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        加強職業(yè)教育檔案管理工作的創(chuàng)新

        2014-11-24 02:37:48尹英范
        黑龍江史志 2014年7期
        關鍵詞:職業(yè)教育檔案管理意義

        尹英范

        [摘 要]目前我國職業(yè)教育得以快速發(fā)展起來,而職業(yè)教育中,各學校教育質(zhì)量和管理水平的高低的重要衡量指標即是職業(yè)教育檔案管理工作,職業(yè)教育檔案管理的內(nèi)容較多,不僅包括教學資料和相關的科研成果,而且教學、學生、獎項及工作類、聲像類和儀器設備類等資料,所以需要加強職業(yè)教育檔案管理工作,從而對學生的成長及學校的健康發(fā)展都將起到積極的作用。本文對職業(yè)教育檔案管理的重要意義進行了分析,并進一步對職業(yè)教育檔案管理工作創(chuàng)新的具體措施進行了闡述。

        [關鍵詞]職業(yè)教育;檔案管理;意義;創(chuàng)新

        一、職業(yè)教育檔案管理的重要意義

        職業(yè)教育學校,由于其檔案資料較多,所以需要進行收集、整理和歸樓的資料相對來講較多,檔案在學校具有特殊的地位,所以檔案管理工作是可以說是職教學校非常重要的一項職能,加強檔案管理工作不僅有利于促進學生的健康發(fā)展,而且可能加快檔案管理的水平的提升,提高檔案管理的效率。目前職業(yè)教育學校的檔案大致有四大類:首先是基礎教學資料;其次是與教學相關的科研成果;再次是教學和學生的基礎檔案和獲獎榮譽;最后是與學校和教學相關的各類資料,這類中種類最為繁瑣。從以上分類可以看出,職業(yè)教育學校需要管理的檔案非常多,如果不對其進行科學、有效的管理,則會使檔案都處于混亂的狀態(tài)下,不利于教學和學校的發(fā)展,所以需要建立健全完善的檔案管理體系,提高檔案管理的效率,實現(xiàn)對檔案的高效管理。職業(yè)教育學校的檔案管理體系的建立,需要與實踐進行密切的結合,要從實用性出發(fā),從而提高檔案管理工作的整體質(zhì)量,推動學校管理工作水平的提升。

        二、職業(yè)教育檔案管理創(chuàng)新的具體措施

        (一)對職業(yè)教育檔案管理思路進行創(chuàng)新

        長期以來由于對檔案管理工作在認識上都存在著一定的不足,覺得只是簡單的保管工作,這就導致沒有認識到檔案的使用屬性,從而使人們?nèi)狈n案的利用,沒有使檔案的使用屬性充分的發(fā)揮出來,這將是一個極大的損失。職業(yè)教育學校管理工作中,其中最基礎的一項工作即是檔案的管理,同時也是一項專業(yè)性較強的工作,由于職業(yè)教育檔案數(shù)量較多,可以稱之謂一個比較全面的數(shù)據(jù)庫,所以需要及時改變職業(yè)教育檔案管理工作的思路,實現(xiàn)思路上的創(chuàng)新,從而加強對職業(yè)教育檔案服務屬性的認識,發(fā)掘其服務教育的功能,從而有效的推動職業(yè)教育的發(fā)展。

        (二)對職業(yè)教育檔案管理模式進行創(chuàng)新

        由于職業(yè)教育檔案具有較強的服務屬性,所以需要及時對檔案管理模式進行創(chuàng)新,從而更好的使其服務作用體現(xiàn)出來。這就需要在實際工作中要建立健全檔案的使用和服務制度,簡化檔案管理的流程,利用先進的管理手段和方法,正確的對職業(yè)教育檔案的服務屬性進行定位,使檔案的服務功能得以充分的發(fā)揮出來。因為要現(xiàn)行的職業(yè)教育檔案管理工作中,由于制度和服務屬性定位的不準確,從而使檔案在使用過程中受到諸多因素的影響,使其服務屬性沒有有效的發(fā)揮出來。所以需要對現(xiàn)有的職業(yè)教育檔案管理模式進行創(chuàng)新,有效的提升其服務屬性在管理工作中重要性。這就需要對現(xiàn)有的職業(yè)教育檔案的資料進行重新分類,使其更為系統(tǒng)和規(guī)范,利用專業(yè)屬性來對其進行編碼,這樣更便于查找和使用。同時還要加強信息管理,充分的利用計算機、網(wǎng)絡和信息技術,實現(xiàn)職業(yè)教育檔案管理的電子化,有效的提高查詢的便利性。另外還要對現(xiàn)在的職業(yè)教育檔案管理制度和相關規(guī)定進行進一步優(yōu)化,使其更好的滿足其服務屬性的需求。

