楊麗茹

在任何企業(yè)組織中，崗位是最基本的構(gòu)成單位。想把一個企業(yè)管好，首當(dāng)其沖的，是先把一個個崗位管理好。崗位管理是一個復(fù)雜的體系，其中最基礎(chǔ)的手段，就是對崗位進(jìn)行文字性的界定和說明，于是，崗位說明書誕生了。

什么是崗位說明書

崗位說明書也稱工作說明書，或職務(wù)說明書，是用局面形式來表達(dá)工作分析的結(jié)果，其實質(zhì)是通過工作分析這一工具，對各個崗位的工作、性質(zhì)、任務(wù)、工作內(nèi)容、任職資格、工作標(biāo)準(zhǔn)做出統(tǒng)一、明確的規(guī)定，是整個人力資源管理的基礎(chǔ)。

上海英特杰高級人才顧問公司的徐永良先生，從事獵頭工作多年。用他的話來說，崗位說明書是獵頭最熟悉不過的東西了，因為他們得根據(jù)客戶的崗位需求去“挖”合適的人選。很多時候，他們還親自操刀，撰寫客戶的崗位說明書。他說，在現(xiàn)代化的企業(yè)管理中，科學(xué)地設(shè)計崗位，明確崗位職能，能夠確保將整個企業(yè)的目標(biāo)轉(zhuǎn)化為所有員工的個人目標(biāo)，使企業(yè)的經(jīng)營壓力轉(zhuǎn)化為每個員工的工作動力和責(zé)任約束。一份完整的崗位說明書，能為工作評價、人員招聘、績效管理、培訓(xùn)與開發(fā)、薪酬管理等提供依據(jù)。

崗位說明書涵蓋的內(nèi)容

一般來說，崗位說明書至少應(yīng)當(dāng)涵蓋以下幾方面的內(nèi)容：

1、在這個崗位上的員工，需要完成哪些任務(wù)？

2、工作任務(wù)應(yīng)該在什么時候完成？

3、工作任務(wù)應(yīng)該在什么地點完成？

4、員工可以通過什么途徑、運(yùn)用何種方法完成任務(wù)？

5、為什么這項工作會提出這些要求？

6、能夠勝任該崗位的員工應(yīng)該具備哪些資質(zhì)？

雖然只是6個方面的內(nèi)容，但要把這個6個方面說清了，說透了，是要下一番工夫的。正如世界上沒有兩片完全相同的樹葉，同樣是總裁秘書，在行業(yè)、性質(zhì)都相同的兩家企業(yè)中，其崗位職責(zé)、崗位要求也可能因為企業(yè)規(guī)模不同而出現(xiàn)較大差異?？墒瞧泻芏嗥髽I(yè)為了節(jié)約成本，盲目照搬其他公司的崗位說明書，結(jié)果照著崗位說明書招聘來的人，跟本公司一點也不合拍。徐永良笑言，在他的獵頭生涯中，這種事屢屢遇到，說明有些企業(yè)并沒有認(rèn)識到，為每個崗位“量身定做”一份崗位說明書，對公司的發(fā)展壯大有多么大的好處。

崗位說明書內(nèi)容的設(shè)計

崗位說明書的內(nèi)容無統(tǒng)一范式，可依據(jù)企業(yè)的具體情況自行設(shè)計。針對電力企業(yè)“部門多、崗位多、人員多”的現(xiàn)狀，崗位說明書可包含以下10個內(nèi)容模塊。

1、崗位基本信息

崗位名稱與崗位編號：崗位名稱要突出崗位的職能，崗位的編號一般由企業(yè)人力資源部統(tǒng)一規(guī)定；

所在部門：本崗位隸屬的部門名稱；

崗位定員：本崗位定員人數(shù)；

直接上級：指所描述崗位的直接主管崗位的名稱，通常情況下，一個崗位只有一個直接上級崗位；

直接下級：指所描述崗位直接領(lǐng)導(dǎo)的下屬崗位名稱;

薪酬類型：根據(jù)本單位的薪酬標(biāo)準(zhǔn)確定。

2、工作綜述（崗位概要）

指對本崗位職能進(jìn)行綜合、概括性的描述，只用簡練的語言文字闡述工作的總體性質(zhì)、中心任務(wù)和要達(dá)到的工作目標(biāo)

