謝丹妮 盤健斌

（1南寧職業(yè)技術(shù)學(xué)院；2廣西科學(xué)技術(shù)協(xié)會(huì)，廣西 南寧 530000）

檔案管理是高職文秘專業(yè)的核心課程，在專業(yè)教學(xué)中占有重要位置。由于該課程在教學(xué)計(jì)劃中通常只安排一個(gè)學(xué)期的課時(shí)，很難有效調(diào)動(dòng)學(xué)生的積極主動(dòng)性，存在實(shí)踐過(guò)程不連貫，方式簡(jiǎn)單化，效果不明顯等問(wèn)題。筆者認(rèn)為，要切實(shí)培養(yǎng)學(xué)生的檔案管理操作能力，最好要依托一個(gè)貫穿學(xué)生大學(xué)學(xué)習(xí)全過(guò)程的項(xiàng)目——構(gòu)建班級(jí)檔案。

班級(jí)檔案是班級(jí)從建立到畢業(yè)的過(guò)程中，班集體和同學(xué)個(gè)人在從事各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的不同形式、不同載體的歷史記錄。但在構(gòu)建班級(jí)檔案的過(guò)程中，起主導(dǎo)作用的班級(jí)輔導(dǎo)員或班干大多缺乏檔案專業(yè)知識(shí)，檔案管理難以科學(xué)化。因此，將構(gòu)建班級(jí)檔案作為高職文秘專業(yè)檔案管理課程的一項(xiàng)實(shí)踐教學(xué)來(lái)實(shí)施，既有利于加強(qiáng)學(xué)生應(yīng)用能力，又有助于在探索中規(guī)范班級(jí)檔案的管理。

一、高職文秘專業(yè)檔案管理實(shí)踐教學(xué)主要方法

由于高職學(xué)生的培養(yǎng)方式和就業(yè)去向特點(diǎn)，高職文秘專業(yè)的檔案管理課程一直在往應(yīng)用性方面發(fā)展。

1.現(xiàn)場(chǎng)集中教學(xué)。除了常規(guī)的課堂實(shí)例教學(xué)，任課老師大多將學(xué)生帶到檔案館等校外實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)基地、校內(nèi)辦公室現(xiàn)場(chǎng)參觀，了解文書處理流程、檔案操作流程，以增強(qiáng)學(xué)生對(duì)檔案管理知識(shí)的直觀認(rèn)識(shí)。

2.模擬情境教學(xué)。現(xiàn)諸多高職院校文秘專業(yè)都建立了綜合實(shí)訓(xùn)室，引進(jìn)了多功能的辦公軟件系統(tǒng)，以對(duì)學(xué)生進(jìn)行模擬教學(xué)。通過(guò)軟件操作，讓學(xué)生模擬操作檔案管理的全過(guò)程，以提高學(xué)生的實(shí)際操作能力。

3.任務(wù)驅(qū)動(dòng)教學(xué)。根據(jù)檔案工作過(guò)程和行業(yè)規(guī)范，將檔案管理的各項(xiàng)目細(xì)化成具體的任務(wù)。任課老師指導(dǎo)學(xué)生圍繞任務(wù)，在強(qiáng)烈的問(wèn)題動(dòng)機(jī)的驅(qū)動(dòng)下，通過(guò)對(duì)檔案管理基本知識(shí)的積極主動(dòng)應(yīng)用，進(jìn)行自主探索和互動(dòng)協(xié)作的學(xué)習(xí)。

二、高職文秘專業(yè)檔案管理實(shí)踐教學(xué)存在的不足

高職文秘專業(yè)檔案管理實(shí)踐環(huán)節(jié)采用多種形式相結(jié)合的方式，但由于缺乏真實(shí)的情境與實(shí)在的操作，往往不能使學(xué)生很好地掌握檔案管理技能。

