李防知

隨著網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)的快速發(fā)展，電子商務(wù)已成為企業(yè)提升物資管理水平、實(shí)現(xiàn)降本增效、增強(qiáng)核心競(jìng)爭(zhēng)力的內(nèi)在要求和重要手段。傳統(tǒng)的物資采購方式主要采用電話詢價(jià)、書面報(bào)價(jià)、比價(jià)或當(dāng)面商務(wù)洽談的方式，信息傳遞方式落后，操作過程透明度不高，缺乏有效監(jiān)管，工作效率低下，迫切需要利用信息化手段改變和提升物資供應(yīng)采購管理。

一、優(yōu)化工作運(yùn)行機(jī)制，強(qiáng)化配套管理，夯實(shí)電子化采購工作基礎(chǔ)

結(jié)合當(dāng)前電子商務(wù)運(yùn)行優(yōu)勢(shì)，對(duì)原有信息系統(tǒng)、機(jī)構(gòu)設(shè)置、業(yè)務(wù)流程、管理模式進(jìn)行全面優(yōu)化和持續(xù)改造，著力在管理配套、人員培訓(xùn)、硬件配置等方面下功夫，為電子化采購的快速、健康發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)、營造了良好環(huán)境。

1.在配套管理上，為確保網(wǎng)上采購業(yè)務(wù)有序健康發(fā)展，要制訂相關(guān)的網(wǎng)上采購管理辦法，按照業(yè)務(wù)執(zhí)行和監(jiān)督考核兩個(gè)層次，明確界定各部門、各崗位在網(wǎng)上采購業(yè)務(wù)中的管理職責(zé)和操作權(quán)限，保證網(wǎng)上業(yè)務(wù)處理有章可依、規(guī)范運(yùn)行。

2.在業(yè)務(wù)培訓(xùn)上。要提高員工網(wǎng)上采購業(yè)務(wù)技能，將網(wǎng)上采購業(yè)務(wù)操作、信息化管理應(yīng)用等列為年度員工培訓(xùn)計(jì)劃的必修課目，對(duì)業(yè)務(wù)人員進(jìn)行集中強(qiáng)化培訓(xùn)和應(yīng)用達(dá)標(biāo)考試，確保每名業(yè)務(wù)人員都能夠熟練掌握網(wǎng)上采購操作程序和要求。

3.在硬件配置上。應(yīng)按照物資網(wǎng)上采購標(biāo)準(zhǔn)流程和“一站式”供應(yīng)服務(wù)模式合署進(jìn)行辦公，并增加對(duì)計(jì)電子化采購硬件設(shè)施的投入，及時(shí)對(duì)網(wǎng)上采購業(yè)務(wù)所需計(jì)算機(jī)、服務(wù)器等網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)施進(jìn)行更新?lián)Q代，為電子化采購提供良好的商務(wù)辦公環(huán)境。

二、精細(xì)物資計(jì)劃管理，集合需求批量，提高網(wǎng)上采購規(guī)模效益

及時(shí)、準(zhǔn)確的物資計(jì)劃是實(shí)施電子化采購的基本前提。要以ERP系統(tǒng)為依托，積極推進(jìn)物資計(jì)劃管理信息化建設(shè)，物資需求計(jì)劃的提報(bào)、平衡、集成以及采購計(jì)劃的下達(dá)、執(zhí)行、考核全部實(shí)現(xiàn)線上操作運(yùn)行和網(wǎng)上實(shí)時(shí)監(jiān)控。

1.在物資需求計(jì)劃編報(bào)上。針對(duì)物資需求計(jì)劃在同一時(shí)間段集中提報(bào)，編報(bào)內(nèi)容不規(guī)范，物料名稱和規(guī)格型號(hào)需要反復(fù)核實(shí)確認(rèn)，導(dǎo)致需求計(jì)劃收集匯總時(shí)間長，平衡難度大、差錯(cuò)率高的問題，要嚴(yán)格按照統(tǒng)一格式和規(guī)定時(shí)間編報(bào)物資需求計(jì)劃，所有物資與標(biāo)準(zhǔn)物料編碼一一對(duì)應(yīng)，物資名稱、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、需求數(shù)量和時(shí)間等要素做到齊全明確，保證需求信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，減少物資采購部門對(duì)接確認(rèn)需求的時(shí)間，提高計(jì)劃管理工作效率。

