【摘要】電力基建工程的檔案管理是基建工程施工中不可缺少的環(huán)節(jié)。在工程施工中的作用非常重要，是企業(yè)獲得可持續(xù)發(fā)展的必要條件，企業(yè)管理者應(yīng)給予重視與關(guān)注。

【關(guān)鍵詞】基建檔案；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化

一、基建檔案工作管理的重要性分析

基建工程的檔案管理是一項(xiàng)非常重要的基礎(chǔ)性的工作。企業(yè)要想獲得可持續(xù)發(fā)展必須要做好的工作，檔案工作管理者應(yīng)該用高度的歷史的責(zé)任感來(lái)對(duì)待這項(xiàng)工作，在工作重要始終貫穿嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)的態(tài)度，建立全面、標(biāo)準(zhǔn)的工程檔案管理系統(tǒng)。

（一）基建檔案實(shí)施全過(guò)程管理是由其歷史性決定的

基建檔案包括了電力工程基本建設(shè)的所有資料，是生產(chǎn)建設(shè)穩(wěn)定進(jìn)行與不斷發(fā)展的基礎(chǔ)，這些特點(diǎn)決定了基建檔案的基礎(chǔ)性與歷史性。所以在基建檔案的管理上要認(rèn)真、仔細(xì)不遺漏任何一個(gè)細(xì)節(jié)，要用科學(xué)的方法實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與系統(tǒng)化，使其更好地為基建工程服務(wù)。

（二）基建檔案在工程中決定了要重視其管理工作

基建檔案真實(shí)的記錄了基建工程全施工過(guò)程的記錄，是供電企業(yè)實(shí)現(xiàn)供熱以及穩(wěn)定的發(fā)電提供了詳實(shí)可靠的資料，是管理者能夠更好的管理企業(yè)的重要參考，所以應(yīng)當(dāng)把規(guī)范、真實(shí)、準(zhǔn)確的原則貫穿檔案管理的始終。

（三）檔案管理工作的重要性還在于基建檔案的珍貴性

電力基建工程檔案管理的對(duì)象是基建工程的原始資料，是基建工程建設(shè)的歷史。這是資料之所以珍貴的原因所在，因?yàn)槠湔滟F所以在管理的時(shí)候就要認(rèn)真、細(xì)心，才能夠妥善的保存與管理工程建設(shè)中的文件。

二、電力基建檔案的管理現(xiàn)狀以及工作中存在的問(wèn)題

隨著我國(guó)電力事業(yè)的不斷發(fā)展，電力基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)越來(lái)越完備，與此相關(guān)的建設(shè)項(xiàng)目數(shù)量也在不斷增加，對(duì)電力基建檔案的要求也隨之提高，檔案管理的科學(xué)化與規(guī)范化程度也得到了極大發(fā)展。但是在電力工程建設(shè)中，檔案管理還存在著一些不足，電力基建工程的檔案管理工作的不足主要體現(xiàn)在以下幾方面：

（一）歸檔文件不完整

工程量大、施工工期長(zhǎng)是電力基建工程施工的一大特點(diǎn)，建設(shè)單位的領(lǐng)導(dǎo)往往比較重視建筑工程的質(zhì)量、工期與安全工作，卻忽視了基建工程的檔案管理工作，使許多工程建設(shè)的重要?dú)w檔文件的不夠完整。另外電力基建工程的單項(xiàng)工程可能由不同的施工單位負(fù)責(zé)施工，文檔的整理工作由進(jìn)行單項(xiàng)工程施工的單位負(fù)責(zé)，而這些施工單位的流動(dòng)性比較大，檔案管理工作往往由工程部的工作人員兼職，并不設(shè)立專業(yè)管理人員，這些兼職人員對(duì)檔案達(dá)標(biāo)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)以及基建業(yè)務(wù)不熟悉，對(duì)檔案的管理既不夠標(biāo)準(zhǔn)也不夠規(guī)范，所以想要實(shí)現(xiàn)科學(xué)、規(guī)范的、完整的歸檔文件，是非常不容易的。