1.項(xiàng)目任務(wù)虛擬化。當(dāng)前，高職文秘專業(yè)檔案管理課程的項(xiàng)目化教學(xué)大多采用虛擬企業(yè)和現(xiàn)實(shí)場(chǎng)景相結(jié)合的方式，通過(guò)模擬情境材料和企業(yè)信息進(jìn)行練習(xí)。但由于教師水平、場(chǎng)地限制等問(wèn)題，實(shí)踐教學(xué)往往形式化、簡(jiǎn)單化，并不利于學(xué)生真正掌握檔案管理的全過(guò)程。

2.實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)簡(jiǎn)單化。由于學(xué)生沒(méi)有實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，檔案教學(xué)過(guò)程中的很多實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目無(wú)法進(jìn)行。如由于學(xué)生掌握的知識(shí)與檔案館等實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)基地的專業(yè)化要求有較大差距，很難真正參與實(shí)際工作，所謂的實(shí)習(xí)多局限于觀摩。若依托學(xué)校綜合檔案室或相關(guān)辦公室實(shí)習(xí)，由于規(guī)模較小，難以一次容納太多學(xué)生，頻繁更替實(shí)習(xí)學(xué)生會(huì)給工作人員帶來(lái)諸多不便，因此學(xué)生在實(shí)習(xí)中承擔(dān)的多為辦公室事務(wù)，而非真正的檔案管理實(shí)務(wù)，不利于掌握基本的操作技能。

3.實(shí)踐環(huán)節(jié)被動(dòng)式。學(xué)生無(wú)論是在校外實(shí)訓(xùn)基地或是校內(nèi)辦公室實(shí)踐，大多都按照既定的模式來(lái)操作，這樣的實(shí)踐很難調(diào)動(dòng)學(xué)生的積極主動(dòng)性，讓學(xué)生在實(shí)踐中思考。加之檔案管理課一般只開(kāi)設(shè)一個(gè)學(xué)期，對(duì)于整個(gè)專業(yè)的學(xué)習(xí)來(lái)說(shuō)，實(shí)踐時(shí)間短，實(shí)踐不連貫，無(wú)法深入了解檔案管理的全過(guò)程。

三、構(gòu)建班級(jí)檔案在檔案管理實(shí)踐教學(xué)中的作用

班級(jí)從建立到畢業(yè)的過(guò)程中，會(huì)形成一系列的班級(jí)檔案。構(gòu)建班級(jí)檔案在高職文秘專業(yè)檔案管理課程實(shí)踐教學(xué)中，可起到積極的輔助作用。

1.構(gòu)建班級(jí)檔案可以使檔案管理實(shí)踐貫穿大學(xué)生涯。班級(jí)檔案是班級(jí)建設(shè)和個(gè)人成長(zhǎng)的歷史記錄，構(gòu)建班級(jí)檔案可以按學(xué)期或?qū)W年來(lái)對(duì)班級(jí)材料進(jìn)行歸檔，班級(jí)檔案的管理則成為一項(xiàng)日常工作，從而把通常只有一個(gè)學(xué)期的檔案管理課的實(shí)踐部分延伸到了整個(gè)大學(xué)三年，有助于學(xué)生系統(tǒng)地連貫地進(jìn)行檔案操作，從根本上提升技能。

2.構(gòu)建班級(jí)檔案可以發(fā)揮學(xué)生學(xué)習(xí)的自主性。班級(jí)檔案既包含了班級(jí)信息，如學(xué)生管理部門日常檢查內(nèi)容和有關(guān)考核信息，有關(guān)教學(xué)質(zhì)量的考評(píng)、考試、測(cè)試、驗(yàn)等科目信息等；還包含了學(xué)生個(gè)人信息，如與學(xué)生成長(zhǎng)相關(guān)的操行、勞動(dòng)紀(jì)律等，可以說(shuō)其與學(xué)生個(gè)人及班集體都息息相關(guān)。學(xué)生有責(zé)任也有義務(wù)來(lái)維護(hù)班級(jí)的榮譽(yù)，這更容易讓學(xué)生以主人翁的態(tài)度參與班級(jí)檔案管理工作，有效地實(shí)現(xiàn)學(xué)用結(jié)合。

