石毅

各類自然和社會(huì)突發(fā)事件的頻發(fā)，使得檔案的安全管理工作日益受到各級(jí)檔案部門的高度重視和關(guān)注。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，各級(jí)檔案管理部門在電子檔案建設(shè)方面也取得很大進(jìn)展，但也使得檔案電子數(shù)據(jù)管理面臨著網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客惡意攻擊等突發(fā)事件威脅。檔案屬于寶貴的歷史記載與重要的人類文化遺產(chǎn)，在受到不可預(yù)見的突發(fā)事件破壞時(shí)，損失往往是慘痛和難以挽回的。

如2008年中國(guó)“汶川大地震”，使得大量的檔案資料因?yàn)檠诼穸馐苤貏?chuàng)，給經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展帶來嚴(yán)重的不利影響。2011年3月，澳大利亞的昆士蘭州遭受持續(xù)的強(qiáng)暴雨襲擊，致使一部分公共機(jī)構(gòu)及商業(yè)機(jī)構(gòu)的檔案文件受到一定程度的損毀，不過這些機(jī)構(gòu)都能夠科學(xué)有序地對(duì)于已經(jīng)受損的檔案進(jìn)行及時(shí)有效的搶救與修復(fù)。其中發(fā)揮積極作用的，就是澳大利亞國(guó)家檔案館的檔案搶救應(yīng)急預(yù)案。所以，我國(guó)各級(jí)檔案部門要積極地預(yù)防和應(yīng)對(duì)各類突發(fā)事件，必須不斷地提高檔案應(yīng)急預(yù)案的管理能力與水平，盡可能地降低各類突發(fā)事件對(duì)于檔案的危害程度，只有這樣，才能有效避免和降低檔案人員與各類檔案信息可能遭受的損失。

1 加強(qiáng)應(yīng)急預(yù)案管理是檔案部門成功處置各種突發(fā)事件的基礎(chǔ)和保證

檔案的應(yīng)急管理是指檔案部門通過對(duì)于自然界與社會(huì)所產(chǎn)生的各類突發(fā)事件的原因、經(jīng)過與后果進(jìn)行綜合分析，在有效整合檔案領(lǐng)域當(dāng)中有關(guān)資源的基礎(chǔ)上，建立的一整套積極應(yīng)對(duì)各類突發(fā)事件的事前防范、事中反應(yīng)和事后處理的管理程序和手段。檔案應(yīng)急管理通常具有突發(fā)性和非程序性的特點(diǎn)，但同時(shí)又必須滿足預(yù)見性、系統(tǒng)性和創(chuàng)新性的要求。所以應(yīng)急預(yù)案也是成功處置各種突發(fā)事件的基礎(chǔ)和前提。

1.1 加強(qiáng)應(yīng)急預(yù)案管理屬于檔案安全的最迫切要求。在過去，世界很多國(guó)家的珍貴檔案資料，都曾經(jīng)遭受自然和人為災(zāi)害的毀滅性打擊，產(chǎn)生了巨大的難以估量的損失。如2001年發(fā)生在美國(guó)的“9·11”恐怖襲擊事件，讓位于世貿(mào)中心的很多金融機(jī)構(gòu)的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)檔案瞬間被毀。而各類頻發(fā)的突發(fā)事件，不僅增加了檔案管理的難度，也為檔案安全管理敲響了警鐘。這就迫切要求各級(jí)檔案部門必須展開積極的行動(dòng)，不斷加大應(yīng)急預(yù)案的管理力度，以便于應(yīng)對(duì)各類突發(fā)事件的發(fā)生。

1.2 應(yīng)急預(yù)案管理能夠提升檔案部門的應(yīng)急管理能力。實(shí)踐證明，應(yīng)急預(yù)案是積極應(yīng)對(duì)各類突發(fā)事件的重要手段，各級(jí)檔案部門通過制定和建立完善的應(yīng)急預(yù)案體系，從而規(guī)范檔案部門對(duì)突發(fā)事件的應(yīng)急處理能力，不僅有利于使各級(jí)檔案管理人員在工作過程中樹立高度的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，而且有利于及時(shí)鑒別和處理各類檔案的安全隱患，并增強(qiáng)應(yīng)急管理工作的能力，在針對(duì)突發(fā)事件的應(yīng)急處置上，在應(yīng)急預(yù)案的各個(gè)環(huán)節(jié)上，都能做到未雨綢繆，并提高應(yīng)急決策的主動(dòng)性、時(shí)效性與科學(xué)性要求。

