蘆蕾

[摘 要]隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，信息化已不可避免地進入了檔案管理的領(lǐng)域。因此，新形勢下檔案信息化建設(shè)成為歷史發(fā)展的必然趨勢。本文分析了機關(guān)單位檔案管理中存在的問題及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理的對策和方法。

[關(guān)鍵詞]檔案；信息網(wǎng)絡(luò)化；管理

隨著計算機技術(shù)和現(xiàn)代通訊技術(shù)的進步，特別是互聯(lián)網(wǎng)的產(chǎn)生和飛速發(fā)展，檔案工作進入了一個全新的網(wǎng)絡(luò)化時代，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的產(chǎn)生為檔案信息資源提供了有力的工具和手段，同時也對檔案信息資源的開發(fā)模式提出了新的要求。如何應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)，使其管理更加先進便捷，是一個現(xiàn)實面臨的重要問題。

一、機關(guān)單位檔案管理中存在問題

近年來，隨著機關(guān)單位人事制度的改革，各地機關(guān)單位人員流動頻繁，使得機關(guān)人事檔案的動態(tài)性進一步加大，同時需要反映人員工作的相關(guān)信息增多.手工管理方式己難以滿足要求，給機關(guān)人員業(yè)務(wù)檔案的收集、管理和使用帶來了許多問題。

（一）管理體制不規(guī)范

機關(guān)人員業(yè)務(wù)檔案作為機關(guān)檔案管理的重要組成部分，應(yīng)由機關(guān)統(tǒng)一管理。但有的機關(guān)人員業(yè)務(wù)檔案管理卻是按照人員的業(yè)務(wù)歸屬分屬不同的職能部門來管理，即人事檔案歸人事部門管理，科研檔案歸科研部門管理。這不僅容易造成人員業(yè)務(wù)檔案資料零散、不完整、不系統(tǒng)，甚至丟失，而且當提取、利用人員的全部業(yè)務(wù)檔案資料時，必須分別到不同的主管部門查閱、提取，給人員業(yè)務(wù)信息的提取和利用帶來很大麻煩，直接影響工作效率，給使用造成麻煩。同時，這種分散管理的狀況，造成人員業(yè)務(wù)檔案載體、排列、編目等規(guī)格不規(guī)范、不統(tǒng)一，影響歸檔質(zhì)量。

（二）管理手段較落后

機關(guān)單位檔案信息內(nèi)容廣泛.涉及面廣，需要建立快速、高效、系統(tǒng)的現(xiàn)代化管理模式與之相適應(yīng)。但是，目前大部分人員業(yè)務(wù)檔案的管理手段尚處在人工操作或半人工操作狀態(tài)，使人員檔案信息的收集、整理、立卷、歸檔等技術(shù)嚴重滯后，從中影響到人員業(yè)務(wù)檔案的利用、編研和開發(fā)。

二、解決機關(guān)單位人員業(yè)務(wù)檔案管理問題的對策

為了改變?nèi)藛T業(yè)務(wù)檔案的現(xiàn)狀，充分發(fā)揮檔案的作用，我們應(yīng)采取積極有效的措施，建設(shè)規(guī)范化、科學化的人員業(yè)務(wù)檔案。

（一）增強人員業(yè)務(wù)檔案管理意識

一方面，要有機關(guān)單位專門領(lǐng)導(dǎo)負責，各部門選派負責人及檔案專職管理人員對人員業(yè)務(wù)檔案進行專門管理。另一方面，要向單位人員宣傳業(yè)務(wù)檔案的內(nèi)容及重要性，增強大家對業(yè)務(wù)檔案的整體認識，了解檔案的管理機制，使得大家能夠積極主動協(xié)助或配合管理人員工作。

（二）做好材料收集及編研管理工作

材料的收集整理是檔案管理的基礎(chǔ)工作，是征集的材料向檔案轉(zhuǎn)化的重要步驟。這是一項經(jīng)常性的工作。管理人員要通過各種方式真實、完整、及時、全面地將待存入檔案的材料進行界定收集，按照檔案材料管理機制進行合理分類、編目、登記、統(tǒng)計及必要的加工整理。同時，在整理過程中，歸納出更具有規(guī)律性、實用性及科學性的結(jié)論，發(fā)揮人員業(yè)務(wù)檔案的功能及價值，提升人員業(yè)務(wù)檔案管理工作的社會地位。

