周秀清

隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，加快推進(jìn)高職院校檔案信息化建設(shè)成為必然趨勢(shì)，面對(duì)高職院校檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題，我們要從基礎(chǔ)建設(shè)入手，更新觀念，創(chuàng)新技術(shù)，健全制度，強(qiáng)化管理，培養(yǎng)和造就既精通檔案業(yè)務(wù)又掌握信息技術(shù)的復(fù)合型人才隊(duì)伍，加快檔案信息化建設(shè)的步伐。

一、檔案信息化建設(shè)的必要性

1.檔案信息化有利于創(chuàng)新檔案管理模式

高職院校以往的檔案管理制度不完善，仍采用傳統(tǒng)的人工管理模式，主要依靠手工操作，如：傳統(tǒng)的檔案立卷制度，不僅程序煩瑣，手工勞動(dòng)強(qiáng)度大，而且案卷質(zhì)量因人而異，無(wú)法保證。必須實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化，將紙質(zhì)文件、照片、圖紙及視頻等原始檔案資料通過(guò)微縮、掃描等手段轉(zhuǎn)化為電子文本，貯存在光盤、磁帶等存儲(chǔ)介質(zhì)上，然后實(shí)施安全可靠的數(shù)據(jù)備份，既便于快速查找，又可長(zhǎng)期保存。把檔案信息化建設(shè)和校園網(wǎng)建設(shè)有機(jī)結(jié)合，充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)資源共享。

2.檔案信息化有利于提高檔案服務(wù)水平

近年來(lái)高職院校發(fā)展迅速，學(xué)校規(guī)模擴(kuò)大，形成的檔案增多，檔案信息化可以提高檔案信息資源的開發(fā)利用和服務(wù)質(zhì)量，更好地為學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。運(yùn)用現(xiàn)代信息處理技術(shù)開發(fā)檔案信息資源，極大地提高了開發(fā)能力和效率。

3.檔案信息化有利于檔案資源的有效保護(hù)

一些高職院校由于升格、合并，產(chǎn)生大量不同門類、不同載體的檔案，這些檔案資料散落在教學(xué)、管理的各個(gè)角落，它們是學(xué)校教學(xué)、科研和管理的珍貴資料，如果得不到及時(shí)整合和有效保護(hù)，必將給職業(yè)教育帶來(lái)嚴(yán)重?fù)p失，因此加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)勢(shì)在必行。

二、檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及問(wèn)題

1.對(duì)檔案信息化認(rèn)識(shí)不足，檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)偏低

目前高職院校檔案信息化建設(shè)工作相對(duì)滯后，主要是對(duì)檔案信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為檔案工作在短期內(nèi)不會(huì)對(duì)學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展帶來(lái)負(fù)面影響，不能引起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，對(duì)檔案信息化建設(shè)缺少發(fā)展規(guī)劃和合理的資源配置，與現(xiàn)代化的教學(xué)管理和學(xué)校發(fā)展不相適應(yīng)。

從檔案管理工作現(xiàn)狀來(lái)看，尚未形成素質(zhì)優(yōu)良、結(jié)構(gòu)合理，科學(xué)高效的檔案管理隊(duì)伍，一方面，有些專職檔案工作人員學(xué)歷、知識(shí)、年齡、職稱結(jié)構(gòu)不盡合理，還有些部門檔案工作人員未接受檔案管理專業(yè)培訓(xùn)，缺乏檔案管理和信息化建設(shè)的基本理論、知識(shí)和技能。另一方面，有些檔案工作人員對(duì)檔案事業(yè)認(rèn)識(shí)不足，缺乏勇于創(chuàng)新和與時(shí)俱進(jìn)的精神，對(duì)檔案事業(yè)缺乏熱情，觀念落后，對(duì)學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技術(shù)有為難情緒，沉湎于保持現(xiàn)狀，制約了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

