賈洪慧

[摘 要]檔案是一個(gè)國(guó)家的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的各種文字、圖像、聲像及其他形式的原始記錄。檔案的極強(qiáng)的原始性特點(diǎn)使其具有其它資料不可替代的功能和作用。檔案社會(huì)功能和社會(huì)使命對(duì)社會(huì)的發(fā)展具有重要的作用。基于檔案的重要性，本文就檔案管理中的不足及改進(jìn)措施進(jìn)行了分析。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；不足；改進(jìn)措施

一、目前我國(guó)檔案管理存在的不足之處

（一）不合理的管理方式

采用手工管理為主的方式對(duì)檔案進(jìn)行管理是一種傳統(tǒng)的管理方式，就目前的管理來說，大多數(shù)的檔案館依舊采用傳統(tǒng)的管理方式。在編制手工檢索的目錄等時(shí)占用了大量的時(shí)間，這對(duì)人力、物力及財(cái)力都是一種巨大的浪費(fèi)。并且這也給日后的查詢工作帶來了麻煩。

做好檔案的保護(hù)工作是值得重視的，在這方面，我國(guó)多數(shù)采用的保護(hù)方式是編制兩套檔案，這就造成了大量復(fù)制檔案的出現(xiàn)。這樣的保護(hù)方式不僅對(duì)檔案的原始性是種挑戰(zhàn)，而且使得檔案的保管更加復(fù)雜化，需要更多的人力來保管。現(xiàn)有的程序繁瑣且工作量大的管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)在信息高速運(yùn)轉(zhuǎn)的時(shí)代。

在某些檔案室保存的檔案中，對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不清，將極其重要的與次重要的檔案劃分在一起，不能夠合理充分的利用現(xiàn)有的資源。

（二）檔案管理的意識(shí)比較薄弱

檔案管理的意識(shí)淡薄會(huì)直接影響檔案管理工作的發(fā)展。多數(shù)管理人員受傳統(tǒng)檔案管理思想的影響，對(duì)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的重要性認(rèn)識(shí)不足，觀念落后，再加之檔案自身保密性、利用滯后性等特點(diǎn)的影響，不能對(duì)檔案管理工作有足夠的了解和客觀的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案管理工作就是收集過時(shí)的文件材料，或者把檔案管理看作是保管檔案的工作。有些管理人員缺乏積極主動(dòng)的工作熱情和工作激情，時(shí)常是一種應(yīng)付上級(jí)的思想觀念去工作，從而造成的結(jié)果就是人力物力財(cái)力在上漲，工作效率卻平平的現(xiàn)象。

（三）理論和實(shí)踐的脫節(jié)

理論的學(xué)習(xí)是重要的，但在理論學(xué)習(xí)的過程中，每個(gè)人的的理解與接受的程度不一樣，在工作中的變現(xiàn)出來的結(jié)果也就不一樣，更有甚者，就是抱著濫竽充數(shù)的態(tài)度去工作的。這種理論學(xué)習(xí)與實(shí)踐經(jīng)常出現(xiàn)兩張皮，不能夠達(dá)到預(yù)期的目的。在集體的工作中，各個(gè)個(gè)體的貫徹程度各有不同，在工作中會(huì)缺乏一致，影響到工作的進(jìn)展。

一些理論的內(nèi)容過于簡(jiǎn)練、可操作性差等的缺點(diǎn)，再加上在具體的實(shí)踐中，一些條款規(guī)定的內(nèi)容與理論所學(xué)不一樣，有時(shí)還會(huì)有一定的沖突。這樣就在無形中給正常的工作帶來麻煩，給本來就繁瑣的整理工作增添了枯燥性。

在基層企業(yè)，檔案管理人員隊(duì)伍不穩(wěn)定，多數(shù)的管理人員是由辦公室勤雜人員兼任，且變動(dòng)頻繁，專業(yè)化程度不高，存在不懂不問、不會(huì)不學(xué)的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案整理、管理混亂。

二、檔案管理的改進(jìn)措施

（一）政府充分合理的運(yùn)用其職能

檔案管理工作需要對(duì)各式各樣的檔案進(jìn)行收集、征集，把分散的文件集中化，之后還需要對(duì)檔案按一定的分類并保管檔案，保證其完整性與齊全性，盡可能的延長(zhǎng)其壽命，從而能夠達(dá)到對(duì)檔案的開發(fā)與利用。這種繁瑣且嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鳎枰馁M(fèi)大量的人力、財(cái)力和物力。且不能通過服務(wù)獲得直觀的物質(zhì)財(cái)富和經(jīng)濟(jì)效益，在這個(gè)并非是高投入高回報(bào)的行業(yè)中，就需要國(guó)家政府履行其職能，采取合理有效的措施，以使得檔案的價(jià)值真正充分的發(fā)揮。

