樂景芳

[摘 要]本文作者從一名基層人事檔案管理員的角度，結(jié)合實際工作體會，對我國人事檔案的管理現(xiàn)狀及其存在問題做了闡述，從客觀的角度提出人事檔案開發(fā)利用的策略，希望能與讀者產(chǎn)生共鳴，呼吁社會對人事檔案的重視，共同為人事檔案的開發(fā)利用出謀獻策，使人事檔案的重要作用能得以充分發(fā)揮。

[關(guān)鍵詞]人事檔案；管理現(xiàn)狀；開發(fā)利用；探討

在單位從事人事檔案工作多年，前一段時間因為縣里開展全面的干部人事檔案整理工作，在收集報送的過程中，筆者對人事檔案管理工作有了更深入的了解。尤其是今年來準(zhǔn)備實行的社會養(yǎng)老保障機制的一項新舉措——未參保高齡職工老年生活保障金發(fā)放工作，更是在全縣掀起了一股查找人事檔案的熱潮，使筆者更加深刻地感受到我國人事檔案工作存在的欠缺和不足。

一、人事檔案的特點及其重要性

人事檔案是國家機構(gòu)、社會組織在人事管理活動中形成的，并經(jīng)組織審查或認(rèn)可的記錄個人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等情況的文件材料的組合體，起著憑證、依據(jù)和參考的作用。是我國人事管理制度的一項重要特色，提供個人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載個人人生軌跡的重要材料。

1.人事檔案的特點。人事檔案除具有一般檔案的特征外，還具有全面性、現(xiàn)實性、真實性、動態(tài)性、流動性、機密性等特質(zhì)。全面性它是個人信息的儲存庫，概括地反映個人全貌?，F(xiàn)實性具有直接為現(xiàn)實工作服務(wù)的特性是它區(qū)別于其他檔案的重要標(biāo)志。真實性是人事檔案現(xiàn)實性的基礎(chǔ)和前提。動態(tài)性它的內(nèi)容不是一成不變的，而是隨著個人人生道路的延伸將不斷形成一些反映新信息的文件材料。流動性人事檔案的管理應(yīng)與人事管理相統(tǒng)一，必須堅持“檔隨人走”。機密性人事檔案的內(nèi)容涉及個人隱私，有的從側(cè)面反映了一些重大歷史事件，屬于黨和國家的機密，任何人不得泄露和私自保存人事檔案材料，不能向社會無條件地提供服務(wù)。

2.人事檔案的重要性。人事檔案是社會公共信息非常重要的一個組成部分，從人力資源開發(fā)、管理的角度來看，它是人才信息的重要載體，是人才的主要信息源，可以為個人求職、單位求才提供大量豐富、動態(tài)、真實有效的原始資料和數(shù)據(jù)。不論從社會發(fā)展需求、個人發(fā)展需要來說，人事檔案的重要作用都是不可小視的，是知人善任、選賢舉能的重要工具，是人力資源管理與開發(fā)、使用的重要依據(jù)。尤其是當(dāng)今社會人才的流動性很大，給人才的管理帶來了很多不確定因素，人事檔案的作用就更加突顯。需要有專門的檔案管理部門，現(xiàn)代化的管理手段，高效的管理模式，以滿足人才管理的需要。另外，隨著中國經(jīng)濟的發(fā)展，也使信用制度的重要性日益突顯，個人征信材料也需要管理個人檔案部門出具權(quán)威證明。

二、人事檔案管理現(xiàn)狀

人事檔案制度自20世紀(jì)50年代產(chǎn)生以來，作為一項常規(guī)性的公共管理工具，在中國的信用建設(shè)、干部管理、國家安全、福利分配等方面起到了積極的作用。但隨著改革開放的進程加快和社會主義市場經(jīng)濟的縱深推進，傳統(tǒng)人事檔案制度的各種弊端也顯露無遺?！八罊n棄檔”、“虛假檔案”、“人檔脫節(jié)”、“檔案克隆”等現(xiàn)象日益增多，由于“人事體制結(jié)構(gòu)”所形成的“人才壁壘”、“單位封閉”、“制度交易”、“身份阻隔”等負(fù)功能愈加顯現(xiàn)，在一些人的心目中人事檔案甚至已經(jīng)淪為“雞肋”——食之無味卻棄之可惜。

