歐陽慧

（哈爾濱工程大學，哈爾濱150001）

0 引言

高校職工住房檔案是高等學校的房管部門對教職工住房和公寓以及與之相關(guān)一系列事務進行管理的工作過程中，在房產(chǎn)權(quán)屬登記、調(diào)查、測繪、產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移、房屋變更等房產(chǎn)權(quán)屬管理工作和住房補貼發(fā)放管理過程中直接形成的有保存價值的歷史記錄，是高校職工住房管理工作的真實記載和重要依據(jù)，是高校檔案管理工作的重要組成部分。

1 高校職工住房檔案的主要內(nèi)容

高校職工住房檔案除少部分是在其形成過程和前期運動階段中就采用了數(shù)字化記錄形式以外，絕大部分檔案是紙質(zhì)檔案。包括有房屋土地證、不同時期與教職工簽訂的各種類型的承租住房合同、住房調(diào)配憑證單、公寓延長租住協(xié)議、教職工填寫的住房補貼申請表、領(lǐng)導批示、職工與配偶個人信息、個人住房憑證，相關(guān)單位開具的住房證明材料、住房補貼發(fā)放的審核確認表、簽訂的借款協(xié)議等數(shù)以萬計的文字材料。另外還有關(guān)于公寓和住宅的信息包括房屋坐落、平面圖、建筑面積、使用面積、物業(yè)、包燒費、房租、住戶基本信息等各類檔案材料。

2 住房檔案信息化建設(shè)

2.1 住房檔案信息化建設(shè)的意義 在深化城鎮(zhèn)住房制度改革的大背景下，高等學校職工的住房形式呈現(xiàn)出復雜多樣性。如全面推行了住房公積金制度；原有的公有住房按照房改政策出售給教職工；由實物型住房分配轉(zhuǎn)變?yōu)樨泿呕峙洹０殡S而來的是產(chǎn)生了大量的紙質(zhì)文檔。如何進行有效、方便快捷的查詢管理，對其進行統(tǒng)計分析，為決策提供有力的事實依據(jù)，是擺在高校房產(chǎn)部門面前的迫切需要解決的問題。

2.2 住房檔案信息化建設(shè)的涵義 住房檔案信息化建設(shè)是指運用信息技術(shù)提高高校住房檔案工作的現(xiàn)代化水平，重新思考職工住房檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網(wǎng)絡環(huán)境中職工住房檔案管理與應用的基本框架與基本方法，實現(xiàn)高校職工住房檔案管理更好地適應住房制度改革和快速發(fā)展的教育事業(yè)。

2.3 住房檔案信息化的技術(shù)

2.3.1 辦公自動化OA技術(shù) 辦公自動化技術(shù)分為三個不同的層次：第一個層次是事務型辦公自動化系統(tǒng)，只限于單機或簡單的小型局域網(wǎng)上。第二個層次是信息管理型，是把事務型辦公系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫緊密結(jié)合的一種一體化的辦公信息處理系統(tǒng)。第三個層次是決策支持型。它建立在信息管理級的基礎(chǔ)上。它使用由綜合數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)所提供的信息，針對所需要做出決策的課題，構(gòu)造或選用決策數(shù)字模型，結(jié)合有關(guān)內(nèi)部和外部的條件，由計算機執(zhí)行決策程序，作出相應的決策。住房檔案電子文件信息的生成、傳輸、加工處理都離不開辦公自動化技術(shù)。

2.3.2 數(shù)字化技術(shù) 數(shù)字化技術(shù)也是檔案信息化的基礎(chǔ)技術(shù)。住房檔案信息數(shù)字化即將紙質(zhì)文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件和已歸檔保存的電子形式的檔案，利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)手段進行加工處理，將其轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字形式的電子媒體并制成住房檔案信息數(shù)據(jù)庫，拓展檔案信息資源開發(fā)利用，為實現(xiàn)網(wǎng)絡環(huán)境下的住房檔案信息資源共享奠定基礎(chǔ)。

2.4 數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)系

2.4.1 紙質(zhì)檔案是數(shù)字檔案形成的基礎(chǔ) 除了部分檔案信息資源是由其形成者直接以數(shù)字形式形成外，相當部分的檔案還必須依靠管理人員去進行收集、加工整理，然后轉(zhuǎn)換成數(shù)字形式才能上網(wǎng)提供利用。數(shù)字檔案信息的原生性、真實性和可靠性必須以紙質(zhì)檔案作為保障。