2.在物資采購計(jì)劃編制上。針對(duì)各單位當(dāng)期生產(chǎn)進(jìn)度不同，材料需求各異，同品種采購批量小、采購頻次多，造成網(wǎng)上采購“一單一詢”、“一單一簽”，無法集成采購批量，影響規(guī)模采購效益的問題，應(yīng)開發(fā)物資計(jì)劃管理輔助系統(tǒng)，建立生產(chǎn)物資歷史消耗分析數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)對(duì)每項(xiàng)物資的歷年消耗數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)檢索、分析比對(duì)，形成消耗數(shù)據(jù)曲線，從而達(dá)到提高網(wǎng)上采購效率和效益的目的。

3.在物資計(jì)劃執(zhí)行考核上。通過應(yīng)用物資計(jì)劃管理管理輔助系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)各廠級(jí)單位物資需求計(jì)劃和物資供應(yīng)部門采購計(jì)劃執(zhí)行情況的實(shí)時(shí)監(jiān)控、雙向考核，系統(tǒng)每月按照設(shè)定考核計(jì)算公式自動(dòng)導(dǎo)出各單位的需求計(jì)劃準(zhǔn)確率和及時(shí)率進(jìn)行排名通報(bào)，保證了物資計(jì)劃執(zhí)行的嚴(yán)肅性，提高了物資計(jì)劃的精細(xì)化管理水平。

三、應(yīng)用信息技術(shù)手段，強(qiáng)化供應(yīng)商考核結(jié)果應(yīng)用，防范采購風(fēng)險(xiǎn)

供應(yīng)商是控制物資供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)的源頭。推進(jìn)網(wǎng)上采購后，可以方便、快捷地通過網(wǎng)絡(luò)將采購信息實(shí)時(shí)發(fā)布給各地供應(yīng)商，由貨比三家到貨比百家千家。但是隨著供應(yīng)商選擇范圍的擴(kuò)大，采購風(fēng)險(xiǎn)控制難度也進(jìn)一步增大。為促進(jìn)供應(yīng)商考核評(píng)價(jià)結(jié)果與電子化采購的有機(jī)結(jié)合，優(yōu)選供貨渠道，防范采購風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)開發(fā)供應(yīng)商考核輔助管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)供應(yīng)商動(dòng)態(tài)量化考核的多角度統(tǒng)計(jì)分析和實(shí)時(shí)監(jiān)控，為強(qiáng)甄別、優(yōu)選使用供應(yīng)商提供全面、詳實(shí)的信息支持。

1.實(shí)現(xiàn)對(duì)無業(yè)績供應(yīng)商的自動(dòng)清理。以往對(duì)供應(yīng)商長期無業(yè)務(wù)的入網(wǎng)產(chǎn)品目錄進(jìn)行清理，只能按照合同查閱、核實(shí)供應(yīng)商簽約信息，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)查詢、統(tǒng)計(jì)工作量大，占用大量的人力和精力。系統(tǒng)可對(duì)供應(yīng)商供貨業(yè)績、產(chǎn)品目錄業(yè)績、招標(biāo)過程的標(biāo)段業(yè)績進(jìn)行自動(dòng)統(tǒng)計(jì)，并能按照一定時(shí)段導(dǎo)出無業(yè)績供應(yīng)商和產(chǎn)品目錄進(jìn)行自動(dòng)清理，為精細(xì)供應(yīng)商產(chǎn)品目錄管理提供了技術(shù)支持。

2.為供應(yīng)商業(yè)績引導(dǎo)訂貨提供數(shù)據(jù)支持。針對(duì)供應(yīng)商動(dòng)態(tài)量化考核中，只對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行整體評(píng)價(jià)，無法對(duì)應(yīng)到物料品種上，物資招標(biāo)、談判采購中供應(yīng)商業(yè)績引導(dǎo)訂貨得不到有效應(yīng)用的問題。系統(tǒng)可按照類別、品種、標(biāo)段、部門等查詢條件自動(dòng)計(jì)算出供應(yīng)商的單項(xiàng)考核得分，為實(shí)施供應(yīng)商業(yè)績引導(dǎo)訂貨提供全面的管理數(shù)據(jù)支撐。

3.對(duì)供應(yīng)商日常表現(xiàn)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。以往在供應(yīng)商合同執(zhí)行考核中，可能存在采購人員憑主觀意識(shí)打分，供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)、日?？己说葎?dòng)態(tài)信息不能全面展現(xiàn)，導(dǎo)致考核評(píng)價(jià)不全面。系統(tǒng)可實(shí)時(shí)錄入物資入庫質(zhì)量檢驗(yàn)結(jié)果、質(zhì)量監(jiān)督抽查通報(bào)、生產(chǎn)單位使用考評(píng)意見、供應(yīng)商獎(jiǎng)懲通報(bào)等動(dòng)態(tài)信息和考核結(jié)果，提高供應(yīng)商動(dòng)態(tài)量化考核數(shù)據(jù)的全面性。