蒼碩

[摘 要]市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，使得企業(yè)和國(guó)家機(jī)構(gòu)對(duì)于管理日益重視，檔案也是因此發(fā)揮了更重要的作用，檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄，有著重要的參考作用和憑證作用?，F(xiàn)代化的檔案管理不再是對(duì)于幾張紙的使用和保存了，檔案的潛在作用在逐漸發(fā)揮。

[關(guān)鍵詞]基層；檔案管理；現(xiàn)代化

檔案對(duì)于基層工作來(lái)講，同樣有著重要的作用。檔案是基層組織工作活動(dòng)的真實(shí)記錄，涉及的范圍廣，內(nèi)容豐富可靠，對(duì)于基層工作來(lái)說(shuō)，檔案自身是一個(gè)亟待挖掘的寶藏。目前我國(guó)的檔案管理現(xiàn)代化水平低，信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的強(qiáng)大優(yōu)勢(shì)并沒(méi)有在檔案管理中充分發(fā)揮出來(lái)，檔案管理的發(fā)展?jié)摿薮?，社?huì)的發(fā)展使檔案的管理逐步走向以檔案信息存儲(chǔ)和利用為重心，走向規(guī)范化和信息化。

但是傳統(tǒng)檔案管理的問(wèn)題依然存在于目前的基層工作中。

一、基層單位檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題

1、基層檔案意識(shí)淡薄

檔案意識(shí)是管理人員對(duì)于檔案及其工作等這些客觀情況的一種認(rèn)知程度，某些單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于這些方面的工作缺乏全面的認(rèn)識(shí)，忽視了檔案本身具有的重要作用，檔案的工作被排擠到邊緣的位置，認(rèn)為檔案的工作只要不出問(wèn)題就可以了，這種模糊的認(rèn)識(shí)存在于一些領(lǐng)導(dǎo)的頭腦中，因此造成在工作中檔案工作得不到重視。

2、檔案管理人員素質(zhì)參差不齊

檔案管理的工作在某些單位中不受到重視，檔案管理人員的綜合素質(zhì)不強(qiáng)，水平也是參差不齊，專業(yè)出身的管理人員較少，知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，思想觀念和管理水品不能跟上時(shí)代的發(fā)展，只是把檔案管理工作作為對(duì)于數(shù)據(jù)的管理，甚至造成文件的流失；檔案人員的流動(dòng)性較大，對(duì)于檔案的掌握一知半解就參與了檔案的管理工作，管理混亂、不規(guī)范。

3、檔案管理的投入不足

由于受到各方面的限制，基層單位對(duì)于檔案工作不是太重視，因此，對(duì)于這方面的投入也是有限的，造成在技術(shù)和管理上往往都比較落后?；鶎訂挝贿\(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的比較少，還停留在手工收集、檢索的階段，檔案的信息量較小，檔案的利用和開(kāi)發(fā)不夠。

二、檔案管理現(xiàn)代化

1、檔案管理的無(wú)紙化

無(wú)紙化、虛擬化隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的不斷發(fā)展和普及，文字的保存形式更加多樣化。借助信息技術(shù)的發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及，無(wú)紙化的文字儲(chǔ)存形式將越來(lái)越常見(jiàn)，傳統(tǒng)以紙質(zhì)為儲(chǔ)存媒介的檔案管理方式將徹底變革。信息技術(shù)的發(fā)展讓檔案管理更加地方便快捷。檔案資源通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行互聯(lián)，館際互借等形式增加館藏，檔案資源無(wú)限豐富，檔案管理形成虛擬化。

2、檔案管理的縮微化

縮微化、數(shù)字化隨著攝影技術(shù)的不斷發(fā)展普及，縮微攝影技術(shù)、數(shù)碼攝影技術(shù)逐漸為大眾所認(rèn)知和接受，也為檔案管理方式的創(chuàng)新提供了技術(shù)層面的支持。信息技術(shù)和攝影技術(shù)的綜合運(yùn)用，能夠把傳統(tǒng)檔案管理中的圖文轉(zhuǎn)換為電子文件，通過(guò)縮微攝影技術(shù)再轉(zhuǎn)換為占用內(nèi)存極小的電子文件，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，就可以在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行智能化的檢索、使用，從根本上改變了傳統(tǒng)檔案管理中占用庫(kù)存大、檢索不便等難題，避免了傳統(tǒng)紙版檔案退色、滲化、蟲(chóng)蛀、腐蝕等問(wèn)題。

3、檔案管理的社會(huì)化

社會(huì)化、市場(chǎng)化檔案資料是社會(huì)發(fā)展的“歷史記錄儀”和“儲(chǔ)存庫(kù)”，在歷史發(fā)展進(jìn)程中起著“鑒往知來(lái)、服務(wù)當(dāng)代、惠及后世”的重要價(jià)值，是十分珍貴的不可再生的信息資源。檔案資源的社會(huì)化管理、市場(chǎng)化運(yùn)作不僅能夠提升人們對(duì)于檔案管理的保護(hù)意識(shí)，進(jìn)一步完善檔案管理共享機(jī)制，而且能夠進(jìn)一步開(kāi)發(fā)檔案的價(jià)值，最大限度發(fā)揮檔案的作用。

