吳玉萍

（桂林航天工業(yè)學(xué)院 教務(wù)處，廣西 桂林 541004）

新建本科院校教務(wù)管理系統(tǒng)優(yōu)化升級(jí)模式研究

吳玉萍

（桂林航天工業(yè)學(xué)院 教務(wù)處，廣西 桂林 541004）

升格為本科院校后，原有教務(wù)管理系統(tǒng)逐漸不能適應(yīng)本科教學(xué)的需要，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)勢(shì)在必行。文章首先分析了新建本科院校教務(wù)管理系統(tǒng)與本科教學(xué)之間存在的適應(yīng)問(wèn)題，在此基礎(chǔ)上提出自主研發(fā)、購(gòu)買(mǎi)引進(jìn)和研發(fā)與引進(jìn)相結(jié)合這三種系統(tǒng)優(yōu)化升級(jí)模式，并對(duì)三種模式的利弊進(jìn)行了分析，這對(duì)新建本科院校教務(wù)管理系統(tǒng)建設(shè)模式的選擇具有參考意義。

新建本科院校 教務(wù)管理系統(tǒng) 優(yōu)化升級(jí)模式

一、新建本科院校教務(wù)管理系統(tǒng)與本科教學(xué)的適應(yīng)問(wèn)題

1.原有的教務(wù)管理模式對(duì)新形勢(shì)的適應(yīng)性不夠。

信息管理系統(tǒng)都蘊(yùn)含著使用者的管理理念，教務(wù)管理系統(tǒng)也不例外。高職高專(zhuān)院校升格為本科院校，辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，管理體制的改革，教務(wù)管理工作的復(fù)雜度不斷增加。所有這些，都對(duì)原有的教務(wù)管理模式產(chǎn)生沖擊，具體體現(xiàn)在：

（1）對(duì)教務(wù)管理工作的認(rèn)識(shí)不夠。認(rèn)為教務(wù)管理只是作為教師教學(xué)和學(xué)生管理的輔助工具，直接導(dǎo)致對(duì)教務(wù)管理的投入不足。很多新升本科院校還沿用原來(lái)的教務(wù)管理方式，以手工或者半手工形式組織和管理教學(xué)信息和各項(xiàng)教務(wù)工作，這些低水平的管理手段無(wú)疑對(duì)教務(wù)管理效率和教學(xué)水平的提高造成了極大阻礙。

（2）教務(wù)管理人員的培訓(xùn)不夠。教務(wù)管理人員的管理水平參差不齊，大部分教務(wù)管理人員的管理水平處于較低水平，導(dǎo)致管理理念死板、管理模式僵化，教學(xué)事故頻發(fā)。而且學(xué)校對(duì)教務(wù)管理人員的重視程度不夠，缺乏合理的待遇和激勵(lì)措施，教務(wù)管理人員的變動(dòng)頻繁，不利于教務(wù)管理隊(duì)伍的穩(wěn)定。

（3）教務(wù)管理工作方式落后，管理分工不明確。部分新建本科院校還沿用原來(lái)的教務(wù)管理學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)制，導(dǎo)致權(quán)力過(guò)于集中，教務(wù)管理人員自主性不足，影響教務(wù)管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。

因此，新建本科院校教務(wù)管理系統(tǒng)建設(shè)的關(guān)鍵是教務(wù)管理模式、教務(wù)管理人員的管理理念等方面的轉(zhuǎn)變。

2.教務(wù)管理系統(tǒng)功能單一，資源共享不夠。

高校教務(wù)管理系統(tǒng)涉及眾多方面，包括教學(xué)資源、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)安排、學(xué)籍管理、教學(xué)考評(píng)、考試事務(wù)、成績(jī)管理、教材管理、等級(jí)考試等諸多環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)并不是孤立存在的，而是按照高等教育的內(nèi)在邏輯、管理的普遍規(guī)律進(jìn)行整合。教務(wù)管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)幾乎涵蓋了整個(gè)學(xué)校的信息資源，與學(xué)生管理、教師教學(xué)、招生就業(yè)、財(cái)務(wù)管理等職能模塊都有千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系。

但是目前的新建本科院校的教務(wù)管理系統(tǒng)建設(shè)，絕大多數(shù)停留在各自為政的階段，與其他職能部門(mén)缺少必要聯(lián)系，系統(tǒng)的功能也僅局限于日常教學(xué)事務(wù)，開(kāi)放性差，與學(xué)校基礎(chǔ)資源的共享度不高，一旦涉及其他比如招生、財(cái)務(wù)等方面問(wèn)題，就會(huì)又回到原來(lái)低水平的手工勞作階段，直接導(dǎo)致教務(wù)管理信息化程度不高，管理效率低下。