1.3 應(yīng)急預(yù)案管理可以增強(qiáng)檔案安全體系建設(shè)的保障力。2010年5月12日，國(guó)家檔案局局長(zhǎng)兼中央檔案館館長(zhǎng)楊冬權(quán)在全國(guó)檔案安全體系建設(shè)工作會(huì)議上提出，“要建立確保檔案安全保密的檔案安全體系”，并根據(jù)《檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急管理辦法》與《檔案館防治災(zāi)害工作指南》等規(guī)定，明確要求我國(guó)各級(jí)檔案管理部門，必須重視應(yīng)急預(yù)案在檔案安全管理體系中的重要位置，并明確了各級(jí)檔案管理部門完善應(yīng)急預(yù)案管理標(biāo)準(zhǔn)和要求。這也表明，強(qiáng)化檔案應(yīng)急預(yù)案的管理工作，能夠促進(jìn)檔案安全體系的構(gòu)建，并為提升檔案管理安全增強(qiáng)保障力。

2 國(guó)外應(yīng)對(duì)檔案管理突發(fā)事件的有效設(shè)計(jì)

2.1 重視檔案工作人員的責(zé)任與分工。在檔案部門應(yīng)急預(yù)案體系的建設(shè)過程中，國(guó)外非常重視檔案人員的分工和合作，檔案館（室）的工作人員隊(duì)伍通常非常精簡(jiǎn)，因此，要求各工作人員在平時(shí)的檔案管理突發(fā)事件中，各項(xiàng)預(yù)防工作和應(yīng)急處理都非常明確。如加拿大溫莎大學(xué)所制訂的檔案防災(zāi)減災(zāi)計(jì)劃把檔案工作人員分成三類，分別是災(zāi)害預(yù)防小組和災(zāi)害行動(dòng)小組以及災(zāi)后恢復(fù)小組，分別負(fù)責(zé)在檔案災(zāi)害發(fā)生前的預(yù)警預(yù)防、災(zāi)害發(fā)生時(shí)的應(yīng)急救援以及災(zāi)害后期的檔案修復(fù)工作，并且均依據(jù)不同的職責(zé)而有針對(duì)性地開展有關(guān)培訓(xùn)工作。

2.2 加強(qiáng)檔案部門可能遭受的災(zāi)害研究力量。在國(guó)外，檔案部門比較關(guān)注可能面臨的災(zāi)害和突發(fā)事件研究，并熱衷于突發(fā)事件對(duì)檔案建筑和館藏檔案造成的危害，并高度重視各項(xiàng)預(yù)防策略。如美國(guó)檔案機(jī)構(gòu)就非常重視自檔案館（室）建筑和應(yīng)急設(shè)備以及應(yīng)急人員培訓(xùn)等各個(gè)方面來采取措施，以便于更好地降低對(duì)檔案機(jī)構(gòu)的各種危害。在2008年舉辦的國(guó)際檔案大會(huì)上，日本某檔案學(xué)界專家曾指出，對(duì)于文件管理機(jī)構(gòu)來說，預(yù)防和及時(shí)處理突發(fā)事件，是保護(hù)檔案文件資料安全的重要措施。全部文件保管設(shè)備都應(yīng)當(dāng)在緊急狀況時(shí)，確保檔案實(shí)體不會(huì)遭受嚴(yán)重的損壞。