三、基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化路徑選擇

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，基層事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理意識(shí)和模式己經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的形勢(shì)，筆者認(rèn)為，應(yīng)該從以下幾個(gè)方面著手：：

1、創(chuàng)新觀念

檔案管理現(xiàn)代化工作落后主要原因是對(duì)檔案的重視程度不夠，思想觀念不夠開(kāi)放，因此，必須轉(zhuǎn)變觀念，確立改革、創(chuàng)新、發(fā)展、進(jìn)步的檔案管理工作意識(shí)，與時(shí)俱進(jìn)轉(zhuǎn)變檔案管理模式，將檔案管理適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，提高檔案的管理水平。

2、強(qiáng)化制度管理建設(shè)

在法制層面保障檔案管理工作當(dāng)前，基層事業(yè)單位檔案管理工作沿用的管理制度都是比較陳舊的，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)廣泛運(yùn)用，網(wǎng)絡(luò)的普及為海量的信息輸入流出創(chuàng)造了條件，當(dāng)前檔案管理工作十分迫切需要確保電子文件的真實(shí)性、可靠性和安全性。這是傳統(tǒng)檔案管理工作從未涉及到的新問(wèn)題。因此，應(yīng)當(dāng)結(jié)合社會(huì)發(fā)展實(shí)際，與時(shí)俱進(jìn)，建立更為完善的法規(guī)制度保障檔案管理信息化的安全。

3、檔案管理方法的現(xiàn)代化

現(xiàn)代化的檔案管理方法擺脫了傳統(tǒng)管理的問(wèn)題，將現(xiàn)代化的管理方法引進(jìn)到實(shí)際工作中，將信息技術(shù)與檔案管理相結(jié)合，利用了信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，結(jié)合了信息技術(shù)快捷、全面、信息量大的優(yōu)點(diǎn)，適應(yīng)了當(dāng)前經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求。檔案管理現(xiàn)代化還引進(jìn)了先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，提高案管理現(xiàn)代化的水平，從檔案管理的內(nèi)部原因找起，根本上解決了就有管理方法的問(wèn)題。

4、檔案室對(duì)本單位各機(jī)構(gòu)和下屬

單位檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)的監(jiān)督、指導(dǎo)，是促進(jìn)自身業(yè)務(wù)建設(shè)的需要。俗話說(shuō)：“打鐵先得自身硬”。檔案室要進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)，檔案人員就必須精通業(yè)務(wù)，檔案室的業(yè)務(wù)建設(shè)就得做出個(gè)樣子。只有這樣，才能監(jiān)督有力，指導(dǎo)有方，說(shuō)話好使。檔案室要學(xué)會(huì)在監(jiān)督、指導(dǎo)中學(xué)業(yè)務(wù)，在學(xué)業(yè)務(wù)中加強(qiáng)監(jiān)督、指導(dǎo)。相互促進(jìn)，相得益彰。

5、開(kāi)展檔案工作的現(xiàn)代化管理

檔案室要加強(qiáng)與電子政務(wù)管理部門(mén)的溝通聯(lián)系，充分發(fā)揮檔案部門(mén)人才、設(shè)備、技術(shù)、業(yè)務(wù)等優(yōu)勢(shì)，承擔(dān)起本地電子文件中心建設(shè)項(xiàng)目，實(shí)現(xiàn)由檔案室統(tǒng)一接收、管理、提供利用部門(mén)電子文件的目標(biāo)。要進(jìn)一步加強(qiáng)已公開(kāi)現(xiàn)行文件收集工作，整合與人民群眾切身利益息息相關(guān)的人事勞資、福利待遇、社會(huì)保障、醫(yī)療衛(wèi)生、房地產(chǎn)管理等具有現(xiàn)行效用的法規(guī)性、政策性、公益性文件，努力構(gòu)建內(nèi)容全面、系統(tǒng)，檢索準(zhǔn)確、快捷的已公開(kāi)現(xiàn)行文件資料，積累豐富資源。

四、結(jié)語(yǔ)

基層單位的檔案管理現(xiàn)代化，是應(yīng)用現(xiàn)代化管理模式，解決檔案管理的內(nèi)部問(wèn)題。將管理與技術(shù)相結(jié)合，充分發(fā)揮檔案的作用，并且提升了檔案的價(jià)值。在加強(qiáng)檔案資源建設(shè)過(guò)程中，既注重突出重點(diǎn)，又注重創(chuàng)新手段，要對(duì)檔案管理全面開(kāi)展現(xiàn)代化管理，使其發(fā)揮作用，更好的為社會(huì)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]白蕾.如何實(shí)現(xiàn)基層單位檔案工作的自動(dòng)化管理[J].廣播電視信息.2011-09-15