鐘鑫

[摘 要]長(zhǎng)期以來(lái)，文書檔案管理的水平，將直接影響檔案的質(zhì)量，是單位工作的重要一部分。進(jìn)入信息時(shí)代以來(lái)，客觀上對(duì)文書檔案管理工作提出新的更高要求，即實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和信息化。本文將探討相關(guān)措施，進(jìn)而提高管理的水平，發(fā)揮好檔案工作在經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展中的參謀作用。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；規(guī)范化；信息化

文書檔案管理工作是單位重要的基礎(chǔ)性和服務(wù)性工作，是一個(gè)單位工作業(yè)績(jī)與管理水平的歷史記載與再現(xiàn)，也是單位領(lǐng)導(dǎo)作出重大決策的重要依據(jù)[1]。在數(shù)字化時(shí)代，文書檔案管理工作亦當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化技術(shù)創(chuàng)新完善文書檔案的管理工作，使其實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、程序化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，這是大勢(shì)所趨。

1、創(chuàng)新文書檔案管理工作

（1）革新工作方式。檔案管理工作者要由以前的被動(dòng)提供資料角色，轉(zhuǎn)換為檔案管理決策的參與者，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性和前瞻性。自身認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國(guó)檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》等檔案法律法規(guī)的同時(shí)，更要以靈活易懂的方式向領(lǐng)導(dǎo)和員工主動(dòng)積極宣傳檔案管理工作的重要性，提高檔案管理工作的關(guān)注度，盡最大努力使檔案工作成為相關(guān)單位年度總體規(guī)劃的重點(diǎn)內(nèi)容，加大檔案管理設(shè)施經(jīng)費(fèi)投入力度，實(shí)現(xiàn)文書管理的規(guī)范化和信息化發(fā)展的水平。

（2）加強(qiáng)自身建設(shè)。信息化時(shí)代中的文書檔案管理工作，要求相關(guān)從業(yè)者必須熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，勝任業(yè)務(wù)創(chuàng)新的需要。為此，管理人員必須秉承學(xué)無(wú)止境的理念，主動(dòng)學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)，不斷提升自身應(yīng)用新型技術(shù)工具的水平和能力，力爭(zhēng)成為復(fù)合型人才，不僅管理才能出眾，更要懂得先進(jìn)技術(shù)，只有如此，才能提供快捷方便高效的服務(wù)。

（3）完善文書與檔案工作的銜接規(guī)范。檔案源于相關(guān)文書，因此文件的質(zhì)量直接決定了其存檔后的檔案質(zhì)量，文書部門處理文件的規(guī)范化將是提高檔案管理水平的先決條件。文書人員要建立較強(qiáng)的檔案意識(shí)，做好文書材料的立卷歸檔[3]。文書人員在起草修改以及謄印批閱文件的過(guò)程中，要一直以事后存檔的要求嚴(yán)格要求自己，做好文書存檔一體化工作。

（4）保證文書檔案管理的完整性和時(shí)效性。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的相關(guān)規(guī)定要求，檔案管理人員處理文件必須做到準(zhǔn)確及時(shí)，一旦發(fā)現(xiàn)缺失文件，應(yīng)當(dāng)立刻查找。相關(guān)人員務(wù)必確保萬(wàn)無(wú)一失，順利交接完成立卷歸檔的工作。

2、規(guī)范完善文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

（1）健全規(guī)章制度。在《中華人民共和國(guó)檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》等相關(guān)法律法規(guī)基礎(chǔ)上，與時(shí)俱進(jìn)，進(jìn)一步在信息時(shí)代健全必要的檔案的工作制度，落實(shí)好責(zé)任制，為檔案的整理、收集保管等提供規(guī)范制度。

（2）規(guī)范催收時(shí)限。一旦因?yàn)槠渌聞?wù)，不能按時(shí)或者遺忘及時(shí)歸還文件，相關(guān)人員要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)及時(shí)催收。

