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        檢測機構(gòu)儀器設(shè)備檔案管理初探

        2014-09-07 13:40:02滑麗娟宋炳政
        關(guān)鍵詞:檔案室資質(zhì)儀器設(shè)備

        滑麗娟,宋炳政

        中國石化勝利油田分公司技術(shù)檢測中心 (山東 東營 257000)

        儀器設(shè)備是檢測機構(gòu)確保檢測質(zhì)量和提升科研水平的重要物質(zhì)基礎(chǔ),儀器設(shè)備檔案的管理是確保檢測數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、科學(xué)性和公正性的重要因素,完整的儀器設(shè)備檔案是檢測機構(gòu)獲得資質(zhì)認(rèn)定的必要條件。

        作為國內(nèi)規(guī)模較大的綜合性技術(shù)檢測機構(gòu),中國石化勝利油田分公司技術(shù)檢測中心 (以下簡稱檢測中心)擁有各類先進的檢測儀器設(shè)備上千臺(套)。為滿足國家對實驗室資質(zhì)認(rèn)定的要求,技術(shù)檢測中心嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范對儀器設(shè)備檔案進行管理,并通過將儀器設(shè)備檔案數(shù)字化,實現(xiàn)了儀器設(shè)備檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、動態(tài)化,為檢測機構(gòu)的儀器設(shè)備檔案管理進行了有益的探索。

        1 儀器設(shè)備檔案的歸檔范圍及歸檔內(nèi)容的確定

        《實驗室和檢查機構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定管理辦法》(國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局第86號局長令)和GB/T 27025-2008《檢測和校準(zhǔn)實驗室能力的通用要求》等規(guī)定,對儀器設(shè)備的管理提出了明確要求。《實驗室資質(zhì)認(rèn)定評審準(zhǔn)則》第“5.4.5”條,更是對儀器設(shè)備檔案的管理提出了具體要求。

        根據(jù)《實驗室資質(zhì)認(rèn)定評審準(zhǔn)則》,實驗室應(yīng)配備抽樣、測量、檢測設(shè)備(包括軟件)及標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì),并對所有儀器設(shè)備進行正常維護,應(yīng)保存所有“對檢測和/或校準(zhǔn)具有重要影響的設(shè)備及其軟件的檔案”[1],因此,檢測機構(gòu)儀器設(shè)備的歸檔范圍及內(nèi)容至少應(yīng)包括以下9項:①設(shè)備及其軟件的名稱;②制造商名稱、型式標(biāo)識、系列號或其他唯一性標(biāo)識;③對設(shè)備符合規(guī)范的核查記錄;④當(dāng)前的位置;⑤制造商的說明書,或指明說明書存放地點;⑥所有檢定、校準(zhǔn)報告或證書;⑦設(shè)備接收、啟用日期和驗收記錄;⑧設(shè)備使用和維護記錄;⑨設(shè)備的任何損壞、故障、改裝或修理記錄。

        從以上9項可以看出,檢測機構(gòu)對儀器設(shè)備檔案的管理應(yīng)該是動態(tài)的,既要對儀器設(shè)備開箱驗收時的檔案進行管理,還須對儀器設(shè)備使用、維護及修理等檔案進行管理。

        2 儀器設(shè)備檔案的收集、整理、立卷

        儀器設(shè)備檔案作為科技檔案的一種,應(yīng)按照《檔案法》的規(guī)定,實行統(tǒng)一集中管理;同時根據(jù)檢測機構(gòu)的特點,制定本單位的“儀器設(shè)備檔案管理辦法”,實行檔案室和各實驗室共同負(fù)責(zé)。

        2.1 檔案室對儀器設(shè)備檔案實行統(tǒng)一集中管理

        凡固定資產(chǎn)原值在一萬元以上的儀器設(shè)備,其檔案原件由檔案室負(fù)責(zé)保管,各實驗室留存復(fù)印件。若復(fù)制確有困難,經(jīng)檔案室立卷、各實驗室辦理檔案借閱手續(xù)后,由各實驗室負(fù)責(zé)保管。

        儀器設(shè)備到貨后,檔案室人員到場參加開箱驗收,監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)儀器設(shè)備隨機文件材料的清點、驗收工作,并在驗收記錄上簽字、蓋章。

        2.2 將積累的文件組卷成冊,定期向檔案室移交

        1)各實驗室兼職檔案員將收集到的隨機文件材料整理、立卷成冊。凡屬建檔的儀器設(shè)備,一律按歸檔范圍及自然形成的先后順序立卷,填寫卷內(nèi)目錄、儀器設(shè)備履歷表、備考表及檔案編號。凡屬儀器設(shè)備的隨機資料,應(yīng)將原件存檔,復(fù)印件隨機使用。

