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        江蘇長江汽渡檔案工作之思考

        2014-09-18 07:15:42李梅
        檔案與建設 2014年7期
        關(guān)鍵詞:渡運檔案資料江蘇

        李梅

        (江蘇省鎮(zhèn)揚汽車輪渡管理處,鎮(zhèn)江,212000)

        江蘇境內(nèi)跨江臨海,水網(wǎng)密布,共有河流達2900多條,航道總里程2.5萬公里,是名副其實的水運大省,其中就長江水域而言江蘇段水上運輸是其最重要的組成部分。

        長江江蘇段從南京慈湖口至蘇州太倉瀏河口長約391公里,連同直流河段共約550公里,穿越江蘇經(jīng)濟最發(fā)達的八個城市,不僅是我國水上交通最繁忙的航段,也是汽渡業(yè)最發(fā)達的航段。在這條黃金水道上,上起南京板橋汽渡,下迄海門崇海汽渡,分布著汽渡線18道(其中主航道13道,支流河段5道),成為溝通蘇南、蘇北公路交通運輸?shù)闹匾α俊?/p>

        在江蘇長江汽渡的發(fā)展歷程中,作為記錄和反映汽渡運營單位建設、管理、運營和發(fā)展全過程的檔案資料,為其安全暢通、和諧穩(wěn)定有序發(fā)展發(fā)揮了重要作用。但不可否認的是,目前江蘇汽渡業(yè)的檔案工作與新時期系統(tǒng)化、規(guī)范化、信息化的要求還不相適應,亟待重視和加強。

        一、江蘇長江汽渡檔案工作現(xiàn)狀

        檔案工作是一個單位重要的基礎工作,自1987年《檔案法》頒布實施以來,江蘇汽渡各運營單位在檔案意識的提高、檔案人員的配備、檔案經(jīng)費的投入等方面都能按照檔案主管部門的要求,較為系統(tǒng)地開展了一系列工作。但從總體情況來看,檔案管理工作等級不高,檔案信息資源開發(fā)不全,檔案信息化推進不深,檔案利用效果不明顯。

        1.不同性質(zhì)單位間檔案水平的差距較大

        江蘇長江汽渡現(xiàn)有20家運營單位(其中省屬事業(yè)單位2家,地方事業(yè)單位5家,國有企業(yè)3家,股份制企業(yè)7家,合資企業(yè)3家),年渡運能力達100萬輛汽車的5家。由于企業(yè)性質(zhì)和渡運規(guī)模的不同,各單位對檔案工作的重視程度和投入也不相同。省市事業(yè)單位且渡運規(guī)模相對較大的3家及年渡運能力達50萬輛汽車的6家汽渡,檔案工作基礎水平相對較好,其中1家汽渡檔案管理達四星級,3家為三星級,而渡運規(guī)模較小的數(shù)家企事業(yè)汽渡運營單位,檔案工作重視不夠,投入較小,基礎不實,個別單位檔案工作甚至還處于一種無序狀態(tài)。

        2.不同層次職工對檔案工作的認識程度差距較大

        汽渡是一個從事傳統(tǒng)服務業(yè)的行業(yè),上世紀50年代起江蘇就開通了建國后長江第一條汽渡航線——揚中欄桿橋汽渡,因此江蘇長江汽渡各運營單位多數(shù)是老企業(yè)。單位內(nèi),職工年齡較大且文化層次相對較低,這些老職工對企業(yè)管理特別是檔案管理工作沒有任何概念,說不上認識重視程度。即使在管理層包括文化學歷較高、年齡相對較小的職工中,檔案意識也參差不齊。相對而言主要領(lǐng)導和管理部門主要負責人具有一定的檔案意識,檔案職能部門負責人、專兼職檔案人員、專業(yè)技術(shù)人員檔案意識較強。但仍存在少數(shù)領(lǐng)導、管理人員檔案意識淡薄,不關(guān)心不重視檔案工作的現(xiàn)象。

        3.現(xiàn)有的檔案管理制度不能嚴格執(zhí)行

        按照《檔案法》和檔案主管部門的要求,大多數(shù)汽渡單位都建立了一套較為系統(tǒng)的檔案收集、整理、立卷、歸檔、查詢、利用等檔案管理制度。但在制度的執(zhí)行上還存在執(zhí)行不力,落實不到位的現(xiàn)象。主要表現(xiàn)為:一是檔案的借閱、查詢、移交隨意性太強,少數(shù)領(lǐng)導對檔案管理的有關(guān)規(guī)定不了解、不熟悉,隨意同意、指令將不應由普通人員借閱、查詢的檔案資料外借,容易造成失密現(xiàn)象。對于每年應當移交檔案部門保管的檔案不能按規(guī)定及時移交,而是根據(jù)領(lǐng)導或個人的意圖草率從事。二是檔案工作與各部門職責掛鉤、考核力度不大,致使少數(shù)兼職檔案人員對待檔案工作上的主動性、責任心不強,該歸檔的不能及時歸檔,甚至存在極少數(shù)員工將工作中形成的檔案資料占為己有,造成了檔案資料收集的不完整性。