2.檔案管理相對(duì)滯后，資金投入力度不夠

目前，一方面高職院校檔案管理有待加強(qiáng)，檔案管理方法落后，制度不完善，基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，檔案信息化建設(shè)流于形式，主要是檔案信息化建設(shè)缺少足夠的資金投入，沒(méi)有完善配套的硬件支持，對(duì)檔案設(shè)施的配套、檔案的管理、檔案人員的素質(zhì)培養(yǎng)都缺少投入。另一方面，高職院校建設(shè)發(fā)展需要大量的資金投入，辦學(xué)規(guī)模、辦學(xué)條件等方面都有待提高，缺少政府財(cái)政的有力支持，靠自力更生開辟財(cái)源舉步維艱，在人、財(cái)、物資源匱乏的情況下，只注重與辦學(xué)直接相關(guān)的投入，優(yōu)先考慮亟待解決的問(wèn)題，無(wú)法籌措資金投入檔案信息化建設(shè)。

3.檔案信息化建設(shè)水平低，開發(fā)利用不足

部分高職院校的檔案工作人員素質(zhì)參差不齊。專職檔案工作人員很多沒(méi)有達(dá)到專業(yè)水準(zhǔn)，同時(shí)缺乏計(jì)算機(jī)管理應(yīng)用能力；兼職檔案工作人員隊(duì)伍不穩(wěn)定更換頻繁、待遇偏低，造成檔案工作人員心理壓力大、不安于現(xiàn)狀、不思進(jìn)取，導(dǎo)致學(xué)校在檔案收集、整理、歸檔等方面的工作交接不到位，影響檔案原始資料的完整性。

三、推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的措施

1.提高認(rèn)識(shí)轉(zhuǎn)變觀念

要充分認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)的意義和必要性，把檔案信息化建設(shè)列入重要日程，提升認(rèn)識(shí)，樹立新理念，采取新舉措。以改革創(chuàng)新為動(dòng)力，以服務(wù)大局為己任，以檔案資源建設(shè)為基礎(chǔ)，以信息化建設(shè)為手段，以檔案開放利用服務(wù)為方法，以檔案管理隊(duì)伍建設(shè)為契機(jī)，創(chuàng)造檔案管理工作的新局面，使檔案管理水平不斷提高。

2.加強(qiáng)培訓(xùn)提高素質(zhì)

加強(qiáng)檔案工作人員的培養(yǎng)。要積極鼓勵(lì)檔案工作人員自學(xué)成才，進(jìn)行繼續(xù)教育，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高業(yè)務(wù)水平，提高創(chuàng)新工作能力。加強(qiáng)計(jì)算機(jī)專業(yè)人才的配備和培養(yǎng)。引進(jìn)或選調(diào)計(jì)算機(jī)專業(yè)的人才，并對(duì)他們進(jìn)行檔案專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，使之能夠勝任檔案信息化建設(shè)工作。加強(qiáng)復(fù)合型人才的培養(yǎng)。可選送年輕有為的檔案工作者進(jìn)入高校計(jì)算機(jī)專業(yè)或信息管理專業(yè)深造，培養(yǎng)一定數(shù)量的既懂檔案知識(shí)又懂信息化建設(shè)的復(fù)合型人才。

3.強(qiáng)化服務(wù)提高水平

利用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)信息資源加以分類、提取、分析、加工，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)連接實(shí)現(xiàn)資源共享，滿足不同用戶對(duì)檔案信息的需求，向用戶提供個(gè)性化的信息服務(wù)。通過(guò)信息技術(shù)的運(yùn)用，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息遠(yuǎn)距離、無(wú)障礙的傳遞和交流，達(dá)到檔案信息資源的互通與共享，方便社會(huì)公眾對(duì)檔案信息的利用；通過(guò)信息技術(shù)的運(yùn)用，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的海量?jī)?chǔ)存，解決檔案自然老化和占用空間等問(wèn)題，對(duì)檔案信息進(jìn)行安全有效的保護(hù)。endprint