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        紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理流程分析

        2014-11-24 00:28:03朱曉穎
        黑龍江史志 2014年12期
        關(guān)鍵詞:紙質(zhì)檔案數(shù)字化

        朱曉穎

        [摘 要]檔案數(shù)字化,就是采用各種信息采集設(shè)備將不同載體形式的檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字方式的過程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化,就是利用掃描等信息采集設(shè)備,將紙質(zhì)檔案原件的圖文信息分解為若干點(diǎn)陣式信息元(像素),并將光信號(hào)轉(zhuǎn)換為電信號(hào)輸進(jìn)計(jì)算機(jī)內(nèi)從而形成數(shù)字圖像文件。

        [關(guān)鍵詞]紙質(zhì)檔案;數(shù)字化;處理流程

        對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行數(shù)字化加工處理,是在加強(qiáng)檔案原件保管質(zhì)量的同時(shí),提高檔案信息利用效率、完善檔案信息利用方式的一項(xiàng)重要手段。隨著電子政務(wù)和辦公自動(dòng)化的發(fā)展,人們對(duì)網(wǎng)上檔案信息資源的需要也日益強(qiáng)烈。把傳統(tǒng)的檔案信息資源經(jīng)數(shù)字化處理轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案信息資源,建立起數(shù)字檔案信息中心,將進(jìn)一步完善我國(guó)以紙質(zhì)檔案為主體的檔案信息資源體系,為社會(huì)各界提供更為豐富的信息資源服務(wù)。檔案數(shù)字化日益成為檔案信息化建設(shè)的一個(gè)重要組成部分。

        一、數(shù)字化處理方式的選擇

        將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成計(jì)算機(jī)可處理的數(shù)字格式通常有兩種方法:一是將紙質(zhì)檔案掃描并以圖像方式存儲(chǔ);二是利用已有的縮微膠片影像進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換或者直接用數(shù)碼相機(jī)進(jìn)行拍攝。對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行直接掃描的方式比較經(jīng)濟(jì)和快捷。因此,紙質(zhì)檔案的數(shù)字化一般應(yīng)采取掃描的方法將其變成電子圖像文件直接存儲(chǔ),再配合標(biāo)引信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建立,實(shí)現(xiàn)檔案資料電子影像的快速檢索利用。

        二、數(shù)字化存儲(chǔ)設(shè)備的選擇

        大量檔案原文的存儲(chǔ)管理離不開海量存儲(chǔ)技術(shù)。光盒存儲(chǔ)系統(tǒng)是目前海量存儲(chǔ)的基本手段。完整的光盤存儲(chǔ)系統(tǒng)包括光盤盤片、相應(yīng)的光盤驅(qū)動(dòng)器及其光盤軟件。選擇檔案信息光盤存儲(chǔ)系統(tǒng)的考慮因素如下。

        (一)支持開發(fā):訪問用戶的數(shù)量

        選擇檔案光盤系統(tǒng)最關(guān)鍵的因素應(yīng)當(dāng)是其可同時(shí)支持在線并發(fā)動(dòng)用戶的數(shù)量,對(duì)眾多并發(fā)訪問的支持是有效實(shí)現(xiàn)檔案信息庫(kù)利用價(jià)值的基本條件。否則,無論存儲(chǔ)容量多大,都可能因光盤系統(tǒng)不能有效支持眾多并發(fā)用戶而徹底崩潰,進(jìn)而導(dǎo)致整個(gè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的癱瘓。

        (二)安全性及其安全管理體系

        檔案信息確保其存儲(chǔ)安全十分重要,對(duì)于鏡像存放在光盤存儲(chǔ)系統(tǒng)中的重要檔案信息,系統(tǒng)管理員和合法用戶在任何情況下均不得對(duì)其數(shù)據(jù)做任何修改。因此,在選擇檔案光盤系統(tǒng)時(shí)安全性是必須考慮的重要因素。

        (三)對(duì)各種網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)的支持

        網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中,網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)平臺(tái)和網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)千變?nèi)f化,網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器和客戶機(jī)多種多樣,這就要求檔案光盤存儲(chǔ)器能夠適應(yīng)各種復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。

        (四)存儲(chǔ)容量

        必須根據(jù)本單位數(shù)字化檔案的數(shù)量及其增長(zhǎng)情況來選定光盤塔、光盤庫(kù)可存儲(chǔ)光盤的數(shù)量及其總的存儲(chǔ)容量。存放檔案信息的光盤數(shù)量每年在不斷增加,因此選擇檔案光盤存儲(chǔ)系統(tǒng)時(shí)應(yīng)考慮系統(tǒng)是否允許采取自行添加硬盤的方式來對(duì)光盤塔和光盤服務(wù)器進(jìn)行擴(kuò)容。

        三、紙質(zhì)文書檔案數(shù)字化步驟

        (一)檔案整理階段

        1.拆裝。對(duì)歸檔改革前整理的檔案,要將檔案原件的裝訂拆除,排好順序,并用夾子夾起防止散亂;歸檔改革后整理的檔案如果沒有裝訂,可直接排好順序。操作中不得對(duì)檔案原件有任何損壞。

