武祥樂　張福娟

近幾年，隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，辦公自動化的普及以及政府電子政務(wù)活動的開展，信息技術(shù)在社會各個領(lǐng)域得到普遍運(yùn)用，從而形成了大量的新型文件，即電子文件。電子文件的出現(xiàn)，是對傳統(tǒng)的文件管理模式的挑戰(zhàn)，針對電子文件的保護(hù)已受到人們的普遍重視，眾多學(xué)者對其進(jìn)行了深入的研究。由于電子文件的不穩(wěn)定性，怎樣保證檔案信息的完整、真實(shí)和安全，做好電子文件的維護(hù)和保管工作，顯得非常重要。

一、電子文件的定義及特點(diǎn)

1.1電子文件的定義

在國家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中將電子文件（electronic records）定義為“是在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴于計算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送文件”。[1]這個概念揭示了電子文件的基本構(gòu)成要素，即數(shù)字設(shè)備要素、信息載體要素、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境要素、文件屬性要素等。這些要素體現(xiàn)了電子文件的主要特征，同時也揭示了電子文件的兩個基本屬性，即電子文件的數(shù)字化的技術(shù)屬性和作為文件的功能屬性，這就為我們理解電子文件的內(nèi)涵，了解電子文件的特點(diǎn)，并據(jù)此來開展電子文件的保護(hù)工作提供了必要的前提。

1.2電子文件的特點(diǎn)

只有深刻了解電子文件的特點(diǎn)，才能更好的保護(hù)電子文件的安全。

1.2.1電子文件的系統(tǒng)依賴性

電子文件的依賴性表現(xiàn)在兩個方面，首先是對計算機(jī)硬件系統(tǒng)的依賴性。其次是對計算機(jī)軟件系統(tǒng)的依賴性。

1.2.2電子文件的虛擬性

電子文件不再具有傳統(tǒng)文件的實(shí)體狀態(tài)，它只是一種虛擬的文件，這就導(dǎo)致電子文件的信息內(nèi)容與載體之間是可以分離的，其信息內(nèi)容是可以流動的，具有相對的獨(dú)立性。

1.2.3電子文件的不穩(wěn)定性

首先是電子文件的可操作性強(qiáng)，容易修改。其次是信息技術(shù)的飛速發(fā)展，電子文件的硬件軟件系統(tǒng)不斷的更新?lián)Q代。第三是計算機(jī)硬件和軟件系統(tǒng)的性能不穩(wěn)定，造成電子文件的損壞或丟失。第四是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的電子文件容易感染病毒，或受到黑客的攻擊，導(dǎo)致文件的丟失或損壞。

1.2.4電子文件信息存儲的高密度性

電子文件的信息存儲密度大于人們認(rèn)知的以往的各種信息存儲介質(zhì)，而且隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，電子文件載體的信息存儲密度也在迅速增大。目前我們常用的個人計算機(jī)的硬盤容量已達(dá)到1T甚至更多，其它常用的存儲工具如移動硬盤、光盤和優(yōu)盤等的容量也在快速增長。

二、影響電子文件壽命的因素

2.1載體因素

電子文件不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件，它的載體是磁性物質(zhì)和光盤。磁盤和磁帶的支持體是聚酯底基，聚酯底基易產(chǎn)生靜電而吸引灰塵，導(dǎo)致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復(fù)等缺點(diǎn)；粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點(diǎn)，直接影響信息再現(xiàn)；磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應(yīng)強(qiáng)度是記錄和再現(xiàn)信息的決定因素，它極易受外磁場影響而導(dǎo)致退磁、消磁等。[4]光盤是利用激光技術(shù)進(jìn)行信息存取的一種記錄載體，它由盤基、記錄介質(zhì)和保護(hù)層三部分組成。目前光盤盤基常用的載體介質(zhì)主要有碲、碲合金和碳鋁化合物等，這些載體材料在激光熱效應(yīng)下易產(chǎn)生物化反應(yīng)，在酸堿環(huán)境中容易發(fā)生化學(xué)反應(yīng)，導(dǎo)致載體變質(zhì)。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子文件載體的耐久性受更多因素的影響，其壽命也短得多，一般為5-20年。