2.4.2 數(shù)字化檔案為紙質(zhì)檔案提供了新的管理和服務機制 紙質(zhì)檔案管理，其核心是擁有紙質(zhì)檔案文件實體，并進行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計及利用等業(yè)務工作。而數(shù)字化檔案則打破了紙質(zhì)檔案的物理界限，引入邏輯的、動態(tài)的檔案信息資源和信息管理系統(tǒng)，能夠靈活方便地搜尋、選擇、聯(lián)結(jié)檔案信息資源。正是這種動態(tài)搜尋聯(lián)結(jié)機制，極大地延伸紙質(zhì)檔案的信息服務能力，從而提高檔案管理利用水平。

3 高校住房檔案信息化的實現(xiàn)

3.1 檔案信息化理論體系建設(shè) 當前哈爾濱工程大學的住房檔案信息數(shù)字化分為兩個層次：一是住房檔案目錄信息的數(shù)字化。規(guī)范住房檔案信息的著錄標引，按照樓號和工號建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。系統(tǒng)將檔案劃分為住房檔案、人員檔案、補貼檔案三大類，即互相獨立，又密切關(guān)聯(lián)，檔案管理人員可以進行靈活的查詢和聯(lián)結(jié)分析；二是職工住房檔案全文信息的數(shù)字化。采用掃描錄入方式將檔案全文按原貌逐頁存儲為圖片格式。并為其編制目錄索引，或是經(jīng)OCR識別后采用文本格式存儲檔案內(nèi)容，輔之以全文檢索數(shù)據(jù)庫兩種不同方式。利用數(shù)據(jù)庫軟件，進行系統(tǒng)分析與設(shè)計，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的查詢、維護、統(tǒng)計、計算分析、預警提示等功能。住房檔案的信息化，實踐著一種新型管理模式，迅速、多方位地檢索到檔案資料，提升了高校職工住房管理的水平和效率。

3.2 檔案信息系統(tǒng)標準化建設(shè) 住房檔案信息化建設(shè)的焦點與核心問題集中表現(xiàn)在實現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)標準化問題上。針對電子文件與電子檔案的管理標準化，國家檔案局、建設(shè)部、國家科委、國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局等部門先后發(fā)布了4個有關(guān)CAD電子文件的管理標準及《電子文件歸檔及管理規(guī)范》，對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔等作了指導性規(guī)定。與此相關(guān)，還制定了《檔案著錄規(guī)則》等近十個國家級行業(yè)標準，但還存在標準和政策配套建設(shè)上的缺陷，仍需加強制定檔案信息管理制度標準。

3.3 住房檔案電子文件的管理原則 ①全程管理原則。職工住房檔案的電子文件從產(chǎn)生到永久保存或銷毀的整個生命周期要進行全程管理。電子文件的形成是前端，處理、鑒定、整理、編目等具體管理活動是中端，永久保存或銷毀是末端。②原生態(tài)保存原則。電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息要與形成時的原始狀況一致。只有將原始文件格式的電子文件保存在其原始生成信息系統(tǒng)中，才能100%地確保其“原始性”，從而最大限度地確保電子文件的真實性。這就是電子文件原生態(tài)保存策略。③完整性原則。要求生成電子文件的職能活動、電子檔案文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、作用、辦理過程、結(jié)果、上下文關(guān)系、對其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息以及數(shù)據(jù)屬性無缺損。例如：教工周轉(zhuǎn)公寓分配檔案就要包括會議紀要、“教職工公寓管理辦法”文件、教職工公寓申請表、人事部門審核憑證、職工與配偶個人信息、打分排隊表、個人選房憑證、保證金交款協(xié)議書、與教職工簽訂的公寓租住合同、領(lǐng)導批示、公寓延長租住協(xié)議、退房記錄、房屋平面圖、使用面積、物業(yè)、包燒費、房租、住戶租住情況等完整信息內(nèi)容。④多種載體、多套保存原則。具有永久保存價值的住房檔案電子文件，按照多種載體保存原則，應同時保存文件的電子版本和紙質(zhì)版本，并且一式三套：一套封存保管；一套供查閱使用；一套異地保存。⑤安全保管原則。是指保存電子文件的載體和電子文件的信息要安全。要依靠電子文檔保護技術(shù)來維護電子文件的載體安全，以確保存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性；要依靠信息安全技術(shù)來維護電子文件信息安全，以確保電子文件信息內(nèi)容完整、不被篡改、不泄密。

高校職工住房檔案信息化工作是一件涉及面廣、復雜性高、長期的、系統(tǒng)性工程，需要必要的組織協(xié)調(diào)與科學合理分工。

[1]GB/T 18894—2002，電子文件歸檔與管理規(guī)范[S].

[2]馮惠玲.電子文件管理教程[M].北京：中國人民大學出版社，2001年8月.

[3]富平，李鵬云.淺談傳統(tǒng)圖書館與數(shù)字圖書館的融合——兼談國家數(shù)字圖書館業(yè)務建設(shè)[J].數(shù)字圖書館論壇，2008(8).