        歸檔的文件材料,要字跡工整、圖樣清晰。文字不得用鉛筆、圓珠筆和復(fù)寫紙書寫,以利長期保存。

        2)給儀器設(shè)備粘貼唯一性標(biāo)識。實驗室的儀器設(shè)備有了唯一性編號(檔案編號)后,才可以給儀器設(shè)備粘貼唯一性標(biāo)識。用于校準(zhǔn)、檢測對結(jié)果有影響的每一臺儀器設(shè)備,應(yīng)該既有檢定、校準(zhǔn)狀態(tài)標(biāo)識又有唯一性標(biāo)識(檔案編號)。

        3)各實驗室通過掌握儀器設(shè)備的動態(tài)信息,督促儀器設(shè)備使用者做好使用、維護記錄。每年將使用過程中產(chǎn)生的技術(shù)資料,加入該儀器設(shè)備檔案盒,實現(xiàn)儀器設(shè)備檔案的動態(tài)管理[2]。

        4)各實驗室兼職檔案員通過掃描、拍照等方式,將儀器設(shè)備檔案數(shù)字化,并錄入到實驗室管理系統(tǒng),從而實現(xiàn)儀器設(shè)備檔案的網(wǎng)絡(luò)化動態(tài)管理。

        3 儀器設(shè)備檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、動態(tài)化

        為提高儀器設(shè)備檔案的管理水平,在開發(fā)“實驗室管理系統(tǒng)”時,設(shè)計了設(shè)備管理子系統(tǒng)(圖1)。該系統(tǒng)包括“設(shè)備器具管理、檢定記錄管理、標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)管理、設(shè)備查詢、計量器具臺帳查詢、計量器具送檢計劃查詢、計量器具送檢超期報警、檢定記錄查詢、強檢計量器具查詢、標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)查詢”共10個模塊,涵蓋了《實驗室資質(zhì)認(rèn)定評審準(zhǔn)則》對儀器設(shè)備檔案管理的要求[3]。

        圖1 實驗室管理系統(tǒng)(設(shè)備管理子系統(tǒng))

        1)確保了儀器設(shè)備檔案的安全。原始檔案經(jīng)數(shù)字化后就不需要反復(fù)借出,保證了原始檔案的安全;對于軟件和驅(qū)動程序之類檔案,也因網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)提供的備份而防止了原始光碟因時間延長而造成的數(shù)據(jù)無法讀出,保證了數(shù)據(jù)安全。

        2)提高了儀器設(shè)備檔案的管理效率[4-5]。數(shù)字化檔案統(tǒng)一了多種形式的檔案,較實物檔案節(jié)約了大量空間;原始檔案經(jīng)數(shù)字化轉(zhuǎn)換后歸檔,除維修時基本不被擾動,極大地減輕了后期檔案管理的工作量。

        3)方便了檔案的借閱利用。數(shù)字化檔案的查詢通過網(wǎng)絡(luò)搜索功能可以瞬間完成,極大地提高了檔案查詢速度;檔案網(wǎng)絡(luò)化管理可以全天候供需要的技術(shù)人員下載,為技術(shù)人員提供了學(xué)習(xí)儀器設(shè)備使用和保養(yǎng)的第一手資料,這一優(yōu)勢是實物檔案管理無法實現(xiàn)的。

        4 結(jié)論

        嚴(yán)格按照《實驗室資質(zhì)認(rèn)定評審準(zhǔn)則》對儀器設(shè)備檔案進行管理,開發(fā)實驗室管理系統(tǒng)實現(xiàn)儀器設(shè)備檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、動態(tài)化,提高了檢測中心儀器設(shè)備檔案的管理水平,為檢測中心順利通過國家實驗室認(rèn)證認(rèn)可委員會的評審及多次監(jiān)督審核做出了積極貢獻。

        由于檢測機構(gòu)儀器設(shè)備檔案是按照 《實驗室資質(zhì)認(rèn)定評審準(zhǔn)則》等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進行管理的,因此,需注意與上級單位的設(shè)備管理制度、檔案管理制度協(xié)調(diào)一致;同時,在開發(fā)、升級實驗室管理系統(tǒng)時,需做到與上級單位設(shè)備、檔案等信息管理系統(tǒng)互聯(lián)互通,從而使檢測機構(gòu)的儀器設(shè)備檔案發(fā)揮更大的經(jīng)濟效益和社會效益。

        [1]國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局.實驗室和檢查機構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定管理辦法[Z].2006-04-01.

        [2]GB/T 27025-2008檢測和校準(zhǔn)實驗室能力的通用要求[S].

        [3]中國國家認(rèn)證認(rèn)可監(jiān)督管理委員會.實驗室資質(zhì)認(rèn)定評審準(zhǔn)則[Z].2007-01-01.

        [4]陳玲霞,劉全英,劉新江.儀器設(shè)備技術(shù)檔案模型在實驗室質(zhì)量管理體系中的重要性分析[J].鐵道勞動安全衛(wèi)生與環(huán)保,2010,37(2):104-106.

        [5]師祥洪.檢測實驗室質(zhì)量管理體系[M].北京:石油工業(yè)出版社,2004.

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