3、崗位職責(zé)與工作任務(wù)

(1)崗位職責(zé)：

崗位職責(zé)是崗位工作描述的主體，指對工作項目的具體內(nèi)容進(jìn)行描述，一般也采用“三段論”的格式。

崗位職責(zé)的描述規(guī)則為：

①“動詞+名詞(對象)+目標(biāo)(成果)”或“工作依據(jù)+動詞+名詞(對象)十目標(biāo)”；

②必須盡量避免采用模糊的動詞：如，“負(fù)責(zé)”、“領(lǐng)導(dǎo)”、“管理”類；

③必須盡量避免模糊性的數(shù)量詞：如，“許多”、“一些”類；

④如果存在歧義時，要予以解釋、說明。

(2)工作任務(wù)：

按照PDCI（即目標(biāo)設(shè)立、制訂計劃、執(zhí)行計劃、檢查評估、總結(jié)反饋的績效管理循環(huán)）的方式盡可能的對每項工作的內(nèi)容進(jìn)行細(xì)致描述，具體詳細(xì)的說明工作流程（有些內(nèi)容如果有規(guī)定、制度，可做必要說明參見某規(guī)定和文件；）。

4、日常工作及定期工作：

即將該工作崗位的工作任務(wù)以時間不同加以區(qū)分，分為日常工作及定期工作兩種。盡量用準(zhǔn)確的語言對工作內(nèi)容加以細(xì)致的描述，并盡量使時間精確，做到規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化。

5、崗位考核：

規(guī)定對該崗位工作的考核辦法。將“崗位考核”編制進(jìn)崗位說明書中，是全員績效考核中的崗位說明書的特色之一;

6、日常會議

將日常應(yīng)召開及參加的會議列出，并詳細(xì)說明本職在會議中的地位（例如主持或列席）及參會人員、會議時間、會議應(yīng)起到的作用和期望達(dá)到的目的。

7、工作權(quán)限

崗位權(quán)限指履行該崗位職責(zé)所必須在人事、財務(wù)、物流、信息等方面的權(quán)力支持。管理崗位權(quán)限主要有：管理權(quán)、指揮權(quán)、檢查考核權(quán)、財務(wù)權(quán)、建議權(quán)、監(jiān)督權(quán)、審核權(quán)、知情權(quán)、物資支配權(quán)、部門文件和所發(fā)布信息的審核審批權(quán)等。一般職員的崗位權(quán)限主要有：執(zhí)行權(quán)、管理權(quán)、物資支配權(quán)、檢查權(quán)、審核權(quán)、知情權(quán)、建議權(quán)等。

8、工作協(xié)作關(guān)系

工作協(xié)作關(guān)系包括對內(nèi)和對外兩部分。對內(nèi)主要指與直接上級或平級部門／崗位之間協(xié)作關(guān)系，一般填寫最常聯(lián)系的3-5個部門或崗位；對外協(xié)作關(guān)系主要從上級單位、政府有關(guān)部門，客戶及中介組織等方面。要求詳細(xì)描述具體的工作關(guān)系以及任職者在其間的地位、位置，所起的作用。

9、任職資格

任職資格的內(nèi)容包括：學(xué)歷要求、專業(yè)職稱、工作經(jīng)驗、職業(yè)資格、專業(yè)知識、專業(yè)技能、身心條件、語言表達(dá)能力、溝通能力、專業(yè)工種及崗位對英語和計算機(jī)方面的要求。在對該崗位人員的任職資格要求上，分為基本條件和理想條件，基本條件指要完成本崗位工作職能任職者必須具備的資格，本欄必須全部填寫；理想條件是指從企業(yè)發(fā)展的角度出發(fā)，本崗位人員最好要具備的資格，要求敘述準(zhǔn)確、簡練。

10、其他

其他部分包含工作環(huán)境、工作條件和工作時間。工作環(huán)境指本崗位工作面臨的實際工作環(huán)境，如崗位是否面臨噪音、粉塵、有毒氣體、高溫等因素會帶來生命安全、職業(yè)病等危害的威脅；工作條件主要指從事本崗位工作所需基本物質(zhì)條件；工作時間主要是指本崗位工作時間的規(guī)律性。

