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        新時期如何做好社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作探討

        2014-11-11 12:31:34周仕芹
        黑龍江史志 2014年1期
        關(guān)鍵詞:新時期檔案管理

        周仕芹

        [摘 要]針對新時期如何做好社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作探討問題,即少了新時期社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀,提出了在新時期社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理的問題,如新時期社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)與檔案管理制度問題、新時期社會保險與檔案管理軟硬件設(shè)施問題和保險業(yè)務(wù)與檔案管理人員問題,提出了社會養(yǎng)老保險檔案管理的對策,如健全制度標(biāo)準(zhǔn)與檔案管理規(guī)范化、夯實(shí)基礎(chǔ)建設(shè)與推進(jìn)檔案集中管理和提升檔案管理人員素質(zhì),做好新時期的社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作。

        [關(guān)鍵詞]新時期;社會養(yǎng)老;保險業(yè)務(wù);檔案管理;工作探討

        改革開放以來,隨著社會的發(fā)展和進(jìn)步,近些年來,社會養(yǎng)老保險問題已經(jīng)受到我國人民的關(guān)注,已經(jīng)越來越受到國家和人民群眾的重視。社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作,是重要的檔案信息,它全面系統(tǒng)記錄參保單位和參保人員的檔案信息,這些檔案信息,是養(yǎng)老保險參與人履行繳費(fèi)義務(wù)的憑證,也是養(yǎng)老保險參與人享受社會保險權(quán)益的原始憑證,這些檔案中的原始憑證,是社會保險經(jīng)辦管理和服務(wù)工作的客觀記載,它是社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)落實(shí)對參保人員的基本信息,這是社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)檔案中“記錄一生、跟蹤一生、服務(wù)一生、保障一生”的前提,是研究社會保險事業(yè)運(yùn)行和發(fā)展規(guī)律的珍貴史料。

        一、新時期社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀

        在新時期要規(guī)范社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)的檔案管理工作,要保證養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案的真實(shí)、完整和安全,為參保個人及社會有關(guān)方面提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù),對開展社會保險、完善社會保障體系,提高養(yǎng)老保險保障性的功能,這對于社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)的發(fā)展,具有重要意義。近年來的實(shí)踐表明,在檔案服務(wù)工作趨于信息化、網(wǎng)絡(luò)化的今天,原有的社會養(yǎng)老保險檔案管理工作已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)前的需要,顯然,社會保險事業(yè)檔案管理的發(fā)展是客觀形勢的要求。因此,在新形勢下,社會養(yǎng)老保險對檔案管理工作有著更高標(biāo)準(zhǔn),推動社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作適應(yīng)社會保險事業(yè)發(fā)展,已勢在必行。

        二、新時期社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理的問題

        新時期社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理問題,要利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)使檔案管理提高到一個高的檔次,在具體的實(shí)施中,要注意以下幾個方面的問題。

        1.新時期社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)與檔案管理制度問題

        盡管國家已出臺一些檔案管理的法律、法規(guī),但由于對養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理尚處于“初級階段”,使得養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理的制度不夠完善。檔案分類不清,導(dǎo)致重要檔案遺失或者歸納錯誤的發(fā)生;格式欠規(guī)范,檔案材料紙張形式各異,裝訂不規(guī)范,給檔案歸類與查閱帶來許多麻煩;保存或調(diào)閱無硬性規(guī)定,不僅嚴(yán)重影響社會保險工作正常開展,也增大了舞弊和錯誤疏漏發(fā)生的可能。

        2.新時期社會保險與檔案管理軟硬件設(shè)施問題

        社會保險業(yè)務(wù)與檔案管理軟硬件設(shè)施投入不足。一些單位不能配備專門的社會養(yǎng)老保險檔案室,且設(shè)備配置簡陋,缺乏應(yīng)有的防潮、防蛀、防盜、保密、存儲、檢索設(shè)備,導(dǎo)致檔案在管理方面存在安全隱患,更談不上檔案管理的現(xiàn)代化、信息化。據(jù)調(diào)查,目前大多數(shù)的社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案仍未完全實(shí)現(xiàn)電子信息化管理,使得檔案的查閱很不方便,再加上目前社會保險業(yè)務(wù)量的日益龐大,傳統(tǒng)的社會保險業(yè)務(wù)檔案管理方式已經(jīng)無法滿足參保單位和參保人員的查閱、核對需求,使參保單位和參保人員,對社會保險業(yè)務(wù)辦理的效率和質(zhì)量產(chǎn)生質(zhì)疑,影響社會養(yǎng)老保險機(jī)構(gòu)形象。

        3.新時期社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)與檔案管理人員問題

        社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)與檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提高。不少負(fù)責(zé)養(yǎng)老保險檔案管理工作的人員往往是兼職人員,很少有時間參加專業(yè)知識的培訓(xùn),更沒有時間學(xué)習(xí)、補(bǔ)充和更新養(yǎng)老保險檔案專業(yè)知識和其他相關(guān)技能,對檔案的重要性、歸檔要求,檔案材料的收集、整理、編目、裝訂等業(yè)務(wù)缺乏了解。這種現(xiàn)象的惡性循環(huán),勢必會導(dǎo)致檔案管理人員不能專注于檔案管理工作,服務(wù)質(zhì)量也就難以令人滿意。

