曹淑霞

1 圖書館檔案及其特點(diǎn)

1.1 概念。檔案是指人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成并保存下來(lái)以備查考的文件?！笆侵高^去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！眻D書館檔案就是指圖書館及其工作人員在各項(xiàng)工作活動(dòng)中產(chǎn)生并歸檔保存下來(lái)，且具有查考價(jià)值的材料。其內(nèi)容十分豐富，它主要包括文件（上級(jí)文件、館內(nèi)文件）、規(guī)劃計(jì)劃、報(bào)告批復(fù)、工作人員的基本情況、科研成果記載、年度工作總結(jié)、考核評(píng)估、業(yè)務(wù)工作、館舍情況，等等，真實(shí)地記錄了圖書館每一個(gè)時(shí)期的基本狀況，揭示圖書館發(fā)展軌跡，所以檔案管理是圖書館管理工作的組成部分，也是社會(huì)文化的一部分。它為圖書館向更高層次的發(fā)展，提供真實(shí)可靠的依據(jù)。

1.2 圖書館檔案的特點(diǎn)。圖書館檔案除有其他檔案具備的特點(diǎn)外，又具有自身行業(yè)特性。

歸屬性：圖書館檔案一般隸屬于上一級(jí)組織，并接受上一級(jí)組織工作指導(dǎo)。比如社會(huì)圖書館隸屬文化部門，學(xué)校圖書館隸屬學(xué)校。所以，圖書館所保存的檔案大多數(shù)是關(guān)于自身建設(shè)、活動(dòng)、館員情況等文件資料，一部分是上級(jí)部門下發(fā)的文件及檔案復(fù)制品。比如文化部門針對(duì)單位頒發(fā)的有關(guān)圖書館的政策性、指導(dǎo)性文件；圖書館移交上級(jí)部門的館發(fā)展規(guī)劃、年度總結(jié)等文件。

針對(duì)性：社會(huì)各行政組織都有自己的行政材料、通知、行業(yè)制度等，圖書館不會(huì)把所屬行政單位的全部資料作為檔案保存起來(lái)。以檔案方式保存下來(lái)的，都是涉及圖書館或者與圖書館工作相關(guān)的資料，比如文化建設(shè)、讀書活動(dòng)等材料。對(duì)于一些時(shí)效性特別強(qiáng)文件、通知、政治學(xué)習(xí)材料等，因?yàn)樯霞?jí)部門保存，圖書館一般不作為檔案重復(fù)保存。但是，對(duì)于行業(yè)重要文件，比如《文化部、財(cái)政部關(guān)于推進(jìn)全國(guó)美術(shù)館、公共圖書館、文化館（站）免費(fèi)開放工作的意見》、《全國(guó)公共圖書館事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》等綱領(lǐng)性文件，圖書館要倍加關(guān)注，復(fù)制保存。增強(qiáng)針對(duì)性才能防止圖書館檔案的龐雜，保證圖書館檔案的行業(yè)特性。

具體性：圖書館檔案有很強(qiáng)的具體性，它不僅是上級(jí)部門管理工作的一部分，又是圖書館各項(xiàng)工作的組成部分。圖書館各部門工作細(xì)則、行為規(guī)范、工作流程、業(yè)務(wù)檔案、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表，等等，真實(shí)地記錄圖書館各工作崗位狀況，真實(shí)反映圖書館每一階段的工作狀態(tài)，這部分資料在圖書館檔案中占了重要部分。

2 圖書館檔案在圖書館發(fā)展過程中的作用

圖書館檔案真實(shí)、具體地記錄了圖書館的建立、發(fā)展與演變。社會(huì)文化建設(shè)快速發(fā)展，數(shù)據(jù)時(shí)代到來(lái)，使圖書館不斷涉及新的文化領(lǐng)域，所產(chǎn)生的社會(huì)影響也越來(lái)越大，檔案管理與挖掘在圖書館發(fā)展過程中顯得尤為重要。

2.1 圖書館檔案為圖書館發(fā)展提供依據(jù)和參考。圖書館檔案是對(duì)圖書館各方面最原始記錄，它包含圖書館組織、館舍設(shè)施、人員編制、科研成果以及圖書館開展和參與各項(xiàng)活動(dòng)詳細(xì)情況，有著很強(qiáng)的真實(shí)性與可靠性。通過檔案可以了解圖書館各階段工作環(huán)境，業(yè)務(wù)狀況、讀者服務(wù)以及專業(yè)技術(shù)人員的科研情況；了解圖書館各階段信息資源結(jié)構(gòu)及資源建設(shè)狀態(tài)；在管理決策過程中可以從中發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，有的放矢地制定出發(fā)展規(guī)劃。同時(shí)，圖書館檔案是行業(yè)評(píng)估最有力的佐證，在全國(guó)第四次公共圖書館評(píng)估定級(jí)中，評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)所涵蓋的六大項(xiàng)工作，需提供相關(guān)檔案材料的項(xiàng)目高達(dá) 60%以上。由此可以看出，豐富翔實(shí)的檔案資料是圖書館工作步上新臺(tái)階的重要保證。