3.構(gòu)建班級(jí)檔案可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的全過(guò)程實(shí)踐。檔案管理課程按照秘書文檔管理能力要求，大致可以包含以下幾個(gè)工作項(xiàng)目：檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案檢索、檔案提供利用、檔案數(shù)字化管理等。從大一開(kāi)課起，老師指導(dǎo)學(xué)生從班級(jí)檔案收集入手，引導(dǎo)學(xué)生在未來(lái)三年的校園學(xué)習(xí)生活中做好各項(xiàng)檔案管理環(huán)節(jié)的工作。班級(jí)檔案可以以完成實(shí)際工作任務(wù)來(lái)組織引領(lǐng)課程內(nèi)容，有利于學(xué)生掌握檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)。

四、構(gòu)建班級(jí)檔案在檔案管理實(shí)踐教學(xué)中的探索

將檔案管理課按照秘書文檔管理能力要求，分解成檔案收集、檔案整理、檔案保管、檔案檢索、檔案提供利用、檔案數(shù)字化管理六個(gè)工作項(xiàng)目來(lái)開(kāi)展實(shí)踐教學(xué)。任課老師要與班級(jí)輔導(dǎo)員做好溝通，自新生入學(xué)組建班級(jí)開(kāi)始培養(yǎng)學(xué)生的檔案意識(shí)，讓學(xué)生認(rèn)識(shí)到構(gòu)建班級(jí)檔案不僅僅是檔案管理課程的實(shí)踐需要，還是文秘專業(yè)學(xué)生的能力要求，更是保管班級(jí)集體和個(gè)人大學(xué)信息的重要工作。

1.檔案收集。從大一開(kāi)課起，任課老師與輔導(dǎo)員要作為班級(jí)檔案的總責(zé)任人進(jìn)行宏觀指導(dǎo)。首先，建立班級(jí)檔案歸檔工作制度，凡是記載和反映班級(jí)的主要活動(dòng)，具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄都應(yīng)歸檔。同時(shí)，指導(dǎo)班干組成檔案工作小組，根據(jù)工作職責(zé)分別負(fù)責(zé)對(duì)應(yīng)的檔案，發(fā)動(dòng)全班學(xué)生踴躍參與提供素材。班長(zhǎng)負(fù)責(zé)班級(jí)自然狀況檔案；副班長(zhǎng)負(fù)責(zé)學(xué)生個(gè)體信息檔案；團(tuán)支書負(fù)責(zé)黨團(tuán)籍檔案、思想品德教育檔案；組織委員負(fù)責(zé)黨團(tuán)活動(dòng)檔案；紀(jì)檢委員負(fù)責(zé)收集班風(fēng)學(xué)風(fēng)檔案；學(xué)習(xí)委員負(fù)責(zé)收集學(xué)籍檔案；宣傳委員負(fù)責(zé)收集活動(dòng)照片、錄像、宣傳報(bào)道材料等；生活委員負(fù)責(zé)收集班費(fèi)以及班費(fèi)收支檔案等，諸如此類。另外，可考慮由負(fù)責(zé)不同類別檔案的班干帶領(lǐng)一個(gè)工作小組，使班上每個(gè)同學(xué)都參與進(jìn)來(lái)，這樣既使班級(jí)檔案工作有條不紊，又使學(xué)生收集和管理檔案的能力得到培養(yǎng)。

2.檔案整理。任課老師可在課堂上指導(dǎo)學(xué)生認(rèn)真學(xué)習(xí)學(xué)校的檔案保管期限表，再結(jié)合班級(jí)實(shí)際情況，確定班級(jí)檔案分類方法。在講授完相關(guān)理論知識(shí)后，組織小組成員按照班級(jí)檔案分類方法，對(duì)接收的檔案材料認(rèn)真進(jìn)行檢查、分類、鑒定，發(fā)現(xiàn)不符合歸檔要求的及時(shí)改正。為了實(shí)踐的連貫性，增加學(xué)生的動(dòng)手機(jī)會(huì)，可采取每個(gè)月歸檔一次的制度。

