Koala

每一封郵件在字里行間都有自己獨特的表情——粗體+大字體，像一位粗魯的發(fā)件人在大喊大叫；沒標點+沒空隙，像一位喋喋不休的阿嫂在絮叨；溫和有禮的問候語，像面對著一位親和的職業(yè)女郎。寫郵件前，先給自己一個微笑的表情，帶著這份愉悅的心談公事，相信不知不覺間，收件人也能接受你的微笑邀請。

日常篇

Maggie休完年假，面對堆積如山的工作，輕嘆一聲。在想著如何盡快回到最佳狀態(tài)時，打開郵箱，第一封信來自一位剛建立合作關系的客戶，第一句話是：“我在寫這封郵件時是帶著微笑的，希望你在閱讀郵件時，也能夠帶著微笑?！焙唵蔚脑捳Z瞬間擊中內心最柔軟的地方，她的心一下子溫暖起來。

雖然是工作的正常往來，讀起來卻使人心情愉悅。Maggie回想之前公事公辦的電郵內容，兩相對比，內容都是業(yè)務溝通，目的是培養(yǎng)感情，字數相仿，到底是什么在傳達那一抹微笑呢？

Point 1：像個老朋友一樣真誠

很多人都想在郵件中表達感情，真誠是首選，但鍵盤太冰冷，文字很難準確表達語氣，難免略顯浮夸。真誠的“度”在哪里？請想象與老朋友見面時，她會說些什么，是“你今天氣色不錯”還是“你今天氣色太好了”？前者是真正的親近感，讓人舒服可信，后者容易讓人覺得有目的性，若再是有求于人的商務電郵來往，難免讓人心中一緊。

像個老朋友一樣地打招呼，隱去目的性，別讓收件人在看第一句話時就開始產生戒備感。相由心生，放松狀態(tài)下，微笑是自然的。

Point 2：像口語一樣的書面語言

如果一封電郵寫得像法律文書一樣滴水不漏，那讀信人也只能像律師一樣義正辭嚴地回復。電郵雖然能作為呈堂證供，說到底也只是聯(lián)絡工具，代替當面交流，以及方便使用者資料存檔。語境輕松，才能讓雙方感覺是面對面溝通。

想想口語中的特色。比如一般語氣詞的使用，如“好吧”，“可以啊”，以及一些約定俗成的稱謂或簡語，如將領導稱為“頭兒”，BTW（by the way），F(xiàn)YI（for your information），當然前提是收件方不是一個太過嚴肅的人。

Point 3：像正常郵件一樣的言簡意賅

是不是也曾經收到來自客戶的頭疼郵件——勵志型，某某偉人名言，或感人故事，配以圖片，看似在傳達美好愿景，也能理解發(fā)件人希望聯(lián)絡感情的初衷，但是對不起，收件人很難微笑，因為被占用了太多寶貴時間且沒有太大意義。

歸根結底，商務電郵仍是為工作而來，感情真誠和生活化都是為了拉近隔著電腦的兩人的感情，為工作交流作鋪墊，失去了這個“核”，外表只會顯得輕薄。最多二十字的真誠寒喧后，請直奔主題，說出你寫此郵件的目的。情感搭臺，工作唱戲，主次分明很重要。

特別篇

當節(jié)日或者某個特殊的日子即將來臨，更要趁這機會寫一封Smile E-mail，向你的上級、客戶、同事表達你平時積攢的謝意，可以營造濃濃人情味的職場哦。

受到客戶的Smile E-mail的感染，Maggie決定將這份好心情傳遞給更多的人。這一年，Maggie的業(yè)績突出，前景可期。她深知這成功離不開團隊和客戶對自己的協(xié)助與信任，所以，一封致謝電郵必不可少。雖然對象不同，表達好感的方式各有重點，但Maggie掌握了其中最重要的三點：

對上司：真誠謝意 簡潔明了

Dear Boss，

新年伊始，借此感謝您過去一年間對我的悉心栽培與包容?；仡櫲昵斑@時，正是您的一席話使我堅定地進入公司。之后，您的專業(yè)意見和不斷指正，使我更快融入氛圍。希望接下來仍能繼續(xù)得到您的指點，為公司帶來更多驚喜。

Maggie

要點：切忌過長，點到即止，無論上司是否清閑，最好讓他看了開頭就知道你想說什么。

對客戶：共事愉悅 溫和有禮

Dear Liu，

預祝新年進步，來年合作順利。我進入公司不久即得到貴公司和您的照顧，在與貴公司的合作過程中，您所表現(xiàn)的專業(yè)精神也深深地感染了我。希望來年，我們的關系更加愉悅、親密，攜手登上新的事業(yè)臺階。

