何麗萍

（右江民族醫(yī)學(xué)院綜合檔案室，廣西 百色 533000 E－mail：HeLiPing65＠163.com）

高校科研檔案是人們?cè)趶氖驴茖W(xué)活動(dòng)中形成的，并經(jīng)過(guò)一定整理的、具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式和載體的歷史記錄。它真實(shí)地記錄了科學(xué)研究的詳細(xì)內(nèi)容和歷史過(guò)程，含有豐富的信息資源，既能反映科學(xué)研究進(jìn)展?fàn)顩r，又是規(guī)范化、科學(xué)化、信息化的科研管理的主要標(biāo)志。高校科研檔案不同于一般檔案，具有一定的特殊性，有自己的特點(diǎn)。筆者從其特點(diǎn)入手分析高?？蒲袡n案的管理現(xiàn)狀，進(jìn)而提出相應(yīng)的策略。

1 高校科研檔案的特點(diǎn)

1.1 形成的周期長(zhǎng) 醫(yī)學(xué)科研課題的研究過(guò)程往往用時(shí)較長(zhǎng)、內(nèi)容復(fù)雜、涉及學(xué)科范圍，用到的資料相對(duì)繁多，科研檔案的形成從科研課題的立項(xiàng)到結(jié)題要經(jīng)歷一個(gè)周期性很長(zhǎng)的時(shí)間［1］，短則3～5年，長(zhǎng)則5～10年，甚至更長(zhǎng)時(shí)間，例如新藥的研發(fā)，經(jīng)過(guò)理論到實(shí)踐、從動(dòng)物實(shí)驗(yàn)到臨床實(shí)驗(yàn)，臨床實(shí)驗(yàn)還要分為一、二、三、四期，可謂十年磨一劍。

1.2 專(zhuān)業(yè)性強(qiáng) 隨著科學(xué)的發(fā)展，專(zhuān)業(yè)分工越來(lái)越細(xì)，課題的專(zhuān)業(yè)性越來(lái)越強(qiáng)，每一個(gè)課題只能以一個(gè)專(zhuān)題作為研究對(duì)象，而且受到經(jīng)費(fèi)的限制，每一個(gè)課題研究的范圍也不可能太廣。

1.3 綜合性強(qiáng) 雖然每個(gè)課題的研究對(duì)象是比較小的，但是要解決這個(gè)難題可能涉及多個(gè)學(xué)科，特別是科學(xué)技術(shù)較發(fā)達(dá)的今天，每個(gè)學(xué)科都有可能與其他學(xué)科有著千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系。由于學(xué)科之間互相交叉和滲透，致使許多重大課題不再是僅僅單靠一個(gè)學(xué)科、一個(gè)專(zhuān)業(yè)進(jìn)行研究，而是必須匯集多個(gè)學(xué)科進(jìn)行綜合研究，聯(lián)合攻關(guān)。這樣就決定了科研檔案是一個(gè)綜合性很強(qiáng)的檔案。

1.4 載體形式多樣化 科研材料大部分是紙質(zhì)的，如打印的文字、圖表等，隨著科學(xué)的發(fā)展，記錄科研過(guò)程的載體也多樣化，有錄音、錄像、照片、移動(dòng)硬盤(pán)等等。

1.5 具有保密性 科學(xué)研究檔案文件資料內(nèi)含的信息資源肯定會(huì)涉及其所擁有的知識(shí)產(chǎn)權(quán)問(wèn)題，在一定時(shí)間和范圍內(nèi)應(yīng)當(dāng)受到保護(hù)。故而，對(duì)有特殊價(jià)值的科研檔案要依法依規(guī)確定其保密等級(jí)，并協(xié)調(diào)好利用與保密的關(guān)系。

2 高?？蒲袡n案的管理現(xiàn)狀

2.1 對(duì)高校科研檔案重視不夠 大部分高校的科研工作者及相關(guān)部門(mén)沒(méi)有很好地認(rèn)識(shí)到科研檔案對(duì)高校發(fā)展的潛在作用，歸檔意識(shí)淡薄，主要體現(xiàn)在：一是重視科研工作的具體實(shí)踐，重視發(fā)表論文、推廣成果及申報(bào)獎(jiǎng)項(xiàng)等，而對(duì)科研資料歸檔的完整性、連續(xù)性重視不夠，或認(rèn)為與己無(wú)關(guān)。二是認(rèn)為科研成果或知識(shí)產(chǎn)權(quán)應(yīng)當(dāng)屬于個(gè)人所有，對(duì)檔案室（館）存在戒心，不愿意或不配合將在科研過(guò)程中形成的各種文字、聲像、圖表等科研資料移交檔案室（館）歸檔，收集難度大，致使大量的科研檔案散落在個(gè)人手中，容易遺失。

2.2 高?？蒲袡n案制度不健全 在高校，科研檔案制度不健全主要體現(xiàn)在：沒(méi)有制定具體的科研檔案管理制度，對(duì)科研檔案的歸檔范圍、保管期限沒(méi)有明確的規(guī)定，對(duì)科研檔案收集、整理、鑒定沒(méi)有具體的制度約束。導(dǎo)致科研檔案的歸檔工作缺乏系統(tǒng)性、完整性。有些高校雖然制定了一些制度，但缺乏有效的制約手段，特別是對(duì)課題負(fù)責(zé)人的權(quán)利和義務(wù)的規(guī)定不夠詳細(xì)，例如科研過(guò)程中的某些實(shí)驗(yàn)方法或觀(guān)察指標(biāo)有變更時(shí)，補(bǔ)充材料是否及時(shí)參與歸檔？整個(gè)實(shí)驗(yàn)完成后的資料歸檔與不歸檔有什么獎(jiǎng)懲措施？延遲歸檔或歸檔材料不完整時(shí)課題負(fù)責(zé)人應(yīng)該負(fù)什么責(zé)任？等等。

