曾躍虎

湖南華電常德發(fā)電有限公司 湖南 常德 415001

物資管理信息化是現(xiàn)代集團式企業(yè)經(jīng)營管理中的一個重要組成部分，隨著國家改革開放的深入發(fā)展，激烈的市場化競爭要求國有大型企業(yè)不斷提高集團化管理水平，從管理要效益，加強物資計劃、采購、倉儲等主要環(huán)節(jié)信息化管理，以提高集團企業(yè)物資管理水平，改善集團企業(yè)物資管理經(jīng)濟指標并最終取得最佳經(jīng)濟效果。

1 集團企業(yè)建立統(tǒng)一物資信息化管理平臺的的作用和優(yōu)勢

以某電力集團企業(yè)為例，該集團企業(yè)對下級單位的管理采用的是三級垂直管控模式，即集團總部（中央一級）、二級管理機構(gòu)（省市一級）、三級企業(yè)（具體經(jīng)營單位）。龐大的管理體系需要有相應(yīng)的管理平臺作為支撐，該集團企業(yè)在物資管控上及時建立了統(tǒng)一的信息化平臺，通過使用物資管理ERP系統(tǒng)及物資招標與采購網(wǎng)實現(xiàn)了對物資管理的全過程網(wǎng)上審批及對采購環(huán)節(jié)的“陽光”控制，用信息化手段創(chuàng)新管理方式、規(guī)范業(yè)務(wù)流程、提升工作效率、降低運行成本，取得了明顯的管理實效。

1.1 通過信息技術(shù)手段 建立集團企業(yè)物資管理ERP系統(tǒng)平臺

該系統(tǒng)的建立對于集團企業(yè)物資管理實現(xiàn)信息化有著非常巨大的影響作用，其整合了現(xiàn)有資源，實現(xiàn)了協(xié)同辦公。物資管理ERP系統(tǒng)主要由計劃管理、招標管理、采購管理、合同管理、庫存管理、財務(wù)管理等模塊構(gòu)成，以流程驅(qū)動業(yè)務(wù)，實現(xiàn)計劃申報、招標、采購、合同、驗收、出庫等業(yè)務(wù)全過程網(wǎng)上審批，對物資管理的主要環(huán)節(jié)都實現(xiàn)了可控在控：

1）可以加強集團對物資計劃的集中管理。對于企業(yè)的物資計劃管理而言，通?？梢苑譃樾枨笥媱澓筒少徲媱潈煞N，集團物資計劃管理要堅持“統(tǒng)一、集中、全面、剛性”的原則，執(zhí)行統(tǒng)一標準，統(tǒng)一報送，做到全面履蓋、及時準確、閉環(huán)管理、科學(xué)考評，確保物資計劃的剛性管理。該集團對企業(yè)的需求計劃采用年度物資需求計劃、批次物資需求計劃進行分類，實現(xiàn)了三級管控（經(jīng)營企業(yè)、分公司、總公司），上一級管理機構(gòu)通過ERP物資管理系統(tǒng)對下一級單位的物資需求計劃進行審核，每年11月底前匯總下屬單位需求計劃，通過信息平臺集中進行數(shù)據(jù)信息分析，集團物資公司根據(jù)集團年度物資需求計劃，綜合宏觀經(jīng)濟形勢、供應(yīng)商產(chǎn)能、物資庫存、主要原材料價格走勢等因素進行全面分析，編制年度物資采購策略（含批次采購計劃、采購模式、采購方式、采購時間等），報集團公司審批后下達，嚴格考核計劃外需求。

2）可以加強集團對下屬企業(yè)物資采購資金流轉(zhuǎn)的管控。該集團ERP系統(tǒng)對采購環(huán)節(jié)的管理主要集中在采購過程中單據(jù)的流轉(zhuǎn)及資金流向，市場采購環(huán)節(jié)則基本通過集團招標與采購網(wǎng)實現(xiàn)。該集團通過統(tǒng)一信息平臺管理各企業(yè)采購中產(chǎn)生的各種單據(jù)，要求每個采購合同或采購訂單信息生成后及時錄入物資信息管理系統(tǒng)，通過信息系統(tǒng)對采購過程中預(yù)付款、投料款、到貨款、質(zhì)保金等的使用進行有效管控，實現(xiàn)訂單執(zhí)行、入庫成本以及采購?fù)藫Q貨等重要環(huán)節(jié)信息化，而且物資采購過程的信息化可以將企業(yè)的物資管理與財務(wù)管理有效地結(jié)合在一起，從而更加方便的對采購過程中的財務(wù)情況進行有效地監(jiān)督了解，發(fā)現(xiàn)問題及時查找原因，監(jiān)督處理。

