提高“長尾資源”的利用率

市場經(jīng)濟(jì)已走過三十多年歷程，很難想象，人事檔案部門不但拒絕部分完全由社會(huì)和市場供養(yǎng)的人員的檔案提供便捷化管理，反而把這項(xiàng)服務(wù)緊緊抓在手上。從2003年起，人事檔案管理費(fèi)作為一項(xiàng)事業(yè)性收費(fèi)赫然進(jìn)入公共服務(wù)領(lǐng)域。這本是市場屬性的交易，卻被利益部門定格為壟斷性收費(fèi)。專家指出，取消檔案保管費(fèi)“宜早不宜遲”，這一領(lǐng)域的改革應(yīng)由此“破冰”。

管理學(xué)上有一個(gè)概念，叫“長尾理論”，它是網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的產(chǎn)物。我們可以將那些數(shù)量不多的重要的人或事比作長尾曲線的“頭部”，將那些不太重要但數(shù)量眾多的人或事比作長尾曲線的“尾部”。 認(rèn)知檔案信息的潛在需求來自尾部，尾部人群龐大，對(duì)檔案利用潛力無窮。隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代人事檔案的數(shù)字化進(jìn)程，信息傳播的速度和廣度已大大提高，這使得人們關(guān)注檔案的成本大大降低。在人力資源市場化

的今天，所有的人事管理活動(dòng)應(yīng)服從并服務(wù)于人的走向。長尾曲線尾部所能產(chǎn)生的效益將大大超過頭部的效益。

作為政府機(jī)構(gòu)，減政放權(quán)、取消管理費(fèi)在形式上做的是減法，但減法的實(shí)質(zhì)是做加法。把政府管理的人事檔案資源轉(zhuǎn)到服務(wù)開發(fā)上，提升服務(wù)的質(zhì)和量。若無暇主動(dòng)為處于尾部的普通就業(yè)者提供檔案信息需求，就是無視終端，空談服務(wù)。提高“長尾資源”對(duì)檔案的利用率，應(yīng)是人事檔案制度改革的著眼點(diǎn)。

與時(shí)俱進(jìn)的對(duì)策

●對(duì)無檔者予以關(guān)注。

2013年我國農(nóng)民工總量達(dá)到2.69億人，可就人事檔案管理來說，他們屬于被遺忘的角落。農(nóng)村勞動(dòng)力已大批轉(zhuǎn)移為產(chǎn)業(yè)工人，有的成了新市民，有的通過在職求學(xué)、培訓(xùn)獲得了職稱，可他們中的技能人才卻依然無檔可尋。為職場不可或缺的藍(lán)領(lǐng)建檔是一個(gè)新課題，有了檔案，用工單位就可以全面考察、了解他們的自然狀況、工作經(jīng)歷和獎(jiǎng)懲情況，形成個(gè)人職業(yè)信用檔案，而在這一過程中，社會(huì)組織、行業(yè)協(xié)會(huì)或可派上用場。

●樹立人才流動(dòng)環(huán)境下的“大檔案”理念。

據(jù)調(diào)查，約半數(shù)受訪者認(rèn)為，“找工作看重的是能力，并不看重檔案”。而這增加了用人單位對(duì)人才信用的擔(dān)憂。這樣，檔案管理部門服務(wù)于基層企業(yè)就有了一個(gè)新維度：建立信用評(píng)級(jí)（評(píng)價(jià)）管理平臺(tái)。如缺乏真實(shí)詳細(xì)的檔案信息，這個(gè)管理平臺(tái)就是無本之木。相比而言，南方航空公司在對(duì)本單位招收員工檔案進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范外，還規(guī)定調(diào)入員工檔案的必備材料包括履歷材料、鑒定材料、學(xué)歷學(xué)位材料、招工（錄用）審批表、工資材料、轉(zhuǎn)正定級(jí)表、解除勞動(dòng)合同證明或辭退證明、行政介紹信等，對(duì)信息不全的要退回原單位補(bǔ)齊，否則不予接收。這將有利于信用評(píng)級(jí)管理平臺(tái)的建立，有利于人才信用動(dòng)態(tài)管理與整體評(píng)價(jià)，促進(jìn)人才合理、科學(xué)流動(dòng)。

●推行人事檔案管理的信息化建設(shè)。

大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)信息共享既是個(gè)體需求，也是社會(huì)需求，人事檔案管理也不應(yīng)游離于外。人事檔案不應(yīng)只沉睡在庫房里，而應(yīng)在既定的程序、既定的領(lǐng)域中盤活，發(fā)揮它應(yīng)有的作用。2004年起，南方航空公司在全公司推行局域網(wǎng)管理后，隨即開始在全公司六萬余名員工中推行人力資源管理系統(tǒng)（簡稱“HR系統(tǒng)”），對(duì)全部紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行全面、系統(tǒng)的錄入和審核，此后檔案的動(dòng)態(tài)管理也是紙質(zhì)與電子檔案同步完成。這項(xiàng)工作一開始是一個(gè)相當(dāng)浩繁的工程，也曾引得一些人反感，一旦信息的完整性得以實(shí)現(xiàn)，其龐大的數(shù)據(jù)支持功能便在系統(tǒng)的不斷升級(jí)中逐步顯現(xiàn)出來，使得管理者和員工雙方都滿意。

●讓系統(tǒng)服務(wù)于管理效能。

南航從頂層設(shè)計(jì)開始，經(jīng)過十年的升級(jí)完善，今天這個(gè)系統(tǒng)使公司實(shí)現(xiàn)了企業(yè)從機(jī)構(gòu)編制、人員調(diào)配到薪酬統(tǒng)核、績效分配、勞動(dòng)生產(chǎn)率統(tǒng)計(jì)等的科學(xué)化管理。員工自己也可以通過系統(tǒng)完成對(duì)個(gè)人信息完整性和準(zhǔn)確性的監(jiān)督，查詢各類動(dòng)態(tài)業(yè)務(wù)中的信息，如公司相關(guān)政策、公告，個(gè)人待遇的實(shí)時(shí)變動(dòng)情況等。憑借該系統(tǒng)完成個(gè)人信息變動(dòng)的申請(qǐng)，一些培訓(xùn)、出差等工作可在通過系統(tǒng)完成流程的同時(shí)即完成了檔案信息的生成，節(jié)約了時(shí)間和勞動(dòng)成本。從某種角度上說，南航內(nèi)部已經(jīng)基本進(jìn)入了“大數(shù)據(jù)時(shí)代”。HR系統(tǒng)提高了生產(chǎn)效能和管理質(zhì)量，促進(jìn)了企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，有助于提升企業(yè)綜合競爭力和員工對(duì)企業(yè)的忠誠依賴度。希望更多的企業(yè)引進(jìn)推行HR系統(tǒng)，進(jìn)而嘗到信息化管理的甜頭。要看到，人事檔案管理信息化的趨勢不可逆轉(zhuǎn)。