（二）工程檔案管理工作的監(jiān)督機(jī)制不完善

由于基建項(xiàng)目的檔案管理工作完全依靠施工單位的重視，缺乏相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制使檔案管理工作得到有效地監(jiān)督，所以在工程施工的過(guò)程中經(jīng)常發(fā)生歸檔文件散失甚至是損毀的現(xiàn)象。許多的施工單位都不重視文件的歸檔工作，在工程的規(guī)劃設(shè)計(jì)階段就沒(méi)有及時(shí)跟進(jìn)基建工程整理、歸檔，檔案管理沒(méi)有做到與基建工程同步，應(yīng)在設(shè)計(jì)階段進(jìn)一步加強(qiáng)基建工程檔案的管理。在工程的施工階段，施工單位也不注意工程檔案管理工作，一些個(gè)人或者是部門常常隨意散落施工的技術(shù)資料或者是文件，沒(méi)有指定專人或者是部門對(duì)基建檔案進(jìn)行管理，他們的注意力集中在工程的安全及質(zhì)量的管理以及提高施工效率，縮短施工工期上，這種現(xiàn)象并沒(méi)有引起監(jiān)理部門的重視，在工作規(guī)范中不能明確提出對(duì)檔案管理進(jìn)行有效地的監(jiān)督。

（三）不能為科學(xué)的進(jìn)行檔案管理提供足夠的保障，

由于相關(guān)的部門以及領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理，致使檔案管理工作缺乏相應(yīng)的設(shè)備與資金，從事檔案管理工作的相工作人員的整體素質(zhì)也不夠高，還有部分電力企業(yè)的檔案室是臨時(shí)設(shè)置的，相關(guān)的安全設(shè)施與條件也不符合檔案管理的要求，而有檔案室的一些電力企業(yè)缺乏配套的設(shè)備等，在諸多因素的影響之下，導(dǎo)致電力基建檔案管理與基建工程脫節(jié)，不能滿足工程建設(shè)的發(fā)展的要求。

三、在電力基建工程檔案管理中實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的管理模式

（一）對(duì)施工工程的前期文件進(jìn)行規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理

施工單位要設(shè)置專職檔案管理人員進(jìn)行基建工程在前期的調(diào)查研究階段、申報(bào)工程全過(guò)程中產(chǎn)生的文件，這些文件是施工工程項(xiàng)目合法進(jìn)行的重要證據(jù)，是項(xiàng)目前期的非常關(guān)鍵性文件，如果前期不注意收集管理，就會(huì)增加后期收集工作的難度。在資料收集與管理的過(guò)程中可能會(huì)遇到經(jīng)手文件的人員比較多，以及用時(shí)較長(zhǎng)的問(wèn)題，所以檔案管理人員要具有較強(qiáng)的責(zé)任心，與較高的素質(zhì)采用標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的模式管理檔案。檔案管理人員要及時(shí)掌握工程項(xiàng)目的進(jìn)展，對(duì)施工產(chǎn)生的文件按照時(shí)間等順序進(jìn)行歸檔管理，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)解決，使施工前期的檔案管理做到規(guī)范換與標(biāo)準(zhǔn)化。