2.2環(huán)境因素

由于電子文件載體的技術(shù)特征，因而它的保存環(huán)境更為復(fù)雜，溫濕度、灰塵、光線、有害氣體、外來磁場和振動都會對電子文件的可讀性造成影響。

2.2.1溫度

溫度對電子文件載體的影響較大，在環(huán)境溫度過高的情況下，會使磁性載體和光盤膨脹變形；長期處于低溫環(huán)境中，又會使電子文件的載體變脆易裂，從而影響激光束的信息定位，使信息的輸出出現(xiàn)誤差。

2.2.2濕度

濕度的變化會使電子文件的載體發(fā)生物理變化，或產(chǎn)生水解反應(yīng)。當(dāng)環(huán)境濕度過高時，光盤、磁盤和磁帶等都會受潮生霉。當(dāng)濕度過低時，電子文件的載體又容易產(chǎn)生靜電，從而吸附更多的灰塵，影響文件信息的讀出效果。

2.2.3灰塵

灰塵是影響電子文件載體的重要因素，它對電子文件載體的損壞主要有物理損壞、化學(xué)損壞和生物損壞三種。物理損壞是指灰塵附著在電子文件載體表面，會劃傷磁盤、磁帶和光盤表面，造成電子文件載體的物理損傷，使文件信息丟失；化學(xué)損壞是指灰塵中所含的化學(xué)成分會和電子文件的載體材質(zhì)發(fā)生化學(xué)反應(yīng)，不同程度地引起磁性載體和光盤載體的腐蝕、降解等變化，造成記錄信息的丟失；生物損壞是指灰塵中攜帶有大量的霉菌細(xì)胞，霉菌會分泌酶和有機(jī)酸，這些物質(zhì)會造成磁性載體和光盤的降解或損壞，使數(shù)據(jù)丟失。

2.2.4有害氣體

有害氣體對電子文件的破壞力很大。主要的有害氣體包括二氧化硫、二氧化氮、硫化氫和氯氣等，它們具有酸性和氧化性，在一定條件下，會吸附在電子文件的載體表面，與載體中的物質(zhì)發(fā)生化學(xué)反應(yīng)，腐蝕、破壞磁性載體和光盤，使其老化、變質(zhì)，或造成磁粉脫落，使電子文件信息丟失。

2.2.5光線

強(qiáng)光的照射會使電子文件載體材料發(fā)生光氧化反應(yīng)，使其老化速度加快，強(qiáng)度下降。紫外線對電子文件載體的破壞尤為嚴(yán)重，紫外線的能量會破壞磁性載體的剩磁的穩(wěn)定性，導(dǎo)致信號減弱，影響信息的讀取效果。

2.2.6外來磁場

外來磁場對電子文件載體的破環(huán)主要表現(xiàn)在會使磁性涂層的剩磁發(fā)生消磁或磁化，使信號丟失，或信噪比降低，破壞信息記錄，影響信息讀出效果。

2.2.7機(jī)械振動

強(qiáng)烈的機(jī)械震動首先會直接造成電子文件載體的物理磨損，同時也會影響磁性載體材料中磁分子的排列次序，使剩磁減弱，從而破壞信息的記錄信號。endprint

2.3技術(shù)因素

首先是技術(shù)更新對電子文件的影響，在飛速發(fā)展的信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)中，計算機(jī)硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)的更新速度非常快，電子文件的儲存載體也不斷的被新產(chǎn)品代替。

其次是計算機(jī)病毒和“黑客”攻擊對電子文件的影響。由于電子文件具有不穩(wěn)定性的特點(diǎn)，其安全性受到了嚴(yán)峻的考驗(yàn)，隨時面臨被篡改、盜竊、甚至銷毀的危險。

第三是由于當(dāng)今科學(xué)技術(shù)水平的限制，電子文件本身所具有的安全漏洞目前還不能彌補(bǔ)，現(xiàn)在的電子文件管理系統(tǒng)和防火墻等技術(shù)，還很難確保電子文件的安全。

第四是由于商業(yè)的原因，原生產(chǎn)電子文件設(shè)備的企業(yè)破產(chǎn)或改變產(chǎn)品類型，而很難找到與原產(chǎn)品配套的電子設(shè)備，導(dǎo)致電子文件無法讀取。

