陳立波

檔案信息涉及國家安全和利益、社會秩序、個人隱私等內(nèi)容，其區(qū)別于各類公開性資料的一個重要特點就是秘密性強，因此利用檔案有一定的控制性。特別是大多數(shù)涉及秘密事項，具有秘密等級的重要檔案，更需要保密。檔案管理工作應(yīng)該注重安全保密，但保的目的之一是為了用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。當(dāng)然，利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，無限制的利用會給黨和國家的安全和利益造成危害。對檔案工作來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。檔案管理人員應(yīng)在嚴(yán)格做好保密工作的同時，切實完善工作職能，使檔案得到充分合理的利用。然而在如今的信息現(xiàn)代化時代，如何既能充分發(fā)揮各類檔案的效能，又確保不發(fā)生泄密問題，是值得我們認(rèn)真思考的一個問題。筆者認(rèn)為應(yīng)從以下事情做起：

一、正確處理檔案保密與利用的關(guān)系

保守國家秘密是每個公民應(yīng)盡的義務(wù)，更是檔案管理工作人員的神圣職責(zé)。在日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在重保輕用、利用不足的現(xiàn)象，由此產(chǎn)生一些弊端：大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費，而檔案管理人員的管理價值也難以很好地體現(xiàn)出來。鑒于這種情況，檔案部門改變傳統(tǒng)觀念，在嚴(yán)格做好保密工作的同時，充分利用檔案為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)勢在必行。

二、做好檔案密級的調(diào)整工作

首先，要貫徹落實《保密法》和國家檔案局聯(lián)合制發(fā)的《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》的精神，在廣泛宣傳、提高認(rèn)識、大力協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上，重點解決好兩個問題：一要嚴(yán)格執(zhí)行解密劃控的時間標(biāo)準(zhǔn)、有關(guān)涉密內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)及保密規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，做到有法必依，執(zhí)法必嚴(yán)，違法必糾。二要主動接受保密部門對調(diào)密工作的監(jiān)督指導(dǎo)，齊心協(xié)力搞好檔案涉密文件的清查鑒定。嚴(yán)格劃清密與非密的界限，確定哪些檔案能開放利用，哪些限制在一定范圍內(nèi)利用，哪些還不能提供利用，為今后進一步搞好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和涉密檔案建設(shè)奠定基礎(chǔ)。其次，要建立起法制的新秩序。對涉密檔案的變化調(diào)整，不僅要立足于當(dāng)前的實際工作，還要著眼于長遠(yuǎn)。為了適應(yīng)涉密檔案調(diào)密工作制度化、正規(guī)化的需要，應(yīng)建立以下三個制度：（1）建立劃定密期制度，以便屆滿自行解密；（2）建立調(diào)密通知單制度，對保密期間提前解密或發(fā)生升降變化的密級文件，要下發(fā)通知單告知檔案館，以便銜接工作，及時掌握，適時變動；（3）建立涉密檔案接收標(biāo)準(zhǔn)制度，加強涉密檔案的規(guī)范化建設(shè)。

三、做好檔案開放前的保密工作

一成不變地看待檔案的秘密性，無視其秘密的時效和范圍是不對的；但如果缺乏保密觀念，對涉密檔案無限地擴大開放利用范圍，也是錯誤的。因此，在開放檔案之前，應(yīng)當(dāng)做好相應(yīng)的保密工作。

（一）做好檔案的審查工作

審查工作是檔案開放前的一項重要工作，也是開放檔案工作的一個重要環(huán)節(jié)，其主要任務(wù)是科學(xué)準(zhǔn)確地區(qū)分、判定檔案的開放與控制使用范圍。這項工作可以分三步進行：一是初審，由檔案館工作人員根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，對開放期限內(nèi)的檔案逐件進行審查，初步判定開放與控制使用的范圍。二是中審，由具有較高政策水平和業(yè)務(wù)能力的同志，重點審查初審中未能判定是開放還是控制使用的部分檔案，以確定其取舍。三是終審，由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)初審和中審的情況，權(quán)衡利弊，進行綜合分析、審查，最終決定檔案的開放與否。

（二）做好檔案的解密工作

確定檔案的密級，就是為了讓檔案工作人員根據(jù)不同的密級采取不同的管理措施，最大限度地利用檔案。對于保密期限屆滿的檔案，應(yīng)該及時進行解密審查，確保在向社會各界開放檔案前，由原定密機關(guān)、單位或其上級機關(guān)依法對該檔案進行解密，未被解密的檔案應(yīng)繼續(xù)列入控制使用范圍。但在平時工作中，很多單位忽視了密級檔案的解密問題，影響了檔案的開放利用。

四、做好檔案利用中的監(jiān)督工作

監(jiān)督是做好檔案利用過程中保密工作的一項重要措施，它能有效發(fā)現(xiàn)并制止、糾正檔案利用過程中的各種不恰當(dāng)行為，做到既能充分利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。具體說來，檔案利用中的監(jiān)督應(yīng)注重三方面的工作：

（一）制度建設(shè)

檔案利用工作的規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實際情況，應(yīng)對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使檔案利用工作有章杯杯可循，確保在檔案利用過程中不泄密及文件的完好無損。檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密、簡明，便于執(zhí)行，并在實踐中認(rèn)真加以總結(jié)，不斷充實和完善。

（二）隊伍建設(shè)

檔案管理人員對檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任，必須具備較高的素質(zhì)。一是要有高度的政治責(zé)任心和服務(wù)意識，熱愛檔案和檔案事業(yè)；二是具備專業(yè)知識，熟悉所保管的檔案內(nèi)容，熟悉有關(guān)檔案的法規(guī)；三是要有較高的文化素質(zhì)，能及時總結(jié)和分析工作中存在的問題，掌握工作的規(guī)律。

（三）監(jiān)督措施

在利用中，要根據(jù)不同的利用對象的不同目的，掌握其心理和思想動機，加強重點監(jiān)護。有條件的檔案館還可以安裝攝像監(jiān)視器。對某些為獲取憑證而來館查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案；對一些平時養(yǎng)成看書劃線或翻書沾口水之類習(xí)慣的利用者，要及時提醒。做好利用監(jiān)督，還要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規(guī)定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動機；二是眼勤，勤觀察動態(tài)，置每個利用者于視覺之中；三是腦勤，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實。要在利用者離去之前，仔細(xì)檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發(fā)現(xiàn)問題及時查處，并在利用登記簿上備注說明。對于損毀檔案較為嚴(yán)重的違法行為，應(yīng)及時報告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便及時查處，挽回?fù)p失。