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        提高企業(yè)檔案管理水平的對策

        2014-11-24 16:07:30鄭丹
        黑龍江史志 2014年7期
        關(guān)鍵詞:檔案水平對策

        鄭丹

        [摘 要]要提高檔案管理水平,發(fā)揮檔案的功能與作用,就要研究具體的解決策略。本文從闡述了檔案管理的重要性,并對如何做好檔案管理提出了有效策略。

        [關(guān)鍵詞]檔案;管理;水平;對策

        企業(yè)檔案是經(jīng)過檔案工作人員認(rèn)真整理形成的第一手材料,是企業(yè)開展各項工作的基礎(chǔ)。開發(fā)和利用好檔案資源,解決檔案管理工作中遇到的問題,是企業(yè)開展各項工作的重要基礎(chǔ),也是提高企業(yè)管理水平的不可多得的寶貴史料,管好用好檔案,對企業(yè)資源開發(fā)起著重要作用。

        一、檔案管理中需要解決的問題

        1、材料收集。隨著企業(yè)機(jī)構(gòu)改革管理體制的變化,部分人員的工作崗位變動之后,檔案沒有進(jìn)行及時歸檔。檔案工作不能適應(yīng)現(xiàn)代化的管理需求,企業(yè)的管理機(jī)構(gòu)和檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組配備不完善,對檔案的收集和移交、案卷的數(shù)量,沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),造成檔案材料不齊不全。檔案工作沒有列入企業(yè)的重要議事日程,在檔案的收集方式上存在一些誤區(qū),認(rèn)為檔案管理不存在經(jīng)濟(jì)問題,能應(yīng)付檢查就行了。對檔案的收檔、案卷的數(shù)量、檔案的利用等情況記錄不詳實,檔案室的很多資料出現(xiàn)修復(fù)或復(fù)制現(xiàn)象。

        2、檔案安全。由于檔案文件的易擴(kuò)散性,企業(yè)產(chǎn)權(quán)的內(nèi)容比較容易通過共享的渠道而泄密和擴(kuò)散。有些數(shù)字化的文件易被修改,導(dǎo)致文件的憑證性作用滅失,檔案在網(wǎng)絡(luò)狀態(tài)下檔案安全性下降,信息的安全性沒有獲得持續(xù)的關(guān)注,也沒有得到相應(yīng)持續(xù)的技術(shù)支持。

        3、檔案管理。由于檔案管理人員對資料整理不及時,造成很多資料大量流失,同時也沒有掌握檔案的收集、整理、裝訂等業(yè)務(wù)。檔案管理人員對檔案的管理精力投入不足,沒有定期召開檔案管理工作會議,嚴(yán)重影響了檔案管理工作的進(jìn)程。

        4、信息共享。很多企業(yè)檔案管理存在記錄企業(yè)檔案信息的內(nèi)容多,對企業(yè)經(jīng)營信息少。注意收集“紅頭文件”,對本企業(yè)檔案信息收集少,還沒有形成健全發(fā)達(dá)的的網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)和管理系統(tǒng)。檔案信息共享的不足表現(xiàn)為大量信息散布在企業(yè)所屬各個崗位,但是沒有成為一個有機(jī)的整體,數(shù)據(jù)被隔離并缺乏應(yīng)有的關(guān)聯(lián),給企業(yè)獲取有用信息帶來很大障礙。

        二、提高檔案管理水平的具體措施

        1、規(guī)章制度建設(shè)。檔案規(guī)章制度要具有可操作性,以可操作性強(qiáng)為目標(biāo),充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。通過對檔案進(jìn)行篩選、歸納等步驟,利用檢索工具,提高查找利用檔案的效率,對已破損和字跡褪色的檔案及時修復(fù)或復(fù)制。加強(qiáng)企業(yè)檔案工作,深化檔案制度改革,收集有價值的材料,完善檔案內(nèi)容。定期了解檔案工作情況,研究解決遇到的問題,加強(qiáng)檢查與指導(dǎo)。建立檢查核對制度和送交檔案材料歸檔工作制度等制度,制度建設(shè)要具有科學(xué)性,實施過程中要有權(quán)威性。檔案保管是做好檔案利用過程的重要措施,能保證檔案的完整與安全,在利用的時候需要在登記簿上備注說明,以便根據(jù)實際情況確定不同的利用范圍,在實踐中加以總結(jié)不斷充實和完善。

        2、提高檔案的管理意識。要求檔案管理人員運用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法,提升檔案工作規(guī)范化和制度化水平。需要檔案管理工作者提高綜合素質(zhì),充分發(fā)揮檔案管理工作人員的積極性,創(chuàng)新檔案工作的管理模式,為企業(yè)發(fā)展提供有利的資源保障。

        3、完善檔案管理工作。檔案收集應(yīng)體現(xiàn)跟蹤收集和管理的原則。具體規(guī)定企業(yè)檔案的移交時間,建立健全文件資料的收集歸檔制度,加強(qiáng)對檔案收集工作的檢查和指導(dǎo)工作,加大對收集工作的檢查和指導(dǎo)力度。檔案管理工作者要樹立“工作就是服務(wù)”的觀念,明確服務(wù)方向,充分發(fā)揮檔案信息資源的作用,實現(xiàn)檔案信息資源共享,改變以往被動服務(wù)的局面。根據(jù)文件材料形成時間的規(guī)律主動收集,為企業(yè)開展各項管理工作提供可靠的檔案信息資源。

        4、建立網(wǎng)絡(luò)管理體系,檔案材料要形成從上而下的檔案傳遞網(wǎng)絡(luò),減少文件資料的流失,避免歸檔時遺漏,使檔案功能更加適應(yīng)企業(yè)對信息資源的利用,為企業(yè)管理工作提供準(zhǔn)確、可靠的檔案信息資源。檔案管理要利用計算機(jī)知識,實行隨時收集和定期收集相結(jié)合,減少文件資料的流失。根據(jù)檔案材料來源廣、范圍大的特點,把反映歷史面貌的的重要材料都收集起來。要加強(qiáng)避免歸檔時遺漏。使其記錄內(nèi)容全面、客觀、動態(tài)。對檔案的原有重要部分應(yīng)該予以保留,使檔案的利用情況更加適合企業(yè)對信息的需求,從而更好地為企業(yè)服務(wù)。發(fā)揮當(dāng)代科技新成果和管理新手段,讓檔案管理工作更好地服務(wù)于企業(yè)發(fā)展的需求。

        總之,檔案管理工作需要建立健全檔案管理制度,緊跟時代發(fā)展要求,利用先進(jìn)技術(shù)確保檔案的完整和安全。檔案管理人員要以主動服務(wù)為出發(fā)點,要端正服務(wù)態(tài)度,不斷更新檔案管理手段,探索檔案現(xiàn)代管理模式,建立科學(xué)的管理制度,為和諧企業(yè)建設(shè)提供及時、準(zhǔn)確、周到的服務(wù)。

        參考文獻(xiàn):

        [1]樂利珍.淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策[J].科技風(fēng),2008(24)

        [2]安春娥.試論高校學(xué)報檔案的管理、開發(fā)與利用[J].山西廣播電視大學(xué)學(xué)報,2009,(2).

        [3]史淑琴.對遠(yuǎn)程教育學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的探索[J].山西廣播電視大學(xué)學(xué)報,2009,(2).

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