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        海河水利委員會檔案管理系統(tǒng)功能模塊分析及電子文件存儲方式研究

        2014-09-25 07:55:47王凡
        卷宗 2014年8期
        關(guān)鍵詞:檔案管理系統(tǒng)電子文件功能模塊

        摘 要:近年來,海河水利委員會采用信息化方式對檔案信息及電子原文進(jìn)行管理,為檔案工作提供了一個更為高效和便捷的管理平臺。本文參照近年來檔案信息化工作的新要求,結(jié)合實際管理流程,對海河水利委員會檔案管理系統(tǒng)“歷史全宗、檔案借閱條碼”等模塊的設(shè)計實現(xiàn)和檔案電子文件的存儲方式進(jìn)行了分析研究。

        關(guān)鍵詞:檔案管理系統(tǒng);功能模塊;電子文件;存儲方式

        0 引言

        海河水利委員會(以下簡稱“海委”)檔案管理系統(tǒng)自2007年部署完成之日始,其存儲的條目信息與電子原文逐步增長,數(shù)據(jù)量日益龐大。隨著系統(tǒng)應(yīng)用的逐步深入和檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展,系統(tǒng)部分模塊已經(jīng)數(shù)次調(diào)優(yōu)升級,以符合由于檔案借閱量增大、檔案條目脫機錄入量增多、安全保密、服務(wù)器調(diào)整等諸多因素影響對檔案信息化管理所提出的新要求,從而更高效地為海委中心工作提供決策支持服務(wù)。

        1 功能模塊分析

        海委檔案管理系統(tǒng)包含“收集整編、數(shù)據(jù)管理、權(quán)限管理”等十?dāng)?shù)個功能模塊,其中“歷史全宗、越權(quán)審批”等功能模塊是海河檔案館個性化定制模塊,發(fā)展與革新較為突出,具有很強的代表性,故以此為切入點具體分析。

        1.1 歷史全宗

        1.1.1歷史全宗模塊概述

        自1980年批準(zhǔn)建立海委以來,歷經(jīng)幾次較大的機構(gòu)改革,機構(gòu)的拆分(合并)已多次發(fā)生,職能相同的機構(gòu)在不同時期的名稱也不盡相同。以財務(wù)處的演變舉例,“財務(wù)經(jīng)濟處”“計劃財務(wù)處”“財務(wù)處”等均為財務(wù)處不同歷史階段的機構(gòu)名稱,更名、拆分(合并)狀況可見一斑。系統(tǒng)內(nèi)“全宗代號”已多達(dá)70個,普通用戶很難以模糊檢索的方式查到目標(biāo)機構(gòu)的文件,這給數(shù)據(jù)的提供與利用帶來了很大不便。故開發(fā)了“歷史全宗”模塊,將各歷史階段相同職能機構(gòu)的名稱進(jìn)行關(guān)聯(lián),并采用編年法的形式,以圖形化、直觀化的方式再現(xiàn)海委機構(gòu)的沿革歷程,完成便捷檢索的功能實現(xiàn)。

        1.1.2歷史全宗模塊開發(fā)方案

        (1)功能描述

        通過與用戶同步功能模塊的接口,將組織/機構(gòu)的變化信息保存到檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中,通過界面將信息展示給用戶查閱,并且提供增、刪、查、改等功能。

        (2)功能操作

        操作1 - 設(shè)置同步時間:機構(gòu)同步時間可以設(shè)定,設(shè)定后系統(tǒng)根據(jù)設(shè)定的時間去訪問用戶同步接口,獲得組織機構(gòu)信息;

        操作2 - 更新:將同步過來的新機構(gòu)信息和系統(tǒng)中現(xiàn)有的組織沿革信息同時展示給管理員,管理員根據(jù)實際情況判斷是否更新;

        操作3 - 增加組織機構(gòu)信息:管理員對組織機構(gòu)信息進(jìn)行增加操作;

        操作4 - 查詢組織機構(gòu)信息:將組織機構(gòu)信息以列表的形式展示給管理員,并提供導(dǎo)出功能;

        操作5 - 修改組織機構(gòu)信息:管理員可對組織機構(gòu)信息進(jìn)行修改操作;

        操作6 - 刪除組織機構(gòu)信息:檔案管理員可以對組織機構(gòu)信息進(jìn)行刪除操作。

        (3)業(yè)務(wù)規(guī)則/算法

        管理員對同步數(shù)據(jù)的操作:對歷史組織機構(gòu)的任一次沿革添加一個時間節(jié)點,其中包含了該次變革至上次變革之間的完整組織機構(gòu)信息列表(樹)。針對這次變革可以進(jìn)行相關(guān)部門信息的修改完善。

        當(dāng)用戶同步接口中發(fā)生的組織機構(gòu)變化時,會提示用戶應(yīng)添加一個時間節(jié)點,以保存更新之前的部門結(jié)構(gòu)(可以將更新之前的部門信息以temp部門狀態(tài)保存,如果管理員同意增加時間節(jié)點,就將信息復(fù)制到組織沿革信息列表中)。

        組織沿革模塊提供相應(yīng)的查詢接口,方便用戶查閱歷史沿革信息。

        (4)接口描述

        通過接口程序訪問公用平臺,從而獲取組織ID、組織名稱、創(chuàng)建日期等信息;將獲得的信息與檔案系統(tǒng)中的組織同時展示,提供給檔案管理員進(jìn)行手工處理(明確拆分、合并、撤銷)后,提交至檔案系統(tǒng)組織沿革表中。