（3）確立檔案收集的范圍。在明確的范圍內(nèi)，必須確保檔案的收集具備可靠的廣度和深度，為此檔案管理人員都要按照要求，擴(kuò)大檔案收集的范圍。特別的，對(duì)重要會(huì)議、重要藝術(shù)成果、重大歷史事件、科研項(xiàng)目等檔案要加強(qiáng)歸檔收集。

（4）明確各部門職責(zé)。檔案源于不同部門，最后匯入檔案管理部門，因此為了在文書和歸檔成為檔案這一過(guò)程，順利進(jìn)行，各部門之間應(yīng)明確職責(zé)。同時(shí)，檔案管理部門與其他各部門應(yīng)加強(qiáng)協(xié)調(diào)溝通，以保證檔案的收集工作能夠順利展開(kāi)。

（5）年度匯總歸檔。在每一年度結(jié)束之前，應(yīng)該審核文檔登記表，做好查缺補(bǔ)漏工作。

（6）分類登記。文書在歸檔之前，分為收文和發(fā)文兩種。對(duì)于不同種類，分別進(jìn)行登記。就以收文為例，收文登記單要單獨(dú)成冊(cè)，標(biāo)明收文日期、文件號(hào)、機(jī)密等級(jí)、標(biāo)題、來(lái)文單位。

3、規(guī)范文書檔案資料的立卷進(jìn)檔

（1）務(wù)必熟悉文件。根據(jù)件的特點(diǎn)、性質(zhì)和作用明確文件所屬類別，然后進(jìn)行分類存檔。

（2）對(duì)重要文件資料整理立卷。如果需要人工操作管理檔案，則通過(guò)立卷，有利于對(duì)相關(guān)文書檔案的保管。

（3）注意整理案卷。通過(guò)對(duì)單位文件進(jìn)行分類，即立卷工作，將收集而來(lái)的文書資料整理成有規(guī)律可循的案卷，也就是把有關(guān)特定問(wèn)題或者某項(xiàng)工作的系統(tǒng)的具有密切聯(lián)系的文件整理成組合體。

（4）重視文書工作。作為文書工作的延伸，檔案主要源于文件，是由形成的文件資料辦理完畢后轉(zhuǎn)化而成。所以，文書工作直接影響著檔案工作質(zhì)量。

（5）做好歸檔工作。各個(gè)部門的文件將作為工作歷史記錄，為了確保這些文件材料的完整以及安全，就應(yīng)當(dāng)做好歸檔工作。

4、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

隨著計(jì)算機(jī)以及信息技術(shù)的日益發(fā)展，傳統(tǒng)的文件檔案的管理方式終將為無(wú)紙化辦公所代替。應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，建立電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案信息化，是加強(qiáng)檔案管理、提高服務(wù)水平必經(jīng)途徑。

5、完善管理制度，提高管理水平

檔案管理工作人員一方面應(yīng)當(dāng)恪守相關(guān)制度，認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》和《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，以此為基礎(chǔ)，制訂相應(yīng)的《公文處理實(shí)施辦法》，建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一要求、統(tǒng)一運(yùn)行的操作規(guī)程[1]。同時(shí)，把《公文處理實(shí)施辦法》作為部門規(guī)章制度的首位，使得檔案的管理工作可以有章可循。

另一方面，檔案管理人員，也要提升自身專業(yè)水平，高度重視自身從事工作，認(rèn)識(shí)自身責(zé)任，以高度責(zé)任心，提高各部門文書辦理歸檔的質(zhì)量，使得檔案的管理工作有章必依。

總而言之，隨著檔案整體規(guī)模的擴(kuò)大，文件材料的收集、檔案的修訂歸類存檔任務(wù)日益繁巨，為了有效應(yīng)對(duì)這些新情況，檔案管理工作者，必須以積極進(jìn)取，一方面加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化；另一方面，必須站在信息時(shí)代的洪流中，與時(shí)俱進(jìn)，以電子檔案為核心突破創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。在信息化和規(guī)范化的結(jié)合中，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的跨越式發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]梁軍萍.如何做好文書檔案管理工作[J].十堰職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2010，23（4）：110-112.

[2]張顯峰，劉艷.淺議信息管理技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用[J].職業(yè)技術(shù)，2009（7）：31.