2.3 材料的收集不完整 社會(huì)已發(fā)展到信息化的時(shí)代，不管是科研檔案還是其他檔案，每一份科研檔案所包含的內(nèi)容必將越來(lái)越多，信息量也越來(lái)越大。由于科研工作是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，再加上高校的科研檔案管理職能相對(duì)于其他行政職能來(lái)說(shuō)要弱得多，這樣勢(shì)必影響科研人員、檔案收集人員的工作積極性，收集的材料不及時(shí)和不完整。

3 加強(qiáng)高校科研檔案管理的措施

3.1 加強(qiáng)歸檔意識(shí)，保證科研資料歸檔的完整性 目前，在高校，兼職檔案員遠(yuǎn)遠(yuǎn)多于專(zhuān)職檔案員，前者由于專(zhuān)業(yè)水平和時(shí)間有限，檔案意識(shí)淡薄，在很大程度上影響了歸檔材料的完整性。兼職檔案人員、科研工作者一定要加強(qiáng)歸檔意識(shí)，積極配合檔案人員將所需材料及時(shí)歸檔，并且有責(zé)任保證歸檔材料的完整性和準(zhǔn)確性。

3.2 明確高?？蒲袡n案歸檔范圍，制定高校科研檔案歸檔制度 歸檔范圍是檔案部門(mén)收集檔案的依據(jù)，檔案管理人員在要求各部門(mén)歸檔時(shí)，要制定明確的科研檔案收集范圍、科研檔案查詢(xún)和利用等方面的規(guī)定，避免各部門(mén)在整理檔案時(shí)，僅憑檔案管理人員的主觀(guān)判斷收集，工作的隨意性大，導(dǎo)致所收集的檔案不齊全，歸檔價(jià)值不高等問(wèn)題?？蒲袡n案應(yīng)該包括各種課題的立項(xiàng)申請(qǐng)書(shū)、合同書(shū)、開(kāi)題報(bào)告、實(shí)驗(yàn)設(shè)計(jì)、實(shí)驗(yàn)記錄、課題進(jìn)展報(bào)告、課題結(jié)題報(bào)告、與課題有關(guān)的會(huì)議紀(jì)要以及科研經(jīng)費(fèi)的使用情況記錄等［2］。

3.3 利用數(shù)字化技術(shù)，提高科研檔案載體多樣性 在多媒體技術(shù)被廣泛應(yīng)用的今天，科研工作過(guò)程中同樣產(chǎn)生了大量的電子文件，科研檔案存儲(chǔ)方式也將逐漸走向“數(shù)字化”，現(xiàn)階段將是紙質(zhì)與電子文檔并存的時(shí)代。所以，在科研檔案的收集中，既要重視紙質(zhì)文件的齊全性，也要重視電子文件的收集，包括各種錄音、錄像、照片、軟盤(pán)、優(yōu)盤(pán)、光盤(pán)等。

3.4 充分利用科研檔案，提高高?？蒲泻徒虒W(xué)質(zhì)量 科研工作是一種創(chuàng)造性勞動(dòng)，須借助于前人的大量成果和研究方法，實(shí)際上就是依賴(lài)于大量的科研檔案。因此，科研檔案對(duì)科研工作起著重要的作用［3］。高校要辦成研究型的大學(xué)，必須充分利用科研檔案的價(jià)值，提高自身的競(jìng)爭(zhēng)力和綜合實(shí)力。要快速和充分利用科研檔案，最好的方法就是信息產(chǎn)業(yè)化，努力把科研檔案建設(shè)成為學(xué)校獨(dú)具特色的科技資源，促成科技檔案、科技活動(dòng)和科研水平的良性發(fā)展共同提高的局面，為學(xué)校不斷提升教育教學(xué)水平和科研水平做出更多貢獻(xiàn)［4］。

總之，高校的科研學(xué)術(shù)水平是一所高校實(shí)力的憑證，而規(guī)范化、現(xiàn)代化、信息化的科研檔案管理是高?？蒲泄ぷ鞯闹匾A(chǔ)，對(duì)學(xué)校的教學(xué)和科研工作的可持續(xù)性發(fā)展起著重要作用?？蒲谢顒?dòng)是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，也是一段艱苦的歷程，要做好科研工作并確保完整、系統(tǒng)的科研檔案地歸檔，需要高校出臺(tái)完善的管理制度和相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，才能促進(jìn)科研工作和檔案管理工作走上新臺(tái)階。

［1]周毅斌.醫(yī)學(xué)科研檔案特點(diǎn)及其作用［J］.廣州醫(yī)藥，2010，41（2）：72－74.

［2]李海燕，吳志華，王可煒.充分發(fā)揮科技檔案在科研管理中的作用［J］.中華醫(yī)院管理雜志，1999，15（2）：69－71.

［3]王寧萍.科研檔案管理在科研工作中的重要性［J］.青?？萍迹?007（3）：79.

［4]田園.高職院?？蒲袡n案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策［J］.南陽(yáng)師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2010，9（4）：123－124.