3.教務(wù)管理系統(tǒng)不能滿(mǎn)足高校個(gè)性化需求。

高等教育改革步伐不斷加快，專(zhuān)業(yè)培養(yǎng)方案不斷調(diào)整和更新，但是教務(wù)管理系統(tǒng)的水平高低不齊。對(duì)于不同規(guī)模、不同類(lèi)型、不同管理特色的高校，教務(wù)管理系統(tǒng)的自有模塊與各高校的教學(xué)管理制度很難做到有效統(tǒng)一。教務(wù)管理系統(tǒng)在實(shí)際的運(yùn)行過(guò)程中，往往出現(xiàn)系統(tǒng)的程序設(shè)計(jì)與高校教學(xué)改革發(fā)展需要不相協(xié)調(diào)的問(wèn)題，但是，迫于人力、物力、財(cái)力的限制，新建本科院校也很少對(duì)一次性建設(shè)的教務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行更新升級(jí)，從而制約了學(xué)校教務(wù)管理的發(fā)展與改革。

4.新建本科院校教務(wù)管理系統(tǒng)不能適應(yīng)本科組織結(jié)構(gòu)的轉(zhuǎn)型。

升為本科院校后，隨著辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大與辦學(xué)層次的提高，本科院校的組織結(jié)構(gòu)也需要發(fā)生改變。辦學(xué)目標(biāo)和功能的不同，導(dǎo)致本專(zhuān)科院校組織結(jié)構(gòu)存在許多差異。升為本科院校后，學(xué)校的決策權(quán)力分散、重心下移，二級(jí)教務(wù)管理模式凸顯，二級(jí)學(xué)院在很大程度上具有自己的決策權(quán)力，在教學(xué)計(jì)劃、課程安排、師資引進(jìn)等方面有較大自主權(quán)。

但是，由于教務(wù)管理系統(tǒng)沒(méi)有做到或者不能完全做到對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行完整性約束，很多新建本科院校出于數(shù)據(jù)規(guī)范性的考慮，很多二級(jí)職能不敢下放給系部。二級(jí)學(xué)院管理內(nèi)容越來(lái)越多，管理事務(wù)具體而繁雜，以前的管理流程已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)現(xiàn)在的新形勢(shì)和新目標(biāo)。

二、新建本科院校教務(wù)管理系統(tǒng)優(yōu)化升級(jí)的基本模式

1.自主開(kāi)發(fā)模式。

高校在軟件開(kāi)發(fā)方面具有人才、知識(shí)和設(shè)備等方面的天然優(yōu)勢(shì)，利用高校自身內(nèi)部的知識(shí)和技術(shù)資源優(yōu)勢(shì)，很多新建本科院校選擇自主研發(fā)教務(wù)管理系統(tǒng)。部分高校組織專(zhuān)門(mén)的管理技術(shù)人員，如由教務(wù)處牽頭，聯(lián)合學(xué)?，F(xiàn)代教育技術(shù)中心、計(jì)算機(jī)系等相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員，注重梯隊(duì)建設(shè)，組建團(tuán)隊(duì)，以教務(wù)處為系統(tǒng)開(kāi)發(fā)控制中心，其他部門(mén)如院系等作為工作站，總體規(guī)劃，分步實(shí)施。

首先，將教務(wù)管理系統(tǒng)分成若干相對(duì)獨(dú)立、互相支持的子系統(tǒng)，以教學(xué)計(jì)劃為基礎(chǔ)，以其他各子系統(tǒng)的互相協(xié)調(diào)運(yùn)作構(gòu)成一個(gè)全面系統(tǒng)。兼顧數(shù)據(jù)的規(guī)范性與系統(tǒng)的開(kāi)放性，實(shí)現(xiàn)整個(gè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)資源共享。嚴(yán)格按照本科教務(wù)管理流程，院系、教務(wù)處之間能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)相互傳遞共享信息，教務(wù)處還可以通過(guò)系統(tǒng)了解院系的教學(xué)執(zhí)行和教務(wù)管理情況，實(shí)時(shí)、適時(shí)做出決策控制。

