呂秀玲

[摘 要]檔案是單位和個(gè)人的重要信息資料，同時(shí)也是人事管理和領(lǐng)導(dǎo)層作決策時(shí)的材料依據(jù)，因此，做好檔案管理具有重要的意義。隨著時(shí)代的進(jìn)步，企事業(yè)單位的結(jié)構(gòu)變得越來(lái)越復(fù)雜，也給檔案管理工作帶來(lái)了難度，如果不能利用、管理好檔案并使之形成有序的系統(tǒng)，不僅不利于檔案的使用和查詢，還會(huì)影響到相關(guān)工作的效率。本文針對(duì)檔案管理現(xiàn)代化問(wèn)題進(jìn)行探討，并提出現(xiàn)代化檔案管理的新方法、新思路。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；現(xiàn)代化；管理

一、檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)容和意義

1.1檔案管理的內(nèi)容

檔案管理是指企事業(yè)單位在日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生的記錄資料，反映的是企事業(yè)的發(fā)展歷程以及積累的相關(guān)技術(shù)資源。檔案管理分為很多內(nèi)容，十分龐雜，舉客戶檔案管理這個(gè)例子來(lái)說(shuō)，對(duì)客戶檔案的管理內(nèi)容包括客戶基礎(chǔ)資料的管理和日常生產(chǎn)營(yíng)銷活動(dòng)記錄管理等等。對(duì)客戶檔案的管理尤為重要，因?yàn)榭蛻舻臋n案就是企業(yè)營(yíng)銷的對(duì)象，企業(yè)效益的主要來(lái)源。以時(shí)間劃分，可以將客戶分為老客戶、新客戶和未來(lái)客戶；從交易過(guò)程來(lái)劃分：包括曾經(jīng)有過(guò)交易業(yè)務(wù)的客戶、正在進(jìn)行交易的客戶和即將進(jìn)行交易的客戶；從客戶性質(zhì)來(lái)劃分：包括政府機(jī)構(gòu)（以國(guó)家采購(gòu)為主）、特殊公司（與本公司有特殊業(yè)務(wù)等）、普通公司、顧客（個(gè)人）和交易伙伴等。這類客戶因其性質(zhì)、需求特點(diǎn)、需求方式、需求量等不同，對(duì)其實(shí)施的檔案管理的特點(diǎn)也不盡相同?？蛻艋A(chǔ)資料主要包括客戶的名稱、地址、電話；所有者、經(jīng)營(yíng)管理者、法人（這三項(xiàng)應(yīng)包括其個(gè)人性格、嗜好、家庭、學(xué)歷、年齡、能力等方面），本公司交易時(shí)間、企業(yè)組織形式、業(yè)種、資產(chǎn)等方面，這些對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)都具有重要的作用。

檔案的管理應(yīng)注意保持其動(dòng)態(tài)性，對(duì)客戶檔案管理不同于一般的檔案管理，如果一經(jīng)建立，即置之不顧，就失去了其存儲(chǔ)意義。需要根據(jù)客戶情況的變化，不斷地加以調(diào)整，消除陳舊資料，及時(shí)補(bǔ)充新資料，不斷地對(duì)客戶的變化進(jìn)行跟蹤記錄。并且客戶檔案管理的重點(diǎn)不僅應(yīng)放在現(xiàn)有客戶上，而且還應(yīng)更多地關(guān)注未來(lái)客戶或潛在客戶，為企業(yè)選擇新客戶，開(kāi)拓新市場(chǎng)提供資料。此外還要注意對(duì)檔案的管理應(yīng)遵循“用重于管”的原則，提高檔案的質(zhì)量，保證應(yīng)用效率，而不是將其束之高閣。重視對(duì)檔案的利用，同時(shí)還要對(duì)其進(jìn)行分析，靈活應(yīng)用。

1.2檔案管理現(xiàn)代化的意義

檔案管理工作對(duì)企業(yè)的未來(lái)發(fā)展具有重要意義，提高對(duì)檔案的利用率，可以幫助使企業(yè)及時(shí)了解市場(chǎng)的變化情況并作出相應(yīng)調(diào)整以更好的適應(yīng)市場(chǎng)需求，實(shí)現(xiàn)企業(yè)自身更好更快的發(fā)展。此外，在很多行業(yè)中，如果能對(duì)檔案進(jìn)行有效的利用，還可以有效的節(jié)約資源，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。具體表現(xiàn)在：

（1）現(xiàn)代化的檔案管理省時(shí)省力

每一次成功的獲得都是集體合作勞動(dòng)的結(jié)果，而不是某一個(gè)人的功勞，對(duì)于技術(shù)創(chuàng)造尤其如此，正因?yàn)椴粩嗟姆e累，前赴后繼，才會(huì)發(fā)明創(chuàng)造出如此多的科技產(chǎn)品。學(xué)習(xí)前人的成果，我們可以獲得很多收益，免去很多不必要的勞動(dòng)，通過(guò)對(duì)檔案資料的查詢，我們可以從中找到最優(yōu)的解決辦法，加快進(jìn)程。