2.4管理因素

管理因素是影響電子文件保護(hù)的重要因素。目前人們對電子文件的法律效力問題還沒有達(dá)成一致，在日常管理中對電子文件的保護(hù)不夠重視。據(jù)專業(yè)機(jī)構(gòu)調(diào)查，每年發(fā)生的信息安全事故中有一大部分是由于電子文件的管理失誤造成的。一方面是由于目前的文件工作者不具備電子文件保管利用的相關(guān)專業(yè)知識，在操作和管理電子文件的過程中出錯，造成電子文件的損失。另一方面是由于目前的電子文件管理制度還不規(guī)范，沒有有效的安全法律保障。所以有效、完善的電子文件管理規(guī)范和一批高素質(zhì)的文件管理者是維護(hù)電子文件日常安全的最有力保障。

三、電子文件的保護(hù)方法

根據(jù)電子文件的技術(shù)特點(diǎn)和影響電子文件壽命的因素，我們可以把電子文件的保護(hù)歸納為以下幾個方面。

3.1電子文件的載體保護(hù)

電子文件的載體主要可分為光學(xué)載體和磁性載體兩種。磁性載體包括磁帶、硬磁盤、軟磁盤等。光學(xué)載體包括只讀光盤、一次寫入光盤和可擦寫光盤。硬盤和光盤是最常用的兩種外部存儲設(shè)備。電子文件載體的性質(zhì)特點(diǎn)就決定了其保管條件有著不同于紙質(zhì)文件的特殊要求。即：

3.1.1掌握電子文件載體的正確使用方法

首先，要保證計算機(jī)電源的穩(wěn)定，不隨意關(guān)機(jī)和頻繁啟動。電源不穩(wěn)或隨意的開機(jī)關(guān)機(jī)，都會造成硬盤驅(qū)動器的損傷，強(qiáng)大的電流有時也會損壞計算機(jī)的芯片，造成計算機(jī)系統(tǒng)的癱瘓，使硬盤里的文件的不能利用。

其次，對于光盤文件來說要盡量減少其使用次數(shù)。因?yàn)樵诠獗P運(yùn)行時，激光以燒蝕方式掃描記錄信息的光盤，光盤吸收激光熱能，使光盤的材料發(fā)生變形、變色、分解、蒸發(fā)、升華和降解等現(xiàn)象，從而影響光盤壽命。此外當(dāng)光盤處于工作狀態(tài)時，不能強(qiáng)行彈出光盤，因?yàn)榇藭r光盤正處于高速旋轉(zhuǎn)狀態(tài)，經(jīng)常在中途強(qiáng)行停止轉(zhuǎn)動不僅會擦傷光盤，而且在激光掃描光盤時會改變?nèi)肷涔夂头瓷涔獠ǚ植级鹫`碼，導(dǎo)致信息的丟失。[5]

3.1.2控制適宜的溫濕度

根據(jù)《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》的規(guī)定，磁性載體的保管溫度應(yīng)在15℃—27℃、相對濕度在45%～60%的范圍內(nèi)，推薦最佳保管溫度為18℃，相對濕度為40%，而且24小時內(nèi)溫度變化不得超過3℃，相對濕度變化不得超過5%。[6]

3.1.3防止灰塵

要做好室內(nèi)的防塵工作，盡量減少空氣中的灰塵含量，保證機(jī)器清潔；嚴(yán)禁用手直接觸摸光盤讀寫面和和磁盤的索引孔處；對于光盤，在使用后應(yīng)放回專用的盤盒中儲存，不能隨處存放，要防止光盤信息面的磨損。

3.1.4 防止外來磁場

加強(qiáng)對已記錄信息磁性載體的管理，在電子文件保存和使用過程中一定要遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場，要求磁性載體與外界磁場的距離在80mm以上，以確保不受磁場的影響。磁性載體的庫房應(yīng)設(shè)在遠(yuǎn)離磁場的地方，如不要在變壓器，高壓電線附近。還可使用軟鐵、鎳鐵合金等軟磁物質(zhì)制成箱柜，對磁場進(jìn)行屏蔽，在存有重要電子檔案的庫區(qū)設(shè)置測磁設(shè)備，檢測隱蔽的磁場。