同時(shí)，開(kāi)發(fā)出的系統(tǒng)時(shí)刻接受實(shí)踐的檢驗(yàn)，不斷修正和完善，根據(jù)具體環(huán)節(jié)的需要進(jìn)行再設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)，有針對(duì)性地解決教務(wù)管理問(wèn)題，做到系統(tǒng)邊設(shè)計(jì)研制，邊開(kāi)發(fā)應(yīng)用，力求開(kāi)發(fā)的系統(tǒng)符合本校的教務(wù)管理理念，方便、快捷、高效，并具有良好的交互性和可操作性。

2.購(gòu)買(mǎi)引進(jìn)模式。

很多新建本科院校由于技術(shù)人員的短缺和開(kāi)發(fā)周期的限制，尚不具備自主開(kāi)發(fā)教務(wù)管理系統(tǒng)的實(shí)力，通常以直接引進(jìn)商業(yè)化綜合教務(wù)管理系統(tǒng)的形式構(gòu)建本校的教務(wù)管理系統(tǒng)，目前，市場(chǎng)上功能完善的綜合教務(wù)管理系統(tǒng)軟件產(chǎn)品較多，如清華大學(xué)開(kāi)發(fā)的UEAS高校教務(wù)管理系統(tǒng)，湖南青果軟件有限公司的教務(wù)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，杭州正方軟件股份有限公司的正方高?，F(xiàn)代教學(xué)管理信息系統(tǒng)，湖南強(qiáng)智科技發(fā)展有限公司的強(qiáng)智綜合教務(wù)管理系統(tǒng)，等等。

市場(chǎng)上現(xiàn)有的教務(wù)管理系統(tǒng)按照管理模式分主要有C/S模式、B/S模式及C/S與B/S相結(jié)合等三種模式。C/S模式是指由客戶(hù)機(jī)與服務(wù)器組成的二層結(jié)構(gòu)系統(tǒng)平臺(tái)模式。這種模式的優(yōu)點(diǎn)是功能強(qiáng)大，交互性強(qiáng)。B/S模式是指用戶(hù)通過(guò)瀏覽器訪(fǎng)問(wèn)數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器進(jìn)行管理的模式。這種結(jié)構(gòu)最主要的優(yōu)勢(shì)在于其開(kāi)放性，只要電腦安裝了網(wǎng)頁(yè)瀏覽器，就可以根據(jù)用戶(hù)名和密碼登錄數(shù)據(jù)服務(wù)器進(jìn)行操作管理，覆蓋面廣且使用簡(jiǎn)單。因C/S和B/S模式各具優(yōu)勢(shì)，現(xiàn)在常用的教務(wù)管理系統(tǒng)多采用C/S與B/S模式相結(jié)合的管理模式，即在學(xué)校內(nèi)的各主要教學(xué)管理部門(mén)安裝客戶(hù)端軟件，供專(zhuān)門(mén)的教學(xué)管理人員使用，同時(shí)架設(shè)web服務(wù)器，供教師和學(xué)生在網(wǎng)絡(luò)上查詢(xún)相關(guān)教學(xué)信息。這樣的管理模式將大部分的管理工作放在客戶(hù)端，減輕了數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器的負(fù)荷，同時(shí)擴(kuò)大了網(wǎng)絡(luò)教務(wù)管理系統(tǒng)的覆蓋面，管理效率較高。

在決定購(gòu)買(mǎi)商業(yè)化的教務(wù)管理系統(tǒng)前，必須進(jìn)行系統(tǒng)功能基本需求分析，即擬引進(jìn)的教務(wù)管理系統(tǒng)應(yīng)具備哪些基本功能和要求。在滿(mǎn)足基本功能的基礎(chǔ)上，分析系統(tǒng)特殊功能需求，即根據(jù)學(xué)校教務(wù)管理工作的實(shí)際，對(duì)即將購(gòu)買(mǎi)的教務(wù)管理系統(tǒng)具備的功能提出特殊要求，主要包括購(gòu)買(mǎi)引進(jìn)后根據(jù)自身需要進(jìn)一步修改和完善的功能和要求。整個(gè)過(guò)程中，高校需結(jié)合自身實(shí)際，建設(shè)符合自己需要的教務(wù)管理系統(tǒng)，形成學(xué)校教務(wù)管理工作特色。

3.引進(jìn)與自主開(kāi)發(fā)相結(jié)合模式。

一些新建本科院校在建設(shè)綜合教務(wù)管理系統(tǒng)時(shí)，分析以上兩種教務(wù)管理系統(tǒng)升級(jí)方式后，選用了與軟件公司合作共建的方式，即引進(jìn)與開(kāi)發(fā)相結(jié)合。這種方式是新建本科院校在充分調(diào)研購(gòu)買(mǎi)商業(yè)化教務(wù)管理軟件的弊病，同時(shí)具有一定的自主研發(fā)能力的基礎(chǔ)上做出的選擇。