3）可以加強集團對下屬企業(yè)物資庫存的管控。通過建立集團統(tǒng)一的物資管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了集團內(nèi)部物資收、耗、存的信息化、公開化，使集團對下屬企業(yè)的物資庫存情況如實掌握，并可以通過定期發(fā)布下屬企業(yè)物資庫存情況，督促企業(yè)加強庫存管理，通過平衡利庫，有效降低庫存量，減少物資庫存資金占用。通過建立集團統(tǒng)一的物資管理系統(tǒng)，還可以通過有效的信息比對，找出集團企業(yè)物資使用中的共性，特別是重要且占用資金價值高的備品備件，可以通過集團物資聯(lián)合儲備，整合固有資源，加強下屬各企業(yè)之間的聯(lián)系及資源共享，既能解決應(yīng)急備品備件的及時調(diào)配到位，保證生產(chǎn)穩(wěn)定運行，又能極大的減少集團企業(yè)各自儲備帶來的資源浪費。

1.2 通過信息技術(shù)手段 建立集團 “招標與采購網(wǎng)”電子交易平臺

該信息化平臺的建立，實現(xiàn)了其集團物資采購業(yè)務(wù)的電子化，規(guī)范了采購流程，使供需雙方能夠方便、快捷的達成交易，采購行為公開透明，真正實現(xiàn)了集團物資“陽光采購”、極大節(jié)省了辦公費用，提高了工作效率，降低采購成本。由于強化了采購過程的監(jiān)督作用，可以從源頭上預(yù)防企業(yè)采購環(huán)節(jié)產(chǎn)生腐敗。通過對該集團供應(yīng)商的調(diào)查了解，其開發(fā)的招標與采購網(wǎng)電子交易平臺確實能夠做到公平、公正、公開的交易原則，供應(yīng)商少去了協(xié)調(diào)溝通業(yè)務(wù)的中間環(huán)節(jié)，降低了綜合成本，可以以更低的價格參與競價，真正做到憑公司實力獲取訂單。

為使電子采購業(yè)務(wù)順暢開展，電子采購平臺必須具備應(yīng)有的功能，仍以該集團為例，其開發(fā)的招標與采購網(wǎng)功能非常齊全而且強大：

1）具備了對采購計劃的管理功能。通過預(yù)先編制采購計劃，做好采購預(yù)想，可以準確判斷采購方式的優(yōu)劣性，通過各級審核后，形成最優(yōu)的采購方案交由采購人員進行電子平臺實施。

2）具備了招標管理功能。該系統(tǒng)設(shè)計了招標項目管理、補充/變更/二次公告、歷史項目查詢、招標質(zhì)疑及澄清管理、中標信息審核、合同金額審核等招標過程應(yīng)有的管理功能，使整個招標過程除了現(xiàn)場開標環(huán)節(jié)外，皆可以通過網(wǎng)上平臺實施跟蹤管控，真正做到信息化管理。

3）具備了不同采購方式的管理功能。該系統(tǒng)對不需要進行招標采購的物資設(shè)計了不同的采購方式，包括邀請詢價采購、公開詢價采購、邀請競價采、公開競價采購、密封報價、框架協(xié)議采購、直接采購等靈活多樣，實用性強的采購方式，使得采購方總是能夠找到適合需要的采購模式，提高了網(wǎng)上采購的集中程度，極大地滿足了供需雙方電子交易的平臺需求。

