趙晶明

[摘 要]檔案管理工作中的保密工作是十分重要的，嚴(yán)重時會對國家的政治、軍事、經(jīng)濟方面產(chǎn)生一定的影響，對此，本文就如何做好檔案管理工作中的保密工作做出了簡要論述，供參考。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；保密工作；具體措施

檔案管理中的保密工作是指國家機關(guān)、企事業(yè)單位在檔案管理中對所涉及到的機密檔案資料的保管。采用現(xiàn)代化的管理手段，提高保密質(zhì)量，確保檔案的安全儲存和利用，是檔案管理中的一項重要工作內(nèi)容。

1.做好檔案保管過程中的保密

檔案庫房管理是檔案保密的重之重。檔案庫房按照國家有關(guān)規(guī)定應(yīng)該是獨立的，但是有些單位的檔案庫房和機關(guān)辦公室混在一起。應(yīng)該注意的是，一般的辦公室是不可以用作檔案庫房的，考慮到檔案的保密性，不宜將檔案庫房設(shè)在辦公樓的最底層，庫房的門窗應(yīng)牢固并具備防盜功能，檔案庫房應(yīng)與辦公室、閱覽室分開，檔案庫房應(yīng)設(shè)專人負(fù)責(zé)管理，制定嚴(yán)格的庫房管理制度，無關(guān)人員一律禁止人內(nèi)。檔案庫房的科學(xué)管理，是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。

2.絕密檔案的管理和保密

絕密檔案是黨和國家的核心秘密，它關(guān)系到黨和國家的安全，關(guān)系到國家的政治活動、軍事活動和經(jīng)濟發(fā)展的成敗，關(guān)系到國家現(xiàn)代化建設(shè)的進程。因此，為確保國家核心秘密的安全，必須做好絕密檔案的管理和保密工作。

2.1絕密檔案與非絕密檔案要區(qū)別保管。要設(shè)置保險柜、保險鎖、防盜器，確保絕密檔案的安全。

2.2提高絕密檔案管理人員的素質(zhì)。絕密檔案管理人員具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特點。他們對保守黨和國家的秘密負(fù)有比一般工作人員更為重大的責(zé)任，因此，檔案保密工作好與壞，檔案管理人員的素質(zhì)是個關(guān)鍵。絕密檔案管理人員必須有較強的責(zé)任心、和高度的保密意識，以及嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。由于檔案管理人員經(jīng)常接觸黨和國家大量的秘密，在他們參加一些社會活動或某種復(fù)雜的場合時，也許不經(jīng)意的一句話，可能就泄露了國家秘密。所以要求檔案人員無論在什么場合，必須做到守口如瓶，保守國家秘密。

2.3加強絕密檔案的日常管理。絕密檔案的調(diào)閱、移出，銷毀等必須嚴(yán)格按照規(guī)定手續(xù)辦理，必須經(jīng)過指定領(lǐng)導(dǎo)人審批，如出現(xiàn)問題，應(yīng)及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報，并查明原因。

3.檔案的保管期限與保密期限

應(yīng)將檔案內(nèi)容進行正確的分析、鑒別其中的現(xiàn)實作用與歷史作用的基礎(chǔ)上來確定實際的保管期限，對于保存價值的確定，應(yīng)按照工作的需要與歷史文化財富的需要來進行確定。對于保密期限的確定，可按照國家秘密事項在一定時間內(nèi)泄露，可能使國家的安全利益受到的危害來進行確定。

4.檔案管理人員的職責(zé)

檔案管理人員最重要的職責(zé)就是應(yīng)確保檔案的完整性、安全性。對于檔案保管工作來說，這既是工作中的基本任務(wù)，又是工作中應(yīng)達到的主要目的。為做好檔案保管工作，應(yīng)避免由于某些因素而造成檔案的損壞情況。如果檔案已出現(xiàn)破損，應(yīng)立即采取相關(guān)補救措施。檔案管理人員在具體工作中還應(yīng)著重注意以下幾點。一是確保檔案的安全性，保證檔案的實體安全與檔案的內(nèi)容安全。二是對檔案進行集中的保管，由于分散保管會增加檔案管理工作中的負(fù)擔(dān)，嚴(yán)重情況下可能會使檔案出現(xiàn)損壞或丟失等情況。三是對于檔案保管工作應(yīng)有條理的且規(guī)范的進行工作。四是應(yīng)將檔案排架整齊、規(guī)范且按照一定的規(guī)律排好。綜上所述，檔案保管工作雖然不是很輕松，但是檔案工作作為一項極其重要的基礎(chǔ)工作，相關(guān)人員一定不可放松警惕，應(yīng)時刻注意避免檔案出現(xiàn)損壞，保證檔案安全。

