劉海濤

摘 要：隨著經濟的發(fā)展和科技的進步，信息化技術在各個行業(yè)都獲得了廣泛的應用，計算機網絡技術以及存儲技術和數(shù)據庫技術也獲得了飛速的發(fā)展。因此，以計算機網絡技術為基礎的檔案管理信息化，在其發(fā)展過程中也將面臨前所未有的機遇和挑戰(zhàn)。檔案是記錄信息的載體，并且具備歷史記錄、啟迪未來等功能，這是其他任何領域都不具備的。研究檔案管理信息化的發(fā)展趨勢和發(fā)展策略至關重要，文章對此進行了深入的分析和討論。

關鍵詞：檔案管理；信息化；發(fā)展趨勢；研究

1 檔案管理信息化認識

1.1 檔案信息標準化

在檔案實體管理實現(xiàn)信息管理的過程中，檔案信息標準化是必不可少的，可以為檔案管理提供業(yè)務規(guī)范以及相關技術標準。在實際工作中，由檔案管理部門統(tǒng)一進行相關標準、規(guī)范的制定和施行工作。對于檔案信息標準化而言，其主要有檔案信息采集、檔案信息存貯、檔案信息管理以及檔案信息網絡和檔案信息管理軟件等五個方面的標準化內容。

1.2 電子檔案特性

通過檔案管理的信息化，可以使檔案信息的檢索查詢、實施利用等變得更加方便和快捷，并且有利于實現(xiàn)檔案信息及相關資源的有效共享。就檔案信息數(shù)字化而言，主要包括以下幾個方面的內容：檔案目錄、檔案編研成果、檔案全文數(shù)字化，同時還包括檔案實體圖片化，在此過程中，檔案全文數(shù)字化是整個檔案管理工作數(shù)字化的關鍵所在。

1.3 檔案信息網絡化

通過局域網、互聯(lián)網等技術的運用，將經過數(shù)字化處理的檔案資源信息進行網絡化，建立科學、合理、高效率的檔案信息網站，通過檔案信息網站的建立，方便公眾進行檔案信息查詢，并且實現(xiàn)相關資源信息的共享。改變以往舊的檔案管理模式的封閉性和單一性，實現(xiàn)檔案信息管理的開放性、交互性，提高檔案信息社會化利用的便捷性。檔案信息網絡化的實現(xiàn)，使得檔案資源信息可以為社會成員所共享，對于不同空間的多個用戶，獲得信息是同步的，從而使檔案信息的服務質量和效率得以提高。

2 檔案管理信息化的重要性

2.1 有利于提高檔案管理工作效率

時代的發(fā)展，科技的進步，在全球信息化的推動下，迫切地要求檔案管理工作也具有開放性和資源共享性。為了適應這一需求，建立和完善開放的檔案管理系統(tǒng)勢在必行?，F(xiàn)代化信息設備的應用，使檔案管理工作的效率得到了全面的提升，節(jié)省了檔案管理人員的時間，加快了經濟建設的步伐。

2.2 能夠為管理決策提供可靠的信息

從實際上來將，檔案是一種資源，對于企業(yè)來說，企業(yè)的歷史以及經營決策的過程和成果，都被檔案所真實地記錄。企業(yè)制定決策時，除了要結合企業(yè)當前的現(xiàn)狀，還要借鑒和參考以前的決策，這樣就可以有效避免錯誤決策的重復出現(xiàn)，更加能夠為制定新決策獲得靈感，通過對之前決策的分析和對比，并制定幾個可選方案，最終優(yōu)中選優(yōu)，從中選擇出最佳方案。企業(yè)的決策是企業(yè)進行生產經營活動的指導和方針，決策制定是否科學合理，直接影響到企業(yè)的經濟效益，也是影響到企業(yè)能否健康穩(wěn)定發(fā)展的關鍵因素。檔案管理信息化的建設改變了以往的翻查大量紙質檔案的局面，節(jié)省了檔案查找的時間，降低出錯率，使查找資料更加方便快捷，為管理決策提供可靠的信息。

