孫敏

摘要：高校會計檔案是高校檔案中重要的組成部分，是記錄和反映一所高校教學、科研、行政管理、后勤服務等重要經(jīng)濟活動，是高校在會計核算專業(yè)活動中形成的具有一定的保存價值的會計文件。然而長期以來由于高校會計檔案基礎(chǔ)薄弱，管理手段落后，資金匱乏等原因制約了會計檔案管理發(fā)展，使高校會計檔案管理已越來越不適應新形勢下的需求。因此，改革過去傳統(tǒng)思維模式，開拓新的會計檔案管理方法已是勢在必行。本文從“觀念新型化、方法現(xiàn)代化、目標科學化、組織系統(tǒng)化、制度全面化、人才素質(zhì)化”六大方面來闡述一下高校會計檔案工作的改革和完善。

關(guān)鍵詞：高校會計檔案 創(chuàng)新 檔案管理

1 高校會計檔案管理存在的現(xiàn)狀

1.1 會計檔案制度不完善。高校會計檔案因蘊藏著十分豐富的經(jīng)濟、財務、資金來源和利用方面的數(shù)據(jù)和信息資源，是高校重要的史料和證據(jù)。根據(jù)《中華人民共和國會計法和檔案法》及財政部《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，高校會計檔案管理工作必須做到制度完備，存放有序，安全保密、歸檔及時、專人保管，并且對會計檔案的保管期限，銷毀制度、移交等方面都做出了比較全面和細致的規(guī)定。然而，目前各高校還沒有一套完整、嚴格的會計檔案檢查制度，存在著一定程度上立法滯后和財務安全隱患。比如對二級財務部門的會計檔案收集、歸檔，都沒有要上升到制度上約束。對會計資料的復制、借閱也都沒有形成相關(guān)制度，或存在工作隨意性漏洞，監(jiān)督不到位的現(xiàn)象。筆者認為，當前檔案管理意識比較淡薄，管理制度不完善等普遍存在一些問題，需提高認識，這樣不僅直接反映出一個學校財務水平的高低，也對高校教育改革和發(fā)展都有深刻意義和影響。

1.2 會計檔案整理不規(guī)范，利用效益低。會計檔案是一門專業(yè)性、技術(shù)性、政策性很強的工作，財務部門應設(shè)立專職人員，提高對會計檔案管理重要性的認識。現(xiàn)在，很多高校存在整理出來財務檔案案卷質(zhì)量不高，裝訂不規(guī)范，歸檔不及時等現(xiàn)象，有的高校存在“重數(shù)量、輕質(zhì)量”，不管是什么內(nèi)容都歸檔，根本就未對會計資料認真審核、鑒別和細化，歸檔后也不進行整理和分類，造成了檔案管理的不規(guī)范，削弱了會計檔案的參考憑證作用。因此建立規(guī)范化的會計檔案室，配備綜合素質(zhì)高、具備系統(tǒng)財務專業(yè)知識和檔案管理相關(guān)知識和經(jīng)驗的人員，是非常必要和及時的。按照會計檔案規(guī)范要求，檔案人員要對會計資料制定科學規(guī)范的分類編號方法和歸檔時限，并依次按會計檔案分類編號規(guī)則整理出帳表，憑證及其他資料進行擺放，做到準確立卷，編制清冊，及時歸檔，同時建立會計檔案保管清單，移交清單，借閱登記制度。財會檔案人員應定期學習會計檔案管理和整理業(yè)務知識，進行多途徑，多形式培訓教育，以不斷提高檔案管理水平，增加法律意識，為單位財務審計工作和領(lǐng)導決策層提供便利服務，為學校制定發(fā)展方針和戰(zhàn)略，查證經(jīng)濟問題，防止貪污舞弊起到至關(guān)重要的作用。

1.3 電子會計檔案管理不同步。目前不少高校只存放紙介質(zhì)會計檔案，如今會計電算化已在我國各個領(lǐng)域廣泛應用，伴隨著會計軟件的不斷成熟，會計電算化產(chǎn)生大量文本程序文件，備份文件等，新的會計檔案信息載體卻沒有及時備份、拷貝、歸檔。會計電算化檔案管理工作沒有同步進行。比如，對以膠片、磁盤、光盤等介質(zhì)保存的數(shù)據(jù)檔案應按有關(guān)規(guī)定陽光不能直射，溫度應適宜，以磁介質(zhì)存儲數(shù)據(jù)應定期更換再拷貝，當軟件需變更或再升級時，要及時備份數(shù)據(jù)歸檔等，要定期檢查會計檔案是否有防潮防雷防蛀、防水、防輻射、防病毒等現(xiàn)象。

1.4 會計檔案的鑒定銷毀難，需建立建全銷毀制度。根據(jù)《會計檔案管理辦法》規(guī)定，結(jié)合高校財務會計工作中的實際特點，來判定會計檔案的價值，對于保管期滿的會計檔案，如具有考證或有長遠利用價值應單獨立卷，裝訂成冊外，其余的會計檔案可按規(guī)定和程序申請鑒定后，由學校檔案部門會同學校財務機構(gòu)，嚴格審查共同提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀，在銷毀前應按清冊內(nèi)容認真核對和清點。為保證會計檔案銷毀的嚴肅性，還需有審計部門人員參加監(jiān)督，而在現(xiàn)實工作中，由于種種原因?qū)е庐斍案咝嫏n案鑒定銷毀工作普遍滯后，這樣就造成檔案庫房擁擠，檔案資料超齡存放，大有無人來銷、無人敢銷的局面。這里反映出的問題一是因為檔案數(shù)量龐大，開展工作需要花費大量的人力、物力、財力。二是鑒定銷毀工作還無切實可行的操作方法。從而形成了事實上的銷毀審批難局面，影響檔案整體工作質(zhì)量和管理利用效率。因此做好會計檔案鑒定銷毀工作，高校要制定切實可行的鑒定銷毀制度，使鑒定銷毀有據(jù)要查，規(guī)范可行。對于超過一定期限未能清繳的債權(quán)帳務，應提前作好單獨立卷工作。切實提高會計檔案的整體管理工作的質(zhì)量和效果。真正有利于減少人力、物力、財力的浪費。

