高建華

內(nèi)容摘要：企業(yè)檔案作為企業(yè)在其經(jīng)營領(lǐng)域內(nèi)所從事的各種活動中形成的清晰明確、據(jù)有保存價值的歷史記錄信息，具備真實性、穩(wěn)定性、關(guān)聯(lián)性。結(jié)合當(dāng)前國家的政策與企業(yè)自身的發(fā)展?fàn)顩r，我們在剖析企業(yè)檔案工作的基礎(chǔ)上，尋求解決檔案工作問題的途徑，探索適用于當(dāng)前企業(yè)檔案工作的方式方法。

關(guān)鍵詞：企業(yè) 檔案 改革 管理

一、企業(yè)檔案概念

企業(yè)檔案即企業(yè)在其經(jīng)營領(lǐng)域內(nèi)所從事的各種活動中形成的清晰明確、據(jù)有保存價值的歷史記錄信息。

二、企業(yè)檔案工作深化與改革的必要性

（一）企業(yè)檔案的重要作用

企業(yè)以追逐經(jīng)濟利益為目標(biāo)，一切經(jīng)營活動都必須圍繞這個目標(biāo)而進行。隨著知識經(jīng)濟時代的到來，企業(yè)管理的理念發(fā)生了重大轉(zhuǎn)變，開始由“信息價值鏈”向“知識價值鏈”轉(zhuǎn)化，企業(yè)擁有的信息資源數(shù)量與質(zhì)量優(yōu)勢，重要的是體現(xiàn)為企業(yè)獲取市場分析，經(jīng)驗狀況和決策支持以及新產(chǎn)品開發(fā)信息的能力。企業(yè)不斷地發(fā)展與壯大，各項工作對于檔案的利用與需求也與日俱增。這進一步體現(xiàn)了做好當(dāng)前形勢下的檔案工作對于企業(yè)發(fā)展的保障與推動作用。

謝倫伯格在《現(xiàn)代檔案-原則與技術(shù)》中指出“檔案不是搜集物”，“它經(jīng)過自然的進程逐漸匯合在一起，達到了最終的排列順序，它是一種生長的結(jié)果”。企業(yè)檔案是企業(yè)的核心資源，而企業(yè)檔案管理本身就是對知識的一種管理活動和過程。在這個過程中，各項信息資源得到優(yōu)化整合，形成滿足企業(yè)發(fā)展需求的有機信息整體。這個整體所具備的真實性、穩(wěn)定性、關(guān)聯(lián)性是其他資源無法比擬與取代的。

企業(yè)要想立足于不敗之地，最終須依托于自身的品牌效應(yīng)。品牌意味著高質(zhì)量、高信譽、高效益、低成本。而樹立企業(yè)品牌需要企業(yè)具備很強的資源統(tǒng)合能力。這種需求促使企業(yè)必須完整有效地保存自己的信息資源。

（二）企業(yè)檔案工作面臨的形式與問題

市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，計劃經(jīng)濟時期的企業(yè)檔案管理體制模式已不適應(yīng)當(dāng)前檔案工作的發(fā)展需求。隨著國有企業(yè)通過推行股份制改革而建立起來的現(xiàn)代企業(yè)制度以及政企分離等局面的出現(xiàn)，“條塊”結(jié)合的檔案管理體制在一定程度上嚴(yán)重掣肘新時期檔案工作的發(fā)展。此外，企業(yè)改制后，面臨著檔案所有權(quán)、股權(quán)變化、兼并破產(chǎn)等一系列問題，這都亟待需求檔案管理體制的改革與創(chuàng)新。

社會的進步，經(jīng)濟的融合，各行業(yè)企業(yè)如雨后春筍般不斷涌現(xiàn)。行業(yè)內(nèi)部企業(yè)之間的競爭、兼并與取代；行業(yè)的興起與消亡；新興產(chǎn)業(yè)的發(fā)展與壯大等，這些都要求檔案管理方式的靈活性與可行性。然而計劃經(jīng)濟時期的統(tǒng)一的檔案管理模式已不能滿足多視角、各層面企業(yè)的需求，從而導(dǎo)致了當(dāng)前企業(yè)檔案工作的滯后現(xiàn)象。

