劉海濤

摘 要：隨著經(jīng)濟的發(fā)展和科技的進步，信息化技術在各個行業(yè)都獲得了廣泛的應用，計算機網(wǎng)絡技術以及存儲技術和數(shù)據(jù)庫技術也獲得了飛速的發(fā)展。因此，以計算機網(wǎng)絡技術為基礎的檔案管理信息化，在其發(fā)展過程中也將面臨前所未有的機遇和挑戰(zhàn)。檔案是記錄信息的載體，并且具備歷史記錄、啟迪未來等功能，這是其他任何領域都不具備的。研究檔案管理信息化的發(fā)展趨勢和發(fā)展策略至關重要，文章對此進行了深入的分析和討論。

關鍵詞：檔案管理；信息化；發(fā)展趨勢；研究

1 檔案管理信息化認識

1.1 檔案信息標準化

在檔案實體管理實現(xiàn)信息管理的過程中，檔案信息標準化是必不可少的，可以為檔案管理提供業(yè)務規(guī)范以及相關技術標準。在實際工作中，由檔案管理部門統(tǒng)一進行相關標準、規(guī)范的制定和施行工作。對于檔案信息標準化而言，其主要有檔案信息采集、檔案信息存貯、檔案信息管理以及檔案信息網(wǎng)絡和檔案信息管理軟件等五個方面的標準化內(nèi)容。

1.2 電子檔案特性

通過檔案管理的信息化，可以使檔案信息的檢索查詢、實施利用等變得更加方便和快捷，并且有利于實現(xiàn)檔案信息及相關資源的有效共享。就檔案信息數(shù)字化而言，主要包括以下幾個方面的內(nèi)容：檔案目錄、檔案編研成果、檔案全文數(shù)字化，同時還包括檔案實體圖片化，在此過程中，檔案全文數(shù)字化是整個檔案管理工作數(shù)字化的關鍵所在。

1.3 檔案信息網(wǎng)絡化

通過局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等技術的運用，將經(jīng)過數(shù)字化處理的檔案資源信息進行網(wǎng)絡化，建立科學、合理、高效率的檔案信息網(wǎng)站，通過檔案信息網(wǎng)站的建立，方便公眾進行檔案信息查詢，并且實現(xiàn)相關資源信息的共享。改變以往舊的檔案管理模式的封閉性和單一性，實現(xiàn)檔案信息管理的開放性、交互性，提高檔案信息社會化利用的便捷性。檔案信息網(wǎng)絡化的實現(xiàn)，使得檔案資源信息可以為社會成員所共享，對于不同空間的多個用戶，獲得信息是同步的，從而使檔案信息的服務質(zhì)量和效率得以提高。

2 檔案管理信息化的重要性

2.1 有利于提高檔案管理工作效率

時代的發(fā)展，科技的進步，在全球信息化的推動下，迫切地要求檔案管理工作也具有開放性和資源共享性。為了適應這一需求，建立和完善開放的檔案管理系統(tǒng)勢在必行。現(xiàn)代化信息設備的應用，使檔案管理工作的效率得到了全面的提升，節(jié)省了檔案管理人員的時間，加快了經(jīng)濟建設的步伐。

2.2 能夠為管理決策提供可靠的信息

從實際上來將，檔案是一種資源，對于企業(yè)來說，企業(yè)的歷史以及經(jīng)營決策的過程和成果，都被檔案所真實地記錄。企業(yè)制定決策時，除了要結合企業(yè)當前的現(xiàn)狀，還要借鑒和參考以前的決策，這樣就可以有效避免錯誤決策的重復出現(xiàn)，更加能夠為制定新決策獲得靈感，通過對之前決策的分析和對比，并制定幾個可選方案，最終優(yōu)中選優(yōu)，從中選擇出最佳方案。企業(yè)的決策是企業(yè)進行生產(chǎn)經(jīng)營活動的指導和方針，決策制定是否科學合理，直接影響到企業(yè)的經(jīng)濟效益，也是影響到企業(yè)能否健康穩(wěn)定發(fā)展的關鍵因素。檔案管理信息化的建設改變了以往的翻查大量紙質(zhì)檔案的局面，節(jié)省了檔案查找的時間，降低出錯率，使查找資料更加方便快捷，為管理決策提供可靠的信息。