崗位說明書的六大作用

1、為招聘、錄用員工提供依據(jù)

● 確定崗位的任職條件

崗位說明書里已經(jīng)確定了這個崗位的任職條件，任職條件是招聘工作的基礎(chǔ)，招聘工作需要依照任職條件來挑選人員，不滿足任職條件的人，不能用。如果企業(yè)一定要用只也能降格使用，例如工資等級要下降，或者職務(wù)要略微下降。

● 崗位說明書將作為簽訂勞動合同的附件

崗位說明書將作為員工錄用以后簽訂的勞動合同的附件。企業(yè)決定錄用員工后，這名員工應(yīng)該承擔(dān)什么樣的責(zé)任，以及要負(fù)責(zé)到何種程度，這些問題也已經(jīng)事先在崗位說明書里約定好了，企業(yè)不需要對員工重復(fù)說明。

● 作為入職培訓(xùn)的教材

員工被錄用以后，崗位說明書可以作為入職培訓(xùn)的教材。新員工在被錄用以后，一般企業(yè)要進(jìn)行一次入職培訓(xùn)。

2、對員工進(jìn)行目標(biāo)管理

在對員工目標(biāo)管理設(shè)計的時候，依據(jù)崗位說明書所規(guī)定的職責(zé)，通過崗位說明書可以很清晰、明確地給員工下達(dá)目標(biāo)，同時也便于設(shè)計目標(biāo)。

● 崗位說明書是給員工下達(dá)目標(biāo)的憑證

目標(biāo)管理是現(xiàn)代企業(yè)管理的一種最有效的辦法。給員工下達(dá)目標(biāo)的憑據(jù)就是崗位說明書里面規(guī)定的職責(zé)。例如給人力資源部的培訓(xùn)專員下達(dá)的目標(biāo)是培訓(xùn)的指標(biāo)，而不能下達(dá)薪酬管理的指標(biāo)。由此可見，崗位說明書是目標(biāo)管理的一個基本依據(jù)。

● 依據(jù)崗位說明書可清晰設(shè)計目標(biāo)

在崗位說明書中，具體某個項目有幾項職責(zé)，目標(biāo)應(yīng)該下達(dá)給誰，都有非常清楚的說明。因此，負(fù)責(zé)目標(biāo)管理的主管應(yīng)該隨時查閱崗位說明書，以便更明確、有效地對員工進(jìn)行目標(biāo)管理。

3、是績效考核的基本依據(jù)

● 崗位說明書確定了崗位職責(zé)

在績效考核的時候，只有通過考察崗位說明書，才會知道只有這個崗位才有這個職責(zé)，才能去考核這個崗位上工作的員工是不是盡職盡責(zé)，是不是完成了工作目標(biāo)。假如在崗位說明書中根本就沒有這個職責(zé)，就不能拿這個要求考核他，因為他不需要承擔(dān)這樣的責(zé)任。所以，崗位說明書在工作目標(biāo)管理和績效考核工作中起很大的作用，也是績效考核的一個基本依據(jù)。

● 崗位說明書確定了職責(zé)范圍

崗位說明書明確確定了某一項職責(zé)的范圍，是全責(zé)、部分還是支持，很清楚地劃分了員工的職責(zé)。當(dāng)某一項工作沒有完成或出現(xiàn)問題時，責(zé)任十分清楚。

● 崗位說明書確定了考核內(nèi)容

崗位說明書還規(guī)定了考核評價內(nèi)容。績效考核的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該是一致的。不能是崗位說明書寫的是一個樣，考核標(biāo)準(zhǔn)又是另一個樣。

4、為企業(yè)制定薪酬政策提供依據(jù)

直接決定薪酬的是崗位評價，所以崗位說明書所提供的依據(jù)評價是間接的。崗位評價是企業(yè)薪酬政策的基本依據(jù)，整個薪酬體系需要以崗位評價為支撐性資料。而崗位評價的基礎(chǔ)是崗位分析和崗位說明書，如果沒有崗位說明書、崗位內(nèi)涵分析、員工規(guī)格分析等資料，就無法進(jìn)行崗位評價。因此，從根本上說，崗位說明書為企業(yè)制定薪酬政策提供了重要的依據(jù)。缺少了崗位說明書，企業(yè)制定薪酬政策將是很困難的。

