桂玲

[摘 要]文書檔案年度整理歸檔工作是基層各單位檔案工作的主要內(nèi)容，也是一項最基本的檔案業(yè)務(wù)工作，其質(zhì)量好壞直接反映出一個單位檔案工作的水平，直接影響檔案利用工作的開展。本文就文書檔案管理的原則及規(guī)范辦法進行了分析，從而不斷提高檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。

[關(guān)鍵詞]文書；檔案；信息

一、文書檔案管理原則

（一）區(qū)分不同價值

檔案提供利用是以館（室）藏檔案信息資源為基礎(chǔ)，通過一定的方式、方法直接提供檔案為利用者服務(wù)的一項檔案業(yè)務(wù)工作。實現(xiàn)檔案價值的邏輯起點是指檔案在滿足人們需要，體現(xiàn)其使用價值的具體實踐的邏輯行程中所經(jīng)歷的首要環(huán)節(jié)。因此，我們要依照《機關(guān)檔案歸檔與不歸檔范圍》和《文書檔案保管期限表》的規(guī)定，區(qū)分歸檔范圍不同文件價值，劃定不同保管期限。通過將不同價值的文件區(qū)別整理，可以合理使用人力，物力、財力和時間，同時不同價值的文件經(jīng)過整理后相對集中，為日后檔案進行保管利用，以及到期移交進館也提供了方便。由此可見，檔案客體一經(jīng)形成，就與未來的檔案用戶之間存在著一種潛在的價值關(guān)系。而檔案的價值只有當(dāng)檔案客體獲得檔案用戶的實際利用時，其與檔案用戶主體所構(gòu)成的潛在價值關(guān)系才能轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實的價值關(guān)系，檔案價值才得以真正實現(xiàn)

（二）遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系

在整理原則中，遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值。是手段，“便于保管和利用”則是最終目的。因此，保存檔案并非是檔案工作的目的，而只是檔案工作的開始，遵循文件的形成規(guī)律，提供檔案為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，并產(chǎn)生良好的社會效益和經(jīng)濟效益是一切檔案管理工作的最終目的。所以，進行歸檔文件整理工作，必須遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。

（三）要便于保管利用

這是歸檔文件整理最基本的原則，也是檢驗歸檔文件整理方法實用性的唯一標(biāo)準(zhǔn)。執(zhí)行文件級整理，正是新形勢下對這一原則的合理發(fā)揮。從根本上說，保管和利用是相互影響，相互制約的關(guān)系，任何片面地強調(diào)某一方面，忽視甚至無視另一方面的做法都是不可取的。有的地方有的部門采取取消分類，排列時不強調(diào)事由，不區(qū)分保管期限。完全按歸檔文件形成時間或文號對歸檔文件進行排列，依靠計算機進行檢索。這種做法從目前能夠滿足利用需要，但由于檔案間缺乏邏輯聯(lián)系，以及同一事由或問題的檔案被分散到多個檔案盒中，從長遠看，特別是對檔案移交進館之后，將會給系統(tǒng)利用檔案帶來很大困難。因此，在處理類似問題時，要堅持以便于保管利用為出發(fā)點，具體情況具體處理，才能更好地實現(xiàn)文件整理目的。

二、不斷規(guī)范文書檔案管理途徑

（一）做好分類，嚴格登記

對歸檔文件進行合理的分類，不但能有能效地揭示出歸檔文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，便于系統(tǒng)地提供利用，而且對將來館室的系統(tǒng)化管理都有重要的意義。首先，在一年度下進行歸檔文件分類。這是以“件”為單位進行分類。歸檔文件的分類是整理工作中的一個非常重要的環(huán)節(jié)，分類工作的好壞直接關(guān)系到歸檔文件整理的質(zhì)量。各單位要根據(jù)自身的特點，按照科學(xué)、適用的原則，選擇分類方法，制定分類方案。其次，按“年度—保管期限”方案分類。按這種方案分類的單位，就是將一年度應(yīng)歸檔的文件材料按永久、長期和短期三種保管期限分開。但在這一階段因還未對文件進行劃分保管期限，所以，按這種方案整理的單位，在此只按確定“件”的原則，將一“件”的文件材料分在一起。等到歸檔文件劃分保管期限時，再按保管期限分開。另外，要嚴格登記。對本單位的收發(fā)文件進行登記，保證本單位主要文件的系統(tǒng)齊全。本單位發(fā)文，應(yīng)編號發(fā)出，單位收文應(yīng)先登記后使用。通過登記，對來往行文、機關(guān)內(nèi)部文件、會議文件等逐件建帳，做到家底清楚，有據(jù)可查。

（二）提高檔案管理人員的綜合服務(wù)能力

檔案人員要練就過硬的業(yè)務(wù)技能，檔案工作既是一項業(yè)務(wù)性工作，又是一項管理服務(wù)性工作。這就要求從事檔案工作的專職檔案人員，既要有扎扎實實的業(yè)務(wù)功底，又要有較強的管理能力和服務(wù)意識。檔案人員不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務(wù)實基礎(chǔ)上促進創(chuàng)新，努力使檔案服務(wù)成為一項面向大眾的服務(wù)，讓越來越多的人能正確認識和利用檔案。

（三）要提前布置、完善機制

首先，要提前布置。檔案是反映專員辦業(yè)務(wù)工作的重要載體。因此，我們必須要求將檔案建設(shè)作為深化本單位工作、推進業(yè)務(wù)機制建設(shè)和全面提升內(nèi)部管理水平的基礎(chǔ)工作，做好整理歸檔。其次，要完善機制。重點是要按照《檔案法》規(guī)定做好文書檔案保管期限表，結(jié)合實際完善本單位的文書檔案管理規(guī)定，確保文書檔案管理規(guī)范有序。本單位檔案管理部門要及時對各檔案員進行輔導(dǎo)，并按照新要求做好文書檔案的整理歸檔工作，確保檔案資料歸檔及時完整、保管規(guī)范有序、調(diào)閱快捷方便。第三，注重規(guī)范整理方面。落實專人負責(zé)檔案工作，嚴格按檔案歸檔整理的要求進行歸檔和整理，并結(jié)合電子設(shè)備進行操作，確保檔案規(guī)范化、信息化；在注重檔案“收、管、用”方面。按檔案保管要求，進行專柜保管，并明確檔案管理、保管、利用、借閱等各項制度，確保檔案保密性和借閱的規(guī)范性。

三、結(jié)束語

總之，文書檔案管理是本單位檔案管理的重要組成部分，規(guī)范和改進文書檔案管理的方法對于一個單位有著十分重要的影響。不僅僅是保證了單位檔案資料的完整性和真實性，也對有些重要資料的存儲和整理起到了很好的保存作用，同時也能為本單位文書檔案管理提供了很d好的實踐經(jīng)驗。

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