對于現(xiàn)在企業(yè)檔案處置滯后于其他工作、企業(yè)檔案人力物力投入不斷下滑、檔案遺失遺漏問題明顯、檔案工作人員素質(zhì)參差不齊、檔案監(jiān)管不到位等一系列問題，究其根源是企業(yè)自身意識不到位，以及當(dāng)前整體環(huán)境下檔案管理模式的牽制。企業(yè)經(jīng)濟效益及檔案管理狀況直接關(guān)系到檔案處置工作正常開展。就此，我們有必要探究企業(yè)檔案深化改革的路徑，及時反思新形勢下我們檔案工作的盲點、疑點，為進一步提高檔案利用效率不斷努力。

2011年度召開了全國黨委秘書長會議，中央辦公廳令計劃主任在講話中把檔案服務(wù)能力作為各級黨委辦公部門必須增強的“八大能力”之一。這進一步提升了檔案工作的地位和作用。為檔案工作的開展提供了新的發(fā)展機遇。

三、關(guān)于企業(yè)檔案管理工作的改革建議

（一）企業(yè)檔案管理工作的全局意識

企業(yè)應(yīng)對于檔案管理工作給予高度重視，并根據(jù)自身的情況與特點設(shè)置相應(yīng)的檔案管理室。檔案管理工作圍繞收集、管理、利用三環(huán)節(jié)，不斷加強檔案基礎(chǔ)工作，提高檔案服務(wù)水平，積極推進檔案信息化建設(shè)。

（二）企業(yè)檔案的鑒定與收集工作

從企業(yè)角度來講，要積極融合大檔案的觀念，強化檔案資源體系建設(shè)，全面覆蓋企業(yè)一切經(jīng)濟經(jīng)營活動，有目的、有計劃、分階段收集所需信息資源，尤其注重企業(yè)特色信息以及不同載體形式的檔案。

企業(yè)信息資源在收集之初，可以考慮宏觀鑒定方法。即檔案工作者可以結(jié)合形成背景和當(dāng)前使用情況，并取得當(dāng)?shù)貦n案所在部門的幫助與認(rèn)可，這種做法的好處便是“某一特定只能在所有載體所有地點上形成的文件便可以同時被綜合地加以鑒定”。

數(shù)字化資料如電子文件等，由于企業(yè)管理的疏忽，極易流失。尤其一些關(guān)鍵信息，在保管員交接工作之際更是存在著遺漏、丟失、損壞等現(xiàn)象；企業(yè)內(nèi)部關(guān)于檔案鑒定工作大都以人為主觀意愿為準(zhǔn)，有些信息因此夭折于建檔之初。以上種種現(xiàn)象使得電子信息資料難以起到支持企業(yè)運營的真實憑證作用。就此，我們首先應(yīng)該在觀念上對于企業(yè)信息給予足夠的重視，在沒有鑒定分別能力的情況下，應(yīng)該做到保障資料的完整性，不隨意丟棄。

在收集、著錄電子文檔時，優(yōu)先考慮內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景三要素。在此基礎(chǔ)上，進行電子文檔的鑒定工作。不僅要在內(nèi)容上鑒定，更要在技術(shù)鑒定（真實性、完整性、可讀性）上下足功夫。

（三）企業(yè)檔案的管理

企業(yè)檔案工作應(yīng)該結(jié)合企業(yè)發(fā)展規(guī)劃，市場經(jīng)濟體制，檔案事業(yè)發(fā)展方向等要素開展起來。制定與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)的管理制度，在確定大的管理框架基礎(chǔ)上，靈活整合內(nèi)部要素，以高效精簡為原則，實用方便為主導(dǎo)，服務(wù)利用為目標(biāo)，真正實現(xiàn)企業(yè)信息資源的優(yōu)化組合，成為企業(yè)壯大自身發(fā)展、創(chuàng)造經(jīng)濟效益與社會效益的智囊袋。