（二）注重對(duì)科技人員的培養(yǎng)

在這個(gè)科技是第一生產(chǎn)力的新時(shí)期，無論是檔案管理還是其他的領(lǐng)域都應(yīng)加大科技的投入量，對(duì)科技的開發(fā)需要科技人員。政府應(yīng)該積極主動(dòng)地加強(qiáng)對(duì)科技人才的培養(yǎng)，將科技運(yùn)用于檔案管理，逐漸轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理方式，采用科學(xué)的順應(yīng)時(shí)代步伐的新的管理方式，真正的使得網(wǎng)絡(luò)普及于社會(huì)領(lǐng)域的各個(gè)層面。

（三）加大對(duì)工作人員的考核

加大對(duì)管理人員的考核，使真正有真才實(shí)學(xué)的人能夠發(fā)揮其作用，為檔案管理事業(yè)貢獻(xiàn)一份力量。同時(shí)這樣也可以達(dá)到對(duì)人力物力財(cái)力的合理分配。在具體的實(shí)踐中要加強(qiáng)對(duì)工作人員的思想啟迪，使工作人員樹立一種檔案重要，認(rèn)真對(duì)待針對(duì)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)實(shí)際執(zhí)行過程中存在的一些問題。

（四）提高檔案工作人員的素質(zhì)

采取提高檔案人員素質(zhì)的措施，這與檔案教育事業(yè)的進(jìn)一步開展有密切的關(guān)系。只有教育搞好了，檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)、學(xué)術(shù)水平才能得到進(jìn)一步的提高，綜合素質(zhì)才能得到增強(qiáng)，這樣會(huì)使得工作人員帶著更自信的態(tài)度和更科學(xué)的精神投入到工作中去。同時(shí)要充分對(duì)西方相對(duì)成熟的管理理論體系進(jìn)行分析，結(jié)合我國(guó)檔案工作實(shí)際情況吸收與借鑒西方管理體系中的合理成分，并加以發(fā)展、完善，形成具有針對(duì)性的檔案管理理論，以引導(dǎo)管理實(shí)踐的前行。

（五）面臨新狀態(tài)的態(tài)度

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展變化，檔案數(shù)量的激增，這不僅給對(duì)檔案的保管設(shè)備、庫房提出了挑戰(zhàn)，也對(duì)檔案管理的軟件方面提出了新要求。加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的培養(yǎng)也是亟待解決的一個(gè)重要方面。首先檔案單位內(nèi)部要有明確的分工，從而避免職責(zé)不明，政事不分的混亂局面。其次，各個(gè)單位內(nèi)部要自覺的組織學(xué)習(xí)，討論分析不足，以達(dá)到新的突破。

（六）完善檔案管理制度

檔案管理制度為檔案管理工作創(chuàng)新提供了法律保障。檔案工作的社會(huì)性、復(fù)雜性等特點(diǎn)，就要求有健全完善的工作機(jī)制作保證。要建立健全管理體制、競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制、激勵(lì)機(jī)制，為檔案工作人員向?qū)I(yè)化的轉(zhuǎn)變提供動(dòng)力。同時(shí)，強(qiáng)化檔案行政管理的指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查的管理職能，采用多種形式的管理手段，以促進(jìn)檔案工作的制度化、科學(xué)化、規(guī)范化。

三、小結(jié)

信息技術(shù)迅猛發(fā)展的時(shí)代，檔案管理的數(shù)字化，管理手段的現(xiàn)代化已經(jīng)成為主流。為了順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，我國(guó)國(guó)內(nèi)的檔案管理存在的不足亟待解決。大型的公共事業(yè)就更需要政府發(fā)揮其職能，同時(shí)，也需要工作人員的共同努力，從而推動(dòng)我國(guó)的檔案管理事業(yè)邁入新的高峰。在實(shí)踐中及時(shí)發(fā)現(xiàn)理論中與具體環(huán)境下不相符合的內(nèi)容，及時(shí)糾正錯(cuò)誤，以達(dá)到更好的發(fā)展，推動(dòng)檔案管理事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。