2 加強高校會計檔案管理的建議

高校會計檔案工作是一項不斷發(fā)展的工作，要開拓適合現(xiàn)代高等教育需要的會計檔案工作新模式。筆者認為應在會計檔案管理上加強做好如下幾點。

2.1 建立建全制度化建設(shè)，實現(xiàn)管理規(guī)范化。①建立會計檔案工作的長效機制。高校會計檔案工作是一項長期的、連續(xù)性的會計基礎(chǔ)工作。而會計人員是會計檔案整理的第一責任人，高校應制定責任制、目標激勵體制，實現(xiàn)會計檔案人員真正愛崗敬業(yè)，才能從根本上實現(xiàn)會計檔案工作的大發(fā)展、大提高。②建立完善的會計檔案日常檢查制度。會計檔案的齊全、完整、準確，是保證會計信息質(zhì)量的關(guān)鍵。而會計檔案價值的發(fā)揮來源于長期的日積月累與扎扎實實的基礎(chǔ)工作。要及時檢查并督促各二級財務部門按統(tǒng)一口徑，進行有目地收集、整理并及時歸檔，以保障高校財務主管部門會計檔案的完整、系統(tǒng)。③建立完善的會計檔案調(diào)閱與使用權(quán)制度。高校財務部門應建立建全會計檔案的查閱、復制登記審批程序和規(guī)章流程制度，既要方便查閱會計檔案，又要保證會計檔案的安全。嚴禁會計檔案隨意亂放亂丟、復制、拷貝等現(xiàn)象發(fā)生。嚴格的檔案調(diào)閱審批程序和權(quán)限規(guī)定將有效地規(guī)范會計檔案的利用效率，同時也增強會計檔案的安全性和保密性。④建立完善的會計檔案的內(nèi)控制度。完善保管、保密工作。應建立以內(nèi)部管理控制、財務控制和審計控制為核心的制度體系，以經(jīng)濟責任制度、追究責任制度、不相容職務和崗位為關(guān)鍵控制點的具有相互牽制、相互監(jiān)督的會計檔案工作管理機構(gòu)，通過自我約束，形成一整套周期性自查、自評、自建的長效機制。有效杜絕和防范會計檔案工作上的違規(guī)、違紀行為，以此達到會計檔案工作的內(nèi)控和自我保障。endprint

2.2 加快會計檔案信息化、標準化、現(xiàn)代化建設(shè)。會計電算化已成為促進會計基礎(chǔ)工作規(guī)范化和現(xiàn)代化的一種重要手段。為更好的服務于高校財務部門，提高工作質(zhì)量與工作效率。各高校要以研發(fā)、推廣和應用規(guī)范優(yōu)質(zhì)檔案軟件為檔案工作現(xiàn)代化切入點，實現(xiàn)從會計檔案的整理、分類、歸檔、查詢、匯總、統(tǒng)計、全過程的檔案一體化流程，不斷實現(xiàn)會計檔案工作技術(shù)創(chuàng)新。其次強化會計檔案保護的軟硬件平臺建設(shè)，不斷完善與優(yōu)化會計檔案保護的環(huán)境與條件，達到有效保護檔案的目地。高校應充分考慮和高度重視會計信息化平臺建設(shè)，一是研究會計檔案編目和檢索工具，改革并加強其編目和檢索工作，分別編制案卷目錄、全引目錄、專題目錄、文號目錄等檢索工具索引。建立高效實用、全面的高校會計檔案電子檢索系統(tǒng)。二是檔案要建立會計檔案數(shù)據(jù)庫，以便于實現(xiàn)檔案資源的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和信息資源交換與共享，其次對重要的、利用頻率高的原件要加以數(shù)字化，以加快檔案數(shù)字化進程。并做好深加工和綜合分析，通過將高校會計檔案信息量的收集、整理、分類、存儲、計算、分析等全過程有機結(jié)合起來，以便于提供更全面、更完善的信息服務。第三是要建立科學的會計檔案信息化綜合評價指標與體系。高校會計檔案工作不能局限于一般會計信息提供利用保管上，應向主動開發(fā)、利用會計檔案信息資源、努力提高信息質(zhì)量及服務方式多樣化轉(zhuǎn)移。重視貫徹成本-效益的原則。通過推進會計信息化建設(shè)完善，逐步形成衡量會計信息的標準。使會計檔案信息在高校宏觀控制和微觀管理中的作用得以充分發(fā)揮。從而獲得高效、高質(zhì)量的經(jīng)濟效益。強化會計檔案經(jīng)濟效益，主動提供服務。

高校會計檔案工作是在高校各項經(jīng)濟建設(shè)活動中形成的原始記錄，是高校經(jīng)濟活動的產(chǎn)物；在市場經(jīng)濟條件下開發(fā)利用高校會計檔案、發(fā)掘會計檔案中的高校經(jīng)濟信息，為維護高校正常的經(jīng)濟秩序并應用于高校經(jīng)濟建設(shè)、創(chuàng)造與提高高校經(jīng)濟效益都是非常重要的。

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