3 目前檔案部門在應(yīng)急預(yù)案管理工作中所存在的主要問題

3.1 檔案應(yīng)急預(yù)案的嚴(yán)重缺失，管理體系不夠健全和完善。目前，很多檔案部門對(duì)于突發(fā)事件的應(yīng)急重視不夠，很多還是缺乏高度的防范意識(shí)，即使制定有應(yīng)急預(yù)案，在體系上還很不健全，甚至有很多的檔案管理部門，根本就沒有制定出相應(yīng)的應(yīng)急預(yù)案。另外，大部分的檔案部門也大都將重點(diǎn)放在自然災(zāi)害的應(yīng)急預(yù)案制定上，往往忽視了事故災(zāi)難、社會(huì)不穩(wěn)定事件和網(wǎng)絡(luò)沖擊等應(yīng)急預(yù)案的制定，比如對(duì)于網(wǎng)絡(luò)侵入和篡改等方面的威脅甚至沒有絲毫防范意識(shí)，這就出現(xiàn)了檔案部門應(yīng)急預(yù)案體系不夠健全和完善的狀況。

3.2 應(yīng)急預(yù)案內(nèi)容空洞，風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系不夠合理。 現(xiàn)階段的各級(jí)檔案部門，在應(yīng)急預(yù)案的內(nèi)容方面，大多是因?yàn)閮H僅注重形式而脫離實(shí)際，并且存在著相互抄襲的現(xiàn)象，結(jié)果造成在操作時(shí)受到很大的局限性。另外從總體范圍看，由于很多檔案部門尚沒有完善的檔案風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)評(píng)估體系，還沒有進(jìn)行檔案的安全分級(jí)管理，這就造成在各類檔案的實(shí)際存放過程中，往往忽略將珍貴、重要的檔案進(jìn)行集中存放，這樣一旦出現(xiàn)突發(fā)事件，就會(huì)亂成一團(tuán)，反而使珍貴的檔案得不到及時(shí)搶救，造成巨大損失。

3.3 沒有明確的獎(jiǎng)罰標(biāo)準(zhǔn)，缺乏行之有效的績(jī)效考核機(jī)制。在各級(jí)檔案部門已經(jīng)公布的應(yīng)急預(yù)案中，很多缺乏檔案應(yīng)急管理的績(jī)效考核機(jī)制，這樣就會(huì)對(duì)于考核標(biāo)準(zhǔn)的界定不夠明確，缺乏績(jī)效考核的標(biāo)準(zhǔn)和獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，檔案應(yīng)急管理工作的積極性與成就感就會(huì)明顯下降。而應(yīng)急預(yù)案中由于缺乏科學(xué)的懲罰機(jī)制，主管部門對(duì)于失職人員的懲罰沒有依據(jù)，無法實(shí)現(xiàn)績(jī)效考核的公正和公平，使各項(xiàng)工作難以推進(jìn)。

3.4 應(yīng)急預(yù)案的演練流于形式，其聯(lián)動(dòng)能力缺乏協(xié)調(diào)和統(tǒng)一。目前，許多檔案部門還處在“紙上談兵”階段，不能夠?qū)崿F(xiàn)應(yīng)急預(yù)案的演練和應(yīng)急聯(lián)動(dòng)能力的密切聯(lián)系。而事實(shí)上，應(yīng)急預(yù)案的演練不足，則應(yīng)急聯(lián)動(dòng)的能力就必然較弱，結(jié)果造成檔案應(yīng)急處置中出現(xiàn)“不聯(lián)不動(dòng)，聯(lián)而亂動(dòng)”的混亂現(xiàn)狀。在電子檔案信息應(yīng)急處理方面，往往在廣域網(wǎng)外部線路中斷、局域網(wǎng)中斷，以及檔案館業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)出現(xiàn)了嚴(yán)重漏洞，而造成業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤和操作失誤時(shí)表現(xiàn)得束手無策。這在實(shí)踐中也必然會(huì)降低應(yīng)急效率與水平。

4 檔案部門應(yīng)急預(yù)案管理體系的科學(xué)設(shè)計(jì)與構(gòu)建

4.1 加快檔案應(yīng)急預(yù)案管理的職能和組織建設(shè)。要組建應(yīng)急預(yù)案的編制隊(duì)伍，具體負(fù)責(zé)應(yīng)急預(yù)案的各項(xiàng)管理工作。要明確預(yù)案編制小組的具體職能，不僅要確定預(yù)案編制小組的人員和職責(zé)，而且對(duì)于編制應(yīng)急預(yù)案的目的、類別、范圍和適用等還要做出明確闡述。至于編制小組的組成，最好邀請(qǐng)相關(guān)政府部門的應(yīng)急管理人員參加，通過廣泛參與和相互協(xié)作，真正實(shí)現(xiàn)明確分工，高效運(yùn)行。