1.管理手段落后，質(zhì)量不高。一是內(nèi)容上，立卷不夠規(guī)范，案卷質(zhì)量不高。存在材料內(nèi)容填寫前后不一、用紙規(guī)格不一、歸類不準(zhǔn)確、材料短缺等問題；缺少反映個人工作能力、技術(shù)特長等方面的內(nèi)容；有些材料在內(nèi)容和形式上是雷同的，如一些鑒定、考核和評價材料大多是套話，給人“千篇一律”的感覺，不能準(zhǔn)確反映每個人的真實情況。二是使用上，技術(shù)手段滯后，運行效率較低。存在發(fā)展不平衡問題，相當(dāng)一部分地方，尤其是縣級地，仍主要靠手工操作，效率低，與行業(yè)整體的現(xiàn)代化、信息化、科學(xué)化管理水平不相適應(yīng)；有些先進的技術(shù)手段還沒有充分挖掘和發(fā)揮，計算機技術(shù)還沒有在人事檔案管理中廣泛運用。三是現(xiàn)實中，管理比較混亂，虛假現(xiàn)象盛行。由于沒有專門的人事檔案統(tǒng)一管理部門，給人事檔案收集的全面性帶來很大的阻礙。加上由于個人信用體系的缺位，也給虛假現(xiàn)象制造了“溫床”。

2.作用無法發(fā)揮，利用率低。由于歷史原因，傳統(tǒng)人事檔案主要收集的是個人的政治歷史材料、家庭出身及社會關(guān)系等材料，工作中常常只是被用來了解人員的基本情況，知人善用、選賢舉能的作用并未發(fā)揮出來。且利用方式單一，使用率低，只有需要者找上門來才提供利用，被動服務(wù)情況比較普遍。在實際工作中，人事檔案也常常是“說起來重要，排起來次要，用起來需要，忙起來忘掉”。

3.人事檔案機密性與知情權(quán)有待協(xié)調(diào)。人事檔案具有機密性，它屬于黨和國家的機密，任何人不得泄露和私自保存人事檔案材料，不能向社會無條件地提供服務(wù)。這一特點使得檔案在開發(fā)利用上也受到很大的限制，個人對自己人事檔案的知情權(quán)幾乎為零，這在一定程度上存在公開、公平、公正的欠缺。筆者始終認(rèn)為一個人應(yīng)該對記錄自己個人信息的儲存庫的人事檔案有相應(yīng)的知情權(quán)和申訴權(quán)。尤其是人事檔案在形成過程中不可避免的也會受到一些人為因素的影響，這使得一些有關(guān)個人鑒定等方面的材料有可能發(fā)生偏頗，作為當(dāng)事人，完全有理由要求相應(yīng)的知情權(quán)的權(quán)利。這就要求我們應(yīng)有效協(xié)調(diào)這一矛盾，使得人事檔案一方面得以科學(xué)合理利用，一方面又不破壞其具有法律效用的嚴(yán)肅性。

三、人事檔案的開發(fā)與利用探討

隨著社會的發(fā)展，要促進人才的合理流動，必須改變傳統(tǒng)人事檔案制度，探索建立科學(xué)的社會化的人才檔案公共管理服務(wù)系統(tǒng)。

（一）應(yīng)健全管理機構(gòu)，規(guī)范行業(yè)的發(fā)展

要從解決好民生問題的高度，以“以人為本”和“以民為本”來進行人事檔案管理制度的合理改革，使人事檔案成為一個透明、適度開放的個人社會公信平臺，充分保障人事檔案當(dāng)事人的合法權(quán)利。建議實行分類管理。國家公務(wù)員的檔案由組織人事部門按管理權(quán)限建立并管理；其余人員的檔案，則打破身份、學(xué)歷、職稱、行業(yè)、地域等各種限制，由政府人事部門所屬人才交流機構(gòu)建立并統(tǒng)一管理?；蛘呖梢钥紤]設(shè)置一個專門的管理機構(gòu)，它既具有一定的行政職能，能夠向有關(guān)部門，包括學(xué)校、社區(qū)、單位等收集材料，能有權(quán)以有償?shù)姆绞较蛳嚓P(guān)部門進行購買；又是一個能夠?qū)ν忾_放的服務(wù)機構(gòu)，具有法律賦予的特權(quán)，是做為個人信息驗證的權(quán)力機構(gòu)和提供系統(tǒng)的人才資源信息服務(wù)的權(quán)威部門，有權(quán)向社會，包括銀行、用人單位等提供相應(yīng)有償?shù)淖稍兎?wù)，以通過這樣的一個形式促進良性循環(huán)。同時，為促進人事檔案發(fā)展的規(guī)范化、法制化，人事檔案管理機構(gòu)還應(yīng)實行許可證并年檢制度，有規(guī)范的硬件、軟件標(biāo)準(zhǔn)，并加強執(zhí)法檢查；檔案管理人員也要進行培訓(xùn)并實行資格證制度，定期考試更新知識；有統(tǒng)一的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和收費標(biāo)準(zhǔn)。