你的朋友Maggie

Sales Director

XXXX公司

要點：肯定對方的工作方式，大家都愿意和性情溫婉的人合作。

對團隊：放平姿態(tài) 贊美多多

Dear Fellows，

首先預祝各位小伙伴們新年愉快，來年步步高升。過去一年中，我非常榮幸能與大家并肩作戰(zhàn)，在一個個加班夜中，每個人都貢獻出了自己了不起的創(chuàng)意與努力，使得我們團隊的業(yè)績在公司中名列前茅。這對我來說是莫大的支持與鼓勵。所以，我會更加珍惜，來年為大家爭取更多福利。讓我們一同走向更加閃亮的未來！

團隊一員 Maggie

要點：多贊揚同事及下屬的付出。這時候不再強調職銜，否則易被誤認為是炫耀。

Tips：一封合格Smile E-mail的自我修養(yǎng)

除了誠摯的信件內容，一封合格的Smile E-mail 也要從細節(jié)考慮到閱讀者的感受。以下6個tips，讓你的Smile E-mail人見人愛！

1.不要轉寄連鎖信。

“請傳下去給5個認識的同事……”“請讓更多的人加入尋找丟失小狗的行列……”

這種真的是史上最煩擾人的信，尤其看到這些是同事寄來的時候。不僅耽誤寶貴的工作時間，更讓人質疑發(fā)件人的專業(yè)性。

2.謹慎使用“全部回復”。

郵件寄出去之前仔細檢查有哪些收件人。根據美國《華盛頓郵報》的調查，重要機密外泄時，很多是因為發(fā)件人的一個“全部回復”按鈕。

3.請勿利用公司的E-mail寄送私人信件。

不少企業(yè)為了保護公司機密或防病毒，都會對員工的往來E-mail進行檢查。我想沒有人希望老板知道自己周末有什么約會吧？endprint

4.注意文字態(tài)度。

E-mail跟說話一樣一去無法收回，而且它還會成為文字變成證據。

5.刪去過長的內文。

信件在多次的往來轉寄之后整篇內容變得很長，這時候可以開始刪去沒用的舊內文，還有礙眼的信件標頭之類。

6.保持簽名檔簡單。

放些必要的個人聯(lián)絡資料即可，最多就是加個網站鏈接。至于公司宣傳口號、寵物照片等信息就免了。簡潔的個人介紹，可以節(jié)省看信人時間。

Smile E-mail

Do's & Dont's

E-mail來來往往，里面有很多小細節(jié)，可以透露出你的心理秘密，以及收件人可能有的反應。今天列舉幾個供大家參考，讓大家今后在撰寫E-mail時，能將心底的smile順利表達出來。

E-mail的主旨——

一個感覺與大家分享

意味著：無關緊要的感覺

收件人的心聲：公事眾多，沒有關系的信件，有空再看吧。

請看！

意味著：看什么？沒有提示！

收件人的心聲：這肯定是垃圾郵件。

我想了很久并問過……

意味著：主旨長到格子顯示不完

收件人的心聲：光是主旨就啰啰嗦嗦，可想內容多拖沓，我還是別看了。

本月漲薪名單一覽表

簡潔又清楚。

收件人的心聲：OMG！快打開看看。

E-mail的附件大小與數量——

2MB以內

客戶能接受的容量

潛臺詞：請快瞧瞧這些很快就能收下來的檔案。

5MB以內

待辦事項

潛臺詞：這種大小，貴公司的網速應該很快能下下來。

超過10MB

客戶的建議

潛臺詞：我是個不懂E-mail禮儀的新人。

任何超過10個附件的E-mail

潛臺詞：我懶得把它們壓縮成一個檔案，我很不專業(yè)。

E-mail的回復時間——

兩小時以內

表示：我很重視您的來信。

代表人物：熱忱有禮并積極的人。

一天之內

表示：我已經盡快處理了。

代表人物：把握時間并且有效率的人。

三天之內

表示：你還沒排到我前100項要處理的事。

代表人物：拖拖拉拉或時間管理不當的人。

石沉大海

表示：我不在乎是否得罪你。

代表人物：沒禮貌而且注定失敗的人。

E-mail的稱謂——

親愛的Maggie

在對方名字前加上“您好”的字樣

含義：我是個有禮貌的乖寶寶。

適用對象：任何你想讓他對你有好印象的人。

Hi～Maggie：

在對方名字前加上Hi等字樣

含義：我們也許熟到不用再客套了。

適用對象：任何你希望對方當你是朋友的人。

Maggie ：

直接寫名字，有時甚至連名字都省了

含義：我懶得跟你廢話。

適用對象：任何你不是很想再收到她E-mail的人。

親愛的：

直接用其他的昵稱

含義：我們的關系非比尋常。

適用對象：極好的朋友。endprint