李娜

摘 要：本文首先對氣象文書檔案管理工作進(jìn)行了說明，發(fā)現(xiàn)其中存在的問題，并提出辦公自動化對氣象文書檔案管理工作的必要性。接著，作者對文書檔案管理的辦公自動化過程進(jìn)行了詳細(xì)的介紹，并通過實例闡述辦公自動化對文書檔案管理工作的促進(jìn)作用，希望本文能夠為氣象文書檔案管理工作的開展提供幫助和建議。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理 辦公自動化 氣象辦公

中圖分類號：C93 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）05（b）-0138-01

我國的氣象部門主要以天氣氣候監(jiān)測、預(yù)報為中心，以災(zāi)害性天氣為重點，為地方氣象預(yù)警、氣候變化、社會防災(zāi)減災(zāi)提供重要科學(xué)依據(jù)，其中很多特殊的氣候變化是有規(guī)律可循的，如大風(fēng)、暴雪等，因此，根據(jù)已有的氣象檔案分析和預(yù)測未來氣候變化是氣象部門重要工作之一，這就意味著，氣象文書檔案管理工作在其中發(fā)揮了巨大的作用。在科技高度發(fā)達(dá)的今天，文書檔案管理工作應(yīng)該怎樣進(jìn)行，是值得我們思考的。

1 氣象文書檔案管理工作中存在的問題

1.1 文書檔案管理工作龐雜

氣象文書檔案管理工作包括資料收集、資料保存和資料使用三個基本環(huán)節(jié)，而其中資料的內(nèi)容和保存的方式又有多種，如有些資料是紙質(zhì)的，有些資料是實時記錄的，并且，檔案的建立也分橫向建檔和縱向建檔及交叉建檔等多種方式，因此，文書檔案管理工作顯得十分龐雜，使得工作效率提高成為一件難事。

1.2 文書檔案管理工作者工作熱情不高

氣象文書檔案管理工作與氣象部門的社會職能實現(xiàn)相關(guān)，因此，這種工作可以說是意義非凡的，但是，文書檔案管理工作者的實際工作熱情并不高，這與文書檔案管理工作的特征相關(guān)，一方面，檔案資料復(fù)雜，使得檔案管理工作十分辛苦；另一方面，檔案管理工作的日常程序又比較枯燥。工作者的實際工作熱情不高，使文書檔案管理工作的實際效用發(fā)揮受到了阻礙。

1.3 引入辦公自動化對氣象部門文書檔案管理工作的必要性

辦公自動化是在現(xiàn)代信息科技支持下發(fā)展起來的工作方法，是指采用計算機(jī)為工具，利用其大容量存儲和轉(zhuǎn)移的方便性完成辦公室工作的過程。目前氣象文書檔案管理工作中的問題主要是由于文件龐雜、工作模式老舊造成的，而辦公自動化恰巧能夠應(yīng)對這些問題，因此，在氣象文書檔案管理工作中使用辦公自動化，是提高辦公效率的必要途徑。

2 文書檔案管理的辦公自動化過程

2.1 選取合適的辦公自動化工具

辦公自動化需要用到很多工具，包括硬件的部分和軟件的部分。在硬件的部分，配備電腦、連接網(wǎng)絡(luò)、配置打印機(jī)、掃描儀、傳真機(jī)等都是必要的，氣象部門也可根據(jù)各辦公室的辦公特點不同配備其他硬件設(shè)備如攝像機(jī)等；而軟件的選取則需要與氣象檔案管理工作相結(jié)合，盡量在龐雜的辦公軟件之中選擇適合氣象檔案歸檔和調(diào)用的軟件，并聘用專業(yè)人員建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫等，使檔案的大量存儲成為可能。

2.2 對檔案管理工作者進(jìn)行辦公自動化技能培訓(xùn)