2012年度內(nèi)蒙古自治區(qū)檔案工作會議指出：加強檔案管理、確保檔案安全，是檔案工作的永恒主題。要牢固制度、環(huán)境、技術(shù)、人員和保密五道防線，完善應(yīng)急預(yù)案，落實責(zé)任制，加強監(jiān)督檢查。根據(jù)會議精神，企業(yè)應(yīng)該在自身發(fā)展允許的條件下，不斷完善檔案保管條件，逐步建立以電子平臺為依托，檔案信息資源為核心，檔案信息企業(yè)共享為目標(biāo)的檔案信息化安全保障體系。

科技是第一生產(chǎn)力，企業(yè)核心技術(shù)是企業(yè)發(fā)展的第一生產(chǎn)力。在靠團隊合作取勝的今天，組織的戰(zhàn)略決策是企業(yè)生存的先決條件。這迫使企業(yè)組織及時制定正確有效的策略，其中，信息有機組合能力便是形成有效策略的關(guān)鍵點，而這一能力是依存在對于科技檔案的正確管理。“集中統(tǒng)一管理科技檔案，是社會化生產(chǎn)和專業(yè)分工的客觀要求”。同時，已經(jīng)形成的科技文件，可以滿足人們相互借鑒和研究的需要，對于以后企業(yè)核心技術(shù)的開發(fā)、利用、突破起到能動的促進作用。

同時，針對遺失、殘缺的重點信息資源進行補救工作，在還原信息資料的原貌、真實性方面，要深度挖掘人、事、物線索，力求做到不大意、不遺漏、不隨意處置；對于無法補救的信息資源，要在企業(yè)內(nèi)部檔案管理結(jié)構(gòu)中給予合適的位置留白，以供日后有所發(fā)現(xiàn)而進行補充。總體而言，要以細致、全面、高效的態(tài)度完成搶救補缺工作。

（四）企業(yè)檔案的利用與服務(wù)

檔案的價值體現(xiàn)在利用與服務(wù)上。企業(yè)檔案工作人員應(yīng)積極開發(fā)內(nèi)部資源，編制檔案資料，配合重大工作與活動，積極舉辦展覽、拍攝視頻、出版資料等活動。

企業(yè)檔案服務(wù)方式應(yīng)該不斷改進。利用電子系統(tǒng)建立健全企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)，并在企業(yè)內(nèi)部開設(shè)檔案信息共享平臺，將公司整體通用信息分享于平臺之上。此種方式省時省力，高效對接信息內(nèi)容，提高了企業(yè)運行的效率。

企業(yè)檔案工作人員是實現(xiàn)企業(yè)檔案工作的主體，檔案利用與服務(wù)工作的質(zhì)量，很大程度上取決于工作人員素質(zhì)的高低。鑒于此，企業(yè)應(yīng)該在制度上對于檔案工作人員進行積極引導(dǎo)，鼓勵內(nèi)部檔案工作人員參加專業(yè)技術(shù)繼續(xù)教育培訓(xùn)，參與企業(yè)所在地的檔案學(xué)習(xí)活動、職稱評比活動；同時，要將檔案工作者的工作表現(xiàn)納入企業(yè)績效考核中，給予檔案工作者應(yīng)有的鼓勵與支持，激發(fā)他們的工作熱情與積極性，真正打造一支優(yōu)質(zhì)的檔案工作人才隊伍。

企業(yè)檔案深化改革是一項長期而艱巨的任務(wù)，作為企業(yè)檔案工作者，要注重基礎(chǔ)資料收集工作，綜合多種鑒定方法，有效融合企業(yè)自身情況與特點，不斷提高服務(wù)利用效率，及時為企業(yè)的發(fā)展提供有效依據(jù)。

（作者單位：巴彥淖爾市盛潔燃氣有限責(zé)任公司）

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