3.1.5防止機(jī)械震動

強(qiáng)烈的機(jī)械震動，也會對電子文件產(chǎn)生影響。因此要注意做好減震防沖工作。首先計算機(jī)應(yīng)平穩(wěn)放置，其次對存儲電子文件的載體在搬動時，要注意輕拿輕放，不要發(fā)生碰撞，防止摔壞其載體，造成信息的丟失。

3.1.6防止光線和有害氣體的影響

有害氣體和光線（特別是紫外線）對電子文件載體危害極大，注意做好防光工作，不要讓室外光線直接照射在軟盤或磁帶上。還要保持室內(nèi)的空氣清潔，防止有害氣體的侵入，做好室內(nèi)的通風(fēng)換氣工作。

3.2電子文件的信息安全保護(hù)

對電子文件而言，信息與載體是可分離的，電子文件信息與載體的可分離使文件信息隨時面臨著被修改、盜竊、甚至被銷毀的危險。所以我們要把電子文件的信息安全保護(hù)作為電子文件保護(hù)的重要內(nèi)容。

3.2.1建立一套科學(xué)、合理、有效地電子文件保護(hù)機(jī)制

信息安全是由安全的軟硬件技術(shù)、完善的管理規(guī)范和有效法律保障來共同維護(hù)的。我們要從每一個環(huán)節(jié)堵塞電子文件信息安全的漏洞，這些環(huán)節(jié)包括從電子文件形成、處理、傳輸、積累、整理、歸檔電子文件的保管、提供利用的全過程。這就需要我們建立一個有效的安全技術(shù)規(guī)范和人員行為規(guī)范來確保整個過程的安全有序進(jìn)行。

3.2.2信息加密技術(shù)

加密技術(shù)就是利用各種技術(shù)手段把數(shù)據(jù)變成亂碼傳送，到達(dá)目的地后再使用對應(yīng)技術(shù)進(jìn)行還原。信息在傳輸?shù)倪^程中采用公鑰加密體制，發(fā)送者使用公開的加密密鑰對文件加密，接收方使用對應(yīng)的解密密鑰對收文解密，第三方很難解密，從而有效的保護(hù)了電子文件的信息內(nèi)容。這是電子文件的主要保密安全措施。

3.2.3數(shù)字簽名技術(shù)

數(shù)字簽名技術(shù)就是在文件管理利用的過程中對文件的發(fā)送者、接受者、利用者進(jìn)行身份驗(yàn)證，以確保用戶的合法性，來有效的保護(hù)電子文件信息的一種安全策略。數(shù)字簽名是以數(shù)字形式存儲并能在通信網(wǎng)絡(luò)中傳輸?shù)姆椒?，這也是公鑰加密算法的一種用法。

3.2.4防治計算機(jī)病毒，制定嚴(yán)格的防病毒機(jī)制endprint

一是要安裝正版的殺毒軟件，并及時更新，防止病毒侵入。二是不隨便上網(wǎng)下載信息，不安裝盜版軟件。三是對需要接入計算機(jī)的存儲設(shè)備（包括軟盤、硬盤、光盤等）要先進(jìn)行查毒、殺毒后才能使用。四對保存重要文件的計算機(jī)最好不要聯(lián)入網(wǎng)絡(luò)。

3.2.5信息備份

信息備份是對信息損壞的一種預(yù)防性措施，是電子文件文件信息安全保障的最重要的輔助措施。目前我們常用的備份方式有本地備份和網(wǎng)絡(luò)備份兩種。此外還要制訂備份管理制度，做好備份工作。由于電子檔案載體的不穩(wěn)定性和電子文件可變性的特點(diǎn)，做好電子文件檔案的備份工作非常重要。這就需要切實(shí)做好以下幾個方面工作：一是由于電子文件載體壽命短的特點(diǎn)，對于需要長期保存的電子文件，最好采用定期備份的方法，二式要建立多套備份，并分開保管，以免電子檔案載體意外損壞。此外對于重要文件最好制作相應(yīng)的紙質(zhì)文件進(jìn)行備份，紙質(zhì)和電子文件兩套同時保存。

3.2.6網(wǎng)絡(luò)安全

計算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)安全主要受到計算機(jī)病毒和黑客攻擊的影響。我們目前采用防火墻技術(shù)、漏洞掃描技術(shù)、入侵檢測技術(shù)等來確保計算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)的安全。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，黑客的技術(shù)和手段也越來越高明，許多攻擊方式并不是單獨(dú)的一種防護(hù)技術(shù)所能應(yīng)對的，我們要從多方面入手，運(yùn)用多種防護(hù)手段，來確保網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的電子文件信息安全。

