睢壯

[摘 要]聲像檔案是指國家機構、社會組織以及個人在從事各種活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄。聲像檔案是一個單位檔案的重要組成部分。在現(xiàn)實查考利用方面具有非常重要的作用，為了更好地保護好、利用好這些生動、形象的特殊載體檔案，采取有效措施，加強聲像檔案管理工作已刻不容緩。

[關鍵詞]基層單位；聲像檔案；管理

一、當前基層單位聲像檔案管理存在的問題

1、基層單位檔案管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理?；鶎訂挝坏穆曄駲n案是處于無章可循的白由形成、自由處理狀態(tài)中，大量的聲像檔案沒有在檔案室集中統(tǒng)一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實不夠，缺乏有效的保障措施。

2、基層單位檔案意識不強，聲像檔案歸檔不及時。聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片與底片需同時歸檔，近年來新形成的數碼沖印照片與光盤也應同步歸檔，影像資料需輔以文字說明，如果不及時歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準確。但我們發(fā)現(xiàn)，有些的單位有積存照片沒歸檔，且多數照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時歸檔而失去了其應有的保存價值和利用價值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看，更令人擔憂，相當一部分單位原始錄音（影像）沒有保存下來。另外有些部門或個人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，雖管理不規(guī)范，但當檔案部門去收集時，往往不愿交。究其原因，主要是檔案意識不強，對聲像檔案管理缺乏重視。

3、基層單位保管條件差，不利于聲像檔案保存。聲像檔案的保管條件比紙質檔案要求更嚴格。當前，設置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜的單位很少，有的單位是將聲像檔案存放在文書柜內與其他檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁柜等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用，一旦發(fā)生問題，悔之晚矣。

4、基層單位重大活動檔案歸檔不及時，聲像檔案流失。眾所周知，每次單位組織重大活動，召開重要會議，都安排人員攝錄像，形成了許多有價值的聲像檔案。其中一些在報刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發(fā)行，但在檔案館（室）卻找不齊這些原始檔案。分析原因：一是多個單位同時參與的大型活動，檔案管理不集中統(tǒng)一。各部門領導及相關工作人員都是臨時抽調的，各自負責一塊工作，相應形成的檔案材料缺乏協(xié)調、統(tǒng)一、集中，活動結束后，檔案材料也各歸東西，聲像（包括文書、實物等）檔案流失在所難免。二是從籌備到結束沒有歸檔要求和相應的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務工作，也造成檔案材料流失。三是有關專業(yè)人員檔案意識不強，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時歸檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，又造成檔案的流失。

二、加強基層單位聲像檔案管理工作的對策及建議

1、加強管理，制定辦法，狠抓制度落實。要改變聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀，制定一個切合實際的管理辦法來規(guī)范此項工作是很必要的。要建立相應的管理制度，強化規(guī)范管理，對產生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定并狠抓落實，確保有關法規(guī)和制度落到實處，同時制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質量。

2、加強監(jiān)督，分類指導，注重業(yè)務培訓。針對聲像檔案管理現(xiàn)狀，檔案管理部門要加大對聲像檔案的監(jiān)督指導力度，并把其作為檔案目標管理的重要內容，針對不同情況采取不同方式進行分類指導，注重業(yè)務培訓，全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關專業(yè)知識和技能的培訓，力爭整體水平的提高，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎。

3、結合實際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管。從長久保護和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。按照《聲像檔案管理辦法》規(guī)定，照片檔案庫溫應保持14-24℃，相對濕度應保持37.5%-67.5%，錄音、錄像帶庫溫應保持18-24℃，相對濕度應保持40%-60%。底片冊、錄音、錄像帶、攝像帶應立放，磁帶庫必須避開30奧斯特以上的磁場，放置在防磁柜中，盒與盒的間距不小于3mm。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時間內都配齊專柜或設專室又不現(xiàn)實。我們認為結合實際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管是當務之急。首先，聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放，其次要嚴格控制庫房溫濕度，遠離光線、磁場等，錄音帶、錄像帶采取定期檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。《聲像檔案管理辦法》規(guī)定，聲像檔案要定期倒帶、復制和轉存處理，錄音錄像帶等磁性載體檔案倒帶間隔為4年，每十年復制一次，光盤等數字存儲載體保存的聲像檔案一般4年轉存一次，原盤同時保留時間不少于4年。

4、建議檔案部門直接參與基層單位的各類重大活動。針對基層單位各類重大活動（重要會議）檔案、聲像檔案流失嚴重的現(xiàn)狀及產生的諸多因素，應采取檔案局（館）直接參與的辦法，由主辦單位通知檔案局（館）派有攝錄專長的人員參加，并負責監(jiān)督攝影錄像及其他各類檔案資料的收集歸檔工作，以確保重大活動產生的檔案（特別是聲像檔案），得以及時、齊全、完整地歸檔，統(tǒng)一管理，方便利用。

參考文獻：

[1]孫梅霞淺談高校聲像檔案管理[J]科技信息2012（3）

[2]陳秀華聲像檔案管理中存在的問題和對策淺析[J]辦公室業(yè)務2013（12）