        4.檔案工作人員穩(wěn)定性、專業(yè)性不強

        檔案工作是一項政策性和技術(shù)性較強的工作,需要檔案工作人員具備較高的專業(yè)素養(yǎng),但在實際工作中,少數(shù)汽渡單位在檔案人員的配備上隨意性較強,有的一崗兼多職,疲于應付辦公室的日常事務;有的工作崗位頻繁調(diào)動;有的配備非專業(yè)人員又疏于業(yè)務水平提高等諸多因素,從而導致檔案人員隊伍不穩(wěn)定,業(yè)務能力較弱,直接影響了檔案管理工作的延續(xù)性和穩(wěn)定性。

        二、江蘇長江汽渡檔案管理工作的全新思考

        針對上述汽渡檔案管理工作中存在的種種問題,結(jié)合新時代檔案工作提出的新要求,本文就加強汽渡檔案工作提出以下幾點建議:

        1.加大檔案工作宣傳力度,增強全員檔案意識

        加大檔案工作宣傳力度是搞好檔案工作的基本前提。要通過經(jīng)常性的學習、宣傳檔案法律、法規(guī)和有關(guān)管理制度,提高全體員工特別是各級領(lǐng)導的檔案意識,使之充分認識到做好檔案工作的重要性,充分認識到做好檔案工作也是每一位員工的義務,積極主動地爭取領(lǐng)導、職工的理解和支持。要利用多渠道、多形式開展檔案工作,定期進行基礎知識、基本常識的宣傳教育活動,提高員工對檔案工作基礎業(yè)務的了解熟悉程度,使之能積極主動配合檔案人員做好最基礎的檔案資料收集工作。

        2.規(guī)范檔案管理,提高利用效率

        一是從渡運安全、生產(chǎn)、管理、服務工作的實際,明確各部門檔案收集歸檔的范圍,明晰各部門在檔案工作中的職責,及時、完整、準確地收集渡運運營過程中形成的檔案資料。以渡船建造檔案為例,從設計、招標、開工建造、監(jiān)理、階段驗收、竣工驗收各個環(huán)節(jié),都要明確檔案資料收集責任人、收集范圍和時間要求,從而保證渡船建造技術(shù)資料的完整性。二是針對汽渡運營的特點,注重動態(tài)檔案的管理。汽渡運營過程中,渡船運營實時記錄(航行日記),安全事故現(xiàn)場處理、原因分析、后續(xù)處罰記錄等動態(tài)檔案,對于合理安排渡運生產(chǎn)、總結(jié)事故教訓、提高服務水平都有著重要的作用,要重視收集、分類管理,更好地為渡運安全生產(chǎn)提供服務。三是掌握渡運運營各項工作信息,開發(fā)檔案資源,積極主動提供服務。

        3.加強檔案專業(yè)人員素質(zhì)培訓,提高檔案管理工作業(yè)務能力

        做好檔案工作關(guān)鍵在人,汽渡檔案工作人員的素質(zhì)直接影響汽渡檔案工作水平和發(fā)展。一要選準用好檔案人員,引進院校培養(yǎng)的專業(yè)性人才從事檔案管理工作,并保持相對穩(wěn)定性。二要加強對檔案專業(yè)技術(shù)人員的業(yè)務培訓教育。提高業(yè)務能力不僅需要培養(yǎng)檔案人員學習檔案學理論知識,還要學習檔案工作相關(guān)的文化與科學技術(shù);不但要有繼承傳統(tǒng)檔案的觀念,還要有利用先進技術(shù)解決新問題的創(chuàng)新能力,豐富汽渡檔案工作者的理論實踐。

        4.適應時代要求,加快檔案工作信息化進程

        信息化已成為當今社會發(fā)展的大趨勢,隨著信息技術(shù)的進步,檔案的載體形式更加多元化,磁盤、磁帶、光盤等檔案載體一一逐漸利用于日常檔案工作中。檔案的信息化管理是檔案工作的發(fā)展方向。利用計算機建立相應的檔案管理網(wǎng)絡系統(tǒng),對文件進行程序化、科學化、規(guī)范化管理,不但可以快速、有效地處理大量檔案資料,而且可以進行快速的溝通,實現(xiàn)資源共享。汽渡單位大多數(shù)經(jīng)濟效益較好,而且信息化管理已運用于安全、生產(chǎn)、管理全過程,既有能力也有技術(shù)在檔案信息化工作中先行一步,通過加大投入逐步配置檔案信息化基本設備,加強檔案管理隊伍的計算機實務培訓,從而實現(xiàn)汽渡檔案工作信息化管理,不斷提高檔案工作質(zhì)量和利用效率。

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