4）具備了供應(yīng)商會員管理及評價功能。供應(yīng)商會員是電子交易平臺正常使用的必備條件，擁有資質(zhì)合格、信譽良好、業(yè)務(wù)過硬的供應(yīng)商隊伍才能保證采購業(yè)務(wù)的有序進行，才能實現(xiàn)質(zhì)優(yōu)價低的采購目標。為此電子交易平臺必須要能對供應(yīng)商進行全方位的管理，確定出合格的供應(yīng)商隊伍，該系統(tǒng)平臺對供應(yīng)商在交易區(qū)間上實行電廠級會員、區(qū)域級會員及集團級會員管理體制，通過獲取相應(yīng)資質(zhì)享受不同的平臺權(quán)利及服務(wù)。系統(tǒng)在交易業(yè)務(wù)上進行了精細的劃分，包括材料類、機電類、備品備件類、綜合類、貿(mào)易類等供貨商，各類又有細分，使得交易平臺供應(yīng)商在業(yè)務(wù)上的優(yōu)勢一目了然，也便于采購方準確選擇所需供貨單位，形成良性合作。通過在各單位交易平臺上對供應(yīng)商的實時評價信息，可以對供應(yīng)商狀況、供應(yīng)商排名情況等進行分析，剔除劣質(zhì)供應(yīng)商，選擇若干家優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商。

5）具備統(tǒng)計分析功能。此功能是交易平臺的基礎(chǔ)功能之一，不能缺少，物資統(tǒng)計在現(xiàn)代物資管理中的地位越來越重要，只有經(jīng)過嚴密的物資統(tǒng)計數(shù)據(jù)分析，才能制定合理的物資采購計劃，選擇合適的物資采購方式，實現(xiàn)物資管理精細化、效益最大化。

6）開發(fā)了交易產(chǎn)品目錄功能、交易產(chǎn)品價格查詢功能、物資年季度報表等輔助功能，使得網(wǎng)上交易平臺更為快捷、實用。

2 集團企業(yè)實現(xiàn)物資信息化管理存在的主要困難

2.1 基礎(chǔ)條件薄弱 前期啟動工作量大

目前集團企業(yè)管理水平存在較大差距，部分集團公司下屬多數(shù)企業(yè)原有物資管理是以手工材料流轉(zhuǎn)為主，要過渡到信息化管理平臺，需要儲備大量標準格式的統(tǒng)一物資信息條目，前期準備工作量大，前期人力物力投入較多，不易一蹴而就。

2.2 思想上較難統(tǒng)一

建立集團統(tǒng)一物資信息化管理平臺，需要高層管理者具有超前意識，在管理上積極引入信息化管理資源，充分認識它所帶來的管理效能，在企業(yè)發(fā)展初期便規(guī)劃建設(shè)。

2.3 成本問題

集團化企業(yè)建立的物資信息管理平臺數(shù)據(jù)量非常大，需要功能強大的軟件系統(tǒng)，在基礎(chǔ)投資上必然要求較高，集團下屬部分企業(yè)常有自己單獨的物資管理系統(tǒng)，在程序上又不能實現(xiàn)兼容，搭建集團統(tǒng)一管理平臺勢必要淘汰原有企業(yè)物資管理系統(tǒng)，造成一定資源浪費，眾多歷史數(shù)據(jù)需要導(dǎo)出對接，人力成本增加。

3 集團企業(yè)物資管理建立有效信息化平臺的建議

3.1 集團企業(yè)需要盡早建立統(tǒng)一的物資信息化管理平臺

集團企業(yè)由于管轄企業(yè)較多，甚至遍布全國各地，各個企業(yè)由于自身物資管理的需要，可能會先行建立一套物資管理系統(tǒng)用于管理企業(yè)日常物資的收、耗、存。一旦各個企業(yè)建立了獨立的物資管理系統(tǒng)，再行進行集團整合將會變得困難，一是因使用軟件的不一致，導(dǎo)致物資信息不能實現(xiàn)共享接入，無法連入集團系統(tǒng)；二是如果強行要求統(tǒng)一，則必然會導(dǎo)致原有物資軟件報廢，增加投資成本，而且重新建立數(shù)據(jù)庫必將耗費大量人力物力；因而集團企業(yè)一旦確定采用統(tǒng)一信息化平臺進行物資管理，則需要及早實施，盡快建立統(tǒng)一的物資管理信息化平臺。