5、員工教育與培訓(xùn)的依據(jù)

對員工進(jìn)行培訓(xùn)是為了滿足崗位職務(wù)的需要，有針對性地對具有一定文化素質(zhì)的員工進(jìn)行崗位專業(yè)知識和實際技能的培訓(xùn)，完備上崗任職資格，提高員工勝任本崗本職工作的能力。根據(jù)崗位說明書的具體要求，對一些任職條件不足，但其它方面優(yōu)秀、符合公司急需人才要求的員工進(jìn)行教育和培訓(xùn)，提升他本身的素質(zhì)，最后使其達(dá)到崗位說明書的任職要求。

6、為員工晉升與開發(fā)提供依據(jù)

人力資源管理中一項非常重要的工作是人力資源開發(fā)，就是通過一些手段使員工的素質(zhì)和積極性不斷提高，最大限度地發(fā)揮員工的潛能，為企業(yè)做更大貢獻(xiàn)。員工的晉升與開發(fā)，離不開人事考核。人事考核是以員工為對象，以崗位說明書的要求為考核依據(jù)，通過對員工德、能、勤、績等方面的綜合評價，判斷他們是否稱職，并以此作為任免、獎罰、報酬、培訓(xùn)的依據(jù)，促進(jìn)“人適其位”。因此，崗位說明書也為這項工作提供了一個依據(jù)。

談到崗位說明書的作用，上海DDI人力資源咨詢公司的高級顧問萬鏡嵩有話要說。曾在某外企擔(dān)任高級人事經(jīng)理多年的她，感觸最深的就是：“很多人日復(fù)一日，朝九晚五，可是根本不清楚：我究竟該干些什么？不止一個人在挨了上司批評后委屈地說，從來都沒有人告訴我，這件事是我的職責(zé)！”

編寫崗位說明書的流程

為了節(jié)約編制崗位說明書的成本，其結(jié)果可能是浪費(fèi)更多的人力成本。因此，具體崗位具體分析，一點也馬虎不得。一份科學(xué)的崗位說明書出爐，通常遵循著這樣的流程：

1、在開展編寫工作之前，人力資源部應(yīng)和相關(guān)高層領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行討論，使高層領(lǐng)導(dǎo)率先樹立崗位責(zé)任意識，對各項工作實行歸口管理，改變自由隨意的管理風(fēng)格。

2、人力資源部梳理所有崗位，可靈活選用問卷調(diào)查法、面談法、工作日志法、實地觀察法等方法，進(jìn)行認(rèn)真的工作分析和調(diào)查，了解每一個崗位的工作任務(wù)、工作目標(biāo)、工作條件、上下級關(guān)系、對內(nèi)對外的聯(lián)系、任職資格等要素，編制崗位說明書模板。

3、將模板發(fā)放至每個崗位，每位員工有權(quán)對所在崗位的模板提出異議并進(jìn)行修訂。

4、人力資源部收集所有修改意見再次修訂崗位說明書。

5、各部門負(fù)責(zé)人對本部門所有崗位的崗位說明書審訂確認(rèn)；

6、人力資源部對所有崗位說明書定稿。

7、崗位說明書的編寫不是一勞永逸，隨著電力企業(yè)的變革會給崗位提出新的要求。因此，編寫出規(guī)范的崗位說明書后，還應(yīng)建立起崗位說明書的動態(tài)管理制度，由專人負(fù)責(zé)管理更新。

崗位說明書的意義

通過編制并實施全員崗位說明書，就是要進(jìn)一步明確和規(guī)范各崗位職責(zé)，使不同層面的工作人員了解自己的工作內(nèi)容、目標(biāo)與職責(zé)及任職條件。從崗位分析入手使得管理工作有的放矢，真正做到人盡其才、才盡其人、職盡其用。從規(guī)范全員崗位說明書為切入點，加強(qiáng)企業(yè)基礎(chǔ)管理，提升企業(yè)管理水平，提高企業(yè)的工作效率。