（二）設(shè)備招標(biāo)階段的檔案管理

在設(shè)備招標(biāo)階段由于參與的工作人員與單位較多，為檔案管理工作增加了難度。這一階段歸檔的文件種類非常多，主要有中標(biāo)通知書(shū)、澄清文件、招標(biāo)文件、評(píng)分表、投標(biāo)文件、評(píng)分表等，如果檔案的管理不科學(xué)極容易出現(xiàn)不規(guī)范簽字以及收集的資料不健全等現(xiàn)象，所以要引入科學(xué)的管理模式，對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的管理，為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)檔案管理人員要參與工程的招標(biāo)評(píng)標(biāo)活動(dòng)，對(duì)工程施工涉及到的文件資料進(jìn)行有效管理，特別要注意細(xì)節(jié)管理文件的簽字與各種功能表格都要統(tǒng)一的規(guī)范。如果因?yàn)槟承┰虻挠绊懖荒芗皶r(shí)參與工程招標(biāo)，沒(méi)有及時(shí)對(duì)相關(guān)文件進(jìn)行歸檔那么在待招標(biāo)活動(dòng)結(jié)束以后，積極主動(dòng)地聯(lián)系相關(guān)部門，辦理檔案移交工作。在移交的過(guò)程中要注意檢查文件資料是否符合范化檔案管理模式要求，在符合要求的條件下辦理移交工作，然后對(duì)相關(guān)文件進(jìn)行歸類、登記。

（三）設(shè)備資料的歸檔管理

檔案管理人員要先與設(shè)備合同的訂購(gòu)部門及時(shí)溝通，對(duì)施工工程購(gòu)進(jìn)設(shè)備的廠商情況以及購(gòu)進(jìn)設(shè)備的數(shù)量進(jìn)行詳細(xì)的了解，然后編制出采購(gòu)設(shè)備的臺(tái)賬，保存好訂購(gòu)合同，參與設(shè)備的開(kāi)箱檢驗(yàn)工作，完整收集有關(guān)購(gòu)進(jìn)設(shè)備的相關(guān)的檔案，不能參與設(shè)備的開(kāi)箱驗(yàn)收也要參與開(kāi)箱驗(yàn)收單的填寫(xiě)工作，填寫(xiě)完成之后把有關(guān)材料分類歸檔。

（四）施工中材料合同的管理

要做好這一階段的檔案管理工作，檔案管理人員要以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度主動(dòng)與市場(chǎng)以及供應(yīng)物質(zhì)部門聯(lián)系溝通，及時(shí)掌握合同的簽訂進(jìn)程，在合同簽訂完成之后，及時(shí)進(jìn)行合同的移交，在移交的過(guò)程中要認(rèn)真檢查合同的簽字蓋章是否符合相關(guān)規(guī)定，內(nèi)容方面有無(wú)缺漏等，發(fā)現(xiàn)不符合規(guī)定的地方要及時(shí)予以糾正，檢查無(wú)誤后才可以歸檔。

（五）有關(guān)項(xiàng)目施工資料以及安裝文件資料的歸檔管理

要采用規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的模式進(jìn)行安裝各種文件檔案以及項(xiàng)目施工的管理，以保證施工工程竣工以后能夠順利的進(jìn)行移交。要做好這項(xiàng)工作檔案管理人員一定要做好檔案資料的積累工作，要協(xié)助有關(guān)部門進(jìn)行資料收集、強(qiáng)化施工記錄以及協(xié)助相關(guān)部門建立完善的管理制度，檔案管理人員在工作中一定要發(fā)揮監(jiān)督、指導(dǎo)職能以及檢查職能，定期檢查監(jiān)理以及施工單位的各種資料管理、質(zhì)量管理的執(zhí)行情況，明確歸檔要求，發(fā)現(xiàn)不符合規(guī)定的地方要通知其進(jìn)行整改。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，電力基建工程檔案管理決定了整個(gè)電力基建工程是否能夠順利完成。正因如此，要有針對(duì)性的注入標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的管理模式，正確、高效處理當(dāng)前電力基建檔案管理中存在的問(wèn)題與缺陷，切實(shí)規(guī)范電力基建工程檔案管理工作，推動(dòng)電力基建工程的有效實(shí)施。

參考文獻(xiàn)

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[2]陳秀菊.電力企業(yè)檔案管理規(guī)范操作指南[M].北京：中國(guó)電力出版社出版，2010.

作者簡(jiǎn)介：林慶花（1967—），女，廣東汕頭人，申報(bào)中級(jí)檔案館員，研究方向：檔案管理。