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        事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革新思路研究

        2014-11-24 02:43:04黨立萍
        黑龍江史志 2014年7期
        關(guān)鍵詞:檔案事業(yè)單位管理

        黨立萍

        [摘 要]檔案管理是事業(yè)單位工作管理的一項基礎(chǔ)工作。它記載了一個單位發(fā)展、成長的歷程,為事業(yè)單位的工作的順利進展提供考查的依據(jù)和參考資料。事業(yè)單位的檔案管理是事業(yè)單位開展管理的基礎(chǔ),在信息量日益膨脹的今天,做好檔案管理工作對于單位管理的作用尤為重要。

        [關(guān)鍵詞]檔案;管理;事業(yè)單位

        檔案管理與事業(yè)單位的高效、有序和協(xié)調(diào)發(fā)展息息相關(guān)。就目前事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀來說,檔案管理工作在規(guī)范化、質(zhì)量化和科學(xué)化方面存在很大的問題,因此需要進一步規(guī)范事業(yè)單位的檔案管理工作。

        一、事業(yè)單位檔案管理存在的問題

        (一)對檔案工作的重視程度不足。雖然先進的檔案管理工作對于事業(yè)單位的工作效率和迅速發(fā)展有著顯而易見的重大作用。但是,一直以來,事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案的重視程度不高,工作人員對檔案的重要性認(rèn)識也不夠。事業(yè)單位檔案管理的工作性質(zhì),注定了這不是一個受人關(guān)注的工作,它無法直接為事業(yè)單位創(chuàng)造明顯的利益。對檔案管理管理工作的重要性認(rèn)識不足,對檔案管理的重視程度不夠,檔案管理工作的確比較枯燥乏味,檔案管理意識不強,監(jiān)督力度不大,沒有真正按照檔案管理的規(guī)定做好本單位的檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等工作,也沒有對檔案管理所必需的人、財、物加以保障。因此,事業(yè)單位的檔案管理工作受到了一定的限止。

        (二)缺乏科學(xué)的檔案管理手段。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,計算機信息的傳播也日益擴大,所設(shè)計的檔案管理系統(tǒng)也得到了普遍采用。由于很多單位嘗試到了電子信息化的甜頭,從而大力地推進電子信息化手段的應(yīng)用,然而電子檔案管理工作并沒有得到同步發(fā)展,有的事業(yè)單位甚至沒有開展。有的事業(yè)單位沒有配備電子檔案管理的專門人員,有的沒有配備專門的計算機,有的沒有配備電子檔案管理的必要硬件、軟件。有些檔案管理人員由于不懂得如何運用,導(dǎo)致檔案管理的科學(xué)化程度不夠高,一些先進的系統(tǒng)還不能加以實施,雖然已經(jīng)推廣,但并未在檔案管理中得到廣泛運用。

        (三)檔案管理人員缺乏管理素質(zhì)。檔案管理本身就是一項系統(tǒng)、專業(yè)的管理工作,其對管理人員的素質(zhì)要求較高。事業(yè)單位的檔案管理工作人員,要么待遇不高,要么身兼數(shù)職,致使檔案管理部門的人手不足,而補充進來的人員多數(shù)未經(jīng)過系統(tǒng)、專業(yè)的培訓(xùn),僅憑一己的日常經(jīng)驗或口口相傳的工作方式就從容上崗。然而檔案管理的工作缺乏專業(yè)的知識,就會顯得繁瑣,錯亂,冗余。同時,缺乏檔案管理工作的實踐經(jīng)驗,對檔案管理的歸檔范圍和要求不清楚,不懂得檔案管理的基本操作規(guī)程,造成歸檔文件整理、分類與保管期限劃分等具體業(yè)務(wù)不規(guī)范,有的甚至檔案沒有及時歸檔、立卷,即使整理出來的檔案也不夠規(guī)范,嚴(yán)重制約了事業(yè)單位的工作效率。

