朱惠君

隨著電子計(jì)算機(jī)等一系列現(xiàn)代化辦公設(shè)施進(jìn)入企業(yè)文件的形成與管理領(lǐng)域以及辦公自動(dòng)化的普及，傳統(tǒng)文書材料立卷方法的繁瑣、復(fù)雜、隨意性大，案卷質(zhì)量難把握，提供利用不便等弊端不可避免地凸現(xiàn)出來(lái)，這客觀上已成為制約企業(yè)檔案工作發(fā)展的“瓶頸”。改革文書立卷方法勢(shì)在必行。以“件”為保管單位代替?zhèn)鹘y(tǒng)的以“六個(gè)特征”和以問題為主線的組卷方法在大多數(shù)企業(yè)中已基本推廣，現(xiàn)結(jié)合本人在工作中的實(shí)際情況，淺談企業(yè)文書檔案以“件”為保管單位歸檔的利與弊。

企業(yè)文件材料以“件”為保管單位歸檔在提高工作效率、對(duì)文件檔案的鑒定、開放利用以及檢索等方面有明顯的優(yōu)勢(shì)。

一、減少勞動(dòng)量，提高了工作效率

以“件”為保管單位的歸檔方法，歸檔文件材料不再組成案卷、撰寫案卷標(biāo)題，不再編寫卷號(hào)、編制案卷目錄，不用在電腦軟件上輸入案卷目錄等，所以要檔案的整理、保管、利用等過程中所花的勞動(dòng)量會(huì)大幅度減少，從而提高了工作效率。同時(shí)，減少了卷皮、目錄紙、裝訂設(shè)備等圍繞立卷的消耗品，節(jié)省了大量的人力、物力和財(cái)力。

二、便于文件檔案的鑒定和開放利用

無(wú)論是傳統(tǒng)的文書立卷方法，還是改革后的以“件”為單位的歸檔方法，對(duì)文件鑒定都是以“件”為單位進(jìn)行的。傳統(tǒng)的立卷歸檔方法，當(dāng)裝訂的案卷中出現(xiàn)不同價(jià)值的文件時(shí)，不是拆卷后重新裝訂，就是容忍超過保管期限已無(wú)價(jià)值的檔案繼續(xù)存在，這樣使鑒定工作不僅不能減少勞動(dòng)量，而且也不能達(dá)到“取其精華”為目的。以“件”為單位的歸檔方法克服了這種不足，由于無(wú)需立卷，文件與文件之間具有相對(duì)的獨(dú)立性，對(duì)單價(jià)文件進(jìn)行鑒定時(shí)，不受其它文件鑒定的影響，也不會(huì)出現(xiàn)不同價(jià)值文件排放在一起的現(xiàn)象。

在對(duì)文件檔案進(jìn)行開放利用方面：以往，以“卷”為單位進(jìn)行的傳統(tǒng)歸檔方法，使數(shù)份文件訂成一卷，影響到對(duì)“卷”中單份文件的開放用。企業(yè)文書檔案以“件”為單位對(duì)檔案進(jìn)行管理，在提供檔案利用時(shí)針對(duì)性強(qiáng)，可以開放單價(jià)文件，避免擴(kuò)大閱讀范圍同，在辦公自動(dòng)化軟件的支持下，可以開放單份文件的“全息信息”，提高了對(duì)文件的利用。

三、有利于對(duì)文件檔案的檢索和保密

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和OA辦公自動(dòng)化的廣泛應(yīng)用，在計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的隨機(jī)檢索功能支持下，以“件”為單位進(jìn)行文件歸檔，大大方便了對(duì)文件的檢索。有觀點(diǎn)認(rèn)為：以“件”為單位進(jìn)行歸檔工作時(shí)，割裂了文件間的有機(jī)聯(lián)系，使檔案很難保持和反映文件之間內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系，也在一定程度上破壞了系統(tǒng)文件完整。本人卻認(rèn)為：文件最終的“聯(lián)系”不應(yīng)是針對(duì)檔案載體，而是檔案載體所包含的信息（包括來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等）之間的聯(lián)系。所以，在新的方法下已沒有必要強(qiáng)調(diào)保持實(shí)體間的聯(lián)系，“用歸檔文件信息間的聯(lián)系代替歸檔文件載體間的聯(lián)系，”用歸檔文件信息間的聯(lián)系代替歸檔文件載體間的聯(lián)系，通過編制專題目錄、提示相關(guān)文件等方法，解決分散保存不同年代、不同保管期限內(nèi)，有相互聯(lián)系的文件間其它方面的聯(lián)系。所以，新方法只是淡化了對(duì)檔案實(shí)體的整理，而實(shí)際上加強(qiáng)了對(duì)檔案信息的組織，而且更加注重加強(qiáng)檔案信息的內(nèi)在歷史，更有利于檔案信息的檢索、開發(fā)與利用。廢棄立卷，以“件”當(dāng)家，體現(xiàn)了“粗加工、細(xì)管理、精檢索”的宗旨。

四、不利之處

同時(shí)，文件級(jí)的計(jì)算機(jī)檢索，可以調(diào)整、準(zhǔn)確的為利用者提供服務(wù)，解決了手工檢索時(shí)費(fèi)力的問題，而且，檔案原文可以通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)查詢，使參考性利用不再需要檔案原件，減少了調(diào)檔的數(shù)量，有利于對(duì)那些無(wú)需調(diào)檔實(shí)體的保密。正如事物總是“一分為二”這一普遍原理所提示的那樣，以“件”為檔案保管單位，在充分體現(xiàn)出優(yōu)勢(shì)的同時(shí)，也暴露了不少的弱點(diǎn)。首先，不利于檔案的安全保管。取消了檔案卷皮，檔案原件失去了卷皮的保護(hù)，在存取檔案時(shí)會(huì)或多或少的出現(xiàn)磨損的現(xiàn)象，不利于對(duì)檔案原件的安全保管。其次，不利于對(duì)檔案進(jìn)行插取。從當(dāng)前在企業(yè)中推廣的辦公自動(dòng)化檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)用情況來(lái)看，由于文件材料的實(shí)體歸檔依據(jù)于檔案管理系統(tǒng)中“信息文件”的歸檔，在實(shí)際操作中，以“件”為保管單位的檔案進(jìn)行插取時(shí)，插取后邊的早已排列好并加蓋了檔號(hào)章的第一份文件的檔案號(hào)就都要依次改變，插取幾次文件就要改變幾次檔號(hào)，與此相應(yīng)的《文件歸檔目錄》也要加編或減去所插取的文件的內(nèi)容項(xiàng)目，如果插取文件份數(shù)較多時(shí)，也可能對(duì)插取文件后邊的《歸檔文件目錄》重新編制，重新編制就必須重新?lián)Q《目錄》，更甚者要重新?lián)Q新卷盒，這樣會(huì)造成較大的浪費(fèi)。

以“件”為保管單位在工作中確實(shí)大大方便了我們檔案人員的工作，但對(duì)企業(yè)檔案人員的素質(zhì)提出了新的要求，檔案工作人員不僅要學(xué)習(xí)要新的檔案管理知識(shí)，同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)檔案計(jì)算機(jī)知識(shí)的掌握和辦公自動(dòng)化知識(shí)的學(xué)習(xí)。而且以“件”為整理單位需要企業(yè)強(qiáng)有力的計(jì)算機(jī)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的支持，這就要求企業(yè)加大設(shè)備方面的投資。

（作者單位：山西太鋼不銹鋼股份有限公司煉鋼二廠）endprint