3.2 必須高度重視對物資分類和物資編碼的基礎(chǔ)應(yīng)用

物資分類和編碼規(guī)是企業(yè)管理標準化的基礎(chǔ)，通過完成物資編碼工作，可以充分了解集團系統(tǒng)內(nèi)物資的數(shù)量、種類。并且只有將物資分類和編碼規(guī)則一致，各企業(yè)使用統(tǒng)一的編碼，才能形成在物資管理上的共識，才能實現(xiàn)后續(xù)管理的標準化。通過建立物資分類和編碼規(guī)則，也為企業(yè)內(nèi)物資建立了目錄，方便物資的查找和使用。通過建立物資分類和編碼規(guī)則，還與財務(wù)管理的要求相結(jié)合，使財務(wù)對物資管理有統(tǒng)一的規(guī)劃，通過信息化將財務(wù)對物資管理的監(jiān)控落到實處。

3.3 要將采購及庫存管理過程信息化作為關(guān)鍵因素優(yōu)先解決

在整個采購管理系統(tǒng)中，采購訂單處理實現(xiàn)全程電子化是關(guān)鍵。另外，采購環(huán)節(jié)的電子化使得物資管理系統(tǒng)可與財務(wù)管理系統(tǒng)集成，這樣就能隨時掌握各項采購業(yè)務(wù)的財務(wù)情況。通過采購管理系統(tǒng)，經(jīng)過對各種采購訂單、發(fā)票、結(jié)算單的統(tǒng)計與對比分析，以其低廉的成本、多元化的選擇、端對端的服務(wù)、透明簡短的過程等顯著優(yōu)勢，實現(xiàn)采購業(yè)務(wù)管理的事前預(yù)測、事中控制、事后分析，這樣就為企業(yè)內(nèi)部準時供貨制度提供保障。庫存管理是物資管理中業(yè)務(wù)量較大的環(huán)節(jié)，實現(xiàn)物資出入庫管理信息化建設(shè)，可以保證在物資庫存數(shù)量隨物資入、出庫實時動態(tài)變化的情況下，庫存信息始終保持真實準確。

3.4 集團物資信息系統(tǒng)一旦建立 要盡快提高網(wǎng)站應(yīng)用的深度和廣度

集團企業(yè)物資管理信息化平臺建立后，必須積極開展信息管理平臺的推廣和應(yīng)用工作。通過經(jīng)常開展集中培訓(xùn)、現(xiàn)場指導(dǎo)、遠程支持服務(wù)等方式提高網(wǎng)站應(yīng)用的深度和廣度，集團式物資管理系統(tǒng)需要具備一定的規(guī)模才能發(fā)揮其集中管理優(yōu)勢，特別是電子交易業(yè)務(wù)平臺，對采購單位及物資供應(yīng)商會員數(shù)量都有較高的要求，否則不利于系統(tǒng)功能的發(fā)揮。

3.5 不建議使用簡易軟件系統(tǒng)初步代用，后期再逐漸升級的方式。這樣勢必會影響系統(tǒng)的管理功能，一旦系統(tǒng)使用不暢通，則整個業(yè)務(wù)管理都將受到影響，非但不能發(fā)揮物資集中管理信息平臺的優(yōu)勢，而且會造成下屬企業(yè)的不認同，整個管理方向都可能受到非議。

4 結(jié)語

物資管理正逐漸向“管理一體化、職能中心化、業(yè)務(wù)集約化、隊伍專業(yè)化、信息網(wǎng)絡(luò)化”的趨勢發(fā)展，集團式企業(yè)實現(xiàn)物資管理信息化將可實現(xiàn)下屬企業(yè)物流、資金流和信息流的一體化管理，實現(xiàn)物資從需求、計劃開始到最終的倉儲、配送全過程的協(xié)同管理，達到降低物流損耗，減少積壓物資，提高物資質(zhì)量，最終降低企業(yè)成本、增加盈利的目的。

［1］谷平.電力企業(yè)物資管理系統(tǒng)的構(gòu)建［J］.電力信息化，2004，（8）.

［2］苗慶峰.物資管理信息化探討 ［J］.經(jīng)營管理者，2011，（17）.

［3］姚燕珠.加強電力企業(yè)物資管理的幾點思考［J］.才智，2010，（30）.

［4］李棟.華電國際物資信息化項目系統(tǒng)分析研究［D］.保定：華北電力大學(xué)，2008.