3.2.7電子文件長期可存取技術(shù)

目前我們采用的辦法包括轉(zhuǎn)換、遷移和載體轉(zhuǎn)換三種。轉(zhuǎn)換就是將文件從一種格式存儲為另一種格式。遷移是不同信息載體之間的轉(zhuǎn)化。轉(zhuǎn)載就是將文件從一種載體轉(zhuǎn)移到另一載體上。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實(shí)踐的驗(yàn)證，所以，電子文件的長期保存問題是目前文件工作者將要研究的一個重要課題。目前，對于長久保存的電子文件，我們需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息的損失。

3.3電子文件保護(hù)制度的建設(shè)

首先要建立健全法律規(guī)范，保證電子文件的信息安全。電子文件的保護(hù)需要得到法律方面的保障，目前，我國已制定公布了一批相關(guān)法規(guī)，如《中華人民共和國計算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例》、《計算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)國際聯(lián)網(wǎng)安全保護(hù)管理辦法》、《網(wǎng)絡(luò)安全法》等，但這些法規(guī)還都是一些原則性的規(guī)范，沒有形成相應(yīng)的保護(hù)體系，我們還需要進(jìn)一步完善和健全，這樣才能達(dá)到規(guī)范電子文件的管理活動，和懲治信息違法行為的目的，切實(shí)維護(hù)電子文件的信息安全。

其次是建立健全電子文件全過程保護(hù)的管理制度。電子文件信息的不安全因素貫穿于其整個生命周期過程中。因此，必須建立一套涉及電子文件全過程的制度規(guī)范，并完善其監(jiān)督機(jī)制，嚴(yán)格執(zhí)行。

四、電子文件保護(hù)的發(fā)展趨勢

電子文件是數(shù)字化的信息文件，它具有信息技術(shù)的特點(diǎn)，又具有文件的功能屬性，這就決定電子文件的保護(hù)需要計算機(jī)安全專家與檔案文件工作者共同的努力。

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電子文件的載體性能和計算機(jī)系統(tǒng)的性能逐漸提高，這就大大提高了電子文件的穩(wěn)定性，同時針對電子文件的保護(hù)技術(shù)也在不斷提高，許多計算機(jī)專家致力于電子文件保護(hù)技術(shù)的研究，眾多的電子文件保護(hù)系統(tǒng)被開發(fā)出來，然而，保護(hù)電子文件信息的技術(shù)只能是相對的，因?yàn)殡娮游募募用芎徒饷芗夹g(shù)都在不斷地發(fā)展，所以我們要不斷的研究更新電子文件保護(hù)系統(tǒng)，以確保電子文件信息的安全。

由于電子文件檔案的不穩(wěn)定性特點(diǎn)，使電子文件的整個生命周期過程都存在不安全因素。因而電子文件對安全方面的要求比一般實(shí)體文件更為嚴(yán)格。對此一些國外學(xué)者提出了電子文件的后保管模式。這種電子文件管理的模式要求將電子文件的保護(hù)工作向前延伸到文件管理工作中，將傳統(tǒng)理論對實(shí)體保管對象的關(guān)注，轉(zhuǎn)變?yōu)閷ξ募⑽募纬烧呒捌湔麄€文件周期過程的關(guān)注，要盡可能的考慮到文件運(yùn)行的各個階段，以科學(xué)合理的文件管理系統(tǒng)作為管好電子文件的首要條件。

電子文件保護(hù)的法制化建設(shè)依然是電子文件管理的發(fā)展方向，這是電子文件保護(hù)的制度保障。目前一些針對電子文件保護(hù)的法律法規(guī)已經(jīng)出臺，但是現(xiàn)階段還不完善，我們還需要不斷的健全電子文件的保護(hù)機(jī)制，以規(guī)范化電子文件的管理行為，來保證電子文件的信息安全。

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注釋：

[1]國家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》

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[3]徐維、張文友. 《國內(nèi)電子文件研究進(jìn)展.》.《檔案》 2000，6

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[5]任瑋《 電子文件載體的保護(hù)》，《今日科技》，2002，4：49

[6]《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》endprint