張帆

[摘 要]在信息化時代，電子文件作為一種新型信息載體，它沖擊著傳統(tǒng)的檔案觀念和理論學說，對傳統(tǒng)的檔案管理模式也產(chǎn)生了深刻的影響。如何歸檔管理電子文件與電子檔案，如何適應電子文件、電子檔案發(fā)展的需要，已成為企業(yè)各部門所面臨的一項緊迫而艱巨的任務(wù)。

[關(guān)鍵詞]電子文件；電子檔案；歸檔管理

如今隨著信息化建設(shè)步伐的飛速發(fā)展，電子文件已成為信息記錄的主要形式，作為一種新型信息載體，它沖擊著傳統(tǒng)的檔案觀念和理論學說，對傳統(tǒng)的檔案管理模式也產(chǎn)生了深刻的影響。電子文件同傳統(tǒng)紙質(zhì)載體的檔案一樣，成為重要的信息資源和寶貴財富。因此，電子文件與電子檔案如何歸檔管理，如何適應電子文件、電子檔案發(fā)展的需要，已成為企業(yè)各部門所面臨的一項緊迫而艱巨的任務(wù)。

應用現(xiàn)代化管理手段，特別是辦公自動化的應用給文件與檔案管理帶來了巨大的變化。電子文件、電子文件歸檔以及歸檔后形成電子檔案的管理，都極大地豐富了檔案工作的內(nèi)容。

一、應用辦公自動化的文書檔案管理存在著以下優(yōu)點

（一）辦公效率的提高。正因為計算機強大的信息處理能力，才使得辦公自動化運用簡單。早期受到技術(shù)水平及辦公設(shè)備的限制，文件均是手工制作的紙張文件，在使用過程中容易受損且保存時間較短，而且費時費力，有時還出現(xiàn)很多錯字、不完整、字跡不工整、用筆不規(guī)范等現(xiàn)象，影響了最終的文件使用效率。此外，很多手工制作的文件不易保存修改，降低了文件內(nèi)容信息的實用性，不利于其自身使用價值的發(fā)揮。在運用了計算機軟件處理后，節(jié)省資源、易于傳輸、方便搜索、攜帶便易、容易加密、不占空間的優(yōu)點顯現(xiàn)出來。文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計、查閱等環(huán)節(jié)變得有序而方便，在計算機管理信息系統(tǒng)中，文書處理人員、業(yè)務(wù)人員和檔案管理人員共享一個辦公信息管理系統(tǒng)，電子文件一旦形成，可以馬上儲存，隨時歸檔。

（二）存儲能量增大。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需龐大的庫房和裝具來進行存放和保管，而電子文件載體所容納的信息量是紙質(zhì)檔案所無法比擬的。在保管上，它可以大大節(jié)省檔案裝具和庫房空間，降低保管成本。

（三）檢索快捷，提高檔案利用率。利用者要借閱紙質(zhì)檔案，必須到檔案室或檔案館辦理借閱手續(xù)，借閱后如需復制檔案，還需辦理審批手續(xù)。在辦公自動化系統(tǒng)中，儲存電子文件的信息數(shù)據(jù)庫是檔案部門與辦公業(yè)務(wù)部門共享的，用戶可通過辦公室的電腦在檔案部門的網(wǎng)絡(luò)上直接查找并選擇檔案信息，還可方便地復制存儲。

二、應用辦公自動化的文書檔案管理存在著以下缺點

電子文件必須經(jīng)過相應的設(shè)備讀取才能讓人們識別；可以在不同的載體上進行轉(zhuǎn)換并可同時存在；很容易被修改而不留下痕跡；可以不受時空限制實現(xiàn)信息共享；能使用文字、影像等多種信息方式；由于電子文件載體的不穩(wěn)定性難以保證其長期地保存；電子文件保密性受限制；對檔案綜合管理人員要求高等等。

三、針對實踐中存在的問題提出以下措施

（一）建立電子文件網(wǎng)絡(luò)歸檔專用系統(tǒng)。利用計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，建立電子文件歸檔專用系統(tǒng)，將所有上網(wǎng)與未上網(wǎng)的、具有保存價值的電子文件通過專用系統(tǒng)傳遞給檔案部門。檔案部門要與辦公自動化與信息管理部門通力合作，承擔業(yè)務(wù)指導與監(jiān)督職能，選擇具有通用性文本、圖像與視頻電子文件格式，實行統(tǒng)一管理。體現(xiàn)電子文件的真實性、完整性、有效性與安全性。

（二）檔案部門必須將計算機與信息管理等業(yè)務(wù)部門移交的具有保存價值的電子文件進行脫機保存，脫機保存的載體要按照優(yōu)先順序依次排列為只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許使用軟磁盤、優(yōu)盤等移動存儲設(shè)備作為電子文件長期保存的載體。

（三）對于采取技術(shù)手段對內(nèi)容進行“加密”處理的電子文件，應當在解密后進行脫機保存。在儲存電子文件的載體或者裝具上應當注明反應其內(nèi)容的檢索標識。在存儲涉及國家秘密的電子文件載體或者裝具上，還應當具體注明相應的密級與保密期限，并嚴格按照國家保密法律法規(guī)的規(guī)定進行管理。

（四）通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，而且，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止信息損失，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮效用。

（五）對電子文件檔案的標準化、規(guī)范化管理要求更高。電子文件檔案的歸檔管理，要求文書檔案管理工作貫穿到文件產(chǎn)生、運轉(zhuǎn)、處理、歸檔的整個過程中，通過網(wǎng)絡(luò)平臺實現(xiàn)的歸檔工作，每一個操作環(huán)節(jié)都體現(xiàn)了文件管理和檔案管理的具體要求，需要以規(guī)范科學的管理為前提。這就必須要明確歸檔流程和歸檔環(huán)節(jié)，統(tǒng)一標準，對各歸檔部門的歸檔職責、工作內(nèi)容和管理權(quán)限進行明確的劃定，而這些細節(jié)都必須在系統(tǒng)設(shè)計時就充分予以考慮，并能在具體操作中體現(xiàn)出來。

（六）提高電子文件歸檔管理人員素質(zhì)。電子文件歸檔管理問題是檔案管理工作中的一個新課題，需要掌握新的知識理論與技術(shù)手段?，F(xiàn)有的檔案人員檔案信息化知識匱乏，知識結(jié)構(gòu)老化，需要通過組織業(yè)務(wù)學習與技術(shù)培訓等活動，盡快提高檔案工作人員對電子文件管理的基本知識、實踐技能的掌握與應用能力。檔案管理人員首先要掌握豐富的檔案專業(yè)知識，用豐富的檔案專業(yè)知識指導和推動電子文件歸檔工作。其次，要掌握檔案信息化、數(shù)字化知識及電子計算機應用技術(shù)，并要具有較強的寫作、閱讀、制圖能力，從而提高電子檔案的管理水平。

計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展促進了電子文件的廣泛運用，隨著辦公自動化系統(tǒng)的不斷發(fā)展，電子文件的歸檔管理工作也將越來越重要，檔案信息化建設(shè)為電子文件檔案管理開創(chuàng)了新局面，只有切實加強電子文件歸檔管理工作，并保持紙質(zhì)文件的同步歸檔，才能與時俱進，提高檔案的信息化管理水平。信息化建設(shè)是檔案事業(yè)適應時代發(fā)展的必然選擇，也是提高檔案管理與服務(wù)水平的必由之路。