5.檔案涉密情況的變化

檔案的密級并不是始終固定的，其密級會根據(jù)時間的推移與文件的情況而產(chǎn)生相應(yīng)的一些變化。主要可分為三種形式，分別是升密、降密與解密。出現(xiàn)升密的情況不多，及時進行升密，這過程也是暫時的。其中降密的情況是最普遍的。產(chǎn)生密級變化的主要原因可分為以下個方面，一方面是保密范圍變化。一方面是密級文件作用變化。由于傳統(tǒng)的密級文件指導(dǎo)作用無法與現(xiàn)階段的工作相適應(yīng)，從而起不到指導(dǎo)作用，這時立檔單位將此類文件廢除，這樣一來，密級就會自然而然的進行解除。另一方面是保密時限變化。由于原有的檔案涉密文件，只存在密級而看不到保密時限，所以要按照檔案涉密內(nèi)容的變化掌握劃密標(biāo)準(zhǔn)，避免出現(xiàn)密級偏高或偏低、偏長或偏短的情況。

6.進一步做好檔案開放中的保密工作

對于檔案的秘密性來說，一定不可以忽略其秘密性的時效與范圍，所以，在開放檔案的期間，一定要做好檔案的保密工作。

6.1做好檔案的解密工作。保密檔案的等級可分為三級，分別是絕密、機密與秘密。對于不同的檔案密級，檔案工作人員就應(yīng)采取不同管理措施，以確保能夠最大限度地利用檔案。檔案保密是有時效性的，如果檔案的秘密保管期限屆滿，就會失去保密價值，這樣一來就不可以根據(jù)原有的保密文件進行管理，要根據(jù)公開文件進行管理。對社會各界開放的檔案，一定要確保是到了一定時限的檔案，在開放之前，首先應(yīng)對其進行解密工作，對于未解密的檔案應(yīng)將其列入控制使用的范圍內(nèi)。為避免對檔案的開放利用產(chǎn)生影響，一定要在解密期間，嚴(yán)格按照保密法的有關(guān)規(guī)定，來進行解密工作。

6.2做好檔案開放前的基礎(chǔ)工作。檔案開放前的基礎(chǔ)工作應(yīng)從以下3個方面做好。一是確保開放檔案案卷的內(nèi)在質(zhì)量。二是要建立健全的檔案號，以適應(yīng)開放后的檢索管理要求。三是編制檢索工具，具體可包括以下3點。分別是基礎(chǔ)性檢索工具，骨干性檢索工具與文字?jǐn)⑹鲂詸z索工具，為實現(xiàn)檢索途徑的多元化特點，應(yīng)形成以骨干性檢索工具為主，基礎(chǔ)性檢索工具為輔，敘述性檢索工具為必要補充的檢索工具體系。

6.3準(zhǔn)備好副本。對于一些較為珍貴且重要的檔案，一定要準(zhǔn)備出相應(yīng)的副本，主要可選擇抄錄、復(fù)印、照相等一些方式。

6.4做好檔案的審查工作。檔案開放之前的關(guān)鍵工作之一就是審查工作，審查工作的具體任務(wù)是要做到準(zhǔn)確的區(qū)分、判定檔案的開放與控制使用范圍。做好這項任務(wù)應(yīng)分別做好以下3點。首先應(yīng)做好初審工作，將開放期限內(nèi)的檔案一一進行審查工作，以進行初步的判定開放與控制使用范圍。然后是中審，此項環(huán)節(jié)應(yīng)將初審中沒能判定開放與控制使用的部分檔案進行重點的審查工作，決定其取舍。最后是終審，此項環(huán)節(jié)應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)進行處理，按照初審應(yīng)中審的情況，進行深入、綜合的分析與審查工作，決定與批準(zhǔn)檔案是否開放。