2.2 圖書館檔案為圖書館人才建設(shè)和情報(bào)學(xué)研究提供可靠保證?？蒲写碇粋€(gè)圖書館的專業(yè)研究水平和業(yè)務(wù)工作水準(zhǔn)。圖書館檔案真實(shí)地記錄著每一個(gè)館員的業(yè)務(wù)素質(zhì)及學(xué)術(shù)情況。這些資料為后人開展理論研究、提升業(yè)務(wù)素質(zhì)打下了基礎(chǔ)。圖書館管理者根據(jù)檔案資料，制定出科學(xué)合理的人才培養(yǎng)與科研規(guī)劃，進(jìn)行科學(xué)合理的考評(píng)與管理，為圖書館人力資源建設(shè)提供真實(shí)依據(jù)。檔案更是新人接受業(yè)務(wù)骨干的傳、幫、帶，盡早進(jìn)入工作狀態(tài)的最佳途徑。系統(tǒng)完整的檔案資料，為圖書館學(xué)、情報(bào)學(xué)研究提供現(xiàn)實(shí)依據(jù)。

2.3 圖書館檔案是社會(huì)、組織文化建設(shè)的一部分。無(wú)論是社會(huì)圖書館還是高校圖書館，檔案是社會(huì)文化建設(shè)的一部分，是文化建設(shè)的歷史記憶。就圖書館本身而言，圖書館是社會(huì)文化發(fā)展和文化展示的窗口，社會(huì)信息的集散地。因此，圖書館檔案資料有著很高的社會(huì)文化價(jià)值，對(duì)社會(huì)文化建設(shè)有著特別的意義。

2.4 圖書館檔案是對(duì)讀者進(jìn)行教育的重要教材。圖書館的服務(wù)職能決定了其檔案資料來(lái)源于社會(huì)各階層的文化需求，有相當(dāng)一部分檔案資料是讀者與圖書館的聯(lián)系信息。圖書館通過檔案資料了解讀者的需求意向，利用自己的館藏?cái)?shù)據(jù)、管理數(shù)據(jù)、館員介紹等第一手資料向讀者展示圖書館的發(fā)展情況，教育公眾、引導(dǎo)公眾利用圖書館、熱愛圖書館。

3 圖書館檔案管理存在的問題

3.1 管理意識(shí)淡薄，缺乏健全的管理制度。信息數(shù)字化、服務(wù)現(xiàn)代化是展現(xiàn)圖書館工作的亮點(diǎn)，忽略檔案管理是圖書館的共性。計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，人們對(duì)數(shù)字資源的利用率遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過紙本資料。數(shù)字圖書館建設(shè)成為圖書館管理的重中之重，檔案建設(shè)與管理邊緣化已成事實(shí)。意識(shí)缺乏、認(rèn)知薄弱導(dǎo)致圖書館檔案管理松散，沒有基本的管理制度與搜集整理措施。檔案的管理只是習(xí)慣性無(wú)序存放，對(duì)大部分圖書館建設(shè)、發(fā)展以及在各項(xiàng)政治、文化活動(dòng)中相關(guān)資料不做歸整和深度開發(fā)，導(dǎo)致重要檔案信息缺漏項(xiàng)普遍，丟失現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。一旦使用，便出現(xiàn)檢索困難，查準(zhǔn)率低，造成無(wú)法彌補(bǔ)的損失與遺憾。

3.2 管理模式落后，檔案利用率低。圖書館檔案管理模式落后，嚴(yán)重脫離新時(shí)期的管理方法。一個(gè)書柜裝載一個(gè)圖書館歷史的檔案管理模式非常普遍，尤其是在數(shù)據(jù)庫(kù)、行業(yè)網(wǎng)絡(luò)、資源共享等信息技術(shù)深入社會(huì)領(lǐng)域的今天，傳統(tǒng)的檔案形式、落后的管理方法、無(wú)序的資料存放都為圖書館檔案利用帶來(lái)困難。這種局面且不說為社會(huì)文化建設(shè)提供高質(zhì)量的信息服務(wù)，就是對(duì)圖書館行業(yè)網(wǎng)絡(luò)開發(fā)也很困難，更談不上行業(yè)檔案共享。在這種條件下，圖書館檔案利用率也只是保留在資料的傳統(tǒng)查驗(yàn)，起不到應(yīng)有作用。

3.3 管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提高。圖書館檔案管理人員的綜合素質(zhì)決定檔案管理水平的高低。目前圖書館檔案管理人員大多是辦公室人員兼管，他們?nèi)狈n案管理意識(shí)和專業(yè)知識(shí)，只做一些日常工作檔案的簡(jiǎn)單歸類與存放，不重視檔案歸檔，更談不上挖掘資料科學(xué)建檔的能力。