2.3 有利于為科研工作提供智能化服務

檔案信息化資源時效性強，計算機技術和網(wǎng)絡技術的快速發(fā)展和廣泛應用，使得檔案信息化在快速分析方面的表現(xiàn)尤為突出，此外，還適合于進行綜合研究，并表現(xiàn)出其獨特的優(yōu)越性。雖然前期需要一定的投資和時間，然而一旦建設完成，就可以帶來巨大的效益，獲得多次、高效的產(chǎn)出。網(wǎng)絡技術的應用使得遠程服務成為可能，使資源共享得以實現(xiàn)，信息二次編著的時間也大幅減少，信息服務變得更加智能化和人性化，服務質(zhì)量和服務效率也明顯提高。

3 檔案管理信息化發(fā)展策略

3.1 轉變思想觀念，樹立信息化管理意識

目前，檔案管理工作越來越受到人們的重視，在獲得日新月異的變化的同時，也取得了一定的成果，在管理理念和管理模式上也有了根本性的改變，檔案管理正在向著信息化的方向飛速發(fā)展。為了適應新的形勢，檔案管理人員更加要緊跟時代的步伐，努力改變舊的傳統(tǒng)觀念，加強檔案信息化管理意識，自覺提高自身的綜合素質(zhì)和崗位技能，只有檔案管理人員的整體素質(zhì)提高了，檔案管理信息化建設才能獲得保障。這是因為任何體系的建設都離不開人的作用和參與，最終的實施更是需要依靠人的努力和主觀能動性的發(fā)揮。管理人員綜合素質(zhì)的提高，是檔案管理信息化建設工作的重心，是檔案管理信息化發(fā)展的前提和基礎。

3.2 制定信息化發(fā)展目標，并嚴格執(zhí)行

實際工作中，要從全局考慮，兼顧長期目標和近期目標，并使之有機結合，目標的確定和部署，必須堅持一定的原則，即科學性、實用性、適用性。在制定長期目標時，應以戰(zhàn)略性的高度，縱觀全局，不忽視細節(jié)，運用科學合理的方法，對全局進行深入的了解和細致的分析，使目標的質(zhì)量獲得保證，全局統(tǒng)一為一個有機的整體，不局限與當前，而是以長遠的觀點，考慮到信息化建設將來發(fā)展的需要，留下兼容、再擴充的富余空間，避免資源的浪費。在制定近期目標時，其側重點在于目標的實用性和可行性。在信息化建設的初級階段，即進行基礎業(yè)務的建設時，需要對現(xiàn)有檔案資料進行整理，工作必須認真仔細，不允許出現(xiàn)錯誤和遺漏，對于檔案資料而言，其正確性是至關重要的，因此在整理檔案資料時必須確保其正確無誤，并嚴格遵守標準化的要求。在對檔案館藏進行整理時，優(yōu)先對重要檔案進行數(shù)字化處理，對于沒有價值的資料應該根據(jù)要求銷毀，避免重復勞動，浪費時間和資源，這也是實施信息化的客觀要求。

3.3 信息化建設過程中的系統(tǒng)軟件與硬件設備統(tǒng)一管理

當前，國內(nèi)檔案管理的各部門缺乏統(tǒng)一的管理和有效的溝通，所采用的信息化手段和軟硬件設備也各不相同，這就嚴重影響了數(shù)據(jù)信息之間的兼容性，阻礙了檔案管理信息化工作的進行。為解決這一問題，就必須結合當前的實際情況，使數(shù)字化設備得到統(tǒng)一，并具備專業(yè)性，進而實現(xiàn)字符識別，以及自動轉化和編目、檢索，并在此基礎上實現(xiàn)自動全文存儲、上載以及輔助立卷，自動標引、文檔一體化管理等。具體到實際上，就是使計算機軟硬件設備的型號和規(guī)格得到統(tǒng)一，這是檔案管理信息化得以實現(xiàn)的前提和有力保障。

3.4 檔案信息化標準制定

確保用戶能夠高效、快捷獲取檔案數(shù)據(jù)庫信息，是數(shù)據(jù)檔案信息化建設的根本目標，而這一目標的實現(xiàn)，則依賴于規(guī)范化和標準化的實施。進行檔案管理時，檔案內(nèi)容、編號以及分類和案卷目錄的編制，必須符合標準化的要求，對于不同的項目，也應該實施標準化。此外，還要防止傳統(tǒng)檔案信息資源的重復開發(fā)和應用，有效避免資金和資源的浪費，實現(xiàn)檔案信息化資源的合理共享。

4 結束語

綜上所述，信息化檔案管理在促進檔案信息資源的有效開發(fā)與應用的同時，還為社會提供了更多的資源和服務。在工作中，必須重視信息化的建設，推動和促進檔案管理信息化建設的健康發(fā)展。

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