本科院校在充分利用自身資源，發(fā)揮自主開(kāi)發(fā)能力，針對(duì)自身教務(wù)管理工作的特點(diǎn)即管理功能進(jìn)行軟件設(shè)計(jì)，對(duì)整個(gè)教務(wù)管理流程進(jìn)行調(diào)研和再造，貼合實(shí)際分析自主開(kāi)發(fā)模塊，包括學(xué)校自身個(gè)性化需求的一些模塊，同時(shí)挑選相應(yīng)的商業(yè)公司做得比較成熟的通用模塊進(jìn)行購(gòu)買(mǎi)引進(jìn)。自主開(kāi)發(fā)的模塊主要針對(duì)所在高校，通用模塊是所有高校教務(wù)管理系統(tǒng)中共有的功能模塊，二者相結(jié)合，開(kāi)發(fā)出個(gè)性化的符合學(xué)校自身特點(diǎn)的教務(wù)管理系統(tǒng)，這樣形成的“個(gè)性”與“共性”相結(jié)合的教務(wù)管理系統(tǒng)能最大限度地滿(mǎn)足學(xué)校教務(wù)管理的需求。

三、新建本科院校教務(wù)管理系統(tǒng)優(yōu)化升級(jí)模式的利弊分析

1.自主開(kāi)發(fā)模式的利弊。

由高校從自身主體地位出發(fā)研究設(shè)計(jì)教務(wù)管理系統(tǒng)，能夠很好地解決教學(xué)管理系統(tǒng)本土化問(wèn)題。教務(wù)人員作為教務(wù)管理系統(tǒng)的主體，直接參與系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，由于其對(duì)本院校的實(shí)際情況十分熟悉，最了解所在高校的組織結(jié)構(gòu)、規(guī)章制度和辦事風(fēng)格，這樣開(kāi)發(fā)的教務(wù)管理系統(tǒng)就不僅是一個(gè)管理工具，開(kāi)發(fā)系統(tǒng)和教務(wù)管理的過(guò)程也有機(jī)結(jié)合，這樣研發(fā)的教務(wù)管理系統(tǒng)更加適用于本校，同時(shí)便于日后的修改、維護(hù)及對(duì)本校教職工的使用進(jìn)行培訓(xùn)。

但是這種模式也存在弊端：研發(fā)團(tuán)隊(duì)的力量強(qiáng)弱及其穩(wěn)定性直接影響系統(tǒng)的后續(xù)建設(shè)工作，直接關(guān)系系統(tǒng)建設(shè)任務(wù)能否順利實(shí)施；系統(tǒng)穩(wěn)定性、拓展性和通用性不強(qiáng)，不利于維護(hù)和升級(jí)；教務(wù)管理人員的流動(dòng)性也會(huì)對(duì)系統(tǒng)的維護(hù)和更新造成麻煩，一旦系統(tǒng)設(shè)計(jì)者離開(kāi)本職工作，甚至可能造成系統(tǒng)癱瘓或停用；同時(shí)，學(xué)校經(jīng)費(fèi)的投入，相應(yīng)規(guī)章制度的建設(shè)，都會(huì)影響教學(xué)教務(wù)管理系統(tǒng)的實(shí)施。

2.直接購(gòu)買(mǎi)引進(jìn)模式的利弊。

商業(yè)化運(yùn)作良好的軟件公司開(kāi)發(fā)出的系統(tǒng)一般技術(shù)含量高，功能強(qiáng)大，系統(tǒng)的靈活性、易用性、安全性、穩(wěn)定性、擴(kuò)展性和通用性較好，而且，運(yùn)作周期短，只需要在原來(lái)成熟的系統(tǒng)軟件上稍作修改即可上線(xiàn)運(yùn)行。