        (三)加大對職業(yè)教育檔案管理人員的專業(yè)技能培訓

        職業(yè)教育檔案管理的制度再優(yōu)越,管理模式再新穎,最終都足依靠檔案管理人員來執(zhí)行的,所以對于檔案管理人員的專業(yè)技能培訓必不可少。對于職業(yè)教育檔案管理來說,雖然都屬于檔案管理的范疇,但是與其他的普通檔案管理還是有所區(qū)別的,所以對職業(yè)教育檔案管理人員的專業(yè)技能會有特殊要求。在職業(yè)教育檔案的管理中,不僅需要管理人員有過硬的專業(yè)技能,還需要管理人員具有服務精神,能夠虛心耐心的為廣大用戶提供服務。因此,必須加大對職業(yè)教育檔案管理人員的專業(yè)技能培訓,使檔案管理人員的專業(yè)技能和整體素質(zhì)得以全面提高。

        此外,由于職業(yè)教育檔案管理引入了計算機技術和互聯(lián)網(wǎng)技術,這也對檔案管理人員提出了新要求,職業(yè)教育檔案管理人員必須適應新技術的發(fā)展。通過專業(yè)技能培訓,提高自己掌握新技術的能力,使自己更加適合檔案管理的崗位。學校每年按要求參加上級檔案組織的檔案管理人員的技能培訓班,使技能培訓成為常態(tài)化的工作,不斷的提高檔案管理人員的素質(zhì),促進職業(yè)教育檔案管理的整體發(fā)展。

        (四)擴充職業(yè)教育檔案管理功能

        傳統(tǒng)的檔案管理功能僅僅是對已經(jīng)存檔的資料進行存儲管理,功能單一。經(jīng)過創(chuàng)新之后的職業(yè)教育檔案管理除了存儲管理功能之外,還新增了服務功能,但是要想實現(xiàn)職業(yè)教育檔案管理的日標,還需要根據(jù)實際情況對現(xiàn)有的職業(yè)教育檔案管理功能進行擴充,增加對學校各項的信息的掌握,豐富檔案管理的資料覆蓋面,更好的發(fā)揮檔案管理的服務功能。

        (五)使學校的檔案管理工作布局更加合理

        職業(yè)學校的職業(yè)教育檔案管理工作作為一項基礎性工作,對學校的教學工作和整體建設部起著十分霞要的作用,所以要將職業(yè)學校的檔案管理工作融入到職業(yè)學校的整體建設中來,使職業(yè)學校的檔案管理工作布局更加合理。

        三、結束語

        隨著職業(yè)教育發(fā)展的速度不斷加快,其所產(chǎn)生的大量的資料更是對職業(yè)教育檔案管理工作提出了更高的要求。所以加快職業(yè)學校檔案管理工作水平的提高,有效的提高檔案管理的效率,促進職業(yè)學校的健康發(fā)展,這是具有現(xiàn)實意義的重要問題。因此,在現(xiàn)在職業(yè)教育檔案管理工作的基礎上,需要進行創(chuàng)新,從而有效的提高檔案管理的質(zhì)量,實現(xiàn)職業(yè)教育檔案管理的現(xiàn)代化、信息化水平,使其更加規(guī)范和科學,推動職業(yè)教育工作的健康、穩(wěn)定發(fā)展。

        參考文獻:

        [1]劉蓓蕾.成人教育檔案管理信息化建設存在的問題及對策研究.辦公室業(yè)務.2014-01-05.

        [2]吳桂云.職業(yè)教育系統(tǒng)如何加強檔案管理.中國-東盟博覽.2011-08-20.

        [3]徐向玲.簡論高校成人教育檔案管理.中國成人教育2011-07-31.

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