（二）應(yīng)提升管理水平，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理。

實現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化，是人事檔案服務(wù)于人事工作、人事制度改革與發(fā)展的需要，是我國整個社會主義現(xiàn)代化事業(yè)的一個具體組成部分，也是適應(yīng)社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。首先，材料收集、歸檔、鑒別是否規(guī)范化將直接影響進檔材料的質(zhì)量，應(yīng)實現(xiàn)檔案材料收集、歸檔和鑒別的規(guī)范化。及時收集與檔案有關(guān)的各種材料，并從手續(xù)是否完備，表述是否準(zhǔn)確、精煉，觀點是否明確等方面進行認(rèn)真細致的鑒別，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，保證人事檔案的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實性。其次，進一步提高檔案管理的信息化水平。建議采取英文字母的順序號進行編排代替姓氏檢索查閱方法，便于記憶，還可提高速度。同時，利用現(xiàn)代技術(shù)將實物資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存。并通過網(wǎng)絡(luò)，實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優(yōu)質(zhì)高效的人才檔案信息服務(wù)，以實現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享。

（三）應(yīng)適應(yīng)社會需求，探索新的服務(wù)模式。

最近，有些地方的人才市場上開始逐漸推出一種“人才業(yè)績檔案”，內(nèi)容包括學(xué)歷、職業(yè)及個人信譽檔案，其中學(xué)歷檔案包括應(yīng)屆畢業(yè)生的在校表現(xiàn)及社會實踐誠信調(diào)查、在大學(xué)期間的學(xué)習(xí)狀況、參加社團活動情況、任何職務(wù)、社會實踐情況及獎懲情況等。個人在人才市場建立業(yè)績檔案后，人才市場將為其免費終身保管。無論今后在任何地點和單位工作，均可以根據(jù)自己的需要及時、準(zhǔn)確地添加人才業(yè)績檔案信息資料。具有獨立法人資格的各類企事業(yè)單位，也可委托人才市場為其員工建立人才業(yè)績檔案，以全面反映和動態(tài)記錄人才業(yè)績和技能，并做出正確評價。用人單位聘用員工時，可以向人才市場提請對應(yīng)聘人才進行個人誠信認(rèn)證和提交“個人業(yè)績誠信報告”。誠信報告使用國內(nèi)最為先進的印鈔專用防偽技術(shù)，而且用紙具有拒感光性，根本不能拍照，甚至復(fù)印出來的只是一張白紙，想要偽造，目前幾乎不可能，缺乏誠信的“人才”也因此無所遁形。

這一探索模式很值得借鑒，它不僅改變了以往的人事檔案資料的收集模式和內(nèi)容，在很大程度上彌補傳統(tǒng)人事檔案在人才業(yè)績信息上的不足，而且在功能上也有了極大的變化，使檔案管理由封閉走向開放，為促進人才合理流動配置，加強員工管理發(fā)揮了很大作用。但是，完善的服務(wù)模式除能提供個體服務(wù)外，還應(yīng)能提供完善的信息系統(tǒng)服務(wù)。它應(yīng)該具備信息化時代的特質(zhì)，建立覆蓋全地區(qū)、全省，仍至全國的現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，才有可能提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。如何將這些新的改進技術(shù)與傳統(tǒng)管理方式完美結(jié)合，以形成完善的服務(wù)模式，值得進一步深入研究和探討。

人事檔案管理是一項復(fù)雜而艱巨的工程，只有與時俱進，注重檔案的服務(wù)性，才能提高檔案的利用價值，人事檔案管理制度的改革、信用業(yè)績檔案的建立必將使人事檔案煥發(fā)新的生機與活力，必將使社會生活中的諸多問題迎刃而解，必將為社會經(jīng)濟的發(fā)展提供強有力的保障。

參考文獻：

[1]劉思洋.從檔案管理制度淺談當(dāng)代人事檔案信息化的管理[J].中國科技創(chuàng)新導(dǎo)刊，2011（20）.

[2]屈艷麗.淺談干部人事檔案管理[J].中小企業(yè)管理與科技，2010（7）.

[3]隋華云，呂萍.以檔案達標(biāo)升級為契機，提高人事檔案管理水平[J].管理觀察，2010（24）.

[4]吳琪.淺談人事檔案管理.中國論文聯(lián)盟.

[5]智聯(lián)招聘.檔案管理的重要性.