4 提高圖書館檔案管理水平的對(duì)策

4.1 樹立一盤棋思想，健全圖書館檔案管理機(jī)制。提高管理意識(shí)是做好檔案管理的基礎(chǔ)。圖書、信息資源、檔案對(duì)圖書館來(lái)說是不可分割的整體。圖書館要全面發(fā)展，一定要把檔案管理納入圖書館發(fā)展規(guī)劃中來(lái)，并把它作為衡量圖書館管理水平的重要標(biāo)志。管理上采取分工不分家的模式，設(shè)置專人管理圖書館檔案。保持檔案管理人員崗位穩(wěn)定性，定期進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)。制定具體管理制度、規(guī)范工作程序、明確管理職責(zé)，把檔案管理納入圖書館建設(shè)軌道上來(lái)；另一方面，通過講座、宣傳等方式提高讀者對(duì)圖書館檔案的利用意識(shí)。引導(dǎo)讀者從圖書館檔案信息中了解圖書館的人力資源、各項(xiàng)規(guī)章、信息分布及最新信息狀況。實(shí)現(xiàn)檔案信息與信息資源價(jià)值共存的良性狀態(tài)，使圖書館與讀者相融相得，以此促進(jìn)圖書館的建設(shè)與發(fā)展。

4.2 科學(xué)鑒定，有序挖掘。圖書館檔案關(guān)系到圖書館方方面面，可納入檔案的信息廣泛而龐雜，檔案鑒定尤為重要。設(shè)立鑒定小組，從實(shí)用價(jià)值、歷史價(jià)值、保存意義等角度對(duì)要收集的資料做出科學(xué)鑒定；根據(jù)來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等來(lái)判斷信息資料對(duì)本館的意義，確定保存的永久性或臨時(shí)性，并制定相應(yīng)的時(shí)間表，對(duì)檔案進(jìn)行上交、復(fù)制和剔除。

有序挖掘是圖書館檔案管理的關(guān)鍵。圖書館在考慮獨(dú)立性的同時(shí)，要兼顧與檔案部門的橫向聯(lián)系，重視信息共建。把與圖書館相關(guān)的文件、材料吸納到圖書館檔案中來(lái)，突出特色，實(shí)現(xiàn)獨(dú)立完整，又具特色的全方位的圖書館檔案信息系統(tǒng)。

4.3 加快檔案信息的數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)管理“雙軌制”。圖書館檔案管理數(shù)字化，就是利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行檢索、統(tǒng)計(jì)、收集、登記等，減少檔案歸檔的各項(xiàng)手續(xù)與流程。數(shù)字技術(shù)是現(xiàn)代圖書館的核心，利用優(yōu)勢(shì)，爭(zhēng)取上級(jí)部門的支持，改善管理設(shè)施，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化。但是，檔案信息數(shù)字化，并不代表廢除傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。數(shù)字化了的檔案講究存放環(huán)境高，又脫離原始載體，其穩(wěn)定性變?nèi)酰谔囟ōh(huán)境下影響信息再現(xiàn)；而紙張的物理性能和固態(tài)特征，決定了它的耐久性和原始性，壽命可達(dá)數(shù)百上千年。因此，數(shù)字化了的檔案與紙質(zhì)檔案存在著緊密的互補(bǔ)關(guān)系，實(shí)行電子檔案、紙質(zhì)檔案并存的“雙軌”管理，是提高圖書館檔案管理水平的最佳方案。

4.4 注重檔案管理人員的綜合素質(zhì)，提高服務(wù)層次。圖書館檔案現(xiàn)代化管理屬于一種人與機(jī)的結(jié)合系統(tǒng)，圖書館的檔案管理工作人員是該系統(tǒng)中的一部分，其地位與作用是非常重要的。首先，提高管理人員的檔案意識(shí)；其次，注重復(fù)合型人才的培養(yǎng)，有步驟、有計(jì)劃地對(duì)管理人員進(jìn)行在職培訓(xùn)，提高圖書館專業(yè)知識(shí)、檔案管理知識(shí)。培養(yǎng)管理人員的責(zé)任心。較強(qiáng)的鉆研能力、良好的專業(yè)素質(zhì)、熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)、良好的人際交往能力也是不可或缺的。只有這樣才能有效解決檔案信息化過程中所遇到的各種問題，才能依托現(xiàn)代化圖書館這個(gè)平臺(tái)，建立面向用戶的全方位服務(wù)系統(tǒng)和高效便捷的溝通平臺(tái)，提供快、準(zhǔn)、穩(wěn)的信息服務(wù)。

（作者單位：河南省委黨校圖書館 來(lái)稿日期：2014-08-18）