劉亞華

陜西省府谷縣檔案局 719400

摘要：檔案館是一個(gè)向社會(huì)提供檔案信息資源的場(chǎng)所，接待查閱工作是踐行檔案工作服務(wù)性的重要窗口。本文就檔案館的接待查閱工作進(jìn)行了簡(jiǎn)單的分析。

關(guān)鍵詞：檔案館；查閱；接待

一、檔案館查閱接待的類型及特點(diǎn)

1、社會(huì)各界人士來查閱。社會(huì)各界人士來查閱是檔案館查閱者的主要類型。此類查閱者是出于各種原因訪問查閱檔案，其中有為提高工資待遇、有為辦理退休、補(bǔ)辦戶籍等等涉及個(gè)人利益而特地查閱檔案的人員，有出于自身職業(yè)或愛好查閱檔案的人員。這類查閱者查閱的檔案范圍較廣，年度跨越較大，隱蔽性較深，查閱難度較大。

2、以單位或部門出面來查閱。這類型的查閱多以全宗為單位查詢。查閱者往往帶著問題而來，急于解決自己?jiǎn)挝换虿块T面臨的難題，提出的問題往往有的放矢，直指問題核心和關(guān)鍵，目標(biāo)性較強(qiáng)，查閱檔案門類專一，但查閱量卻極大。

3、領(lǐng)導(dǎo)考察查閱指導(dǎo)工作。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、同系統(tǒng)或相關(guān)系統(tǒng)單位領(lǐng)導(dǎo)、本單位領(lǐng)導(dǎo)等由于工作的目的，或?yàn)榱苏{(diào)研檔案工作，掌握檔案工作實(shí)踐情況，或是其他原因到檔案館進(jìn)行考察，指導(dǎo)工作。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)到檔案館出于不同的目的，希望了解的目標(biāo)也不盡相同，有想了解檔案館的硬件設(shè)施，有的對(duì)檔案館機(jī)構(gòu)設(shè)置，人員編制感興趣，有的希望了解檔案館歷史，有的希望掌握檔案館特色、下一階段發(fā)展重點(diǎn)，應(yīng)根據(jù)不同的查閱需求，有側(cè)重地進(jìn)行介紹，解答領(lǐng)導(dǎo)疑問，滿足領(lǐng)導(dǎo)的考察需求。

4、受邀到訪查閱專題展覽。這種類型的查閱者是指檔案館為滿足社會(huì)對(duì)檔案信息的特定需求定期或不定期，在本館或臨時(shí)確定的場(chǎng)所進(jìn)行檔案專題展覽，受到檔案館邀請(qǐng)查閱展覽的特定群體。這種類型的查閱者情況復(fù)雜，比如愛國(guó)主義教育專題檔案展覽受眾廣泛，各行各業(yè)人員都可能成為查閱者；而比如某學(xué)校校史展等則受眾針對(duì)性更強(qiáng)，需要對(duì)專業(yè)、專題進(jìn)行分析以了解查閱者需要，有針對(duì)性地進(jìn)行查閱接待。

不管是哪種情況，檔案館都應(yīng)該重視接待工作，將檔案館的友好、開放的胸懷展示給公眾，改變和重塑檔案館的社會(huì)形象。

二、查閱接待的實(shí)施步驟

1、查閱前的準(zhǔn)備階段

查閱者來訪之前，大多都會(huì)提前與檔案館進(jìn)行聯(lián)系。檔案館要做好查閱前的準(zhǔn)備工作，掌握主動(dòng)權(quán)，積極應(yīng)對(duì)查閱接待工作。尤其是查閱量過大的首先要與查閱者約好時(shí)間，了解查閱的規(guī)模，搞清楚查閱者的類型和特點(diǎn)。根據(jù)不同的查閱者的不同目的的、不同重點(diǎn)，應(yīng)制定相應(yīng)的接待方案及查閱方式。對(duì)未開放檔案的進(jìn)行查閱，需向相關(guān)單位或部門開據(jù)查閱檔案介紹信，然后向檔案館出具介紹信方可進(jìn)行查閱。

2、查閱中的接待階段

在查閱過程中，檔案館應(yīng)該根據(jù)接待方案的重點(diǎn)、難點(diǎn)，實(shí)施相應(yīng)的接待工作。在這個(gè)過程中，檔案館應(yīng)該講究態(tài)度、方法，針對(duì)不同的查閱者類型，按照接待方案的安排，有計(jì)劃、有步驟地開展接待工作。注重對(duì)不同查閱者進(jìn)行有區(qū)別的介紹，合理安排查閱的主次、先后、詳略。在接待的過程中，接待人員的儀表應(yīng)該大方得體，態(tài)度應(yīng)該親切自然，講解應(yīng)該認(rèn)真細(xì)致，提高接待質(zhì)量，樹立檔案館良好社會(huì)形象，實(shí)現(xiàn)愛國(guó)主義教育基地的功能。