（三）建立健全檔案管理機制

檔案管理人員應(yīng)該根據(jù)人員檔案的內(nèi)容、特點、目的等方面采用合理的檔案分類方法、整理形式及應(yīng)用手段對檔案材料進行編目；同時應(yīng)選擇有效的管理及調(diào)控手段，制定檔案查閱及維護制度，使得管理工作能夠做到有章可循、有法可依，建立健全檔案整體的管理機制。

（四）注重培養(yǎng)及提高檔案管理人員專業(yè)能力及水平

機關(guān)單位業(yè)務(wù)檔案管理工作者不僅要全面了解所在單位的基本情況、特點及管理方式、目的，還要具有一定的檔案專業(yè)知識，熟悉檔案管理各項業(yè)務(wù)工作的原則和方法；因此機關(guān)單位應(yīng)加強人員業(yè)務(wù)檔案管理人員的培訓教育工作，同時給予他們相互交流思想、經(jīng)驗的平臺，提高他們鉆研檔案專業(yè)知識及編研人員業(yè)務(wù)檔案的能力。

（五）積極采用信息化管理手段

現(xiàn)代信息技術(shù)優(yōu)越性及發(fā)展普及速度.決定了信息化管理人員業(yè)務(wù)檔案建設(shè)管理的必需手段。計算機對檔案材料進行的簡單信息整理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、運算及儲存，管理軟件及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對人員業(yè)務(wù)檔案進行的專業(yè)管理和使用，給人員業(yè)務(wù)檔案的管理工作帶來極大的方便。因此，充分運用計算機和網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代信息技術(shù)手段，發(fā)揮計算機存儲量大、查詢速度快的特點，建立起符合人員業(yè)務(wù)檔案信息的管理系統(tǒng)，對人員實行全方位、多角度的綜合管理巳成為機關(guān)單位業(yè)務(wù)檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。

三、實現(xiàn)機關(guān)單位業(yè)務(wù)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的方法

實現(xiàn)機關(guān)單位業(yè)務(wù)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理首先要建立機關(guān)單位人員業(yè)務(wù)管理的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，以網(wǎng)絡(luò)方式進行檔案數(shù)據(jù)處理，檔案工作人員即以此進行查詢、檢索、編輯等管理工作。

（一）原始數(shù)據(jù)的存儲管理

用戶可以憑個人用戶名和密碼進入系統(tǒng)，管理自己的個人主頁和業(yè)績檔案，添加、刪除、瀏覽自己的相關(guān)信息；機關(guān)單位管理員由機關(guān)單位指定專人，負責機關(guān)單位業(yè)績檔案和個人檔案的審核。利用這套系統(tǒng)，能夠進行人員業(yè)務(wù)檔案原始數(shù)據(jù)的登錄，有關(guān)數(shù)據(jù)全部采用數(shù)據(jù)庫的形式存儲。

（二）數(shù)據(jù)維護工作

數(shù)據(jù)維護工作非常重要，人員業(yè)務(wù)檔案中的許多數(shù)據(jù)會隨著人員情況的變動而發(fā)生變化，為了及時反映出這種信息變化，經(jīng)常建立新的數(shù)據(jù)庫。同時，以前的數(shù)據(jù)必須進行儲存。人員基本情況的變動是多方面的，這些數(shù)據(jù)需要定期修改；人員業(yè)務(wù)成長過程是動態(tài)的.需要隨時修改。因此，要及時地更新數(shù)據(jù)，每次更新數(shù)據(jù)之前都要把舊數(shù)據(jù)存起來長期保管。數(shù)據(jù)維護工作是一個經(jīng)常性、及時性的工作，也是計算機處理數(shù)據(jù)的一個優(yōu)勢。在計算機上修改數(shù)據(jù)非常方便、快捷，是手工修改數(shù)據(jù)無法比擬的。

通過對人員業(yè)務(wù)檔案的信息化管理，可以極大地豐富人員的檔案內(nèi)容，利用計算機技術(shù)對各種資源進行分類、組合，為管理者了解人員信息提供快速通道，提高了檔案檢索的效率，管理者可以根據(jù)需要迅速、準確地查詢?nèi)藛T的具體信息以及統(tǒng)計性分析，省卻了過去手工操作的麻煩和不必要的重復(fù)勞動，準確而快捷。

參考文件：

[1]林林；檔案工作的信息網(wǎng)絡(luò)化[N]；中國檔案報；2001年

[2]劉俊玲；檔案開放利用的信息安全保障研究[D]；安徽大學；2012年