不是所有檔案管理工作者都能夠熟練的使用辦公自動化工具，在辦公自動化成為檔案管理工作的主要方式之后，辦公自動化技能成為檔案管理者的職業(yè)技能之一，因此，對檔案管理工作者進(jìn)行技能培訓(xùn)成為當(dāng)務(wù)之急，首先，應(yīng)增加對辦公自動化工具的投入，使檔案工作者有機(jī)會對這些設(shè)備進(jìn)行了解、學(xué)習(xí)直至熟練運用，達(dá)到增強(qiáng)業(yè)務(wù)技能、提高管理水平的效果；其次，應(yīng)以“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”為模式逐步形成可持續(xù)終身教育機(jī)制，要明確“通過不斷學(xué)習(xí)獲取知識是提高職業(yè)技能的根本途徑”這個道理，對本單位的檔案人員建立學(xué)習(xí)激勵機(jī)制，把檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)成績作為業(yè)績考核的一部分，保障檔案人員業(yè)務(wù)水平隨時代變化而不斷提高；最后，加大檔案部門間、區(qū)域間系統(tǒng)合作的力度，不斷擴(kuò)大自身的交際面。通過交流，學(xué)習(xí)兄弟單位成功的經(jīng)驗方法，運用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷擴(kuò)充檔案管理人員的信息源和創(chuàng)新思維。

2.3 對文件檔案管理工作建立標(biāo)準(zhǔn)工作程序

辦公自動化使檔案的生成方式發(fā)生了很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機(jī)和通信線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的管理方式與紙質(zhì)載體檔案的管理方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機(jī)讀形式的檔案，建立規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，如，規(guī)定紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)為電子文檔的格式、規(guī)定檔案記錄的基本信息標(biāo)準(zhǔn)等，這是每個工作人員的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化的過程，也是保證辦公自動化行之有效的前提。建立標(biāo)準(zhǔn)的工作程序能夠使檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平提高的更快，使辦公自動化下的檔案管理工作更為流暢。

3 在文書檔案管理工作中應(yīng)用辦公自動化的優(yōu)勢

3.1 提高檔案管理工作的效率

合適的辦公自動化工具的選用將使氣象檔案的歸檔更為方便，以往浩如煙海的氣象資料，可以通過掃描或重新輸入到電腦里形成電子文檔，而檔案數(shù)據(jù)庫的使用也使查詢和節(jié)約檔案更為方便，檔案管理工作的效率也因此提升。

3.2 使氣象信息資源實現(xiàn)共享

氣象資料并非只有氣象部門獨有，而各地的氣象部門雖然收集到的資料各有不同，但氣象現(xiàn)象之間卻有著千絲萬縷的聯(lián)系，未引進(jìn)辦公自動化之前，不同地區(qū)的氣象部門之間互通有無顯得比較困難，而現(xiàn)代辦公自動化可以通過氣象部門之間聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)不同地區(qū)檔案資料的自由調(diào)用，資源共享成為可能。

3.3 使文書檔案管理工作安全性提高

以往的文書檔案管理工作中，最困難的工作當(dāng)屬檔案保存，影像資料可能因為介質(zhì)損壞而不能讀取，紙質(zhì)資料更容易損壞。引入辦公自動化之后，這項工作的安全性得到了大幅度的提升，一方面，電腦大容量儲存的特征可以使影像資料轉(zhuǎn)為數(shù)據(jù)，保存的時間更長；另一方面，檔案數(shù)據(jù)庫的建立使紙質(zhì)資料備份成為可能，檔案管理工作人員只需要注意機(jī)密文件的保密工作即可。

4 結(jié)語

綜上所述，我國氣象文書檔案管理工作還有很大的改善空間，而氣象檔案龐雜、工作過于繁瑣的問題，都可以通過辦公自動化得以解決。辦公自動化的過程由選擇工具、進(jìn)行職業(yè)技能培訓(xùn)和工作標(biāo)準(zhǔn)化三個步驟組成，在氣象文書檔案管理工作的辦公自動化應(yīng)用將對文書檔案管理工作的發(fā)展起到促進(jìn)作用，進(jìn)而使氣象工作更為高效。

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