比如兄弟單位查閱者，檔案館接待此類查閱者應(yīng)強(qiáng)調(diào)最新措施，最新技術(shù)，最新工作思路或是工作中的得失、經(jīng)驗(yàn)，介紹可以借鑒的做法等等，同時(shí)應(yīng)該利用交流的機(jī)會(huì)，虛心向兄弟單位的查閱者學(xué)習(xí)，達(dá)到促進(jìn)工作、促進(jìn)感情的目的。再如學(xué)生查閱者，檔案館接待此類查閱者可以突出具體的檔案整理流程，向?qū)W生們演示檔案如何從文件一步一步轉(zhuǎn)化為檔案案卷的過程，使學(xué)生們對(duì)檔案館的工作有一個(gè)清晰而直觀的了解。引起學(xué)生對(duì)檔案的興趣，為檔案館吸引潛在的人才打下良好基礎(chǔ)。另外，針對(duì)其他社各界、上級(jí)部門來訪查閱者，可對(duì)檔案館與當(dāng)?shù)氐臍v史淵源、建設(shè)歷程、變遷沿革等情況作為重點(diǎn)進(jìn)行介紹；查閱庫(kù)房檔案時(shí)，應(yīng)對(duì)記載地區(qū)、單位歷史變遷有重大意義的實(shí)物類、聲像類檔案進(jìn)行著重介紹，以加大對(duì)檔案館及檔案的影響與重視。

3、查閱后的意見反饋

查閱接待工作完成后還需要收集查閱者的意見和建議，這對(duì)衡量當(dāng)前工作、制定下一階段工作重點(diǎn)、改進(jìn)方向、發(fā)展趨勢(shì)都將起到重要的作用，也更好的起到宣傳檔案館及檔案的作用。意見反饋主要從幾個(gè)方面進(jìn)行采集，一是對(duì)查閱服務(wù)工作的評(píng)價(jià)，主要包括對(duì)服務(wù)人員態(tài)度、內(nèi)容、水平的評(píng)價(jià)；二是對(duì)檔案館的評(píng)價(jià)，主要包括檔案館的總體印象、對(duì)檔案館需要改進(jìn)的地方、檔案館發(fā)展的趨勢(shì)和方向等問題的意見和建議等；三是了解查閱者對(duì)所查檔案的利用情況及查閱后的利用效果。

三、查閱接待需要注意的問題

1、思想重視，態(tài)度認(rèn)真，搞好接待工作。檔案館工作人員應(yīng)該認(rèn)識(shí)到查閱接待工作的重要性和必要性，在思想上重視這一工作，認(rèn)識(shí)到這一工作對(duì)自身形象的塑造和提高社會(huì)地位的重要性。這樣才能在態(tài)度上認(rèn)真，在接待工作進(jìn)行的過程中耐心細(xì)致，做好解釋答疑工作，積極與來訪人士進(jìn)行友好交流，促進(jìn)雙方了解，加強(qiáng)雙方友誼，給查閱的人士留下良好的印象，產(chǎn)生良好的社會(huì)效益。

2、爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視和支持，優(yōu)化檔案館資源。檔案館接待各界人士不是一個(gè)部門的事情，而是整個(gè)單位的事情，需要單位領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持。有時(shí)還需單位領(lǐng)導(dǎo)出面參與接待，給與查閱者相應(yīng)的接待規(guī)格。檔案館要向單位領(lǐng)導(dǎo)積極宣傳，提高單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，讓領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到檔案館的窗口宣傳作用，讓領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到檔案館能夠?yàn)閱挝辉龉馓聿剩瑥亩岣邫n案館在單位的地位，優(yōu)化檔案館的對(duì)外交流的環(huán)境，提高檔案工作水平。

3、注意宣傳，吸引眼球，樹立良好社會(huì)形象。檔案館的接待工作需要主動(dòng)擴(kuò)大影響，引起本單位乃至社會(huì)廣泛關(guān)注，利用接待查閱這一對(duì)外交流的契機(jī)，宣傳檔案、宣傳檔案工作、提高本單位檔案意識(shí)。檔案館要改變默默無聞的傳統(tǒng)作風(fēng)，嘗試高調(diào)做事，亮出自我，在接待好查閱者的同時(shí)，不忘進(jìn)行自我宣傳。目的是為了重塑檔案館社會(huì)形象，改變過去冷漠、高高在上或埋沒于故紙堆的的傳統(tǒng)形象，樹立熱情、周到、開放、與時(shí)俱進(jìn)的新時(shí)期形象。可利用媒體和網(wǎng)絡(luò)，用簡(jiǎn)訊、快報(bào)、動(dòng)態(tài)信息等形式廣而告之。

4、合理安排，周詳規(guī)劃，加強(qiáng)接待人員素質(zhì)。檔案館進(jìn)行查閱接待工作需要認(rèn)真細(xì)致的事前準(zhǔn)備、過程中的周到服務(wù)和事后的總結(jié)反饋，是一系列前后貫通、聯(lián)系始終的工作，需要接待人員高度的責(zé)任心和較高的公關(guān)水平。目前檔案館的實(shí)際狀況，接待人員極少可能是專門的公關(guān)人員，一般都是本館工作人員，接待的方式方法和服務(wù)態(tài)度上難免有所欠缺。解決的方法，一方面是在查閱前的籌劃方面下功夫，做到盡可能的合理和周詳，考慮各方面因素，結(jié)合對(duì)查閱者的了解制定接待方案，并在實(shí)施接待的過程中多一份耐心；另一方面檔案館要加強(qiáng)、提高工作人員綜合素質(zhì)，特別是加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)的樹立以適應(yīng)各式各樣的查閱者。必要時(shí)應(yīng)給與工作人員培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，學(xué)習(xí)禮儀、形體、公共關(guān)系、溝通、演講等方面的知識(shí)。

參考文獻(xiàn)：

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