張艷

【摘 要】隨著科學技術地不斷發(fā)展，數字化信息管理滲透進了管理的各個層面。在高校檔案的信息化管理中，如何進行創(chuàng)新，進而提高高校信息化檔案管理的效率，已經是高校檔案管理中必須思考的問題。鑒于此，本文從樹立高校全員參與的工作理念、完善檔案體制和運行機制、加強管理隊伍人員的素質提高三個層面進行闡述，以期為高校信息化檔案管理提供管理參考。

【關鍵詞】高校檔案管理 信息化 創(chuàng)新 資源共享

在高校檔案管理中，實行信息化管理是高校檔案管理的創(chuàng)新要求。所謂的信息化檔案管理，指的是充分運用現代信息技術，對檔案資源進行整理、記錄、開發(fā)的一種過程。高校檔案作為高校發(fā)展的紀錄，它是高校文化的積淀，它是高校管理中的一項重要的組成部分。故而，在高校檔案管理中，必須引起足夠的重視，在高校檔案管理中，實現科學化、信息化的管理目標。

1.樹立高校全員參與的工作理念

在高校檔案管理中，應該積極地樹立全員參與的工作的理念，以達到對管理體制和工作機制進一步完善和深化的目的。高校的創(chuàng)辦和發(fā)展與高校檔案業(yè)務有著緊密的聯系。高校檔案是對高校建設的成就和經驗的真實記錄，它涉及的范圍很廣，包括高校的科研、教學、管理、服務等各個層面。它是高校文化的積淀。同時高校檔案與校園文化建設有著緊密的聯系，都是為學校服務，為廣大的師生服務。所以，在本質上，高校檔案管理是服務性質的，這也就必然要讓檔案人員克服“坐、靠、等”的思想，轉變“被動服務”，逐步樹立“主動服務”的思想。這實際上要求檔案管理逐步增強服務的主動性和有效性，將檔案管理的工作方式從封閉向開放過渡。故而，轉變管理員管理到人人管理，是對高校檔案管理的一種創(chuàng)新。改變以往那種等待各部門或者個人移交材料的局面，形成一種全員參與的主動收集材料的良好的局面。這就要求全員樹立高校檔案管理的意識。畢竟，高校檔案文化作為校園文化建設的一項重要的載體，其內涵極其豐富，在校園文化建設中是重要的一條資源渠道，在人文教育上是絕好的教材。積極地將檔案文化滲透到校園文化建設中去，讓高校的一些杰出的名人資源、悠久的校園文化資源，以及文物文化資源充分發(fā)揮育人功能，以達到對學生學習興趣的激發(fā)，提高學生的人文素質，彌補課堂教學上教育的不足。在理想道德教育上，通過檔案文化，培養(yǎng)學生愛校勤學，積極地發(fā)揮出重要的作用。檔案文化具有無形的精神力量，有利于學生的全面發(fā)展。另一方面，高校檔案工作，在高校管理中涉及的面非常寬泛，有文書檔案、財務審計檔案、干部人事檔案、校園治安檔案、人才培養(yǎng)工作評估檔案等等。故而，高校中各個職能部門以及工作人員和領導，應該對檔案管理工作給予高度的重視，積極樹立全員參與檔案管理的工作理念，逐步形成高校檔案管理工作的一種良好氛圍。

2.完善檔案體制和運行機制

在高校檔案工作的管理中，檔案的管理體制和運行機制，它們是緊密聯系、相輔相成的，在體制創(chuàng)新中，首先要求機制創(chuàng)新，將體制和機制進行有效的優(yōu)化，有利于提高檔案管理工作的質量。在高校檔案管理中，積極地加快高校檔案的信息化管理以及自動化建設，是提高高校信息化檔案管理的重要舉措。為了完善高校檔案管理的體制和運行機制，應該積極地完善高校檔案管理工作的體系，對校領導在檔案分管工作中的職責給予明確，不得含糊，不得有漏洞。對于其他分管業(yè)務工作的領導，促使他們在分管檔案工作的領導下開展一些相應的管理工作。高校檔案管理涉及的面很寬，在材料收集中，其流程一般是由后勤處、計財處、保衛(wèi)處、教務處等職能部門將自己的材料匯集后移交給學校檔案室，再通過檔案室進行進一步的統籌整理形成檔案。在檔案管理中，完善好高校的檔案管理運行機制是提高學校檔案管理的關鍵所在。傳統的觀念，認為檔案的收集以及整理工作都是檔案室工作人員的職責所在，與其他人無關，從而導致相關的檔案職能部門工作人員在工作中不思進取，缺乏創(chuàng)新。所以，在高校檔案管理的機制建設上，積極考慮相關人員的積極性來增強這些人員的責任感和積極性。

3.加強管理隊伍人員的素質提高

在高校檔案管理中，科學合理地進行檔案管理，有利于高校檔案管理質量和效率的提升。在高校檔案管理中，真正要實現高校檔案管理的信息化、科學化、自動化，也不是一件輕易的事情，需要積極地將高校檔案管理納入高校工作的議事日程上來，以引起高校領導的重視，切實地對高校檔案管理隊伍給予建設，積極提高管理人員的綜合素質。其途徑有：其一，積極地結合高校檔案管理隊伍人員的實際情況，定期地開展《檔案法》學習活動。領導帶頭對《檔案法》進行學習，促使人人對高校檔案的意義有清晰的認識，提高檔案管理的意識。讓每一管理人員積極做好自己的業(yè)務工作。其二，積極用檔案制度來約束人。在檔案管理中，比如《檔案利用制度》《綜合檔案室工作職責》《檔案庫房管理制度》《檔案人員工作職責》《檔案收集整理管理制度》等等，都是高校檔案管理工作人員必須遵循的準則，充分利用這些制度，有效地做好對管理人員的管理。其三，積極加強對檔案管理工作人員的業(yè)務能力的培訓，以促進高校檔案管理人員的綜合素質能力的提高。

4.結語

綜上所述，在高校檔案信息化管理中，要突破傳統的管理模式，創(chuàng)新全員參與的管理模式，需要樹立高校全員參與的工作理念，積極完善檔案體制和運行機制，加強管理隊伍人員的素質提高。通過以上的努力，高校信息化檔案管理水平必然會有質的提高。

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