        1.2 越權(quán)審批

        海委檔案管理系統(tǒng)提供對非本部門(單位)檔案進(jìn)行查閱瀏覽的越權(quán)審批功能:用戶在希望瀏覽超出自己權(quán)限的檔案時需要在BS查詢界面先向管理員提出申請;管理員于CS端接受申請后手動選擇具有對該份檔案審批權(quán)限的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo),點擊提交審批申請;相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在BS端內(nèi)網(wǎng)門戶待辦事宜功能模塊中看到申請,進(jìn)行批示后,再將審批申請返回至管理員;最后由管理員在CS端完成臨時授權(quán)。

        由上述可見,原有的三點流程較為繁瑣,且跨越CS與BS兩端,不能快捷地提供利用。完善后的越權(quán)審批流程省去中間由檔案管理員在CS端手動選擇領(lǐng)導(dǎo)及賦權(quán)的操作,由三點流程變?yōu)閮牲c流程,便捷了用戶的瀏覽利用,現(xiàn)行流程如圖1所示:

        2 電子文件存儲方式研究

        2.1 數(shù)據(jù)庫存儲方式的不足

        海委檔案管理系統(tǒng)是基于水利公用平臺的重點業(yè)務(wù)應(yīng)用之一,原有電子文件存儲采用數(shù)據(jù)庫存儲方式。隨著近年來檔案數(shù)字化工作的開展,系統(tǒng)數(shù)據(jù)量逐步增加,電子檔案原文的掛接及瀏覽速度過慢,在一定程度上影響了廣大職工查詢和利用的便利程度。經(jīng)測試,原有數(shù)據(jù)庫存儲方式,80M左右電子原文的掛接時間約為100秒,瀏覽時間約為40秒;100M以上電子原文掛接及瀏覽則都無法正常進(jìn)行。

        如測試結(jié)果所示,由于數(shù)字化加工分辨率、存儲格式等相關(guān)限制,電子檔案數(shù)據(jù)量增長很快,原有的數(shù)據(jù)庫存儲方式已不能滿足系統(tǒng)應(yīng)用需求,這就給電子檔案原文存儲及服務(wù)利用方式提出了新的要求。結(jié)合應(yīng)用實際和檔案工作要求,檔案數(shù)據(jù)庫需要遷移至獨立的文件服務(wù)器,以保證檔案利用的便捷。

        2.2 系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫遷移方案

        2.2.1步驟

        為了在數(shù)據(jù)遷移過程中,保障電子檔案原文的準(zhǔn)確性和安全性,海委特別制定了數(shù)據(jù)遷移的相關(guān)注意事項及操作步驟,具體遷移步驟如下:

        1.備份當(dāng)前數(shù)據(jù)庫;開發(fā)數(shù)據(jù)遷移模塊;

        2.通過該模塊將數(shù)據(jù)庫中電子檔案原文解析成電子文件格式;

        3.將指定路徑下的電子檔案原文掛接至文件服務(wù)器上;

        4.進(jìn)行抽樣校驗數(shù)據(jù),保證數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。

        2.2.2模塊功能設(shè)計

        通過該模塊連接源數(shù)據(jù)庫,根據(jù)檔案條目信息獲取電子文件的路徑,將源數(shù)據(jù)庫中的電子文件解析到臨時文件存放位置,建立FTP連接,然后將電子文件存放到文件服務(wù)器上,并將操作記錄到操作日志中,從而完成數(shù)據(jù)遷移工作。

        2.2.3業(yè)務(wù)規(guī)則

        電子文件存放路徑:按照檔號規(guī)則存放。

        2.2.4異常處理

        針對遷移工作有可能出現(xiàn)的異常情況,程序做了以下相應(yīng)處理:

        1.網(wǎng)絡(luò)延遲:模塊程序?qū)L試3次文件遷移,如果遷移失敗則記錄下該文件的主鍵,之后進(jìn)行人為干預(yù)遷移,從而保證電子文件的完整。

        2.網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫或服務(wù)器異常:當(dāng)網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)中斷、數(shù)據(jù)庫鏈接關(guān)閉或者服務(wù)器當(dāng)機的情況,模塊程序?qū)L試3次文件遷移,若系統(tǒng)無響應(yīng)則自動停止運行,并記錄異常點,下次運行時可以達(dá)到“斷點續(xù)遷”的功能。

        3 結(jié)束語

        海委檔案管理系統(tǒng)部署7年以來,為全面提高檔案管理各項業(yè)務(wù)工作水平,定期進(jìn)行系統(tǒng)調(diào)整與優(yōu)化,進(jìn)一步增強了檔案信息化的管理能力,保障了檔案收集、歸檔、保管、利用等業(yè)務(wù)工作的順利開展。通過對海委檔案管理系統(tǒng)的改進(jìn)與完善,檔案檢索、查閱更加便捷,在保障檔案完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)的基礎(chǔ)上,更好地為海河流域各項事業(yè)服務(wù)。

        作者簡介

        王凡,海河水利委員會海河檔案館,從事檔案管理及檔案信息化建設(shè)專業(yè)。

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