但是，由于商業(yè)軟件公司缺乏高校教務(wù)管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，對(duì)教務(wù)管理業(yè)務(wù)的了解不夠，導(dǎo)致對(duì)教務(wù)管理的一些細(xì)節(jié)問(wèn)題處理得不夠深入。其次，基于商業(yè)利益的角度考慮，軟件公司為了盡快完成系統(tǒng)驗(yàn)收，在進(jìn)行系統(tǒng)的初始化安裝后，只給予短時(shí)間的系統(tǒng)測(cè)試，就催促高校簽訂驗(yàn)收協(xié)議。高校往往缺少深入測(cè)試和全面驗(yàn)收的環(huán)節(jié)，導(dǎo)致最終系統(tǒng)在使用過(guò)程中問(wèn)題頻出。最后，軟件公司的售后服務(wù)的好壞也直接影響系統(tǒng)的使用效率高低。一旦驗(yàn)收成功，隨著教學(xué)改革的不斷深入，教務(wù)系統(tǒng)出現(xiàn)不適應(yīng)教學(xué)管理需要的地方，再找研發(fā)公司的時(shí)候，就必須進(jìn)行二次投入。很多新建本科院校在升級(jí)教務(wù)管理系統(tǒng)時(shí)，往往是一次性投入之后，受限于經(jīng)費(fèi)等原因，很少根據(jù)教務(wù)管理的實(shí)際進(jìn)行定期更新和維護(hù)，使得教務(wù)管理系統(tǒng)滿(mǎn)足不了管理現(xiàn)代化發(fā)展的需要，阻礙教務(wù)管理現(xiàn)代化的發(fā)展。

3.引進(jìn)和自主開(kāi)發(fā)結(jié)合模式的利弊。

這種方式綜合了上述兩種方式的優(yōu)點(diǎn)，教務(wù)管理人員直接參與教務(wù)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)，自主開(kāi)發(fā)符合自身特色的系統(tǒng)功能模塊，引進(jìn)各高校使用成熟的教務(wù)管理系統(tǒng)模塊，不僅充分發(fā)揮了自身資源優(yōu)勢(shì)，節(jié)省了經(jīng)費(fèi)的投入，而且最大限度地共享了資源，使開(kāi)發(fā)出的系統(tǒng)能最大限度地滿(mǎn)足自己的需要。從理論上講這是教務(wù)管理系統(tǒng)優(yōu)化升級(jí)的最理想方式。

但是實(shí)際調(diào)研發(fā)現(xiàn)這種方式也存在弊端，主要表現(xiàn)為：首先，教務(wù)管理系統(tǒng)不是各功能模塊的堆積，不能簡(jiǎn)單地進(jìn)行拆分，這就導(dǎo)致自主開(kāi)發(fā)的模塊與從軟件公司購(gòu)買(mǎi)的模塊之間的無(wú)縫對(duì)接很難實(shí)現(xiàn)；其次，高校與軟件公司容易各自從自身角度出發(fā)，對(duì)于系統(tǒng)運(yùn)行中產(chǎn)生的問(wèn)題往往將責(zé)任歸咎于對(duì)方，高校甚至?xí)谲浖?yīng)用過(guò)程中出現(xiàn)抵觸情緒。

四、結(jié)語(yǔ)

新建本科院校教務(wù)管理系統(tǒng)的建設(shè)，應(yīng)充分尊重本校需要及高等教育改革與發(fā)展的要求，在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，購(gòu)買(mǎi)較為符合自身需要且應(yīng)用成熟的教務(wù)管理系統(tǒng)，教務(wù)管理人員必須作為主體參與系統(tǒng)后續(xù)的改進(jìn)與研發(fā)，不斷更新完善，使其長(zhǎng)期、穩(wěn)定、有序地運(yùn)行和使用。

新建本科院校教務(wù)管理系統(tǒng)的優(yōu)化升級(jí)是一個(gè)循序漸進(jìn)、不斷完善的過(guò)程，不可能一蹴而就。充分認(rèn)識(shí)教務(wù)管理系統(tǒng)各種優(yōu)化升級(jí)模式及其優(yōu)缺點(diǎn)，對(duì)新建本科院校教務(wù)管理系統(tǒng)的建設(shè)具有重要意義。

［1］陳新民.新建本科院校轉(zhuǎn)型研究［J］.教育發(fā)展研究，2009（1）：46-49.

［2］鄭繼兵，方園.高校綜合教務(wù)管理系統(tǒng)本地化應(yīng)用現(xiàn)狀及發(fā)展建議［J］.長(zhǎng)春工業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)高教研究版，2012（3）：86-87，129.

［3］余輝.高校教務(wù)管理信息系統(tǒng)的現(xiàn)狀及改進(jìn)［J］.網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)與應(yīng)用，2013（9）：116-117.

桂林航天工業(yè)學(xué)院2013年度教學(xué)改革研究項(xiàng)目（編號(hào)：2013JB32）階段性成果。