4.2 提高檔案管理內(nèi)在風(fēng)險(xiǎn)的監(jiān)控，及時(shí)排除安全隱患。當(dāng)前檔案管理中存在的潛在風(fēng)險(xiǎn)，大部分可以從自然因素與社會(huì)因素兩個(gè)方面進(jìn)行評(píng)估和預(yù)測(cè)。在特殊時(shí)期，檔案信息技術(shù)部門還要加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)站、網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行和信息安全突發(fā)公共事件密切相關(guān)信息的收集整理與持續(xù)的監(jiān)測(cè)。同時(shí)，還要從檔案部門的自身出發(fā)，及時(shí)排除檔案管理過程中所可能存在的各類安全隱患，只有這樣，才能有效降低風(fēng)險(xiǎn)因素產(chǎn)生的可能。

4.3 重視檔案應(yīng)急預(yù)案的編制，努力完善應(yīng)急預(yù)案的管理體系。科學(xué)嚴(yán)密的應(yīng)急預(yù)案，能夠讓檔案部門的各項(xiàng)應(yīng)急管理做到有條不紊和有章可循。檔案部門在組織應(yīng)急預(yù)案的編制時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)內(nèi)容框架進(jìn)行科學(xué)設(shè)置，并明確應(yīng)急預(yù)案編制的目的和依據(jù)及實(shí)施的范圍，力爭(zhēng)所制定出的應(yīng)急預(yù)案，可以應(yīng)付所有的突發(fā)事件發(fā)生。同時(shí)，對(duì)于檔案信息系統(tǒng)可能出現(xiàn)的突發(fā)事件，其應(yīng)急處置預(yù)案應(yīng)當(dāng)盡可能細(xì)化，比如，在檔案館官方網(wǎng)站或者微博中，出現(xiàn)非法言論和黑客攻擊事件以及網(wǎng)絡(luò)病毒感染等，都有積極的應(yīng)對(duì)措施。只有這樣，才能在確保應(yīng)急預(yù)案擁有完善運(yùn)行體系的基礎(chǔ)上，充分地發(fā)揮出積極功能和作用。

4.4 積極開展應(yīng)急演練活動(dòng)，以檢驗(yàn)檔案應(yīng)急預(yù)案的效果。實(shí)踐證明，積極開展應(yīng)急演練，是考驗(yàn)應(yīng)急預(yù)案科學(xué)性和可行性的最有效方式。所以，在檔案安全應(yīng)急演練開始以前，應(yīng)當(dāng)預(yù)先熟悉已經(jīng)編制的預(yù)案，充分了解該演練所主要考核的各項(xiàng)技能，盡可能地掌握該演練的組織策劃和進(jìn)度控制等演練模擬方案的要點(diǎn)。應(yīng)急演練結(jié)束后，還應(yīng)當(dāng)迅速針對(duì)應(yīng)急預(yù)案的效果進(jìn)行科學(xué)全面的評(píng)估，從而確定是否需要進(jìn)一步修訂和完善。只有通過這種方式的應(yīng)急演練，才能檢驗(yàn)應(yīng)急預(yù)案的可行性，同時(shí)有效提高檔案部門的應(yīng)急救援水平。

4.5 要重視應(yīng)急預(yù)案的修訂和完善，保證檔案應(yīng)急預(yù)案的及時(shí)有效。要重點(diǎn)把握好在進(jìn)行應(yīng)急演練模擬過程中所存在的嚴(yán)重問題，通過分析和總結(jié)，及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充、修訂和完善工作，并及時(shí)對(duì)預(yù)案的版本進(jìn)行升級(jí)。同時(shí)，檔案部門還要充分考慮環(huán)境的變化，根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)應(yīng)急預(yù)案進(jìn)一步地修訂和完善，同時(shí)做到明確分工和明確職責(zé)，從而使應(yīng)急預(yù)案能夠更加適合最新的檔案部門應(yīng)急管理工作的實(shí)際。

（作者單位：鄭州市管城區(qū)檔案局 來稿日期：2014-08-19）