        二、實現(xiàn)檔案管理的新思路促進檔案工作健康發(fā)展

        (一)加強對檔案管理重要性認(rèn)識。檔案工作是各項事業(yè)發(fā)展的一個重要基礎(chǔ),這個基礎(chǔ)不牢固,將來我們要負(fù)歷史責(zé)任的。檔案管理作為單位工作質(zhì)量的一種再現(xiàn),其管理水平的好壞直接關(guān)系到單位的工作效率能否提高的先決條件,檔案是單位各項工作和員工各種活動的直接記錄,通過檔案可以對單位領(lǐng)導(dǎo)和員工、對單位的各個工作流程進行有效的監(jiān)督和追溯。因此,要充分認(rèn)識檔案工作對促進事業(yè)單位發(fā)展的重要作用,切實增強做好檔案工作的使命感和責(zé)任感,必須立足于管理的現(xiàn)狀,吸取和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果,不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢,逐步完善檔案管理工作,使檔案管理工作走上科學(xué)化、規(guī)范化的道路,進一步明確抓好檔案工作是事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)義不容辭的責(zé)任和義務(wù)。

        (二)完善檔案管理手段。首先,完善事業(yè)單位檔案管理的規(guī)章制度以及加大執(zhí)行力度。事業(yè)單位在檔案管理過程中,必須形成一套適合自身發(fā)展的檔案管理制度,并堅決按照規(guī)章制度辦事,不能任由檔案管理的員工肆意妄為。其次,提高檔案管理服務(wù)水平。服務(wù)的好壞是衡量檔案工作者職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)的重要尺度,發(fā)揮好檔案信息資源的作用,使其充分地為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù),是我們檔案工作者義不容辭的責(zé)任。檔案管理人員要樹立“以人為本”和“工作就是服務(wù)”的觀念,以“增強服務(wù)意識”和“主動熱情服務(wù)”作為工作的出發(fā)點,要明確查找目的,端正服務(wù)態(tài)度,樹立創(chuàng)新意識,提高服務(wù)質(zhì)量。第三,提升檔案現(xiàn)代化管理進程。做好檔案管理工作,就必須把檔案信息化列入工作日程。在檔案部門配置信息化的基本設(shè)備的同時,檔案人員的計算機管理知識也應(yīng)隨之進行培訓(xùn)。將先進的技術(shù)如光盤、縮微、聲像等靈活應(yīng)用到檔案管理中。

        (三)提高檔案管理人員素質(zhì)。檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量。因此,我們要讓事業(yè)單位的檔案管理員工意識到自己的工作重于泰山,是事業(yè)單位一切管理的基礎(chǔ)。檔案管理人員應(yīng)該提高認(rèn)識水平,強化繼續(xù)教育,加強制度建設(shè),建立相關(guān)運行機制。堅持“學(xué)用結(jié)合、按需施教、重視實效”的方針,切實遵守學(xué)以致用的原則。另外,作為檔案工作人員,要注重自身專業(yè)水平的提高,通過自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式,熟悉檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求,努力掌握科學(xué)管理的原則和方法,提高工作效率,提高檔案質(zhì)量。積極探索新的管理模式,使檔案工作更科學(xué)、更實用,為不斷進步發(fā)展的社會提供有利的資源。

        三、結(jié)束語

        總之,事業(yè)單位檔案是記錄和反映事業(yè)單位發(fā)展、工作業(yè)務(wù)的重要依據(jù),在事業(yè)單位管理工作中具有重要的實用價值。因此,在新的歷史條件下,事業(yè)單位檔案管理工作必須要緊緊聯(lián)系時代發(fā)展要求,要從觀念上更新,采取有效措施積極探索檔案現(xiàn)代管理模式,促進社會主義和諧社會建設(shè)。

        參考文獻:

        [1]吳清越;農(nóng)業(yè)事業(yè)單位檔案管理存在的問題與改進對策[J];廣西農(nóng)學(xué)報;2013年01期

        [2]趙艷萍;伍明慧;做好新形勢下社會保險檔案管理工作的思考[J];哈爾濱職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報;2012年03期

        [3]楊虹;論事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式的利用[J];科技創(chuàng)新導(dǎo)報;2011年04期

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