        三、新時期提高社會養(yǎng)老保險檔案管理的對策

        提高社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理水平的對策,設(shè)計(jì)做好社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理的基礎(chǔ),因此,社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)的檔案管理工作,要以人為本,負(fù)起責(zé)任,因此在新時期要積極對社會養(yǎng)老保險檔案管理,利用高科技手段創(chuàng)新,提高社會養(yǎng)老保險檔案管理的對策,要從下面幾方面做起。

        1.健全制度標(biāo)準(zhǔn)與檔案管理規(guī)范化

        健全制度標(biāo)準(zhǔn),扎實(shí)推進(jìn)檔案管理規(guī)范化。建立覆蓋全部環(huán)節(jié)的檔案管理制度,在判定文件材料的來源形式和查考價值的基礎(chǔ)上,制定相應(yīng)的檔案管理辦法、檔案業(yè)務(wù)流程、檔案分類方案。依據(jù)國家頒發(fā)的《中華人民共和國檔案法》《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定(試行)》《歸檔文件整理規(guī)則》等有關(guān)檔案的法律法規(guī),從社保處養(yǎng)老保險工作實(shí)際出發(fā),建立健全《檔案立卷歸檔制度》《檔案庫房管理制度》《檔案保密制度》《檔案統(tǒng)計(jì)制度》《檔案鑒定、銷毀制度》《檔案移交制度》等一整套檔案管理制度,做到有章可循、規(guī)范管理,從而使社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)各門類檔案資料實(shí)現(xiàn)集中、統(tǒng)一管理,做到從立卷歸檔到保管統(tǒng)計(jì),從檔案利用到鑒定銷毀,從檔案移交到獎懲處罰等每個環(huán)節(jié)都有據(jù)可依,為規(guī)范有序、科學(xué)高效地開展養(yǎng)老保險檔案管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。

        2.夯實(shí)基礎(chǔ)建設(shè)與推進(jìn)檔案集中管理

        夯實(shí)基礎(chǔ)建設(shè),全面推進(jìn)檔案集中安全管理。積極爭取單位領(lǐng)導(dǎo)對社保檔案工作的重視與支持,加大資金及人力投入,切實(shí)解決養(yǎng)老保險檔案管理工作中存在的人員匱乏、資金短缺、設(shè)備不足等實(shí)際問題。加大經(jīng)費(fèi)投入,提供物質(zhì)保障,實(shí)行檔案室、閱檔室、辦公室三分開,購置金屬密集架、防磁柜、計(jì)算機(jī)、掃描儀,配備吸塵器、滅火器和溫濕度計(jì)等應(yīng)有設(shè)備,確保達(dá)到“八防”標(biāo)準(zhǔn)。實(shí)行檔案集中管理原則,確保保管利用過程中檔案實(shí)體和數(shù)據(jù)的安全。積極發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)勢,推進(jìn)檔案信息化建設(shè),購置檔案管理軟件,按要求建立詳細(xì)的檢索查詢系統(tǒng),努力提升檔案服務(wù)效率。

        3.加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)與提升檔案管理人員素質(zhì)

        加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè),不斷提升檔案管理人員素質(zhì)。只有具備高素質(zhì)檔案人員,才能更好地適應(yīng)新形勢下檔案管理工作。在明確檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)的基礎(chǔ)上,將檔案工作與業(yè)務(wù)經(jīng)辦工作同時部署,納入每年的年初計(jì)劃,納入工作考核范圍,制定崗位責(zé)任和工作標(biāo)準(zhǔn),要求專職檔案員和兼職檔案員必須具備較高的政治素質(zhì)、高尚的職業(yè)道德、大膽的創(chuàng)新精神、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)和過硬的業(yè)務(wù)技能。加強(qiáng)對養(yǎng)老保險檔案管理人員的崗位培訓(xùn)和繼續(xù)教育,拓展檔案人員的思維、知識面,不斷提高養(yǎng)老保險檔案業(yè)務(wù)水平。此外,還要認(rèn)真做好養(yǎng)老保險檔案工作人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用的理論和技能培訓(xùn),提高社保處養(yǎng)老保險檔案管理現(xiàn)代化水平,加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè),充分利用檔案資源信息為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù),為參保單位和參保個人提供優(yōu)質(zhì)便捷的服務(wù)。

        四、結(jié)語

        新時期如何做好社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作,是市場發(fā)展,對養(yǎng)老工作開展的需要,也是社會養(yǎng)老保險事業(yè)的中心工作,因此,在社會養(yǎng)老服務(wù)工作中要以人為本,開拓思想,力爭做好社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理,為養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)的發(fā)展,為小康社會的建設(shè),貢獻(xiàn)自己的力量。

        參考文獻(xiàn):

        [1]沈加琴.淺談新形勢下如何做好社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作[J].檔案與建設(shè)2013-08-15

        [2]孫艷梅.淺析如何做好社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)2013-06-05

        [3]肖杰.淺析如何做好社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作[J].經(jīng)濟(jì)師2008-11-05

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