葉晉

摘要：隨著科技的發(fā)展和社會的進步，企業(yè)普遍實現(xiàn)了現(xiàn)代化管理和信息化運營模式。其中辦公自動化就是這種現(xiàn)代化管理的具體表現(xiàn)形式，利用OA系統(tǒng)產(chǎn)生的信息文件支撐起了整個企業(yè)的運作，同時也是企業(yè)變革發(fā)展中的珍貴的信息資源。現(xiàn)階段，在大部分企業(yè)中檔案管理工作的主體還是紙質文件，如果能將檔案管理工作和OA系統(tǒng)融合起來，可以很大程度上促進企業(yè)管理的科技化和規(guī)范化。

關鍵詞：檔案管理 OA系統(tǒng) 聯(lián)系

0 引言

現(xiàn)階段，辦公自動化系統(tǒng)呈現(xiàn)雙軌制模式：在OA系統(tǒng)中傳輸?shù)氖菙?shù)字化文件，但是在歸檔的時候仍然沿用的是紙質版的文件。紙質版文件在價值上和法律效力上確實存在很大優(yōu)勢，但是數(shù)字化的文件也具有自身的特點和價值。企業(yè)在實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的過程中，都面臨著如何將OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)相銜接的問題。文中對于二者之間的關系做了簡要的闡述。

1 檔案管理系統(tǒng)和OA系統(tǒng)聯(lián)系

企業(yè)在進行文件和檔案管理的時候有兩種設計方式，一種是將檔案管理功能嵌入到OA系統(tǒng)中，在OA系統(tǒng)中實現(xiàn)文件和信息資源的歸檔、保存；第二種是分設兩個系統(tǒng)，并實現(xiàn)兩個系統(tǒng)的銜接，從而實現(xiàn)檔案信息和辦公自動化的統(tǒng)一管理。

現(xiàn)階段，OA系統(tǒng)中直接整合了檔案管理的情況比較少，無法實現(xiàn)OA系統(tǒng)的嵌入式管理是因為：將檔案管理功能嵌入到OA系統(tǒng)中缺乏實用性，不能靈活動態(tài)的跟企業(yè)檔案信息資源的發(fā)展情況進行對接；同時辦公自動化中的檔案管理部分只能滿足通常的文書檔案要求，不能實現(xiàn)對圖紙、聲像等一些特殊檔案的管理；在OA軟件開發(fā)的過程中開發(fā)公司就重點關注了企業(yè)流程管理部分，忽略了檔案管理的內(nèi)容，所以OA系統(tǒng)在功能上存在欠缺，在OA系統(tǒng)中的檔案管理模塊明顯存在著數(shù)據(jù)的安全性和真實性方面的缺陷[1]。

因此，多數(shù)企業(yè)還是實行檔案管理系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)分開處理的模式。

2 實現(xiàn)OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)有效銜接的方法

2.1 保持二者登陸賬號一致

現(xiàn)階段，在大多數(shù)企業(yè)中OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)都有自身登陸界面，因為權限的不同又分別設置了不同的賬戶以及密碼。筆者認為要想實現(xiàn)OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的有效銜接就必須保持兩個系統(tǒng)之間的賬戶和密碼的一致。雖然每個系統(tǒng)的用戶權限不同，但是畢竟辦公自動化系統(tǒng)是檔案管理系統(tǒng)的母系統(tǒng)，兩者之間應該保持權限一致，可以將辦公自動化里的權限表復制到檔案管理系統(tǒng)里以實現(xiàn)賬號的一致性[2]。根據(jù)檔案管理系統(tǒng)的獨立性，賦予檔案系統(tǒng)相應具體權限，以實現(xiàn)賬號同步、一次性進入的目的。

2.2 通過一個接口實現(xiàn)數(shù)字信息的收集和存檔

就文件的使用周期看來，文件資料到檔案資源是個動態(tài)的、相互銜接的過程，檔案資源的質量直接取決于電子版文件的質量，這種情況客觀上需要兩個互相聯(lián)系的獨立系統(tǒng)來完成，在組織制度和操作程序上互相配合，實現(xiàn)兩個系統(tǒng)的完美銜接。因此，要實現(xiàn)OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的有效銜接亟需開發(fā)一個可以便捷準確的將OA系統(tǒng)中數(shù)據(jù)傳輸?shù)綑n案系統(tǒng)中的接口。利用這個接口實現(xiàn)OA系統(tǒng)中文件數(shù)據(jù)向檔案系統(tǒng)的傳輸[3]。

2.3 把握好物理歸檔的時間

通常情況下，為了提高辦公自動化的效率，將電子文件長時間存儲在OA系統(tǒng)中是合適的，同時為了確保電子文件的真實性、完整性和有效性，減少系統(tǒng)在線帶來的電子文檔的風險，應制定合理的文件歸檔的時間節(jié)點。在OA系統(tǒng)中設置的都是邏輯上的歸檔環(huán)節(jié)，只是將電子文件進行歸檔標記，實質上還存在于原服務器上。如果不能制定合理的歸檔時間，會給檔案管理工作造成很多麻煩。如果OA系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)的服務器不屬于同一個網(wǎng)段，在進行歸檔操作時經(jīng)常會引起死機，有的會嚴重影響OA系統(tǒng)所在服務器的速度，在這種情況下，只能請OA系統(tǒng)開發(fā)公司的技術人員定期為企業(yè)進行集中歸檔。

所以要制定好電子文件歸檔的時間，完整及時的將電子文檔轉換成檔案資源，只有這樣才能確保檔案信息的真實性和安全性[4]。

2.4 檔案管理人員做好文件存檔的跟蹤管理

企業(yè)檔案管理人員必須做好對電子文件的研究、出臺、存儲和銷毀全過程的跟蹤監(jiān)管，對于電子文件流動全程做好系統(tǒng)監(jiān)控和跟蹤記錄。只有檔案工作人員做好文件資料的全程監(jiān)管，才能保證電子公文存檔時的安全和規(guī)范，確保電子文件從辦公系統(tǒng)到檔案管理系統(tǒng)的順暢流轉，實現(xiàn)企業(yè)辦公自動化和檔案管理工作的一體化[5]。

3 結束語

現(xiàn)在辦公自動化系統(tǒng)正由傳統(tǒng)的雙軌制模式過渡到單軌制模式，也就是用系統(tǒng)中通行的電子形式的文件徹底取代紙板文件的流通方式。現(xiàn)階段，在企業(yè)主流的管理模式中，通常采用的是OA系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)相結合的模式，實現(xiàn)二者的有效銜接，最終實現(xiàn)企業(yè)管理的一體化。

參考文獻：

[1]張東.檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)的關聯(lián)問題研究[J].廣東檔案，2011，04（12）：16-17.

[2]馮雯.淺析OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換形式[J].陜西檔案，2011，03（21）：25.

[3]周冬梅.關于高校OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)鏈接的幾點思考[J].科技信息，2010，03（19）：250.

[4]譚偉.檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)的實施順序[J].中國檔案，2006，10（12）：51.

[5]張文元，夏芳.OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間的無縫鏈接[J].蘭臺世界，2008，04（30）：18-19.endprint