（2）現(xiàn)代化的檔案管理能夠提高經(jīng)濟(jì)效益

現(xiàn)代化的檔案管理工作可以為企業(yè)提供準(zhǔn)確完整的參考資料，如果能夠充分利用這些資料，可以為企業(yè)帶來(lái)巨大的經(jīng)濟(jì)效益，這是因?yàn)?，現(xiàn)代化的檔案管理可以將數(shù)據(jù)和技術(shù)資料等集中儲(chǔ)備起來(lái)，保證這些重要資料歸存的完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性，方便檔案資料的查找，使其在工作實(shí)踐中能得到充分的利用，節(jié)省工作時(shí)間，增加經(jīng)濟(jì)效益。

（3）實(shí)現(xiàn)檔案資源共享

現(xiàn)代化檔案管理可以實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)據(jù)化儲(chǔ)存和管理，利用網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)可以將檔案資源及時(shí)的傳輸?shù)叫枰牟块T，這樣一來(lái)，檔案管理者就可以在任何時(shí)間任何地點(diǎn)對(duì)檔案進(jìn)行查找和使用，大大提高了工作效率。同時(shí)，數(shù)據(jù)化的存儲(chǔ)模式還解決了空間，方便管理。

（4）解決存儲(chǔ)空間

紙質(zhì)檔案都是封存在檔案袋里，包括客戶資料、財(cái)務(wù)管理資料、經(jīng)營(yíng)銷售記錄、數(shù)據(jù)資料等等，占用空間大，并且不易于管理和查找?，F(xiàn)代化檔案管理最為杰出的優(yōu)勢(shì)就是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)資源存儲(chǔ)在硬盤或者光盤中，這樣，幾英寸大小的硬盤就可以存儲(chǔ)相當(dāng)于原來(lái)整個(gè)檔案館的信息資源，不僅解決空間，還可以節(jié)約很多人力，方便攜帶傳輸。

二、檔案管理現(xiàn)代化的途徑

2.1增強(qiáng)現(xiàn)代化檔案管理的意識(shí)

由于檔案管理工作復(fù)雜，工作量大，并且不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，因此檔案資料整理工作一直沒(méi)有被人們所重視。實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，首先要從思想觀念開(kāi)始改變，只有領(lǐng)導(dǎo)層重視對(duì)檔案工作的管理工作，引起員工們對(duì)檔案整理的重視。必要時(shí)還需要制定相應(yīng)的管理規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)，為實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理打好基礎(chǔ)。

2.2加強(qiáng)檔案管理工作的信息化建設(shè)

企業(yè)應(yīng)該加大投入力度，不斷增加檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，盡快實(shí)現(xiàn)全面的信息化檔案管理見(jiàn)識(shí)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不僅占地空間大，而且不易長(zhǎng)久保存，查找困難。信息化檔案管理可以避免以上問(wèn)題。檔案信息化是指利用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息進(jìn)行收集、管理和利用。對(duì)于檔案的信息化建設(shè)，涉及到了信息存儲(chǔ)的數(shù)字化以及管理收集的網(wǎng)絡(luò)化等方面，因此是一項(xiàng)較為龐大的工程。利用信息化手段實(shí)現(xiàn)檔案管理各項(xiàng)工作的高效運(yùn)行，將檔案資源變成為爭(zhēng)取業(yè)務(wù)效益的一項(xiàng)優(yōu)勢(shì)。

2.3加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的素質(zhì)

為了實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)化和規(guī)范化管理，還必須要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)素質(zhì)和思想觀念。企業(yè)可以定期組織崗位學(xué)習(xí)討論會(huì)，或者選送一些優(yōu)秀的檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的現(xiàn)代化檔案管理方法和管理經(jīng)驗(yàn)，保證每一位檔案管理人員都能夠跟上現(xiàn)代化檔案管理的節(jié)奏，提高檔案管理水平。

2.4做好檔案管理基礎(chǔ)工作

檔案部門在對(duì)各種資料進(jìn)行收集和整理的時(shí)候，應(yīng)注意對(duì)資料進(jìn)行科學(xué)的分類，不同類別的檔案按照重要性先后順序分開(kāi)存儲(chǔ)，這樣做方便以后的檔案庫(kù)建設(shè)。此外還要重視對(duì)檔案管理軟件的選擇，好的軟件可以起到事半功倍的作用，提高工作效率。

2.5保證檔案管理的原真性和保密性

現(xiàn)代化的檔案管理雖然可以將原來(lái)紙質(zhì)的文件掃描轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)資源，但是在文件的整理掃面過(guò)程中很可能會(huì)丟失部分文件內(nèi)容，改變文檔的原有面貌。因此，為了保證一些要文件的完整性和原真性，除了對(duì)檔案進(jìn)行掃描之外，還要保存原有的紙質(zhì)文件，以備不時(shí)之需。此外，電子數(shù)據(jù)檔案在傳輸?shù)倪^(guò)程中有丟失和泄密的危險(xiǎn)，所以必須做好檔案的加密工作，采用最先進(jìn)的加密技術(shù)，防止黑客對(duì)檔案進(jìn)行解密和網(wǎng)絡(luò)攻擊。

參考文獻(xiàn)：

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