3.檔案保管。在文秘綜合實(shí)訓(xùn)室里開(kāi)辟一個(gè)區(qū)域，作為班級(jí)檔案庫(kù)房，配備相關(guān)的專業(yè)檔案裝具，如檔案盒、歸檔章、打碼機(jī)、溫濕度計(jì)、裝訂機(jī)、棉線等，安裝專業(yè)檔案管理軟件，為學(xué)生提供正式的檔案保管條件。每個(gè)班級(jí)要準(zhǔn)備一定數(shù)量的檔案盒，盒內(nèi)要有歸檔材料目錄并及時(shí)填寫，并在檔案盒的背簽上標(biāo)注歸檔內(nèi)容。指導(dǎo)學(xué)生認(rèn)真做好班級(jí)檔案的保管和日常維護(hù)工作，保證檔案材料安全。組織學(xué)生每學(xué)期末檢查清點(diǎn)檔案材料數(shù)量，認(rèn)真進(jìn)行整理。

4.檔案檢索。講授檔案檢索理論知識(shí)后，組織學(xué)生按小組制作相對(duì)應(yīng)的檔案目錄、索引、指南等檢索工具；同時(shí)，指導(dǎo)學(xué)生將保存在電腦里的檔案信息做好歸類，進(jìn)行自動(dòng)化檢索的練習(xí)和使用。

5.檔案提供利用。班級(jí)檔案在評(píng)比、獎(jiǎng)助學(xué)金的發(fā)放、爭(zhēng)創(chuàng)優(yōu)秀班集體等活動(dòng)中有著舉足輕重的作用，通過(guò)班級(jí)檔案，一些評(píng)比結(jié)果都有據(jù)可循，能有效地避免因評(píng)比而引起誤會(huì)和矛盾。此外，在一些系部、學(xué)校的迎檢工作中，班級(jí)檔案都會(huì)成為迎檢材料中不可或缺的支撐材料，因此，老師要指導(dǎo)學(xué)生建立相關(guān)的檔案借閱制度，便捷、安全地向相關(guān)單位提供原始檔案材料。同時(shí)，還可以指導(dǎo)學(xué)生對(duì)檔案材料進(jìn)行加工，利用班級(jí)檔案做好年度班級(jí)大事記、文件匯編、檔案展覽等。

6.檔案數(shù)字化管理。班級(jí)檔案作為班集體和學(xué)生個(gè)人成長(zhǎng)的重要記錄，有著很豐富的價(jià)值。為確保畢業(yè)后仍可以發(fā)揮班級(jí)檔案的作用，老師可以指導(dǎo)學(xué)生通過(guò)建立班級(jí)博客、班級(jí)網(wǎng)站等途徑來(lái)實(shí)現(xiàn)班級(jí)檔案的數(shù)字化，安排人員定期維護(hù)，保證班級(jí)檔案的完整性、可讀性、可用性和安全性，實(shí)現(xiàn)檔案的共享、溝通和交流。

與此同時(shí)，高職文秘專業(yè)學(xué)生通過(guò)檔案管理課程構(gòu)建了規(guī)范的班級(jí)檔案，掌握了檔案管理的理論知識(shí)和操作技能后，可以安排該專業(yè)學(xué)生指導(dǎo)其他專業(yè)班級(jí)進(jìn)一步構(gòu)建和規(guī)范班級(jí)檔案，通過(guò)具體的實(shí)踐，從根本上提升檔案管理水平，從而更好地參與校內(nèi)外實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)。

［1］趙展春.高職文秘專業(yè)《檔案管理實(shí)務(wù)》課程理論與實(shí)踐教學(xué)改革探索［J］.常州輕工職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2010（1）.

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［4］郭學(xué)玲.淺談應(yīng)用型本科院校班級(jí)檔案管理工作——以齊齊哈爾工程學(xué)院為例［J］.黑龍江生態(tài)工程職業(yè)學(xué)院學(xué)報(bào)，2011（6）.

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