        2.修復(fù)。檔案中若有裝訂金屬物需去掉,有破損的地方需在備考表中注明,如破損程度影響了檔案內(nèi)容的文件,則需進(jìn)行修補(bǔ):小于16開的檔案需進(jìn)行托核;沒有裝訂線的檔案要另用紙加寬,操作時(shí)要注意兩點(diǎn):一是補(bǔ)紙與檔案縫接處宜窄不宣寬,一般為l—3mm;二是如需要在檔案的四周加邊,應(yīng)先加長(zhǎng)邊,后加短邊;多份檔案粘連一起時(shí),需在不損壞檔案載體信息量的前提下,細(xì)心分開,如實(shí)在無法分開則不分。

        3.檔案及目錄的檢查、整理。妥善保管好檔案,嚴(yán)禁批注、圈劃、圈點(diǎn)。檔案目錄中出現(xiàn)繁體字或不規(guī)范的簡(jiǎn)化字時(shí),一律參照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的簡(jiǎn)體字補(bǔ)充著錄,需手寫補(bǔ)錄的項(xiàng)目要求字跡工整,并逐份逐頁地仔細(xì)檢查,不符合要求的應(yīng)予以糾正。

        (三)檔案掃描掛接階段

        1.檔案掃描。檔案掃描過程中要嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)檔案閱覽利用及保管保護(hù)和保密制度,注意保護(hù)好檔案。

        (1)檔案掃描必須采用專業(yè)文件掃描儀,以黑白為主,對(duì)于原件不清和字跡較淡的檔案,掃描時(shí)必須用灰度或真彩模式掃描。掃描件打印效果不得比原件差,打印出的頁面比例尺寸與原件相同,同時(shí)分辨率不低于200dpi。

        (2)檔案掃描一般采用逐頁手工掃描,紙張較好的檔案可以采取連續(xù)進(jìn)紙方式掃描。

        (3)檔案掃描中發(fā)現(xiàn)檔案粘連一起時(shí),則需在不損壞檔案載體信息量的前提下分開,將可以識(shí)別的信息全部掃描。

        (4)存儲(chǔ)格式按多頁TPF的格式進(jìn)行保存,每份卷內(nèi)文件為一個(gè)多頁TIFF。保存多頁HFF文件時(shí),要注意核對(duì)好頁碼順序,不得缺漏頁。

        (5)文件命名:歸檔改革前的檔案采用“全宗號(hào)+保管期限+目錄號(hào)+案卷號(hào)+順序號(hào)”命名,例如:“001(全宗號(hào))+(保管期限)+(目錄號(hào))+(案卷號(hào))+(順序號(hào))”歸檔改革后的檔案采用“全宗號(hào)+年備保管期附件號(hào)”命名。

        (6)掃描完成后必須指定專人進(jìn)行核查,檢查掃描效果、按文件內(nèi)的頁碼順序、文件名是否正確。

        2.光盤刻錄存儲(chǔ)。將掃描形成的圖片文件采用保存期限為300年以上的光盤刻錄,一式兩套,以作備份,并填寫詳細(xì)清單。光盤刻錄必須有專人負(fù)責(zé)檢查,檢查光盤內(nèi)容是否有錯(cuò)漏,光盤能否正常打開等。

        3.數(shù)據(jù)檢查。有專人專機(jī)對(duì)每天完成的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查,要求保證掃描形成的圖片文件與卷內(nèi)文件一致,編號(hào)元誤,清晰度和格式符合標(biāo)準(zhǔn)。

        4.數(shù)據(jù)掛按。將效描獲得的每個(gè)圖片文件對(duì)照數(shù)據(jù)庫(kù)原有的目錄數(shù)據(jù),逐份點(diǎn)擊聯(lián)接導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫(kù),數(shù)據(jù)聯(lián)接必須跟掃描同步進(jìn)行。在數(shù)據(jù)庫(kù)中備份導(dǎo)入后的數(shù)據(jù),特備份數(shù)據(jù)用保存期限為300年以L的光盤刻錄并制作一份聯(lián)接清單。

        (四)檔案裝訂、歸還階段

        按檢查整理階段確定的順序?qū)呙柰甑臋n案裝訂好。裝訂時(shí)必須保持檔案的原貌,不得更換卷皮,不得缺漏頁,按照檔案原有的線孔裝訂。裝訂好后要將檔案檢查一邊,看案卷裝訂是否結(jié)實(shí)、有沒有脫頁,檔案及目錄齊不齊。檢查完畢歸還檔案保管處,辦理歸還手續(xù)。

        參考文獻(xiàn):

        [1]連華.紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理的工作流程[J].辦公自動(dòng)化,2007(14).

        [2]張照余.數(shù)字化檔案的文件格式選擇[J].檔案學(xué)通訊,2003(06).

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