2.3 有利于為科研工作提供智能化服務

檔案信息化資源時效性強，計算機技術和網絡技術的快速發(fā)展和廣泛應用，使得檔案信息化在快速分析方面的表現(xiàn)尤為突出，此外，還適合于進行綜合研究，并表現(xiàn)出其獨特的優(yōu)越性。雖然前期需要一定的投資和時間，然而一旦建設完成，就可以帶來巨大的效益，獲得多次、高效的產出。網絡技術的應用使得遠程服務成為可能，使資源共享得以實現(xiàn)，信息二次編著的時間也大幅減少，信息服務變得更加智能化和人性化，服務質量和服務效率也明顯提高。

3 檔案管理信息化發(fā)展策略

3.1 轉變思想觀念，樹立信息化管理意識

目前，檔案管理工作越來越受到人們的重視，在獲得日新月異的變化的同時，也取得了一定的成果，在管理理念和管理模式上也有了根本性的改變，檔案管理正在向著信息化的方向飛速發(fā)展。為了適應新的形勢，檔案管理人員更加要緊跟時代的步伐，努力改變舊的傳統(tǒng)觀念，加強檔案信息化管理意識，自覺提高自身的綜合素質和崗位技能，只有檔案管理人員的整體素質提高了，檔案管理信息化建設才能獲得保障。這是因為任何體系的建設都離不開人的作用和參與，最終的實施更是需要依靠人的努力和主觀能動性的發(fā)揮。管理人員綜合素質的提高，是檔案管理信息化建設工作的重心，是檔案管理信息化發(fā)展的前提和基礎。

3.2 制定信息化發(fā)展目標，并嚴格執(zhí)行

實際工作中，要從全局考慮，兼顧長期目標和近期目標，并使之有機結合，目標的確定和部署，必須堅持一定的原則，即科學性、實用性、適用性。在制定長期目標時，應以戰(zhàn)略性的高度，縱觀全局，不忽視細節(jié)，運用科學合理的方法，對全局進行深入的了解和細致的分析，使目標的質量獲得保證，全局統(tǒng)一為一個有機的整體，不局限與當前，而是以長遠的觀點，考慮到信息化建設將來發(fā)展的需要，留下兼容、再擴充的富余空間，避免資源的浪費。在制定近期目標時，其側重點在于目標的實用性和可行性。在信息化建設的初級階段，即進行基礎業(yè)務的建設時，需要對現(xiàn)有檔案資料進行整理，工作必須認真仔細，不允許出現(xiàn)錯誤和遺漏，對于檔案資料而言，其正確性是至關重要的，因此在整理檔案資料時必須確保其正確無誤，并嚴格遵守標準化的要求。在對檔案館藏進行整理時，優(yōu)先對重要檔案進行數(shù)字化處理，對于沒有價值的資料應該根據要求銷毀，避免重復勞動，浪費時間和資源，這也是實施信息化的客觀要求。

3.3 信息化建設過程中的系統(tǒng)軟件與硬件設備統(tǒng)一管理

當前，國內檔案管理的各部門缺乏統(tǒng)一的管理和有效的溝通，所采用的信息化手段和軟硬件設備也各不相同，這就嚴重影響了數(shù)據信息之間的兼容性，阻礙了檔案管理信息化工作的進行。為解決這一問題，就必須結合當前的實際情況，使數(shù)字化設備得到統(tǒng)一，并具備專業(yè)性，進而實現(xiàn)字符識別，以及自動轉化和編目、檢索，并在此基礎上實現(xiàn)自動全文存儲、上載以及輔助立卷，自動標引、文檔一體化管理等。具體到實際上，就是使計算機軟硬件設備的型號和規(guī)格得到統(tǒng)一，這是檔案管理信息化得以實現(xiàn)的前提和有力保障。

3.4 檔案信息化標準制定

確保用戶能夠高效、快捷獲取檔案數(shù)據庫信息，是數(shù)據檔案信息化建設的根本目標，而這一目標的實現(xiàn)，則依賴于規(guī)范化和標準化的實施。進行檔案管理時，檔案內容、編號以及分類和案卷目錄的編制，必須符合標準化的要求，對于不同的項目，也應該實施標準化。此外，還要防止傳統(tǒng)檔案信息資源的重復開發(fā)和應用，有效避免資金和資源的浪費，實現(xiàn)檔案信息化資源的合理共享。

4 結束語

綜上所述，信息化檔案管理在促進檔案信息資源的有效開發(fā)與應用的同時，還為社會提供了更多的資源和服務。在工作中，必須重視信息化的建設，推動和促進檔案管理信息化建設的健康發(fā)展。

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